高校圖書館智能化系統運維管理策略探索

文/河南理工大學圖書館 李華群

為了保障信息化服務穩定高效地進行，智能化設備和系統的運維工作尤為重要。一些大型的圖書館可能擁有眾多的服務器、需要專業的網絡工程師、系統工程師、軟件工程師才能保障正常的運營，而且還涉及與廠商之間溝通協調的事宜，僅有的技術人力情況不足以承擔這么復雜的專業工作，技術運維外包可以解決館內技術不足的問題，是一種借助外界的技術力量來進行運維管理。但目前運維外包還存在費用、安全保密、外包服務質量等問題，所以在整個運維外包體系還不成熟的情況下，各地高校圖書館特別是小型圖書館還需要充分利用館內技術人員的力量從運維管理制度制定、監控系統建立、設備管理分類和人員分級培訓方面著手，來加強設備運維管理水平和提高運維能力。

一、高校圖書館智能化系統運維管理重要性

（一）有利于圖書館信息資源服務水平的提高。各地高校圖書館在智慧化建設進程中，都引進了智能化硬件設備和相應的軟件系統，如RFID智能管理系統、自助借還機、24小時自助還書機、預約書柜、移動式盤點車、預約座位機、研討間、云桌面多媒體教室、視聽室、自助打印機及智慧化業務管理系統、大數據平臺系統等。這一系列智能化設備及系統首次在高校圖書館中應用，如自助借還圖書、自助預約座位、自助預約研討間、自助多媒體學習、自助打印等，不僅給讀者帶來全新的自助服務的體驗，提高圖書館信息資源服務水平，豐富了圖書館的服務內容和服務形式。但是一切的管理和服務都建立在設備運行通暢和系統運行正常的情況下，若設備一旦出現故障或系統宕機，所有的服務被迫暫停，將嚴重影響著讀者對圖書館信息資源的利用，也降低了圖書館信息資源服務的水平。所以對自動化設備的日常運維管理顯得尤為重要，保障了設備正常運行的同時，才能保證資源的信息化服務。

（二）有利于提高圖書館管理效率。智能化設備的引入給圖書館本身的管理帶來了全新的改變，由傳統的手動借還模式和盤點的工作方式，改為讀者自助借還和圖書智能掃描式盤點和上架，借助智能化設備和系統的先進技術，圖書的借還和盤點依靠智能化設備操作簡單高效。每個圖書安裝RFID芯片，自動定位所在層架位置，方便讀者自主尋找借閱書籍，為實現讀者自主借還提供了可靠的技術保障，圖書館工作人員不用再費時費力地進行人工性的重復借還。另配掃描槍、盤點軟件，為圖書館圖書理架提供簡單快捷的方式，掃描圖書自動判別圖書錯架、在架等情況。一方面，免除了由人工操作失誤造成的一系列困擾問題，人工操作不僅影響了圖書盤點的效率，還影響了圖書排架的正確率；另一方面，也可以釋放出更多的館內人員，重新優化人員配置，為圖書館提供更高層次的知識服務和學科服務，配置更多的儲備人才，提高了圖書館業務管理的效率和水平。

（三）有利于保障數字資源利用。數字資源是圖書館中最重要的文獻資源之一，由于互聯網技術的發展，通過網絡獲取電子資源成為讀者最常用的一種技術手段，確保數字資源訪問路徑和網絡正常，是圖書館信息資源維護中最重要的工作之一。目前高校為豐富館內數字資源，除購買的中文、外文數據庫外，大多有自己館內的特色資源庫和機構庫資源，需要建立圖書館自己的服務器來存儲原始數據。服務器是承載大量數字資源的計算機，具有存儲數據、響應服務、保障服務的能力，加強運維管理只有確保服務器正常運行，其功能才能正常發揮，才能有效地保障數字資源的正常訪問和利用。

二、高校圖書館智能化系統運維管理現狀

（一）人員技能不足，運維不及時。智能化設備和系統的引入，需要具有相應專業的人員才能進行維護。目前圖書館人員大多習慣了以前的手工作業方式，技能也僅僅停留在手工處理上，人員技能嚴重不足。一方面，由于工作人員缺乏積極向上的學習意識和心態，不愿意接受新的知識和技能，從學習態度上有懈怠、懶惰的情緒；另一方面，本身對計算機和信息化設備基本知識嚴重缺乏，對智能化設備和系統操作不太熟悉，沒有相關的工作經驗。另外，缺乏對工作人員的專業和針對性的培訓，對設備運行原理和維護技巧一無所知，運維時有心無力，沒有相關的專業技能和經驗。遇到設備異常和設備的運維管理問題，往往無從下手，只能求助廠商，而廠商只是遠程指導和幫助分析，有時因各種原因往往回復不及時，延長了設備異常處理的時長，直接影響了讀者享受自助化服務的體驗。

（二）設備種類繁多，人力配備不足。順應圖書館智慧化建設的潮流，為了滿足讀者對智慧化圖書館的需求，各地高校圖書館紛紛進行了智能化設備和系統的增設，所增加的設備和相應配套的軟件系統較多，如自助借還設備、安全智能門禁、移動式盤點車、多媒體教室、云桌面設備、自助打印機、研討間、預約座位系統、大數據系統、服務器等諸多自動化設備和系統。每個設備功能和運行原理不一樣，需要依照設備大致功能合理分配專人來進行運維管理，明確工作分工和職責，這樣既能使得設備得到專業化的運維管理，也保證智能化設備的正常有序運行。但是由于館內人員不足，沒有太多有相關專業背景的人才，在設備運維人員配備上更顯不足，設備出了故障，往往分身乏術，僅依靠個別的技能人員，不能及時對故障設備進行維護，直接影響著設備運維管理的效率和使用。

（三）管理制度缺乏，維護效率低下。因正值各高校圖書館順應時勢進行信息化建設的時機，大多數高校圖書館精力主要放在信息化建設方面，而且因一次性投入資金的限制，往往信息化建設分批進行，持續時間長，導致較少精力放在設備運維管理方面，對設備運維方面明顯的關注度還不夠，相應的管理制度還未建立或者還不完善，未能從頂層設計上強加對設備的管理，僅僅是勉強利用現有的制度和人力在維持著設備的正常運行。管理制度就是明確崗位職責、細化工作細則、規范管理辦法等一系列規范內容，制度的缺乏勢必會影響設備運維管理的進度和效果，所以從長效保障機制來看，設備管理相關運維制度一定要進行制定和規范，特別是在跨部門合作溝通或和廠商之間溝通時，沒有相應的制度來管理和約束，往往出現工作職責不明確、工作內容相互推諉、工作積極性不高等情況，不利于工作的順序展開和進行，從而嚴重影響設備運維管理的效率。

三、高校圖書館智能化系統運維管理策略

（一）管理制度制定，落實細節。保障設備高效運行，從頂層設計上制定相應的管理制度和明確運維工作職責是首要任務。管理制度的制定包括，采購合同里對廠商售后服務的具體要求和圖書館館內設備運維管理相關制度。在信息化建設前期因館內人員技術水平的限制，設備相關技術運維大多數需要依靠廠商技術力量來解決，在采購合同里需制定對廠商有約束力的售后條款，這樣才能獲得足夠多的廠商技術力量支持，既可以保障建設初期的設備平穩運行，也可以保障對館內工作人員技能培訓工作的順利展開。在日常設備運行中，館內的管理制度必不可少，如各運維人員對每個設備要明確具體運維工作職責，要清楚具體了解工作內容和相關負責的設備明細，還有設備運維的工作細則說明，包括日常巡檢安排、設備各部門分工情況、設備維護記錄表、用戶反饋、設備運行統計等相關工作進行具體說明和規范。只有將管理制度落實，各部門工作才能依照制度有序地參照執行，這樣才能保障設備運維工作平穩有序進行，而不是遇到問題時慌亂而緊急找廠商求救。另外，在制定完成初步管理制度后要結合各館的實際情況經過幾次小組討論和領導審查，只有符合本館實情且細致全面的管理制度才能真正地來保障設備穩定運行，以此來提高設備的使用率、提升讀者使用設備的滿意度和提升讀者對圖書館服務水平的認可度。

（二）監控系統建立，統一管理。如何及時發現異常設備并及時處理，是設備運維人員提升自己工作能力的一個重要方面。目前大多設備都可以實現后臺自我監控設備是否正常、異常或者下線的功能。但是對于圖書館來說，需要高效地管理所有的智能化設備、監測所有智能化設備的運行情況，以便及時發現異常設備，才能提高我們的運維管理效率。那就需要建立一套大數據監控展示系統，所有智能化設備與之進行對接，畫面可以展示所有設備運行情況，統一進行管理。將設備運行情況分顏色進行管理，若運行正常顯示綠色，運行故障顯示黃色，設備已停止運行則顯示紅色，并設置語音報警，實時監控所有設備的運行狀態，若出現異常黃色或紅色，則自動報警提醒。為了保證隨時隨地可收到監控提醒，可與微信小程序或郵箱對接，與個人微信或郵箱進行關聯，報警信息也可通過微信或郵箱發送，增加異常信息獲取的渠道，使得運維人員不在監控現場也可及時收到信息，加快設備運維的速度。監控系統里還需添加設備運行日志和數據統計模塊，可以依照時間選定統計設備異常的次數，對其進行分析，對于出現異常較多的設備，要深入挖掘其根本原因，聯系廠商徹底解決，以減少設備出現的故障率。監控系統的建立不僅可以監控設備運行的狀況，更可以通過設備運行狀況去發現設備運行質量問題，徹底找出設備異常原因并解決，減少設備運維出現問題的概率，提高設備使用的可靠性。

（三）分類管理維護，發揮所長。智能化系統是由智能化設備、軟件系統、服務器所構成。依照三大組成部分，可以實施分類管理，分成設備硬件運維、軟件運維和服務器網絡安全運維。每類的技術側重點不一，所需要的專業知識點有不同，硬件運維主要側重設備無法正常運行最基本的排查，如電源是否接觸良好、網線是否連接好、工控機是否運行正常等方面的硬件問題，這個需要基礎的計算機方面知識和設備基本知識；軟件運維主要側重設備正常運行但是系統數據運行紊亂或出錯的情況，如數據同步或缺失存在問題造成個別學生無法享受預約座位、研討間或借還書等服務，需要熟悉數據庫基本原理、信息系統基本知識；服務器運維主要側重電腦系統、系統漏洞或網絡安全等方面的維護，確保服務器正常運行才能保證設備系統正常運轉，涉及計算機網絡、數據安全、網絡安全基本技術等方面的知識。不同的技術需要不同專業的技能人員，對設備進行分類管理，不僅可以使得人員配置科學合理化，讓每個員工發揮所長，也可以使得設備運維得到專業人員的保障，保證設備運維服務的質量。

（四）人員分級培訓，各盡所能。智能化設備架設主要是廠商負責完成，后期設備的運維完全依靠館內人員，培養館內人員具有設備運維能力是重中之重，是保障智能化設備和系統順暢運行的主要措施。因智能化設備和軟件系統來自不同廠商，設備運維時處理的復雜度各異，對人員專業度要求也不一，對人員的培訓可以實施分級分類的方式進行。首先，選出對信息化知識接受的程度高或具有相關設備經驗背景的人員，將其列為種子培訓人員，進行全面、系統地培訓，包括設備運行工作原理、常見問題分析及解決辦法、系統運行模式等方面的專業性的培訓，以期待遇到問題能依照給出的經驗辦法自我分析解決。其次，選出接受程度一般的人員，依照負責設備劃分，學習負責一部分設備的運維知識和異常處理解決方案，專職專責，如分軟硬件和網絡安全方面等來進行專項培訓。最后，所有與設備相關或接觸的人員都需要掌握簡單異常的處理方法，如網絡未插拔好、死機、網絡連接不上等簡單設備運維方法，遇到問題可以及時處理，以降低設備下線的時間，提高設備使用效率。總體來說，依照技能的難易程度對相應接受能力的工作人員進行分級培訓，既可以使人員配置得到優化，也可以使得人員技能利用最大化。

四、結語

隨著信息化建設的升級和智慧化程度的提高，智能化設備和系統的運維復雜度將會越來越高，不僅要重視建設，更要重視日常維護，才能體現出高校圖書館“讀者第一”的服務理念和日益提高的服務水平。雖然圖書館的設備運維外包服務將成為必然趨勢，但是在這樣特殊的時期，高校圖書館還應擔負起應有的職責，從加大技術開發、培養技術人才、制定管理措施等方面為保障設備運維工作有序進行做出更多的努力。