圖書館辦公室人員的管理職能與素養

王利民

摘 要：高校圖書館辦公室是校內圖書館運作的樞紐，是集智囊性、協調性與服務性于一身的綜合實施機構。負責圖書館與學校行政職能部門、館內各部門之間的工作溝通與事務處理。圖書館辦公室的管理工作與圖書館整體發展密切相關。文章對圖書館辦公室在綜合管理中重要的智囊、協調及組織實施作用進行了分析、探討。

關鍵詞：圖書館 辦公室人員 管理職能 素養

中圖分類號：F240；G64

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）02-217-02

一、領導決策的參謀助手

有人可能以為圖書館辦公室就是簡單的下通知、搞收發，跑腿打雜的事務性角色。實際上，辦公室各部門特別是辦公室主任，工作在領導者身邊，光盡職盡責完成圖書館行政事務還不夠，在輔助領導宏觀布局等決策判斷方面有著不可推卸的建言職責，就是圍繞館內的中心工作任務，為領導提建議、獻良策，當好領導決策的參謀助手。

1.同領導勤于溝通交流。高校圖書館辦公室協助領導決策，首先要同領導之間保持頻繁的溝通交流。通過交流，可以深入了解某個決策有什么大的背景；需要國家、省市以及主管部門哪些相關文件作由頭支撐；領導對圖書館的發展有什么遠景總體規劃；領導有什么決策意圖、目的與初步想法；決策對于總體規劃的實現有什么意義等，做到心中有數。在反復溝通的基礎上，結合館內的實際基礎優勢和條件、實施的問題與難點，就其決策的指導思想、推進步驟、實施辦法、以及保證措施等相關問題的一些想法與構思及時向領導做出反饋，供領導決策時參考，以確保規劃決策的科學性，制度體系的可行性。這就要求工作人員要具備從全局出發的眼光和科學分析的能力。

2.進行相關文件資料與信息的搜集提供。圖書館決策的科學與否，直接影響其長遠發展。豐富的資料信息是科學決策的基礎。要保證圖書館領導正確決策，必須以大量的信息作為依據。辦公室是綜合管理的樞紐，熟悉各項業務工作，并掌握大量信息資料，在一些管理制度的制定與創新方面尤其有發言權。以管理制度的制定為例，在領導決策時，辦公室要在充分了解領導思路的基礎上，做好相關資料的搜集提供工作。一是圍繞館領導的決策開展深入調查研究，多方收集信息，廣泛征求與收集館內員工與讀者相關意見和反映，了解各業務部門當前的工作情況與存在的問題和難題，盡可能多地獲取準確的信息，并進行歸納分析，及時向館領導反饋；二是搜集原有的規章制度與例行做法，就其利弊進行分析取舍；三是同行業內相關管理制度的范例信息資料等，將這些匯總的資料做大概分析整理后，形成初步實施方案或合理化建議，提供館領導，以便館領導掌握要點，全盤考慮，作出正確決策，并得以順利實施。

3.善于思考，勇于創新獻良策。時代在變化，高等院校日新月異的發展趨勢對圖書館辦公室工作人員的職能和素養提出了新的要求。要履行領導參謀助手的職能，辦公室人員必須對自身的思維方式、價值觀念、事務行為進行適應性調整，優化綜合素質和能力水平。辦公室人員為館長決策提供文件、資料是一方面，更重要的是要開動腦筋，獨立思考，以高瞻遠矚的目光和勇于創新的精神，大膽為館領導出主意、想辦法、獻計獻策。并進行可行性分析與論證。辦公室人員要發揚終身學習的精神，不斷接受新生事物，通過繼續充電，掌握更多的知識。不但要掌握圖書館學、目錄學、文獻信息學等辦公室業務知識，而且要熟知黨和國家以及教育系統的政策原則和法律法規；不但要廣泛吸取現代科學技術知識，而且要提高綜合素質以及分析問題解決問題的能力。不但要有社交能力，還要有預測應變能力，不但要處理當前問題，而且要以超前意識超前考慮，提前進入，將問題解決在萌芽狀態，從而為參與決策奠定素質基礎。

二、縱橫內外協調的橋梁紐帶

隨著數字化與智能化的飛速發展，圖書館的規模與格局也發生了顯著變化，部門越來越多，工作越分越細，當涉及各方利益時，難免發生矛盾，人、財、物等各類資源如何合理配置，如何凝聚圖書館的人心，辦公室必須搞好縱橫內外關系的協調，平息矛盾，建立嚴謹的工作秩序，充當部門與部門之間、學校與圖書館之間、圖書館與讀者之間，相互溝通的橋梁樞紐，確保圖書館穩定高效地運作與發展。

1.館內各部室之間關系的協調。圖書館各部門是根據工作需要設立的。所以，館內各部室之間關系的協調必須以最大限度地調動各方積極性，有利于圖書館的建設與發展為出發點。各部室分工與職責不同，所處的地位與重要性各異，考核標準與利益分配也自然會有區別。譬如，為保證圖書館工作的正常進行，在技術部辦公設備、辦公物品等耗材的配備、維修與補充方面，辦公室可以對其實行適當傾斜政策，予以大力支持。然而，運作實施過程中難免會產生一些矛盾，或強調各自部門的重要，或對考核條款有意見，或在待遇分配上有分歧。面對這些矛盾和分歧，各業務部門應相互尊重，相互謙讓，相互支持。辦公室工作人員在協調過程中，要廣泛傾聽客觀分析各部室的不同聲音，掌握分寸，秉公辦事，賞罰嚴明。并做好各方思想工作，將其問題癥結、處理結果等向館領導進行匯報，使各部室的步伐趨于協調，并確保館內各項制度的順利執行。

2.圖書館與學校機關部門關系的協調。高校圖書館是為高校師生服務的，這種服務必須緊跟高校發展的戰略部署，圍繞配合其重點任務開展工作。作為行政管理部門的辦公室負責圖書館與校領導之間的溝通交流，自然要注重相互關系的協調，高校的公文要及時下發督辦，文化理念要執行，制度紀律要遵守，通知事項要落實，實施情況要匯報。機關各部門活動要協助支持。在這種執行與配合下保持政通人和的融洽協調關系，推動各項任務的圓滿完成。

3.圖書館與院系關系及外界關系的協調。為了方便館內各部門領導與外界的交流，辦公室還要注重同兄弟院校圖書館和本校其他二級單位的協調工作。首先，要熟悉了解與圖書館有工作聯系的工作部門或單位，這樣可以大大提高辦事效率。以新生入館培訓活動為例，辦公室人員需要與學校學生黨團組織、各類學生會、班級負責人等相關各部門在培訓目的、計劃以及時間等方面進行溝通，贏得各方的理解與支持，以保證培訓活動的順利進行，并取得明顯效果。特別在學科服務方案的制定過程中，需同各院系的學科骨干及帶頭人與碩博士生溝通，就其閱讀需求進行摸底，為院系學科建設提供保障。

三、日常事務的科學管理與統籌實施

圖書館辦公室是綜合管理的職能機構，擔負著日常繁雜的事務處理工作，在圖書館的行政執行監督體系中扮演著十分重要的角色。大到館務會與校內外會議的參加、政策的了解、計劃和制度的擬定，小到辦公用品的提供、報表統計以及來訪人員接待等等，全由辦公室來安排和實施。面對如此繁多的事務，必須具體規劃，科學安排，才能保證任務的圓滿完成。

1.按輕重緩急合理安排工作。辦公室工作千頭萬緒，臨時性工作較多，要做到有條不紊，必須從大局著眼，按照輕重緩急合理安排工作。當館內工作與校內工作發生沖突時，首先處理校內工作，當局部與整體發生矛盾時，局部服從整體。譬如，學校文件的傳閱及各處、室、系、院發放的通知的傳遞，必須及時迅速，不得后拖。辦公室人員還須對通知的內容與要求有詳細了解。

2.強化工作的主動意識。圖書館辦公室要加強工作的主動性，變被動為主動，盡量將工作往前趕，不得積壓。特別是日常公文的處理、會議的籌辦、事務的處理等必須保持高速運轉的節奏與狀態。對一些非突發、非臨時的穩定性較強的常規性工作，要預先準備，及早動手，不可被動等候，更不可以推諉拖沓，互踢皮球。對上級臨時布置與下達的緊急任務和臨時性工作，要做到靈活應對，妥善處理。

3.堅持一視同仁、公平公正原則。辦公室人員要嚴格按照規章制度辦事，做到一視同仁，不感情用事。在人事方面，實行全員競聘上崗，擇優聘任，給每個人以公平的競爭機會，促進圖書館人員的合理流動，做到人適其事，人適其崗。在機制方面，要嚴格實行崗位業績考核辦法，力求全面、客觀、公平、公正地對每個人的工作成績做出中肯評價，嚴格核對考核數據，力求數字真實，程序規范。

4.養成細致入微的工作習慣。辦公室工作事無巨細。一定要細致嚴謹，不可有一絲疏忽大意。如，在作資產購置的財務預算時，要列出其詳細的品牌、規格、數量、質量要求及價格標準等明細。在做數據統計時，要認真進行查對核實，做到準確可靠，真實無誤。安全防范的檢查工作更不能有絲毫疏漏與馬虎，隱患要及時整改，安全設備要維護，過期的消防設施要更換，真正做到萬無一失。

參考文獻：

[1] 王培霞.高校圖書館辦公室工作管理藝術.內蒙古科技與經濟，2008（10）

[2] 李榮.如何有效發揮圖書館辦公室職能.佳木斯職業學院學報，2014（11）

[3] 王佳偉，孫玲玲.高校圖書館辦公室工作芻議.河北民族師范學院學報，2013（8）

（作者單位：太原工業學院 山西太原 030000）

（責編：若佳）