招標檔案管理規范化的有效性探究

文/泰安市中醫醫院招標辦 楊凱

醫院在發展過程中的設備購買通常都是招標采購的方式。在這個過程中，會產生諸多的檔案資料，包括預算報告和資金審批以及采購計劃，招標文件和投標文件以及評估報告，更有評分表和匯總表以及中標通知書和采購合同以及簽到表確認表等多個種類的資料。這些資料對于醫院的發展產生巨大的影響。因此，在醫院發展的過程中，要對這些資料進行管理。但是在管理的過程中，存在制度和人員素質及管理水平等多方面的問題，使得招標檔案的管理效果處于不理想的狀態。所以，為保障管理的效果，就要對招標檔案管理規范化進行有效分析，為醫院的發展保駕護航。

一、招標檔案管理規范化的價值

（一）有利于實現資源共享。伴隨著我國醫療衛生機構發展規模的逐步擴大，管理人員開始認識到加強招標檔案規范化管理的重要性，因為醫院本身就是市場經濟體系中發展的重要組成部分，其檔案管理水平的高低也關乎其經濟利潤的高低，所以作為管理者需要予以重視。而加強檔案規范化管理的重要性，主要體現在以下幾點：1.有利于實現資源共享，因為醫院內部包含具有較高價值的數據信息，而這些數據本身就屬于國家所有，所以作為一名合格的工作人員更加需要采取有效方法來加強管理，從而確保整個招標檔案管理處于規范化的狀態。最重要的目的也是為了確保內部重要數據信息處于一個完整狀態；2.醫院內部檔案資料本身就是醫學財富的一種體現，所以相關工作人員更需要主動參與到招標檔案管理工作中，并運用現代技術手段輔助管理，以便提高整體管理工作質量和效率。

（二）提高醫院醫療服務水平。招標檔案管理作為醫療衛生行業經濟活動中的重要組成部分，管理層人員應更加注重管理，以便于確保企業朝著規范化方向發展。首先，招標檔案管理水平的高低，從側面體現著醫院的綜合實力以及醫療服務水平，所以更加需要采取有效策略加大招標檔案管理力度，為醫院蓬勃穩定發展創造良好的條件。隨著現代生活節奏的加快，對醫療機構的需求量也變得越來越大，所以我們更加需要確保內部檔案數據信息的真實性與完整性，進而為后續疾病治療積攢更多的經驗。其次，加強招標檔案管理，能夠為相關醫護人員工作提供數據上的支持，為廣大患者提供更加優質且全面的診療服務，這對于后續招標檔案管理發展十分重要。

（三）促進醫院可持續發展。時代在不斷發展，醫院招標檔案管理工作難度系數逐步得到提高。為了保障檔案管理工作的時效性，相應工作人員應樹立正確的檔案管理意識，只有確保檔案管理工作處于規范化狀態，才能夠為醫院可持續發展奠定夯實的基礎。特別是在當前社會背景之下更為重要，我們必須要提高自身各方面管理水平。而招標檔案管理本身也是經濟活動中的一個基礎工作，管理人員更加需要加大管理力度，進一步保障檔案管理工作處于井然有序的狀態。此外，招標檔案信息是醫院內部重要的財富，所以相關工作人員更加需要做好本職工作，只有提高自身責任心并樹立正確的管理理念，才能夠為后續工作提供理論支持。

二、招標檔案管理規范化過程中遇到的問題

（一）制度沒有落實。在醫院發展的過程中，招標檔案管理的制度經常處于不完善的狀態，導致各部門對醫院招標檔案管理工作忽視和輕視。而規范化的檔案管理制度可以減少人員流動對管理工作的影響，同時還可以明確工作人員的職責，進而提高檔案管理的效果。在醫院的招標檔案的管理過程中，雖然對檔案的歸檔時間和準確性以及完整性有著明確的要求，然而在實際的開展過程中，這些制度并沒有落實，在檔案管理工作中的主要表現為不及時歸檔和不按目錄歸檔等問題。最終導致檔案收集整理工作的工作效率降低，不利于醫院的發展。因此，在對招標檔案進行管理的過程中，要重視制度的落實工作，以此為招標檔案管理工作質量的提升奠定基礎。

（二）檔案歸檔過程中的問題。在醫院檔案管理工作開展的時候，經常會在歸檔過程中出現資料不全、內容造假以及不科學分類及不按時歸檔等情況。因為資料內容的完整性和準確性是屬于檔案的基本屬性，也是采購活動合法合理的體現依據，是對采購人員進行監督的一種手段，可以保障工作人員處于履職和廉潔以及自律的狀態。因此，在檔案收集的過程中，要嚴格按照管理規定和相應的歸檔目錄等方面的內容進行，在遇到以下情況的時候，一定不能入檔。1.資料不全的檔案，一定要堅持不入檔和及時補充的原則。2.資料缺乏原件和簽字以及有涂改或者類似造假內容的檔案不予入檔。在檔案收集的過程中，工作人員要嚴格按照要求進行整理和科學分類以及合理排序等工作，為后續的查閱奠定基礎。并且在面對不及時交付檔案的人員，要及時處理，并給出相應的處理意見，因為這是影響檔案管理工作效率和質量的一個主要問題。

（三）管理人員的素質不高。從實際要求的角度看待檔案管理工作的時候，要求其中的工作人員要熟悉招標采購的制度和流程以及規范。因為在工作人員進行工作的時候，需要有嚴格的崗前培訓，在這個過程中，要求工作人員熟悉相關的信息設備操作，同時培養工作人員的管理意識。但是在實際的招標檔案管理過程中，卻存在專業管理人員缺失的現象，其中大部分的工作人員是通過轉崗的方式過來的，存在技術水平不高和不熟悉管理制度以及用個人意志去進行檔案的管理工作等問題，致使檔案管理工作出現不規范和不科學的現象，進而使得管理工作失去意義。同時管理人員還是管理制度得以落實的主體，其中管理人員的職業精神和態度以及工作方式對檔案管理工作的質量起到直接的影響。因此，在醫院發展的過程中，要重視管理人員的崗前培訓工作，使得管理人員可以具備相應的能力，以此為檔案管理工作的質量提供保障。

（四）檔案管理的水平不高。現如今，我國醫院在發展的過程中，雖然醫療服務水平得到顯著提高，但是其招標檔案管理的水平卻不高，在管理工作進行的過程中，存在諸多的問題，主要有以下幾方面：1.檔案室的空間有限，不能滿足日益增多的檔案資料，導致檔案管理工作的分類工作無法進行。2.檔案架和檔案柜陳舊老化，擺放檔案的數量較少，進而使得管理工作的效率受到極大影響，最終對資料整理和查閱以及分類等工作的開展造成嚴重的阻礙。3.信息化設備缺失，與現如今檔案管理電子化和規范化的發展理念相悖，進而影響醫院自動化辦公系統的應用，最終導致檔案資料管理不能轉化為數字化和網絡化。在這些硬件建設問題的影響下，致使醫院檔案管理工作的質量和效果出現問題，不利于醫院的進一步發展。

三、加強招標檔案管理規范化的措施

（一）構建和完善規范化的管理制度。要想保證招標檔案管理規范化的效果，那么在醫院發展的過程中，就要構建和完善規范化的管理制度，因此要做到以下幾方面：1.入檔和建檔以及存檔，還有查閱的時候，要進行細致化的要求，在這個過程中，尤其要求入檔資料要保持完整和準確以及及時等特點。2.要對建檔進行分類。3.有序存檔。4.查閱時，要經過審批，落實相關的手續，保障查閱工作的合理性。5.在建立制度的時候，要對工作人員的職責進行明確，避免因為人員流動和專業水平以及經驗有限而導致出現不良的工作效果。通過以上措施的實行，使得醫院招標檔案管理工作的效果得到保障，進而促使管理工作逐漸向著規范化的方向發展。

（二）制定合理的檔案歸類標準。醫院在發展的過程中，需要進行多個方面設備的采購，這就導致醫院設備采購活動具備涉及面廣和資料較多等特點。所以在對醫院招標檔案進行管理的時候，要以便于管理以及日常查閱為主要目的。在這個目的的要求下，要重視分類歸檔工作的開展，按照科學分類的原則，對檔案進行劃分，然后按照順序去整理資料，最后編制檔案號，建立目錄，進行歸檔工作。只有做好這方面的工作，才能保障檔案資料處于清晰明了的狀態，可以更好地進行管理以及查閱，這是檔案管理工作規范化和有效性提升的一個重要措施。

（三）推動檔案管理向著信息化發展。在面對檔案管理工作的時候，提出“采購文件，可以電子檔案的方式進行保存”。在這個政策的要求下，醫院招標檔案管理工作在開展的過程中，就要向著信息化的方向發展。但是信息化的發展并不是簡單利用計算機和電子表對檔案進行管理，而是要滿足不用終端可以進行實時查詢以及不同用戶的訪問權限不同，同時還可以對數據進行統計和分析的管理過程，這才是信息化管理。現如今醫院在發展的過程中，設備采購的資料不斷增多，這就可以使用信息化管理方式。通過這樣的方式，既可以提升管理工作的效率和質量，還可以有效節省資料查詢時間，為相關人員工作效率的提升奠定基礎。

（四）提高檔案管理人員的素質。要想保障招標檔案管理的規范化效果得到保障，那么在醫院發展的過程中，就要提高檔案管理工作人員的素質。因此就要做到以下幾方面：1.使用規范化的管理制度。在這個過程中重點管理工作人員的不作為和不積極工作的問題，以此保障檔案管理工作的準確性。2.要明確檔案管理工作人員的工作職責，引導其樹立相應的職責意識，這就要求管理人員在以嚴謹認真和客觀公正的態度去面對工作，主動發現工作中存在的不準確和不完整的地方，進行及時的改正。3.要以崗前培訓工作和業務交流培訓會的方式，去提高工作人員的素質和工作能力，彌補不足之處，使其可以更好地進行檔案管理工作。通過以上措施的實行，使得檔案管理工作人員的素質得到顯著提高，進而更好地保障招標檔案管理向著規范化的方向發展。

四、結語

通過本文的分析可知招標檔案管理規范化的重要作用，不但可以保障醫院工作的正常進行，還可以保障檔案管理水平的顯著提升。因此，在國家發展和重視醫院設備購買工作的過程中，就要對招標檔案管理規范化過程中的問題和原因進行分析，并以此為依據，制定相應的措施。通過這樣的方式，提高領導人員對檔案管理的重視程度，促使檔案管理工作人員的素質顯著提升，進而使得醫院檔案管理工作效率顯著提高，為醫院的發展提供助力。最終借助這些措施的實施，使得招標檔案管理規范化的有效性目標得以實現，提高醫院的救治水平，為國民的身體健康和生命安全提供保障，助力我國社會的建設和發展。