芻議農村公路管理部門檔案整理及現狀分析

徐學

農村建設一直是我國經濟發展的重要部分，尤其近年來國家制定各種政策方案推動農村公路交通建設。在建設過程中不可避免地會出現大量圖文數據，因此就出現了檔案整理。有效的檔案整理能更好地服務于社會各項事業，促進農村交通發展。本文則從農村公路管理部門檔案整理現狀進行分析并提出相應加強措施，望給予檔案整理工作人員提供參考。

【關鍵詞】農村公路；管理；檔案整理；現狀

近年來隨著我國經濟水平的提升，農村公路建設相對于以往也有了較大的變化，和其他工程一樣都會產生大量數據資料和圖片資料，真實記錄整個建設過程。尤其自十一五后，國務院就將三農問題提到比以往還要高的高度，因此分析農村公路管理部門檔案整理對新農村建設有著重要的現實意義。

1 檔案整理含義

檔案整理是檔案管理的一項基礎工作，主要包括區分全宗、全宗內檔案分類、案卷目錄編制、案卷封面編目等。其類型分為局部調整、系統排列和編目、全過程整理三大類，通過分門別類劃分能有效提高檔案存儲安全性。

2 農村公路管理部門檔案整理現狀

2.1 沒有充分現實公路檔案整理現狀

公路交通部門在解決三農問題過程中提出建設農村公路網建設，可以說這是一項促進農村經濟發展的重要措施。而農村公路建設項目中如工程監理、勘察設計等全部單位工程都應通過招投標及簽訂合同等步驟后才能投入建設。因為農村公路建設關系到農村千家萬戶，民眾都給予了強烈的關注。然而在把農村公路建設中每年都會有大批量群眾前往市農村公路管理部門查詢自己所在農村公路建設資金籌措、里程、建設、質量管理等情況，因此對查詢體制進行完善十分有必要。農村牧區公路是農村公路重要的公益性基礎設施，但由于受資金限制等因素影響，目前還無法圓滿解決農村公路養護與管理，只有準確分析和正確認識農村公路建設情況才能避免出現只建不養和公路損壞嚴重等情況。

2.2 缺少相應的法律制度

近年來隨著國民經濟的大幅度提升，交通建設也逐漸覆蓋到農村地區中。公路檔案作為農村道路建設的資料參考依據，其整理方式就不同于教學檔案、人力資源檔案等事。檔案作為記錄歷史發展過程的形式，它的可信性和真實性為其他文獻提供有效依據。自從進入法制社會后，我國在檔案管理方面還缺乏可靠的法律制度，毫無疑問為后續農村公路檔案整理工作設置了路障，更不利于農村經濟發展。

2.3 整理檔案設施落后

自我國改革開放以來，相關部門一直不重視農村公路檔案整理工作，甚至在處理現有的檔案整理不規范行為都缺乏執行力度，多存在口頭批評情況。與此同時大部分農村公路檔案建設硬件設施都相對落后，依舊以手工記錄為主，但手工記錄會隨著時間流逝而慢慢淡化，一旦丟失，將會造成極大的損失。因此農村公路管理部門應先解決檔案硬件設施和人才缺失問題，增強檔案整理監督力度，提高檔案整理效率。

3 加強農村公路管理部門檔案整理措施

3.1 正確認識農村公路檔案整理

我國農村公路無論從養護管理力量還是技術能力都只能簡單滿足干線公路，根本無法兼顧農村牧區公路。而檔案部門作為收集整理公路建設信息資料的主要組織，應及時了解我國農村公路近年來檔案信息情況，充分認識及了解農村公路檔案整理現狀，并有序安排相關工程文件材料的整理和歸檔等工作。農村公路管理部門應合理劃分檔案管理人員，實施專人檔案負責制度，由此保證檔案安全新以及出現突發事件的可追究性。根據我國農村公路發展和建設情況對其養護管理等方面存在問題進行分析，并提出如何完善公路檔案管理的意見，盡可能將農村公路發展和小康社會建設策略相持平，從而為農業及農村經濟發展創設良好的交通環境。

3.2 引進農村公路檔案整理與人才

農村公路檔案作為真實反映農村公路建設情況和宣傳農村公路建設的主要素材，對其檔案整理工作進行加強完善十分重要。近年來隨著農村公路檔案事業的快速發展，工作人員也改變傳統思想理念，逐漸工作重點轉向為建設新農村提高檔案服務層面。但是農村公路檔案整理還存在的硬件設施落后及缺少技術型人才等問題仍然成為影響農村檔案整理工作的主要因素。因此就需要全面跟蹤管理農村公路建設質量，積極引進優秀檔案整理人才，優化農村公路管理部門檔案整理人員結構，不斷加強對檔案整理體系監督。此外農村公路工程建設投資力度相對較大，資金可能來自多個渠道，整個工程建設周期長，因此就要求農村公路檔案整理具有階段性、復雜性、廣泛性等特點，在分析檔案整理現狀時應與其特點進行有效結合，由此一來才能推動農村公路檔案管理可持續發展。

3.3 實施檔案整理信息化

目前大部分檔案工作人員在高速發展的網絡信息環境下都充分認識到創建檔案信息的重要性，更有利于提升檔案整理工作效率和強化檔案信息化意識，推動檔案整理工作順利開展。一般實施檔案整理信息化要從以下幾個方面著手：首先完善檔案信息硬件設備，如電腦、服務器、交換器、打印機、掃描機等，組織檔案整理工作人員接受信息化系統軟件使用培訓，工作人員熟悉新系統軟件并投入應有一段時間后可根據實際情況提出意見或建議。其次運用數字化技術管理檔案目錄和檔案內容，可以說數字化也是目前檔案管理作為基礎的方式。及時匯總并整理公路管理各個部門提交的數據、圖片及視頻資料，可先從信息資料源頭創建統一的數據資料，在這個過程中應避免出現重復整理情況，提高檔案管理工作效率。第三針對互聯網可以查詢到的檔案資料設定加密措施，根據絕密區、機密、秘密、內部、公開等依次排列，有利于公路管理部門建設資料不被泄漏并采用實名登記式管理已公開信息查詢者，即根據不同查詢對象提供不同資料，進一步保證檔案資料安全性。此外農村公路管理部門應定期組織檔案管理工作人員接受各項技能培訓，督促其明確自身責任，更督促其重視自身專業知識提升，從而為今后發展創造有利條件。

4 結語

總之，隨著社會不斷發展，信息化也成為當下社會最明顯的標志，檔案整理工作也應從傳統方式逐漸過渡到信息化管理。對于農村公路管理檔案部門來說，應根據檔案管理實際情況及時向國家申請設施更新經費，保證能通過檔案情況真實反映農村公路工作，從而推動農村公路管理健康穩定發展。

參考文獻

[1]鄧玉芳.農村公路管理部門檔案的整理與分析現狀[J].黑龍江史志，2015（13）.

[2]劉曉蕓.芻議事業單位檔案管理的現狀及對策[J].辦公室業務，2015（15）：42-42.

作者單位

黑龍江省克山縣農村公路管理站 黑龍江省克山縣 161600