私營企業檔案管理與經濟效益的相關性研究

王瑋

摘 要：私營經濟的發展，對私營企業的檔案發展提出了更高的要求。從私營企業檔案管理與經濟效益的關系出發，科學合理地分析私營企業和經濟效益的關系，提出建立科學合理的私營企業檔案，應堅持靈活性、自主性、方便科學的原則，合理選擇檔案管理的模式，最后提出通過檔案管理提高經濟效益的措施。

關鍵詞：檔案管理；私營企業；經濟效益

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）07-0183-03

私營企業和國營企業是國家經濟的重要組成部分，國營企業的檔案采取集中統一管理的模式，具體表述為：在企業內設置檔案室或是檔案中心，有相應的機構領導將所有檔案放入檔案室，統一管理和調配促進國營企業的工作順利開展。國營企業的檔案受到上級機構的監督和審查，使得國營企業的檔案管理有序化、透明化。但私營企業因為并不受上級機構的監督和審查，私營企業主并沒有引起足夠的重視，使得私營企業的檔案管理出現了混亂狀態，私營企業的檔案管理中存在“死檔”“棄檔”的現象。由于電子檔案的出現，一些私營企業開始利用電子檔案對企業進行管理，但如何合理利用電子檔案，如何開發電子檔案的利用價值，如何使電子檔案和紙質檔案更好地結合，依舊是一個需要解決的問題。

一、私營企業檔案管理與經濟效益之間的關系

1.科學的私營企業檔案管理能夠促進經濟效益的提高。首先，需要明確什么是企業檔案這個概念。企業檔案是指借助文字、表格、數據、報告、論文等形式記錄企業的過去和現在生產、經營、管理等方面的成果。企業檔案不僅是對過去和現在企業發展的總結，更主要的是通過檔案企業可以安排生產，總結經驗促進企業的發展。企業檔案作為企業的重要知識產權，在發揮企業的發展和預測企業的發展動力等方面，發揮著不可替代的作用。現有的企業檔案的類型分為人事檔案、科技檔案和會計檔案等類型[1]。私營企業的發展中企業檔案通過對社會和企業的相關方面，對各類信息進行再加工，解釋企業出現的問題，進而對企業進行合理規劃，促進企業的長遠發展。其中，企業檔案中的人事檔案是指在某一時期，企業所任免的員工的基本信息、職位、履歷勞動合同、績效考核、人員調動以及員工所具有的能力的信息。人事檔案是一個無形的資產，可以很清楚地搜索員工的信息，并且能夠形成具體職位的員工應該具有怎樣的素質。為員工的升遷提供重要的參考項目，能夠做到真正的任人唯賢。人力資本的正確使用能夠促進企業人力資本的開發，評估企業的發展潛力。科技檔案是指企業在發展時記錄企業科技人員的科技成果和智慧。在科技檔案的記錄中，企業的科技成果和智慧代表著企業的創新和創造能力，宣示了企業的發展動力。一個企業的科技檔案越豐富，證明企業人員的積極性和創造力得到了很大程度的開發，提高企業的發展水平。會計檔案是指企業在一個時期收支情況的明細。一個企業是盈利還是虧空，在會計檔案中能夠很清楚地顯示。會計檔案是一個企業檔案的重要組成部分，代表了企業生存和發展的結果。會計檔案中含有企業的保密信息，在檔案管理中藥明確檔案的性質和檔案的重要性。只有合理的檔案管理，才能促進企業工作的更新和發展，促進企業發展的正規化和品牌化。

2.客觀的私營企業檔案管理，能夠評估企業的發展動力。私營企業的檔案的管理不僅包括企業檔案的管理，而且還包括檔案的保存。只有合理地保存，才能開展下一步的管理。企業的檔案管理要做到不能有“死檔”“棄檔”，所有檔案的資料齊全，才能進行檔案的管理。在企業的人事管理檔案方面，通過對員工的評估和員工的晉升能夠很容易地判斷員工的發展潛力，人力資本的開發能夠更好地促進企業的發展動力。當然，對員工等人力資本的評估要做到公正客觀。一個企業的發展潛力除了人力資本外，還需要財力和物力的支持。人、財、物的充分開發，才能評估到企業的發展動力。會計檔案和科技檔案有著不可替代的作用，會計檔案能夠為私營企業理清企業的財務，為企業正常的運轉提供保障；科技檔案是一個企業人力資本得到最大程度的開發的依據能夠為企業和員工個人的發展提供更多的無形資產。對各個方面檔案的評估能夠評估私營企業的發展潛力。但現存的私營企業的檔案存在流動性大、規范性不足等問題，所以私營企業需要建立一個統一的檔案管理規范。

3.規范的私營企業的檔案管理能夠有理有據地解決糾紛。在法治社會中，在企業界有經濟往來的私營企業免不了會發生經濟糾紛。對待經濟糾紛，最好的方式是能夠達成某種經濟利益的一致，如果達不成一致的意見，只能尋求法律途徑解決。在尋求法律途徑時，要想打贏官司，必須有相應的證據，證明企業在整個經濟往來中的合法地位。在經濟糾紛中，規范合理的企業管理為解決糾紛提供相當有分量的證據。如果一個企業陷入到經濟糾紛中，卻沒有足夠的材料證明自己的合法地位，對整個企業來說會是致命的打擊。此外，在私營企業的內部，合伙人或是員工之間也會存在利益的糾紛，檔案的合理管理，為解決這些利益糾紛提供了依據。在處理糾紛時，應秉承公正公開的原則。規范的私營企業的檔案管理在檔案的采集、檔案的保存、檔案的管理、檔案的提取等方面都有明確的規定，在各個環節都做到了公正和客觀的原則，能夠促進檔案管理的正常發展。如果在檔案管理的某個方面出現了遺漏或是出現了紕漏，在整個檔案的發展方面都是不利的。如果做不到在檔案的管理方面正規，企業所面臨將是重大的困難。無論哪個層面的糾紛，都無法正常的處理。糾紛無法正常處理，就會出現影響企業正常發展的現象。

二、私營企業檔案管理的原則

1.靈活性原則。私營企業檔案管理存在管理意識淡薄、內容單一、手段落后、靈活性較差等問題。檔案的管理是為了服務于私營企業的正常運轉，而不是為了保存檔案而保存檔案的問題。在檔案的體制和規章制度上，要體現靈活性原則。特別是在規章制度的建立時，要把握哪些問題是可以視情況而定，不需要大領導的審批的，哪些是必須經過大領導的審批后才能調動檔案的。如果所有涉及到企業檔案的都屬于保密工作，勢必會使具體的操作更加煩瑣。足夠重視檔案的管理是為了促進檔案的公正公平，同時檔案也需要有公開的信息，例如某一個員工升職是因為員工的履歷和他的能力，這些都是可以公開的，這樣的公開效果能夠促進企業的人員的積極性。在檔案管理方面，靈活不只是一個詞，要具體落實到行動中。在規章制度上體現靈活，在審查方面體現靈活等等，各方面都體現靈活，才能將靈活的原則貫徹到實際中。同時，靈活性原則也使私營企業的規章制度能夠有序可循，整理斷層的檔案和管理陳舊的企業檔案。

2.方便實用原則。在檔案的管理模式上存在著集中統一管理模式、分散式管理模式和協作式管理模式。在具體選擇某一管理模式時，要根據企業的具體發展情況具體選擇。分散式管理模式是在各個部門進行檔案的儲存和保管；集中管理模式是指在企業內設置檔案中心，檔案中心專門負責檔案的管理和保存；協作式的管理模式是指將管理網絡化、將管理層次呈現多樣化的特點，協作式管理是堅持檔案的集中統一管理和分散管理相結合的原則。在具體選擇不同的檔案管理方式時要秉承方便和實用的原則，方便檔案的管理、有利于檔案管理工作的原則。方便管理原則是指對于企業的現在發展和未來發展都有利的情況下，秉承為企業的員工和企業的長遠發展，在檔案的使用和提取等方面呈現方便的特點。實用性原則是指在企業的檔案的模式選擇方面，一定要貼近企業的發展前景和發展近況，能夠用最少的成本促進企業效益的最大化，使企業獲得更好的發展。

3.效益性原則。靈活性和方便實用的原則是更好的服務于企業，私營企業是盈利性企業，其最終的目的就是追求利潤。靈活性和方便實用性能夠促進企業各個機構的協調，提高企業的工作效率。效益型性原則突出了私營企業的性質，私營企業在合法的范圍內最求效益的最大化，除了能夠促進自身的發展外，更能夠促進私營企業之間的發展，活躍我國的市場經濟。效益性原則并不只是追求效益，更是要在合法的范圍下。只有在合法的范圍內的合法經營取得的效益，才能更好地為私營企業的發展提供動力。規范的私營企業的檔案能夠協調各個部門，提高企業的工作效率，在人力資本的使用上，規范的私營企業檔案能夠使人力資本得到最大程度的開發和利用，在這個方面，檔案的功勞功不可沒。企業需要多少人員和企業需要多少技術員工、多少領導階層的員工，分析檔案能夠促進企業人員的合理配置。在會計的檔案中顯示企業的收支明細，會計檔案的明細能夠更多地體現企業的發展現狀，會計資源的合理分配能夠減少不必要的開支，增加必要開支的金額數目，這些都體現規范的私營企業檔案管理能促進企業的發展。同時，在制定和執行企業檔案的規則時，要遵守企業的效益最優化的原則。

4.自主性原則。私營企業和國營企業的區別是私營企業擁有更多的管理權和自主權。國營企業的檔案管理要受到上級或是本企業的監督和審查，而私營企業的檔案管理更多的是只受自己本企業的監督并不受上級機構的審查和監督，私營企業的檔案管理只對自己負責，不對上級機構負責，所以在發展中有更多的自主性。私營企業具有更多的自主性的原則，但相應的也存在一定的問題，例如因為不受上級機構的檢查和監督，一些企業在檔案管理上隨意性較強，使得檔案管理參差不齊，規范性差。在給予一定的自由但是并沒有將自由合理地利用，這樣的自由是沒有意義的。私營企業檔案管理時要秉承自由和規范的原則，將自由和規范的規章制度相結合，充分發揮自由的作用。自身檔案部門的發展要有充分的監督和審查制度，將檔案這種無形的企業資產充分得到開發和利用。

三、現有私營企業檔案管理的模式

1.集中式管理模式。集中式的管理模式是私營企業學習國營企業的檔案模式，在企業的內部設置檔案中心和檔案室，各部門的檔案都放進到檔案室中，這樣集中的檔案管理，使得檔案的利用和開發能夠有了更規范的發展。集中式管理模式是指將檔案管理的權力進行集中，檔案的調配和開發利用等的權力歸檔案室的領導階層。權力的集中，使得檔案的管理規范化和系統化[2]。規范化和系統化是指檔案的存儲、管理、開發和利用有了相應的規章制度的制約的規定。集中式的管理模式的管理促進權力的集中，促進企業檔案發展的系統化和規范化。但與國營企業相比，私營企業的檔案管理呈現出更多的自主性，沒有了上級機構的監督，私營企業的集中式管理模式也會呈現出管理混亂，權力的過分集中也會使得企業中滋生腐敗。在采用集中式管理模式時，不僅要注意到集中式管理的優點，還要明確私營企業的缺點。取長補短，促進私營企業的長足發展。

2.分散式管理模式。分散式管理模式是指將檔案的使用權和管理權交給各個直屬的部門。各個部門的檔案歸到各個部門的門下，使得該部門的檔案的提取和儲存工作能夠及時地更新和使用[3]。在分散式的管理中呈現出管理的機制靈活和職責分明的特點。各個部門有權力對自己所屬的機構進行審查和管理，呈現出靈活性的特點。各個部門只對自己部門的檔案進行管理又呈現出職責明確的特征。職責明確、靈活性高的特點能夠促進檔案管理的有序發展，同時也能夠在一定程度上提高工作的效率。同樣，分散性的管理方式有優點，也有缺點。分散式的管理模式如果在檔案管理上沒有統一的規章制度，則會出現各個部門各自為政，不能有效的利用檔案的資源。對待這個問題，分散式管理在企業統一的規章制度的管理上，還要根據部門實際情況，在統一規章制度的基礎上，設置服務自己部門的檔案管理方法。這樣能夠更加有效的利用檔案資料，促進檔案的合理開發利用。

3.協作式管理模式。協作管理模式是指將統一管理和分散管理相結合，促進管理的層次化和網絡化。協作式管理堅持管理的集中統一，同時也下放檔案管理的權力。這樣的管理適合大中型的私營企業，大中型的私營企業有自己比較完善的規章制度，有專業化水平比較高的檔案的從業人員，有相應的配套設施，成熟的軟件和硬件設施。網絡化的協作式的管理更能夠使檔案工作高效、有序地運行。協作式的檔案管理能夠突出檔案管理的重點，針對重點的檔案管理有區別對待檔案，分類的管理促進檔案管理的健康有序的開發和利用。協作式的管理因為網絡化和多樣化，在具體的檔案管理中需要消耗較多的人力和物力還有財力去維持，成本較高，對于小企業來說，并不能達到效益最優化的原則。綜上，對于選擇哪種具體的模式，要分析具體的檔案管理的運營成本和企業自身的發展規模和發展現狀。

四、通過檔案管理提高經濟效益的措施

1.完善檔案管理的規章制度。規章制度的建立是為了促進機構或部門的運轉有章可循，促進機構或部門的正常的運轉。規則制度能夠促進檔案管理的正規化、正常化。規章制度的內容應包括采取什么樣的檔案管理模式和設置什么樣的機構，機構具有哪些權利和義務，有哪個機構對檔案的管理進行監督和審查等等。如果沒有思路清楚的規章制度，檔案管理也就會出現各式各樣的糊涂賬和相互推諉的現象。同樣，對相關的工作人員的責任要通過具體的規定進行相應的規范，使得檔案的入庫和提取有章可循。將規章制度進行完善，建立高效合理的規章制度，為企業的長足發展提供保障，從另一方面也能夠提高經濟效益。規章制度的完善是企業的軟件，是無形資產，促進企業軟件資產的發展。

2.推動檔案管理的信息化建設。傳統的檔案管理是紙質為載體呈現檔案的信息，紙質化檔案的存儲需要進行合理的整理，在提取和儲存方面對檔案的工作人員提出較高的要求。檔案的工作人員要熟悉檔案的分類和整理，要理清檔案管理的思路。但到了現在的信息化時代，檔案管理也呈現出信息化的趨勢，各式的電子檔案在各個企業中發展起來。電子檔案因為本身的輕便、快捷等特征，在檔案管理中占據著重要地位。私營企業要將電子檔案和紙質的檔案管理相結合。此外，電子檔案的管理對工作人員的素質有了更高的要求，工作人員除了熟悉紙質檔案的分類整理等，還要熟悉各類軟件的使用和操作，信息化的檔案建設能夠使檔案管理更加快捷化。

3.重視檔案管理的保密工作。檔案資料是一個企業內部的重要資產，理應受到嚴格的保密。現今信息化的社會，信息的傳播速度加快了，同樣也容易出現了信息的泄露。黑客的攻擊能夠使得整個公司的系統崩潰，數字化的資料在短短幾分鐘就能復制和泄露。在數字化的時代，應將保密工作做到位。此外，除了建立強大的系統和開發防攻擊的軟件，還要在員工的任免上，提高防范意識，盡量將一份保密的資料分為幾個員工管理，這樣能夠起到制衡的作用。在一些企業，一個員工的離職就很容易將企業的機密泄露出去。企業從事檔案管理的工作人員要有基本的保密意識，分明別類的對保密信息進行儲存。加強內部和外部的防范，給企業檔案的管理營造一個和諧的環境。

參考文獻：

[1] 劉曉晨.檔案管理和經濟效益相關性[J].管理世界，2015，（11）.

[2] 項玉玲.企業檔案管理信息化建設的思考[J].沿海企業與科技，2007，（4）.

[3] 劉冰.民營企業檔案管理模式研究[D].長春：吉林大學，2011.

[責任編輯 陳 鶴]