淺談如何做好高校學(xué)科秘書工作

摘要：高校學(xué)科秘書是專門處理學(xué)科綜合事物的工作崗位。本文通過對學(xué)科秘書崗位職責(zé)的深入剖析，并就如何做好高校學(xué)科秘書提出了相關(guān)的建議，以適應(yīng)新形勢下社會對秘書工作提出的新要求。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)科秘書

G647.2

學(xué)科秘書是高校學(xué)科管理工作中的基層管理人員，是連接學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與學(xué)科之間、學(xué)科各教師之間以及師生間的樞紐，在學(xué)科管理過程中擔(dān)負(fù)著管理與服務(wù)的雙重任務(wù)。近年來，隨著我國高等教育事業(yè)的不斷改革和發(fā)展，學(xué)科秘書在高校管理工作中發(fā)揮著越來越重要的作用。

一、學(xué)科秘書崗位職責(zé)

高校學(xué)科秘書的日常工作千頭萬緒、紛繁復(fù)雜，與學(xué)科有著千絲萬縷的聯(lián)系，其崗位職責(zé)主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.檔案、資料管理

檔案管理：所有學(xué)科老師的材料收集、整理歸檔（紙質(zhì)和電子版），主要包括：學(xué)歷、學(xué)位、職稱等個人信息的登記和各種資格證書（高等學(xué)校教師資格證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職證書等）、榮譽(yù)及獲獎證書的掃描歸檔，

資料管理：學(xué)科老師申請的科研項目、師生發(fā)表的論文與論著、專利的申請與獲得，參加的國內(nèi)外各類訪學(xué)進(jìn)修培訓(xùn)等情況的收集與整理歸檔；上級下發(fā)的各類文件的接收、分發(fā)、回收及保管。

通過檔案和資料的的整理，建立完善的分類系統(tǒng)，便于學(xué)科與學(xué)院各種項目與獎項的申報，有利于減少收集申報資料的時間。

2.做好會務(wù)、考勤工作

通過建立學(xué)科群，學(xué)科秘書在第一時間內(nèi)負(fù)責(zé)學(xué)校、學(xué)院以及學(xué)科的各類會議通知，做好會議安排工作，及時完成會議記錄，撰寫相關(guān)信息報道并報送至學(xué)校相關(guān)部門；負(fù)責(zé)本學(xué)科教職工的請假管理，做好考勤工作，并上報至學(xué)院。

3.做好學(xué)科建設(shè)管理工作

了解本學(xué)科的科學(xué)研究方向、研究領(lǐng)域以及研究特色和水平等情況，協(xié)助學(xué)科負(fù)責(zé)人做好各類總結(jié)、學(xué)科評估材料的申報與建設(shè)過程中的管理、評估、驗收工作；負(fù)責(zé)組織擬訂學(xué)科建設(shè)規(guī)劃，制定學(xué)科建設(shè)的管理制度，協(xié)調(diào)學(xué)科的分布與結(jié)構(gòu)；負(fù)責(zé)學(xué)科建設(shè)方面各類電子材料（如學(xué)科經(jīng)費）的分類、整理、歸檔。

4.其他工作

了解教師各方面的工作需求，配合各位老師做好教學(xué)、科研以及學(xué)生培養(yǎng)等方面的工作，如：協(xié)助碩士點負(fù)責(zé)人做好研究生的招生、復(fù)試事宜，完成各類票據(jù)的報銷，做好教師教學(xué)工作量的統(tǒng)計與上報，以及研究生論文獎學(xué)金的發(fā)放等工作；完成學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它臨時性工作，配合其他崗位做好相關(guān)工作。

二、如何做好高校學(xué)科秘書工作

當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加快、社會管理的復(fù)雜化以及科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，社會對秘書的要求越來越高。面對如此迅速發(fā)展的秘書工作新形勢，該如何做好高校的秘書工作？

1.堅定政治理念，加強(qiáng)黨性修養(yǎng)

新時期，高校學(xué)科秘書應(yīng)樹立正確的政治理念，堅定自己的政治方向，認(rèn)真學(xué)習(xí)習(xí)近平總書記發(fā)表的一系列重要講話，深入學(xué)習(xí)黨章黨規(guī)，進(jìn)一步提高政治理論水平；積極領(lǐng)會并踐行黨的各項方針與政策，從而加強(qiáng)自己的黨性修養(yǎng)。同時，應(yīng)該充分了解學(xué)校、學(xué)院、學(xué)科的各種動態(tài)，深刻領(lǐng)會校、院和學(xué)科領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖和學(xué)校的各種政策與重要工作部署，將秘書工作真正落實到實處。

2.提高思想素質(zhì)，增強(qiáng)服務(wù)意識

共產(chǎn)黨員的足跡遍布各行各業(yè)，他們的有所作為流露出的是信念與奉獻(xiàn)，堅守與擔(dān)當(dāng)，用自己的實際行動拓寬了生命的高度，是大家終身學(xué)習(xí)的榜樣。作為高校的學(xué)科秘書，更應(yīng)將共產(chǎn)黨員的這種精神永遠(yuǎn)的傳承下去：樹立正確的人生觀、世界觀和價值觀，增強(qiáng)為學(xué)院、學(xué)科和廣大師生服務(wù)的思想；戒驕戒躁，始終能以良好的狀態(tài)投入到瑣碎的工作中去，就像飄揚(yáng)的旗，挺立的樹，努力做到不忘初心，在做好秘書工作的道路上繼續(xù)前行。

3.提升知識素養(yǎng)，強(qiáng)化心理素質(zhì)

李克強(qiáng)總理曾說，“世界讀書日雖然只有一天，但我們應(yīng)該養(yǎng)成天天讀書的好習(xí)慣”，可見終身學(xué)習(xí)的重要性。終身學(xué)習(xí)是個人成長之梯，高校學(xué)科秘書更要時刻給自己充電：首先，要努力學(xué)好科學(xué)文化知識，為提高文字和口頭表達(dá)能力奠定堅實的理論基礎(chǔ)；其次，要扎實學(xué)好秘書專業(yè)知識，如關(guān)于、公文寫作、文書處理、檔案管理、會議管理、調(diào)查研究等相關(guān)知識；同時，應(yīng)自覺學(xué)習(xí)高等教育學(xué)、教育管理學(xué)、高等教育法規(guī)、大學(xué)心理學(xué)等方面的知識，養(yǎng)成頑強(qiáng)自信、冷靜理智、寬容大度的心理素質(zhì)，增強(qiáng)處理應(yīng)急和突發(fā)事件的能力，從而提高管理學(xué)科事物的水平與能力，更好地為學(xué)科服務(wù)。

4.開拓創(chuàng)新能力，擴(kuò)大綜合實力

習(xí)主席告誡我們：要始終保持銳意創(chuàng)新、開拓進(jìn)取的激情，盡職盡責(zé)干好工作。新形勢下，高校學(xué)科秘書應(yīng)以求真務(wù)實、真抓實干的作風(fēng)，立足本職崗位，扎實工作。在此基礎(chǔ)上，改變以往陳舊的工作模式和理念，突破管理慣性思維與模式，自覺創(chuàng)新工作方式，充分發(fā)揮主觀能動性，不斷探索學(xué)科管理的新途徑和新方法，做到與時俱進(jìn)，全力做好學(xué)校的管理工作。

總之，學(xué)科秘書工作的對象是多層次、多方面的，工作的內(nèi)容是多樣化的。只有發(fā)自內(nèi)心的熱愛秘書這個工作，才能視它為生命中重要的一部分，工作才更加有激情和效率，產(chǎn)生相應(yīng)的責(zé)任感和使命感；只有適應(yīng)新形勢下的秘書工作，才能確保自身的可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介：沈穎（1988-），女，漢族，浙江長興人，研究生學(xué)歷，現(xiàn)在浙江農(nóng)林大學(xué)環(huán)境與資源學(xué)院工作，職稱為教育管理研究實習(xí)員、碩士學(xué)位、研究方向為土壤質(zhì)量演變與可持續(xù)利用。