以“活動”為中心的企業(yè)秘書會務課程設計構想

摘要：“辦會”是秘書的核心工作，會務課程是秘書專業(yè)的核心課程。本門課程不僅要求學生掌握會前、會中、會后的工作，還要求學生有較高的綜合素養(yǎng)。但目前該課程的開設多數(shù)是基于流程的簡單片段式的項目構成，缺乏融會貫通，因此，本文提出了以“活動”為中心的秘書會務課程設計構想。文章首先結合《秘書國家職業(yè)標準》解讀了秘書會務課程開設的目的和意義，總結了當前會務課程開設的情況，提出了“活動”教學的概念、種類、選擇，重點論述了“活動”貫通課程的方式和實施，最后還提出對“活動”教學的思考。

關鍵詞：會議；活動；辦活動；企業(yè)；秘書；會務課程

C931.46-4

會議是國家機關、企事業(yè)單位常采用的有組織、有領導地聚集起來商議事項、交流和協(xié)商問題的活動，是解決各種問題的有效方式。因此，會務工作成了秘書辦公室工作的核心內(nèi)容。《秘書國家職業(yè)標準》對各個等級秘書的會務工作都提出了明確的要求，并將“辦會”列入秘書技能考核的核心，各大職業(yè)院校文秘專業(yè)也都將會務課程納入專業(yè)核心課程。

一、 秘書會務課程開設的目的和意義

秘書會務課程的開設主要是為了讓學生熟悉會議的基本流程，掌握會前籌備、會中服務和會議善后工作，中級的秘書，要求能夠協(xié)助完成會務的組織和策劃。《標準》對各個等級秘書的會務工作的要求是從會前、會中、會后進行規(guī)定的，這樣一來，會務課程表面上看只需要基于工作過程的簡單操作。但其實在一場會議當中，除了辦會的技能，還需要掌握禮儀、辦公事務管理、檔案管理、文書寫作等多方面的知識，所以說，秘書會務課程是一門綜合性較強的學科。同時，一場會議，往往不只是單純的開會，還包括在會議中的各種活動。因此基于秘書工作對會務工作的全面了解以及秘書職業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，往往都要求學生能夠了解會務工作的全過程，甚至能夠獨立承擔會務的組織和策劃工作。

二、 當前秘書會務課程開設情況

就目前而言，大多數(shù)院校的秘書會務課程的開設還是基于流程的，即使是項目化教學，也是基于過程的項目，也就是說，會議過程結束，會務課程就結束了。我們不否定這種課程設置的合理性，但僅僅于此，學生便不能對會務工作進行全局的把控。為彌補傳統(tǒng)會務課程開設的缺陷，基于秘書辦會技能是一項綜合的藝術，辦會不再是辦會，而是“辦活動”，因此，本文提出了以“活動”為中心的會務課程設計構想。

三、 以“活動”為中心的會務課程設計構想

1.“活動”的含義及種類

活動是指為了某種目的而展開的動作總和。從會議的定義中提取出的主干是“會議是活動”，那么會議是怎樣一種活動呢？是一種有組織，有目的的活動，如果針對企業(yè)，即我們所說的商務活動。商務活動是指企業(yè)為實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營目的而從事的各類有關資源、知識、信息交易等活動的總稱，也就是說企業(yè)秘書面對的活動主要是商務活動。企業(yè)商務活動的種類很多，如下圖所示：

2.“活動”的選擇

在玲瑯滿目的活動面前，針對企業(yè)秘書辦會能力提升的目的，在有限的課堂范圍內(nèi)，我們應該如何選擇呢？

對于不同企業(yè)的秘書，對其辦會能力的要求是不一樣的，所以我們可以按照大、中、小企業(yè)秘書的不同要求進行項目的設計。據(jù)計算機信息技術網(wǎng)統(tǒng)計，目前中國的中小企業(yè)近2600萬家，占全國企業(yè)總數(shù)的97%，因此，這些項目活動的選擇又應以中小企業(yè)為主。這些活動包括行政辦公例會、座談會、年會、新聞發(fā)布會等，較為復雜的活動可以設置不同的任務，如年會可以設置慶典、總結表彰、商務宴請、商務旅行等任務；新聞發(fā)布會可以設置危機突發(fā)事件處理、新產(chǎn)品發(fā)布等。我們可以按照難易程度，進行遞進式的練習。

3.“活動”貫通課程的方式和實施

會務課程的“活動”教學不再是片段式的教學，而是將整場會議的各種安排整合在一起，形成完整的活動，而將各個活動貫通于整個課程中。在實施上，大致可以按照企業(yè)模式來操作。

（1） 成立企業(yè)

首先是將學生分為幾個小組，人數(shù)上可以是6人左右，這個人數(shù)剛好可以成立為一個企業(yè)的核心部門，每一個部門各司其職。他們成立成為一個公司，然后定下各自公司的名稱、性質(zhì)、規(guī)模，每位成員根據(jù)個人所長，以辦會工作的需求，擔任不同的職務，負責不同的工作。

（2） 選定項目

項目的選定有大的前提，由教師進行規(guī)定，但這種規(guī)定是比較寬泛的，優(yōu)點在于各個“企業(yè)”在操作的時候有充分的發(fā)揮空間。上課只需提要求，其他任由學生自我創(chuàng)新，每個“企業(yè)”可以呈現(xiàn)不同的風采，我們的任務內(nèi)容要求如下表。

（3） 項目的實施

本著以學生為中心的教育理念，項目的實施過程是完全交由學生完成的，教師只是起輔助作用，其過程大致是：

首先，小組對項目進行分析，從理論層面理清楚這個項目的含義、特點、一般流程、注意事項，以及與其他類型會議的區(qū)別，最后形成一個PPT進行匯報，教師再加以更正和補充，這樣就避免了教師講授的枯燥。且每個小組自主學習，結合各自企業(yè)的實際情況講解，增添了其學習的積極性和講解的趣味性。

第二，每個小組結合任務要求，擬寫出策劃方案。每個小組需要自主學習會議策劃方案的寫作方法，根據(jù)會前、會中、會后的工作過程把整個流程寫清楚。這一部分任務的完成，要求學生能夠熟悉辦會的流程，把握時間安排、人員安排、餐飲住宿安排、車輛調(diào)配、接待、會場布置、會議現(xiàn)場服務等繁雜的工作，總體要求必須具備可操作性。

第三，講解策劃方案內(nèi)容，將策劃方案的內(nèi)容付諸實踐，先進行小組練習，再進行展示。

第四，針對知識講解、方案、演練進行評價，提出改進意見。

（4） 項目的評價

項目的評價主要從策劃方案的完整性和可操作性、任務演練的完整有序性和創(chuàng)新性、成果匯報的清晰性和思維縝密性、分工的明確性和團隊合作的緊密性幾個方面進行評價。評價的方式主要采取學生自評、學生互評、教師評價三個方面，比例為2：3：5。考核特點在于情景模擬，突出過程；小組實踐，團隊協(xié)作；全員參與，自主評價。

4.“活動”教學的優(yōu)勢

“活動”教學將整個過程融會貫通，讓學生對會務活動有較為整體的了解，解決了僅以過程為中心的課程設計單一的缺陷。“活動”教學對學生的綜合素養(yǎng)提升有較為明顯的作用，與培養(yǎng)綜合型人才的目標相契合。同時，“活動”教學提高了學生的參與度，增強了其動手能力，真正做到讓學生思考、讓學生說、讓學生寫、讓學生做、讓學生評，符合以學生為中心的教育理念。

四、 關于“活動”教學的思考

秘書會務課程中采用“活動”教學具有連貫性，但也把所有的實踐教學集中在了教室、實訓室。關于承接校內(nèi)各種會議和活動，也是可以選擇的，但是學生的全員參與性受到了限制。如果選擇校企合作單位實踐，一般也只是觀摩，只能作為階段性的學習，無法全程參與其中。畢竟，秘書辦會也不可能像技術型專業(yè)開展“校中廠”或者師徒制。所以，如何將秘書會務課程的“活動”教學開展的接地氣，開展的更加符合企業(yè)的要求確實是一個難題。

參考文獻

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作者簡介：

李良勇（1983-）女，四川瀘州人，碩士研究生。主要研究方向：中國古代文學、社會文化