淺談如何做好高校學科秘書工作

摘要：高校學科秘書是專門處理學科綜合事物的工作崗位。本文通過對學科秘書崗位職責的深入剖析，并就如何做好高校學科秘書提出了相關的建議，以適應新形勢下社會對秘書工作提出的新要求。

關鍵詞：高校；學科秘書

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學科秘書是高校學科管理工作中的基層管理人員，是連接學校與學院之間、學院與學科之間、學科各教師之間以及師生間的樞紐，在學科管理過程中擔負著管理與服務的雙重任務。近年來，隨著我國高等教育事業的不斷改革和發展，學科秘書在高校管理工作中發揮著越來越重要的作用。

一、學科秘書崗位職責

高校學科秘書的日常工作千頭萬緒、紛繁復雜，與學科有著千絲萬縷的聯系，其崗位職責主要體現在以下幾個方面：

1.檔案、資料管理

檔案管理：所有學科老師的材料收集、整理歸檔（紙質和電子版），主要包括：學歷、學位、職稱等個人信息的登記和各種資格證書（高等學校教師資格證書、專業技術職務任職證書等）、榮譽及獲獎證書的掃描歸檔，

資料管理：學科老師申請的科研項目、師生發表的論文與論著、專利的申請與獲得，參加的國內外各類訪學進修培訓等情況的收集與整理歸檔；上級下發的各類文件的接收、分發、回收及保管。

通過檔案和資料的的整理，建立完善的分類系統，便于學科與學院各種項目與獎項的申報，有利于減少收集申報資料的時間。

2.做好會務、考勤工作

通過建立學科群，學科秘書在第一時間內負責學校、學院以及學科的各類會議通知，做好會議安排工作，及時完成會議記錄，撰寫相關信息報道并報送至學校相關部門；負責本學科教職工的請假管理，做好考勤工作，并上報至學院。

3.做好學科建設管理工作

了解本學科的科學研究方向、研究領域以及研究特色和水平等情況，協助學科負責人做好各類總結、學科評估材料的申報與建設過程中的管理、評估、驗收工作；負責組織擬訂學科建設規劃，制定學科建設的管理制度，協調學科的分布與結構；負責學科建設方面各類電子材料（如學科經費）的分類、整理、歸檔。

4.其他工作

了解教師各方面的工作需求，配合各位老師做好教學、科研以及學生培養等方面的工作，如：協助碩士點負責人做好研究生的招生、復試事宜，完成各類票據的報銷，做好教師教學工作量的統計與上報，以及研究生論文獎學金的發放等工作；完成學院領導交辦的其它臨時性工作，配合其他崗位做好相關工作。

二、如何做好高校學科秘書工作

當前，隨著經濟全球化進程的加快、社會管理的復雜化以及科學技術的迅猛發展，社會對秘書的要求越來越高。面對如此迅速發展的秘書工作新形勢，該如何做好高校的秘書工作？

1.堅定政治理念，加強黨性修養

新時期，高校學科秘書應樹立正確的政治理念，堅定自己的政治方向，認真學習習近平總書記發表的一系列重要講話，深入學習黨章黨規，進一步提高政治理論水平；積極領會并踐行黨的各項方針與政策，從而加強自己的黨性修養。同時，應該充分了解學校、學院、學科的各種動態，深刻領會校、院和學科領導的決策意圖和學校的各種政策與重要工作部署，將秘書工作真正落實到實處。

2.提高思想素質，增強服務意識

共產黨員的足跡遍布各行各業，他們的有所作為流露出的是信念與奉獻，堅守與擔當，用自己的實際行動拓寬了生命的高度，是大家終身學習的榜樣。作為高校的學科秘書，更應將共產黨員的這種精神永遠的傳承下去：樹立正確的人生觀、世界觀和價值觀，增強為學院、學科和廣大師生服務的思想；戒驕戒躁，始終能以良好的狀態投入到瑣碎的工作中去，就像飄揚的旗，挺立的樹，努力做到不忘初心，在做好秘書工作的道路上繼續前行。

3.提升知識素養，強化心理素質

李克強總理曾說，“世界讀書日雖然只有一天，但我們應該養成天天讀書的好習慣”，可見終身學習的重要性。終身學習是個人成長之梯，高校學科秘書更要時刻給自己充電：首先，要努力學好科學文化知識，為提高文字和口頭表達能力奠定堅實的理論基礎；其次，要扎實學好秘書專業知識，如關于、公文寫作、文書處理、檔案管理、會議管理、調查研究等相關知識；同時，應自覺學習高等教育學、教育管理學、高等教育法規、大學心理學等方面的知識，養成頑強自信、冷靜理智、寬容大度的心理素質，增強處理應急和突發事件的能力，從而提高管理學科事物的水平與能力，更好地為學科服務。

4.開拓創新能力，擴大綜合實力

習主席告誡我們：要始終保持銳意創新、開拓進取的激情，盡職盡責干好工作。新形勢下，高校學科秘書應以求真務實、真抓實干的作風，立足本職崗位，扎實工作。在此基礎上，改變以往陳舊的工作模式和理念，突破管理慣性思維與模式，自覺創新工作方式，充分發揮主觀能動性，不斷探索學科管理的新途徑和新方法，做到與時俱進，全力做好學校的管理工作。

總之，學科秘書工作的對象是多層次、多方面的，工作的內容是多樣化的。只有發自內心的熱愛秘書這個工作，才能視它為生命中重要的一部分，工作才更加有激情和效率，產生相應的責任感和使命感；只有適應新形勢下的秘書工作，才能確保自身的可持續發展。

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作者簡介：沈穎（1988-），女，漢族，浙江長興人，研究生學歷，現在浙江農林大學環境與資源學院工作，職稱為教育管理研究實習員、碩士學位、研究方向為土壤質量演變與可持續利用。