討論內部檔案機構的適度開放

胡艷華

摘 要：近些年來，檔案館有著向廣大人民群眾公開開放的基本職能，但是內部檔案機構并沒有對相應的檔案進行開放，這樣就會給檔案的利用帶來極大的難題。檔案事業要想快速的發展，內部檔案機構就要適度的對檔案進行開放，這樣才能充分的發揮內部檔案的功能，本文就是對內部檔案機構的適度開放論進行分析，為相關的研究提供借鑒。

關鍵詞：內部檔案機構；適度開放論；重要性

內部檔案機構的主要作用就是為相關的機關和機構提供相應的檔案服務，因為這些機關和機構有著較強的內部性，因此內部檔案并沒有進行適度的開放。時代在不斷的發展，人們對于檔案服務的要求也在逐漸的增加，內部檔案機構必須要對檔案進行適度的開放這樣才能夠促進檔案事業的快速發展。

1 內部檔案機構能夠適度開放的條件

1.1 檔案室檔案的價值得不到有效的利用

“內部檔案機構室進行開放服務的根本原因在于社會對室藏檔案存在著利用需求。”室藏檔案的價值形態為其適度開放提供了理論依據。首先，檔案室檔案不僅具有第一價值，同時還具有第二價值。照文件雙重價值論和文件生命周期理論，檔案室檔案實際上是處于過渡期的半現行文件，這就意味著部分檔案已具有第二價值，這部分檔案是可以向社會開放的，不能過于簡單地將第一價值的作用局限于檔案室，第二價值局限于檔案館。其次，根據我國的有關規定，檔案室保存的檔案并不全部向檔案館移交，省級以上機關檔案室是其長期保存的檔案的“永久”收藏基地。這部分長期保存的檔案的第一價值和第二價值被長期固化在內部檔案機構室；有些內部的業務檔案也不向檔案館移交，造成一部分已具有第二價值的檔案滯留檔案室。倘若不適度開放內部檔案機構室，這部分長期保存的檔案的第二價值將永遠不能發揮，公民對這部分檔案的利用權利將永遠得不到保護。

1.2 內部檔案機構室向社會開放的實踐方興未艾

隨著改革開放的深入和內部職能的轉變，為滿足人們對內部檔案機構的利用需求，為了自身的可持續發展，一些內部檔案機構室已開始走向為社會公眾服務的新領域，其開放服務正逐步展開。內部檔案機構室所保存的檔案文件有別于檔案館所保存的檔案文件，其機密程度要高一些。但這里的機密性并非普遍化、一刀切，有些檔案室所保存的檔案是完令可以向社會公開的。

2 內部檔案適度開放的重要性

2.1 是政務公開與建設和諧社會的要求

近些年來，內部檔案變得越來越重要，也有著重要的意義，因為內部檔案機構的許多檔案都涉及到政務的相關信息，作為內部檔案機構擁有這些政務信息對于機構自身的不斷完善有著很大的優勢。例如專題性和連續性，政務信息的有效公開可以充分的滿足廣大人民群眾對于檔案信息的要求，也可以及時地了解最新的政務信息，但是目前內部檔案并沒有進行適度的開放，僅僅是對內部進行服務。那么這些內部檔案就不能充分的發揮自身的價值，無法為社會做出更多的貢獻。因此內部檔案機構應該在不違反相關法律規定的情況下，對內部檔案進行適當的公開，這是有利于人們對于檔案的管理進行監督的，也有利于我國檔案機構的廉政建設，檔案事業發展的過程中是離不開廣大人民群眾的監督的，這樣檔案政務信息的公開才是合理的。

自從改革開放以來我國的市場經濟在迅速的發展，市場經濟體制已經確立，目前我國的經濟發展已經到了非常關鍵的時期，但是由于科學的管理體制并沒有建立，導致了社會矛盾越來越突出，在這樣的情況下，就會抑制經濟的發展，尤其是一些與人民群眾有著緊密聯系的矛盾。其中人民群眾的經濟利益矛盾如果無法得到合理的解決，和諧社會的構建就會受到阻礙，要想充分的緩解這一矛盾，廣大人民群眾就要對于國家的政務有著詳細的了解，而內部檔案的適度公開就能夠使人們及時的知道國家的相關政策，從而緩解這一矛盾，因此，可以說內部機構檔案的適度公開是構建和諧社會的基本條件。

2.2 能夠充分的彌補檔案管理制度的缺陷

我國有很多的檔案都是存放在檔案館的，但是我國檔案館在管理的過程中還存在的諸多的缺陷，在時間和空間上存在著嚴重的脫節現象。伴隨著經濟的發展，人們對檔案的需求也越來越多，對檔案存放的要求也越來越高，但是從目前來看，人們只有到檔案館中才能夠利用獲得檔案中的信息，但是檔案館的公開檔案僅僅能夠進行歷史研究，而內部檔案機構的相應檔案是能夠滿足人們的實際需要的，從而彌補了檔案館檔案存在的缺陷，因此檔案管和內部檔案機構的檔案是有著很大的差別的，如果內部檔案機構的檔案不能夠適度的公開，那么檔案的價值就無法得到最大程度的發揮。而且檔案館公開的檔案也有著以下幾點劣勢：首先，已經公開的檔案信息存在著滯后或者是老化的現象。國家規定已經進入檔案館的檔案要在30年之后才能夠公開，這樣是無法滿足現代工作者的需要的。其次，在空間上出現脫節和斷層的現象，因為國家規定我國內部機關的檔案信息必須要在10年或者是20年之后才能夠進入檔案館。因此在這一過程中，其他人是不能夠對檔案進行利用的。而且檔案館對于這些內部檔案的管理并不重視，很少收藏時間較長的檔案，有些省市甚至不接收期限較長的檔案，而的檔案作為一種信息資源在逐年的增加，導致了檔案的需求和檔案的交接在時間上存在著一定的差異，因此內部檔案機構必須要適當的進行檔案的開放，在這樣的情況下，才能夠使檔案得到充分的利用。

2.3 對檔案現行服務中心劣勢的彌補

目前，現行服務中心僅僅是對當地的檔案館已經開放的檔案進行服務的，盡管在信息的收集和整理上已經起到了很大的作用，但是還存在著諸多的問題：（1）收集所涉及范圍并不廣，數量也不多，最為關鍵的是文什的完整性不能得到有效的保證；（2）服務中心實質主要依賴于政府，檔案館只是進行配合，這樣很難發揮服務中心更大的價值；（3）即使利用者通過服務中心找到了相關資料，但是也是比較零散的，而且也不能確保有一定的實效性。因此需要內部檔案機構的適度開放來彌補這些劣勢。

3 結論

綜所述，我們知道在社會民眾對檔案需求非常強烈的情況下，對內部檔案機構進行適度的開放式非常必要的，而且目前我國已具有內部檔案機構適度開放的條件，所以可以逐漸地實現內部檔案機構的適度開放，這樣有利于檔案價值的充分利用。

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