建立高校畢業生檔案管理系統為就業服務的探索

摘要：高校畢業生檔案會為畢業生就業服務，為此，要實現畢業生檔案管理工作的優化，客觀分析其中存在的問題，根據市場的變化與畢業生的要求，進行完善，給畢業生以指導，重新探索和思考。本文以高校畢業生檔案管理為切入點，展開討論，先分析了管理工作的現狀，再根據現狀給出對策，最后是探索與反思。

關鍵詞：高校畢業生 檔案管理 就業服務

高等教育會為社會提供大量的人才，滿足社會對人才的需求，促進社會發展。同時，高校也要根據市場的發展，以及自身實際的情況，適當調整，幫助學生就業，而檔案管理工作作為必不可少的環節之一，與畢業生就業緊密相關，因此，高校管理者必須彌補管理工作中的不足，提高管理水平。

一、高校畢業生檔案管理的現狀

檔案管理工作涉及了畢業身就業的方方面面，而檔案管理的側重點就是“管”與“理”，但國內很多高校的管理都存在過于傾向某一方面的特點，有的傾向于“管”，有的傾向于“理”但多以前者為主，有的檔案管理工作只是一種形式，無法為大學生就業提供服務，包括以下幾方面：

（一）檔案內容單一，沒有特色

目前，畢業生檔案的歸屬依然沒有得到解決，沒有明確的規定，可以由學校、個人或社會機構保管，而檔案中的內容基本相同，很難從中看出畢業生具有的優勢。另外，有的高校檔案管理人員會由其他部門的人員擔任，只是簡單的收集、整理資料，沒有核對檔案的真實性，讓檔案丟失。另外，沒有特色也會掩蓋學生本身的優勢。

（二）檔案造假，失去公平性

自從我國高校增加招生的數量后，社會畢業生逐年增加，加劇畢業生之間的競爭。畢業生為了滿足用人單位的要求，經常會填寫虛假的檔案信息，修改檔案中原有的成績，有的高校甚至會幫助學生填寫不真實的信息。雖然這么做可以讓畢業生順利找到工作，但檔案也失去了原有的公平性、嚴肅性。

（三）管理方式落實，工作效率較低

很多高校對畢業生檔案的管理方式過于陳舊，方法單一，特別是在畢業生畢業前期，會決定檔案的歸屬，需要大批量的移動檔案，但因為管理方式單一，人員不足，可能會造成檔案派遣混亂，讓檔案派遣出現錯誤，很多學生查詢不到檔案的歸屬。

（四）管理觀念落后，機制陳舊

當下，高校會根據市場對人才的需求，由市場主導人才的培養，隨著市場需求的變化，調整人才培養的方向。但高校的檔案管理人員因為受傳統觀念束縛，面對這一形式的變化，沒有認識到原有管理模式的不足，依然用原有的方法收集、整理檔案。另外，很多管理人員常常忽略畢業生就業服務檔案，把它放在檔案管理工作以外，管理機制存在漏洞。

二、建立高校畢業生檔案管理系統

針對上述不足，高校可以建立畢業生檔案管理系統，建立健全管理體系。該系統由不同部分組成，包括是個體數據測評、職業心理指導、普及就業政策與法律服務、創新管理方式，為畢業生就業提供服務。

（一）對個體數據進行測評

對畢業生檔案進行管理，其重點工作是了解學生的就業傾向，讓其形成良好的心理素養，會通過職業心理課程、EAP職業心理工作坊，搜集學生的心理數據，為數據檔案的建立打好基礎。

對于進入高校一年級的學生，可以讓其做職業傾向測評，了解其興趣和個性，對學生職業的選擇有初步的判斷。而大二的學生可以做人格測評，從測評中可以了解學生具有的優勢，發現學生身上的不足，讓其對自身有客觀的分析，并通過這一分析，挖掘自身的潛能，彌補自身的短處，形成優勢。同時，個體數據的測評會以圖表的形式，把結果直觀的呈現給學生，利用心理輔導讓學生形成自覺行動的意識，提升心理素養。

它可以讓學生有良好的精神素養，有豐富的職場心理資本，有正確的就業觀，根據自身的就業傾向，選擇適合自己的工作，畢業后順利就業。

（二）開展職業心理指導

目前，幾乎每個高校都會在畢業生畢業前，開設就業指導這門課程，校內會設立就業服務中心，幫助畢業生解答就業遇到的問題。但校內的就業指導中心忽略了市場對人才的需求，常常根據往年的指導內容進行指導，與市場脫節，給出的分析也只是針對普遍存在的情況，沒有根據畢業生遇到的問題加以解答，并未真正為畢業生就業服務。為此，高校的職業心理指導不可以只通過問答的形式，而是模擬真實的面試與工作場景，實際演練，在演練中讓畢業生了解自身存在的不足，加以分析，給出針對性的指導。比如，根據學生專業的不同，設置不同的場景，像是營銷專業，可以把班級內的學生分成數個小組，模擬營銷活動，解決營銷活動中的各項問題；或是經濟與會計專業，需要培養畢業生的洞察力，提高人際溝通的能力。

這一方式對畢業生就業的影響是：它可以鍛煉學生意志力，健全自己的人格，對工作有客觀的認識和理解，與市場變化接軌，行成正確的價值觀和正確的職業心理。

（三）普及就業政策和法律服務

高校的檔案管理人員需要根據畢業生與企業簽署的勞動就業檔案，為畢業生就業提供服務。

校內就業指導教師可以在課上把勞動法的相關內容做成PPT的形式，用多媒體展示出來，通過這一方式，可以讓畢業生了解就業政策的相關內容，以及與就業有關的法律法規，可以用法律保護自己的權益，此外，高校還可以把這些內容做成宣傳畫冊，發布到校內論壇或微信公眾號上，借助網絡的優勢向外普及。另外，高校可以根據合作企業發出的信息，在畢業生檔案中找出與之相符的學生，讓其參與企業面試，為畢業生就業提供機會，而這一方式也可以讓高校和社會機構建立聯系，共享信息資源，為畢業生解決就業困難。

它增加了畢業生就業的機會，能夠讓畢業生用法律武器維護自己的利益，按照自身的選擇，擴大了就業信息來源的渠道。

（四） 管理機制的創新

隨著社會的發展，我們已經進入大數據時代，需要高校創新管理機制，提供檔案管理的水平與工作效率，深度挖掘檔案信息，發揮檔案的作用，實現創新，同時，也要明確畢業生畢業后檔案的最終歸屬，讓畢業生順利找到自己的檔案。

另外，大數據時代還要求高校建立檔案數據數據庫，由紙質檔案變為電子檔案，快速查閱、閱覽、向外傳遞，成為企業與畢業生溝通的橋梁，增加畢業生就業的概率。

實現管理機制的創新，可以完善畢業生檔案工作中的不足，提高管理的效率，讓高校畢業生檔案管理切實為畢業生就業提供服務。

三、探索與反思

根據上述內容，要求高校畢業生檔案管理必須符合社會發展的要求、符合企業提出的要求，根據高校的實際管理情況，以及校內專業的設置，為畢業生就業提供服務。

首先，符合社會的要求是指，高校要做好檔案管理工作，把為畢業生就業服務作為最終目標，給畢業生正確的引導，規范其行為，不要做出違背社會規范的行為，保持積極的就業心態。其次，符合企業提出的要求是說，高校的檔案管理工作必須根據市場也就是企業對人才的需求，創新培養人才的方式，隨著企業需求的改變適當調整。再次，高校幫助畢業生就業時，需要考慮畢業生個人的愿望，盡量滿足畢業生的要求。最后，每個高校專業的設置都有不同的側重點，高校可以根據不同專業畢業生對工作的要求，篩選出與專業相符的工作，及時給畢業生就業指導，以免出現違法亂紀的行為。

四、結語

總而言之，建立高校畢業生檔案管理系統為就業服務，是高校提高就業率的主要方式這一，因此，要充分認識到自身畢業生檔案管理工作中的不足，建立高校畢業生檔案管理系統，切實為畢業生就業提供服務，讓就業指導工作符合社會發展、企業提出的要求。

參考文獻：

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[3]楊艷.圍繞就業服務的高校檔案管理實踐探討[J].寶雞文理學院學報（社會科學版），2015，（01）.

（作者簡介：龍環，學歷：本科，職稱：檔案館員，單位：昭通市人才服務中心。）