陳一魁

摘要：本文先從電大的辦學特點入手，分析我校的教務工作現狀，并通過對現狀的調研進行功能需求分析；然后，介紹我校教務管理信息化系統的設計與實現，以及所取得的成效；最后，從成效中總結出不足，并拓展到全省的角度，分析全省基層電大普遍存在的教務信息化總體水平不高，進程緩慢的現狀與原因，并結合我校實踐給出相關的建議。

關鍵詞：汕尾電大；校內教務管理；教務管理信息化；信息化系統

【中圖分類號】G728

一、課題背景

廣播電視大學（簡稱：電大）是一所由開放教育為主體的多元辦學、多種教育類型協調發展的現代遠程開放大學。電大系統包括了中央電大、省級電大和市縣電大。在管理權限上，雖然按學校級別劃分為中央電大、省電大、分校、教學點四個等級，但實際上，分校這一層的管理功能已經弱化，形成中央電大、省電大、教學點三級為主體的管理層級。本課題也是以電大教務管理系統教學點平臺為研究與分析對象。

本課題是以我校（汕尾市廣播電視大學）的教務實際為出發點，以校內各類學生信息為主要研究對象，以優化校內教務工作為目標，研究如何通過信息化手段將原本只能由幾名教務人員承擔的教務工作分解到各個班級管理員（俗稱“班主任”）身上，從而達到提高數據準確性和工作效率的目的。

二、現狀調研與分析

與普通全日制學校相比，電大辦學有兩個明顯特點：一是學籍八年有效，年限較長。二是電大教學對象是成人學生，他們受工作與生活等因素的影響較大，中途退學休學、重修重考占很大的比例。因此，在電大的教務管理工作中，個性化的要求更高，工作強度更大。通過對我校教務工作的親身實踐與調研，發現對我校校內教務管理工作影響較大的主要有以下二方面：

（1）對學生的注冊信息缺乏準確的統計，影響學校經濟收入。

傳統的工作方式很難對每位學生每學期的注冊信息進行精確的統計與查詢，經常會造成出現兩種情況：一是某位學生已經退學了，但因未及時注銷學籍，導致學校還再為他繳納各種管理費用；二是有些學生利用此漏洞故意不交學費，等畢業證拿到手，學校再進行追繳已經來不及了。給學校經濟帶來不可彌補的損失。

（2）對學生重修重考科目缺乏準確統計，影響學生按時畢業。

電大辦學特點決定了電大每學期都要處理大量的重修重考信息，這部分信息個性化程度很高，幾乎每個學生的重修重考信息都是不一樣的。

三、信息化系統設計

根據以上的調研，本課題主要是從以上分析的三個方面著手進行系統的設計與開發，對應的三個模板分別是：注冊與學籍管理、補考登記與考試編排、教材發放與管理。這三部分表面雖相互獨立，實際卻相互關聯。

（一）注冊與學籍管理

注冊與學籍管理模塊主要是管理學生的學籍信息，按學籍狀態將學生分成三種類型，一種是在籍并已注冊的學生，一種是在籍但未注冊的學生，另一種是注銷學籍的學生。本模塊的功能主要分為兩部分：

（1）新生數據的處理。從省校下發的新生錄取名單中提取新生數據，并導入系統中，同時第一學期自動注冊，并自動打印出學生證。而且，我們在學生證中加上學號的條碼，以后只需要通過掃描槍掃描條碼便可方便的獲得學號信息。

（2）從第二學期開始，學生要憑學生證到學校刷卡交費，并同時將學生的注冊學期登記入系統中。便于教務人員和班主任的查詢與統計。

本模塊的具體業務流程如下圖所示：

（二）補考登記與考試編排

補考登記與考試編排模塊主要是對本學期所有學生的開考課程的考試時間與試室進行統一編排，并生成學生考試時間表，學生考試時間表可以由班主任打印出來，也可以發布到網上，由學生自行查詢。開考課程有兩種類型，一種是本學期各專業開設的課程；另一種是由于學生之前考試不合格，在本學期申請重修重考的課程（簡稱為補考課程）。本模塊的操作流程如下圖所示：

（三）教材發放管理

教材發放管理主要包括教材的入庫、發放與庫存管理。基本流程如下圖所示：

圖3 教材發放與管理模塊基本流程

系統總體功能規劃如下：

（1）公共模塊：主要包含戶權限的分配和數據備份與恢復兩個功能

（2）注冊與學籍管理模塊：主要包含新生數據批量導入、學生注冊登記、學籍注銷與恢復、補注冊、轉專業、打印學生證等功能。

四、系統的實現與運行成效

本系統屬于學校教務管理系統，主要側重業務流程的設計、數據庫的設計與功能的開發。因此，采用了SQL2005+Delphi的技術路線。主要有兩方面的原因，一方面是自身對這兩項技術比較熟悉；另一方面是這兩項技術已經發展得非常成熟，非常適合中小型系統的開發。在系統的架構上準備采取以C/S結構為主，可以提高系統的安全性，只對部分需要提供給學生查詢的信息再采用B/S結構進行開發。SQL2005+Delphi對這兩種開發架構都提供了很好的支持。

系統采用ADO組件實現對數據庫的訪問與調用，Delphi完全支持ADO數據訪問技術，采用一套完整的ADO組件實現對ADO對象的封裝與調用。

經過反復的開發與測試，目前，我校校內教務管理系統三個模塊都已經陸續投入使用，并且取得非常好的運用效果，與傳統的教務流程緊密結合，成為我校校內教務工作密不可分的一部分。教務人員通過本系統生成的匯總數據向上級電大進行數據上報，準確性與效率大大提升。系統投入使用取得的主要成效體現在以下三方面：

（一）注冊與學籍管理模塊的投入使用，不僅提升了學籍管理的工作效率，而且因為對交費信息的精確統計與及時追繳，為學校挽回大量經濟損失。

（二）教材發放模塊的投入使用，大大減少了教材的錯發、漏發，避免了教材庫存的浪費。

（三）補考登記與考試編排模塊的投入使用，避免了補考信息的錯報與漏報，避免與學生發生不必要的糾紛，同時大大提升期末考試編排的效率。

五、結束語

我校的教務信息化工作雖然取得了一些成果，一定程度上提高了工作效率，但更多暴露出來的是存在很多不足。我校校內教務管理信息化工作早在2005年便已經開始，但期間斷斷續續、走走停停。可以說，教務信息化工作開展進程的緩慢一定程度上掩蓋了信息化工作所取得的成效。造成信息化工作進程緩慢的原因，表面上是由于人員不足、投入有限，但更深層次的原因是由于學校對教務信息化工作缺乏中長期規劃，走一步算一步，沒有長遠考慮。

通過調研發現，在廣東電大系統中，除個別經濟條件較好的市級電大做得較好外，絕大部分市縣電大都普遍存在信息化總體水平不高、進程緩慢、各自為戰等現狀。為了更有力的推動市縣電大教務信息化工作的開展，結合我校實際，我有以下幾方面的建議：

一是由省校牽頭，成立信息化部門或領導小組，引領統籌下屬市縣電大的教務信息化工作。

雖然各市縣電大校內教務信息化需求有所差異，但畢竟是同系統同級別的學校，需求大同小異。完全可以由省校牽頭成立相關部門或小組，對市縣電大信息化需求進行統一調研，形成統一的系統開發方案。系統的開發可以交由第三方公司進行，也可以將已經做得較好的學校的研究成果或經驗直接向全省市縣電大進行推廣。這樣勢必能大大提高全省市縣電大的信息化總體水平，有力推動各市縣電大的信息化進程。

二是市縣電大要重視信息化人才的引進與培養。

市縣電大要多引進具備開發能力的計算機教師，不能單獨按招生比例來配備計算機專業教師的數量。對現有的教師與工作人員要多進行信息化知識的培訓。信息化是當前的時代潮流，是各項事業改革與發展的方向。信息化的基礎知識已經成為各學科的必備知識，因此對早期畢業的教師進行比較系統的信息化知識培訓是非常必要的。

綜上所述，我校對教務管理中的注冊與學籍管理、教材發放管理和報考與編排管理三個方面進行了信息化的嘗試與探索，設計并開發出了相應的教務管理系統，系統已經在本校投入使用多年，取得比較好的成效。然而，本校同絕大多數市縣電大一樣，校內教務管理信息化水平不高，進展緩慢。要想改變市縣電大信息化過程中的不利局面，省級電大應該發揮其引領與統籌作用，市縣電大則應重視人才的引進與培養，并通過政策引導與鼓勵有關人員積極投入到信息化工作當中。

【參考文獻】

[1] 2009年全國電大教育基本情況統計公報[J].中國遠程教育，20lO，3.

[2]何賢良.淺析信息化技術對電大教務管理的意義[J].成功（教育版），2011（14）.