檔案管理中電子文件的存儲技術分析

王守亮

摘 要：電子文件與人類信息的傳遞有著緊密的關系，是信息傳遞的一種憑證，也是人類進行信息保存的一種工具。電子文件的存儲意味著檔案管理已經(jīng)取得了迅速的進步，在文件的管理上也進行了一系列的創(chuàng)新，但是在存儲的技術上還需要不斷的研究，保證電子文件管理的安全性和保密性。本文就是對檔案管理中電子文件的存儲技術進行分析，為檔案管理的不斷進步作出貢獻。

關鍵詞：檔案管理；電子文件；存儲技術

電子文件使用的文件載體是磁盤或者是磁帶，人們在查找文件的過程中，需要利用計算機，因為磁盤或者是磁帶僅僅是一種儲存的載體，因此需要利用計算機進行文件的傳輸。在生活中，電子文件的類型有很多種，電子文件的產(chǎn)生主要有兩種，一種是與科技有關的電子文件，這種文件是技術性的，例如光柵圖等，另外一種就是在日常辦公的過程中產(chǎn)生的電子文件，這種文件是在處理日常事務中產(chǎn)生的。這些電子文件都屬于檔案中的一種，因此在儲存技術上需要不斷的完善。

1 管理文件中存在的問題

1.1 未能夠有效的進行歸檔處理

我國企業(yè)在二十世紀九十年代的時候，使用的就是軟盤進行企業(yè)信息的存儲，之后又出現(xiàn)了光盤和計算機硬盤，這樣電子文件的存儲載體就取得了迅速的進步，文件的內(nèi)容主要是日常的工作活動，除此之外，還有著源程序代碼和技術性文件，有些文件也沒有進行充分的整理、歸檔和鑒定工作人員僅僅是將科技材料或者是相關的企業(yè)文件放入硬盤和軟盤內(nèi)，這樣文件在日積月累的過程中，就會出現(xiàn)泛濫成災的現(xiàn)象，這樣文件就比較混亂，檢索和管理在程序上也就會出現(xiàn)一系列混亂的現(xiàn)象。從存檔上來看，電子文件也沒有經(jīng)過專業(yè)的質(zhì)量審查，從技術上來看，沒有任何的時效性和正確性，文件也就出現(xiàn)了極大的缺陷，在利用的過程中，文件管理極容易出現(xiàn)歸檔性的問題，如果以上問退沒有得到有效的解決，就會出現(xiàn)一系列的問題，需要引起我們的注意。

1.2 版本管理存在著不足之處

現(xiàn)在有很多的科研產(chǎn)品在研究和開發(fā)的過程中，會產(chǎn)生大量的文件，這些文件需要有效的管理，因此在日常的工作中，除了要對本單位和上級的機關產(chǎn)生的文件進行管理之外，還有很多的項目文件進行管理。但是現(xiàn)在有很多的科研開發(fā)檔案都是使用了源程序代碼形成了一系列的電子檔案，這些電子文檔都在各個部門的開發(fā)人員那里存檔，檔案管理人員就無法按照常規(guī)的程序進行收集，導致了檔案部門在收集的過程中面臨著程序性的問題。在程序運行的過程中，如果文件存儲的程序出現(xiàn)了一系列的問題，這時就需要進行正常到維護，在客戶自接的系統(tǒng)和開發(fā)人員的系統(tǒng)上進行及時的更正，但是如果在本企業(yè)電子文件的保存上并沒有及時的存檔，因此極容易出現(xiàn)重復更正的問題，這樣就會出現(xiàn)人力和財力上的極大浪費，對系統(tǒng)的運行也是極為不利的，尤其是在企業(yè)系統(tǒng)版本管理上會產(chǎn)生嚴重的困難，一定要引起我們的注意。

2 存儲技術

首先；在進行文件貯存的過程中，一定要使用比較特殊的存檔文件的存儲柜，最大限度的保證電子文件的安全性。當電子文件在存儲的時候，一把是在磁介質(zhì)和光介質(zhì)中進行電子文件的存貯，在存儲的過程中，一定要建立一個與企業(yè)的電子文件的儲存環(huán)境相符合的環(huán)境狀態(tài)。而存放電子文件的柜子在溫濕度上也要進行控制，這樣就可以保證存儲接觸能夠在正常的環(huán)境中保存。電子文件的載體在擺放的時候，一定要保證直立的狀態(tài)，在存儲環(huán)境上必須要避光，不能夠有大量的灰塵，也要與磁場遠離，這樣就能夠?qū)⒄麄€運行的狀態(tài)處理好，使存儲介質(zhì)能夠正確的保存電子文件。

其次，要按照國家關于檔案管理的規(guī)定進行電子當納的存儲，根據(jù)相關的原則在存儲的過程中，將軟盤中的文件轉(zhuǎn)移到光盤內(nèi)，這樣便于對文件的版本進行有效的管理。在存儲方式上的轉(zhuǎn)移主要是針對長期儲存來說的，因為軟盤和磁盤在使用的過程中，有著一定的年限限制，經(jīng)常出現(xiàn)操作失誤的現(xiàn)象，如果不經(jīng)常更換就會導致文件出現(xiàn)損壞，無法復原。而且在使用的時候，常常會出現(xiàn)誤操作，這對于電子文件的使用非常不利。如果存儲制度完善，而且經(jīng)濟條件允許，在管理版本文件的時候，可以使用版本管理器。這樣的管理方法要比將文件放在光盤或者是磁盤中更有效。管理器的研發(fā)還能保證存儲技術的革新。

再次，在電子文件數(shù)量持續(xù)增加的時候，存儲文件就會使用磁盤列陣的方式。通過這種方式能將存儲的成本降低，同時增加了文件的搜索效果。磁盤列陣是將不同類型、不同容量的磁盤連接在一起，這樣在讀取數(shù)據(jù)的時候，更加快速而且精確。使用磁盤列陣的方式存儲是因為該存儲方式有較多優(yōu)點：首先，將有限的存儲容量提高，是可以使用的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)也增加。而且數(shù)據(jù)在存放的時候，有選擇性。從而使數(shù)據(jù)在吞吐的時候成串。其次使用這種存儲方式可以保證文件能夠快速存儲，即使是多臺的機器也能一同運轉(zhuǎn)，實現(xiàn)文件高效率傳輸。

在檢驗文件的時候有了必要的較驗技術，從而保證存儲的文件都是合理可靠的。將文件放入硬盤中存儲，如果硬盤出現(xiàn)了故障，那么會影響文件，帶來的后果也嚴重。如果能夠把不同的硬盤連接在一起，可以使存儲量增加，這樣可以有效的避免文件的丟失。因為一些文件在存儲的時候，會因為磁盤損壞等原因而丟失，使用這種存儲方式可以保證文件的安全。但是在使用的過程中，要根據(jù)本單位的實際情況出臺相應的管理措施。這些措施都成為電子文件存儲的依據(jù)。

最后，加強辦公自動化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護工作。做好辦公自動化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護，首先要抓好信息存儲載體制成材料這個問題，嚴格把好電子文件制成材料質(zhì)量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。第二，保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的實體安全。實體安全主要指環(huán)境和設備的安全。要有專人負責管理應用，有良好的室內(nèi)環(huán)境，保證機器設備和磁介質(zhì)不會因溫度太高或大幅波動及火災受到致命的傷害。第三，要保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的運行安全，可設定登錄限制、使用文件權限和文件屬性等。

結(jié)束語

由上述可知，將電子文件存儲是一個單位必要的工作，而且在存儲的時候，還要保證有效性，是電子文件能成為單位發(fā)展的重要資源，拓展單位的發(fā)展空間。盡管在存儲文件的時候，會遇到問題，但是在改革存儲方式之后，也取得較高效果，對于單位的發(fā)展有積極的作用。

參考文獻

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