檔案管理的信息化建設與發展趨向之探索

譚遠新

摘要：隨著社會科技水平的迅猛發展，我國的檔案信息化管理工作也取得了進步，并逐漸形成了新的一種管理模式，筆者認為檔案管理若想將供需要求實現，就必須跟隨時代變化的腳步而發生改變，只有這樣才能夠更好的將檔案信息的管理、收集、服務效率以及歸納等目標實現。因而，文章將圍繞信息化檔案管理建設工作進行分析，并將未來的發展趨勢闡述出來。

關鍵詞：檔案管理 信息化建設 發展趨勢

一、何謂信息化檔案管理

信息化檔案建設工作主要是指在現代化信息技術的利用之下，通過網絡、計算機等作用將高科技手段應用在檔案管理之中，其能夠有效地對信息進行管理、搜集和保存，并將一種現代化的檔案管理模式提供給人們。信息化檔案管理的建設工作是隨著時代的發展而衍生出來的，其主要是將傳統實體的管理模式替換成利用數字化信息的管理形式，因而其操作的基礎的依據是實體的檔案信息。在信息化檔案管理手段的應用下，能夠在檔案信息中將共享化、數字化、信息管理一體化以及網絡化等體現出來。

二、存在于檔案信息化建設中的弊端

（一）數據的異構性

在接收處理檔案信息的過程之中，由于各個單位或部門在計算機網絡的利用下所轉送的資料數據有異構性存在，因而有很多所接收的檔案資料會有差異性在不同的數據結構、數據來源、特殊文件以及文件屬性中存在，這樣就形成了復雜性的檔案信息結構，自然會在一定程度上將工作人員檔案信息處理和接收工作的難度增大，最終無法使信息化檔案建設工作的順利進行獲得保證。

（二）較高的分散性

在搜集檔案信息的過程中，難免有一個信息多次出現在檔案館中，針對于這一現象具體分析原因，主要是因為共同主題的信息是由不同的部門或單位所擁有，如：財務報表包括在政府財務部門日常的工作內容當中，而稅務局也有財務報表的內容，其他的一些單位也涉及到了財務報表，那么在電子網絡的利用下將信息接收，就難免會有信息重復并且較高分散性的情況出現，針對于這樣的現象，檔案館想要將可共享的信息篩選出來共人們使用，那就需要耗費大量的人力和物力，顯然工作難度和任務量都會增大。

（三）管理的滯后性

先進的檔案信息化建設主要在于對電子科學技術水平的利用，以數字化的方式對檔案資料信息進行管理，在計算機技術的利用下通過查找目錄能夠迅速將相關的資料信息管理和存儲起來，便于日后使用。然而，若想將信息化檔案管理實現的關鍵在于健全的管理體制，其重視的管理人員管理責任心的具備。現階段有一種現象存在于管理工作之中，有很多的檔案資料難以及時有效的歸檔保存并且提供使用，甚至有的資料超過的十年之久依然沒有存檔，顯然使人們對于檔案信息的使用效率受到了嚴重影響。

三、建設的策略分析

（一）歸檔管理效率的提高

在將各種資料信息接收以后，檔案館的管理人員需要根據不同的信息類型和方式，在計算機技術的利用下通過數字化的手段對相關內容進行轉化，其中包含了紙質信息所形成的電子信息，將錄音或照片以及錄像等信息在計算機的利用下轉化成可用的信息，隨后強化對各種信息不同的使用價值歸檔、鑒定以及分類方式，以此將有價值的信息甄別出來，從而使信息的完整性、真實性、可使用性以及有效性等得到保證。

（二）管理人員職業素養的提高

在信息化手段的利用下進行檔案管理建設，首先要求相關的管理人員必須具備一定的計算機應用技能，然而筆者從實際的工作情況中看出，現階段還有一部分的工作人員對于計算機技術的掌握少之甚少，甚至有的人基本不會，針對這樣的情況，我們需要定期對檔案館中的工作人員進行專業的職能培訓和計算機應用技術教育，以此來將他們的職業素養提高，并且在獎懲制度和考核制度的適當采取下，能夠將工作人員自主學習的積極性激發出來，從而有助于工作效率的提升。

（三）檔案信息共享目標的實現

若想將信息化檔案管理水平的應用效率提高，就需要對傳統的服務態度額管理模式進行轉變，以現代化的思想來替換原有的陳舊思想，通過主動服務意識和反應能力的加強，有助于將現代化的檔案信息管理目標實現。

四、未來發展的趨勢分析

檔案的信息化管理，就是指將現代化的信息技術全面的應用到檔案信息的管理工作中，便于對檔案信息資源的管理和存儲提供相應的服務。簡單來講，就是將動態的管理模式用來替換原有的靜態信息管理技術，該種轉化的手段并不局限于形式之中，而是會從根本上將轉變的效果達到，因而人們在很多的方面已經離不開現代化信息技術的作用了。

檔案管理工作在新信息技術的影響下能夠取得新的飛躍和發展，其有利于將信息管理同其他行業之間的差距縮小，其能夠為國家信息化檔案管理建設工作的目標提供有效性指導。從信息化檔案管理工作改革的整體上分析，總的方向是圍繞著信息化發展進行的，其核心的內容就是在網絡技術和電子計算機技術的利用下，有秩序的編輯和管理各類信息，以便其能夠將檢索、存儲的目的達到，從而將共享性的檔案資源管理目標實現，最終使整個的檔案管理工作效率得到提高。

五、總結

綜上所述，信息化建設檔案管理工作是時代發展的必然趨勢，是社會進步的重要體現，在現代化計算機技術的利用下，傳統的檔案管理工作換了“新顏”，不但有著規范化、標準化的管理制度，還將一批具備高素質、高技能的管理人員培養了出來，不斷使管理秩序得到了規范，不斷實現了現代化的管理目標，為我國的檔案管理工作創造了新的發展局面。

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