現代化信息技術在醫院教學檔案管理中的應用研究

文/濟寧醫學院附屬醫院 辛五愛 蔣歆昶

醫院教學檔案是醫院在一定時間內各項教學工作最真實、原始的記錄，也是評價醫院教育教學質量及其管理水平的重要依據。傳統的醫院教學檔案管理以紙質資料的存檔為主，隨著國家對教學質量和效果要求的提高，以及現代化信息技術的迅猛發展，傳統的管理方式已難以滿足新時代的發展需求，現代化信息技術越來越廣泛地應用于醫院教學檔案管理工作中，彰顯出了良好的應用效果。但是，由于多方面因素的影響，現代化信息技術在教學檔案管理中的應用仍然存在一些局限。基于此，本文分析了現代化信息技術在教學檔案管理中的應用，綜述了研究進展，旨在為醫院教學檔案管理提供參考。

一、現代化信息技術在教學檔案管理中的作用與意義

（一）豐富了教學檔案的存儲形式和存儲內容。過去醫院的教學檔案多以紙質資料為主，普遍在完成階段性工作或學期末、年度末進行教學檔案的歸集，其弊端主要在于檔案的存儲形式比較單一、容易遺失、歸集工作量大、需要占用較大的空間。而現代化信息技術具有媒介豐富、形式多樣、存儲量巨大、方便快捷等諸多優點，采用現代化信息技術進行教學檔案管理，顯著增加了教學檔案的存儲形式，如可以使用電子文檔、照片、視頻等形式，極大擴展了教學檔案的存儲內容，可以將海量的教學檔案存儲于少量的物理介質中。

（二）提高了教學檔案的開發利用質量和效率。醫院教學檔案是開展教學活動的重要歷史記錄，具有較強的保存價值，主要包括文檔、圖片、視頻等相關資料，尤其是在長期的教學活動中形成的各類教學檔案，是教學檔案管理工作的主要范疇。在紙質媒介為主的教學檔案管理中，各類教學檔案的采集、開發利用效率低下，部分教師在備課過程中可能放棄使用原本價值較高的檔案資料?，F代化信息技術在教學檔案管理中的應用，不僅豐富了教學檔案的存儲形式，增加了存儲數量，提高了存儲質量，教師、學生和管理人員還可以更加便捷地獲得高質量的教學檔案，保障各種信息資源的有效共享，進而將寶貴的檔案資料運用于教學與科研工作中。如復雜疑難手術的視頻資料，可以通過視頻播放的形式運用于醫學生的臨床見實習教學，這對提高教學檔案的開發利用效果和效率具有促進作用和積極意義。彭芳坪等探討了高校二級學院教學檔案信息化管理，該研究認為教學檔案信息化為教學資源共享提供了環境，為各級各類檢查、考核及評估提供了數據支撐，為數據的開發利用奠定了基礎。

（三）推進了醫院教學模式及其改革的縱深發展。通過醫院教學檔案可以準確反映醫院教學實踐活動全過程，了解不同時期醫院教學的目標、方向、方式、方法、內容以及教學效果，因此醫院教學檔案管理是醫學教學活動的重要參考資料，也是推進醫療教學改革的重要依據。通過對醫院教學檔案的管理進行現代化信息技術革新，不僅能夠有效促進醫院教學工作的發展，也是推動醫學教學改革和創新的迫切需要。趙曼等探討了新時代胸外科學教學檔案的數字化和信息化建設，認為數字化、信息化的胸外科等臨床教學檔案在傳播與存儲方面更方便、快捷，且容量更大，能夠更好地發揮教學檔案在教學工作中的積極作用。

二、現代化信息技術在教學檔案管理中的應用局限

（一）對教學檔案管理信息化的重視程度不夠。目前，即使在教學醫院，也普遍存在重臨床和科研、輕教學的現象。在檔案管理方面，院領導及行政部門人員關注的重點往往是病歷檔案、人事檔案及科研檔案的信息化創建，認為這些才是與醫療服務水平的發展有著直接關聯的，因此教學檔案管理普遍落后于病歷檔案、人事檔案及科研檔案管理的水平。對于醫院教學檔案管理信息化建設，在指導思想方面比較傳統落后，往往只是局限于把教學過程的相關材料收集保存的層面，教學檔案歸集后，基本也就束之高閣，這就嚴重影響了教學檔案管理建設工作的科學化、現代化和網絡化進程，造成教學檔案管理建設工作質量和水平不高。

（二）教學檔案管理體系和制度不完善。教學檔案管理是一項系統性的連續工程，但是多數醫院的教學檔案管理制度和體系不夠完善，甚至沒有明確的檔案管理制度，對檔案整理方式、整理步驟、整理要求都沒有具體的規定，教學檔案的管理普遍比較隨意，沒有進行分層次、系統的規整和管理。對于各個教研室提交的教學檔案，檔案管理人員未能準確區分，將檔案混亂堆放在一起，甚至發生原始教學檔案丟失的情況，這就直接影響到教學檔案的總體質量，降低了教學檔案日后的利用價值。

（三）教學檔案管理人員的信息化意識不強。目前，多數醫院尚未設立專職的教學檔案管理人員，一般是由從事教學工作的教師在完成教學任務后，再進行教學檔案的收集與整理工作，并在此基礎上進行信息化的創建。也有部分醫院將此部分工作交予教學管理辦公室的管理人員，他們往往身兼數職，多數沒有接受正規的檔案管理教育，缺乏檔案管理的業務理論知識和實踐工作能力，難以及時有效地發現和處理教學檔案管理工作中出現的各種問題，而且在現有職稱評審機制下，教學檔案管理人員亦缺乏工作的積極性、主動性和創造性，因此教學檔案管理信息化的過程十分緩慢。

（四）教學檔案管理的信息化程度和開發利用率不高。在信息化時代，教學檔案管理工作如果依舊采用傳統的管理模式，只承載了一些初級的信息，未能借助于新技術、新手段來提升檔案管理工作的質量和效率，會導致教學檔案管理工作的滯后。在信息化技術應用程度不高的醫院，大部分教學檔案還是紙質材料，未將其變為可進一步開發利用的電子檔案材料，教學檔案資料難以有效共享，也沒有進一步對現有的電子檔案材料進行深度挖掘。檔案管理的效率和質量不高，導致教學檔案再開發利用率較低。

三、現代化信息技術在教學檔案管理中的應用進展

近年來，越來越多的教學醫院著手開發檔案管理的現代化信息系統，管理實踐表明，獲得了較為滿意的應用效果和效率。朱邕俊探討了醫學院教學檔案信息化的管理模式，研究認為首先需要分析用戶的需求，這是創建信息化管理模式及前期工作的基礎。根據教學檔案管理的需求，多數教學醫院可選用辦公自動化OA系統，根據實際情況選擇自主開發、聯合開發、委托開發等方式，促使其逐步適應單位檔案管理的現代化需求。實現信息資源集中管理、減少管理失誤、提高管理效率、節省成本及空間等，是醫學院教學檔案信息化管理模式的主要目標。在管理系統設計時，應充分考慮安全性、先進性等原則，實現檔案歸集、檔案錄入、檔案檢索、檔案開發利用等功能模塊的設計，滿足管理、使用與維護等方面的需求。王嵐等報道了成都中醫藥大學附屬醫院后期臨床教學管理系統的構建與實施情況，在教學檔案管理方面，包括實習計劃分配、教學活動發布及資料上傳、實習檔案存儲、出科考核、教學評價、信息反饋等功能，形成了積極的、制度化的和全程實時控制的臨床實習教學及教學檔案全面質量管理的運行機制。熊瑞等報道了昆明醫科大學第一附屬醫院教學管理系統的設計概要，該系統能夠將各個醫院的教學環節信息化處理，支持多端訪問。在理論教學管理模塊方面，從人才培養方案的導入開始，逐級生成學期教學任務、課程表、教學進度表、考試安排表等理論教學相關的信息；在實踐教學模塊方面，以實習大綱的制定，實習生分組及實習責任導師的確定為基礎，通過系統能夠實現實習輪轉、排班、技能培訓、出科考核等實習期間各項實踐教學活動的安排以及考勤管理等；在教學評價模塊，可以實現對教師或學生進行管理者角色的督查評價、教師間的同行評價以及學生對承擔教學任務的教師評價，教師對班級的學風評價等。在教學檔案管理模塊，可以實現對從個人到各層級角色的統計，并提供查詢及維護等功能。

四、信息化背景下教學檔案管理的思考

（一）提高對教學檔案管理及其信息化的重視程度。目前，多數醫院仍以醫療為首要工作，其次是科研和教學，對教學信息化建設與教學檔案管理缺乏足夠的重視。在教學醫院或綜合性醫院，若要做好教學檔案管理及其信息化建設，首先需要獲得醫院領導和相關管理部門的支持，引導其積極更新對教學及其檔案管理信息化建設的理念，注重教學檔案信息化的創建，爭取在經費投入、配備人員等方面給予積極支持，只有這樣，才可能滿足教學檔案信息化創建的發展資源、滿足教學中信息化創建的發展浪潮。值得注意的是，信息化建設是一個持續的過程，只有不斷更新才能更好地滿足信息化創建的發展需求。

（二）加強教學檔案管理制度和機制建設。教學檔案管理信息化建設的基礎，主要是對教學檔案進行數字化、標準化、規范化的歸集、管理和開發利用。健全、科學合理的教學檔案管理制度和體系是管理的基礎保障，構建適合于本單位實際情況的教學檔案管理制度，檔案管理人員對現有的教學檔案進行科學的分類，制定相應的歸集管理標準、流程等，不同的教研室應結合統一的教學標準進行數字化管理模式的落實，旨在保證教學檔案的完整性、規范性、真實性。

（三）提升教學檔案管理人員的綜合素質和業務能力。人才是第一生產力，這同樣適用于教學檔案管理。教學檔案質量及其管理水平的高低與檔案管理人員的綜合素質和業務能力存在著最直接、重要的關系。因此，應積極為教學檔案管理人員創造機會，努力提升其綜合素質和業務能力，如可以采取“走出去”的形式參加非學歷培訓、繼續教育、進修等，也可以采取“請進來”的形式邀請專家學者來院舉辦講座等，培訓的內容可以包括計算機技術、信息化技術、檔案學知識等，努力培養出愛崗敬業的復合型專業技術人才，為教學信息化建設及教學檔案管理奠定堅實的人才基礎。

（四）提高教學檔案的開發和利用效率。教學檔案的歸集只是管理的過程，而非目的，如果僅僅停留在歸集的階段，教學檔案也就只有其物理屬性，喪失了教學檔案管理的精髓。教學檔案的管理重在服務于教學、科研乃至醫療工作，具備條件的單位可以開展教學檔案的開發與利用。教學檔案的信息化為教學、科研等工作的開展提供了極大的便利，如教師或學生可以方便地運用計算機查找存儲的教學檔案信息，對存儲的檔案進行加工處理，或在此基礎上進行科學研究，能進一步提升教學檔案的知識價值。

五、結語

近年來，國家對教育和醫療衛生事業提出了高質量發展的要求，在此背景下，教學檔案管理的信息化建設也日趨重要。目前，由于醫院及部門重視程度不夠、專業技術人力資源薄弱等因素的影響，教學檔案的信息化程度普遍較低，多停留在歸集、整理的初級階段。隨著對教學信息化建設及檔案管理重視程度的提升，越來越多的學者加入研究探討的隊伍，相信隨著各級部門對教學信息化及其檔案管理重視程度的提升，教學檔案管理制度和機制必將得到進一步健全與完善，教學檔案管理人員的綜合素質和業務能力也將迅速提高，更多的教學檔案將被開發利用，這對提升醫院的教學、科研和醫療工作具有積極的推動意義。