信息化背景下加強高校學(xué)生檔案管理的對策

耿偉娜

摘 要： 信息化的今天處于基礎(chǔ)性的學(xué)生檔案管理工作正在面臨各種要求和復(fù)雜的挑戰(zhàn)，整合檔案管理的要素，規(guī)范高校學(xué)生檔案工作是高校應(yīng)對現(xiàn)實性發(fā)展和需要的根本對策。研究分析了高校層面上在學(xué)生檔案管理中存在的問題，提出提高學(xué)生檔案管理意識，健全高校學(xué)生檔案管理的工作體系和機制，加強高校學(xué)生檔案管理人員和管理隊伍建設(shè)等一系列建議和對策，為高校學(xué)生檔案的現(xiàn)實性發(fā)展和對信息化更好地適應(yīng)提供了借鑒。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案 檔案管理 體系 機制 人員 隊伍 素質(zhì)

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）02-0023-01

一、前言

信息化是當(dāng)今高等教育必須面對的發(fā)展大趨勢，也是高校現(xiàn)代化建設(shè)的重要途徑和手段，作為基礎(chǔ)性的學(xué)生檔案管理必須結(jié)合高校的發(fā)展大局和社會的進步方向。要認知學(xué)生檔案管理對高校、學(xué)生和社會的重要價值，對高校學(xué)生檔案管理存在的典型性問題加以區(qū)分、認知和解構(gòu)，實施高校學(xué)生檔案管理的優(yōu)化和變革，創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理的體系、機制，加強高校學(xué)生檔案管理人員和管理隊伍建設(shè)為高校學(xué)生檔案管理綜合水平的提升和信息化發(fā)展?jié)摿Φ耐诰蛱峁┗A(chǔ)性的平臺和載體。

二、高校學(xué)生檔案管理存在的典型性問題

1.高校學(xué)生檔案管理存在認知問題

當(dāng)前在高校學(xué)生檔案工作上存在兩個方面的認知問題，一方面，在高校學(xué)生檔案工作人員上和管理高校學(xué)生檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)層面存在認知不足的問題，影響了高校學(xué)生檔案管理在實際層面上的開展，也難于發(fā)揮高校學(xué)生檔案工作對高校整體工作的加速、保障等深層次功能和價值。另一方面，在學(xué)生層面上存在對高校學(xué)生檔案管理工作認知不足的問題，一些學(xué)生將檔案工作錯誤地弱化和漠視，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案出現(xiàn)信息不準(zhǔn)確、應(yīng)用不全面等問題，既不能促進高校學(xué)生檔案管理的信息化，也難于實現(xiàn)高校學(xué)生檔案工作對學(xué)生發(fā)展的保障功能。

2.高校學(xué)生檔案管理的工作體系和機制不完善

高校學(xué)生檔案管理的目標(biāo)是實現(xiàn)管理的科學(xué)化、規(guī)范化，而這些目標(biāo)的達成需要完善的制度、健全的體系、優(yōu)化的機制加以保障。而當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理在制度建設(shè)中存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，在體系建設(shè)中存在操作不規(guī)范，在機制建設(shè)中出現(xiàn)可行性不高等實際問題，難于發(fā)揮高校學(xué)生檔案管理工作的專業(yè)功能，也不能實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理的發(fā)展目標(biāo)。現(xiàn)實性的問題主要體現(xiàn)在體系不健全和機制不完整兩個主要環(huán)節(jié)，一方面，高校學(xué)生檔案管理自上而下的體系還存在一定的漏洞，高校學(xué)生檔案管理部門與二級學(xué)院之間存在體系上的不對接問題，導(dǎo)致不能形成合力，分化了學(xué)生檔案管理的細節(jié)，造成學(xué)生檔案管理的過程性和機制性的障礙，給高校學(xué)生檔案管理的整體工作帶來了困難。另一方面，高校學(xué)生檔案管理在執(zhí)行層面上存在功能障礙，信息化的高校學(xué)生檔案管理要以全面而系統(tǒng)的執(zhí)行作為保障，而不完整的機制會影響到高校學(xué)生檔案管理的實際操作，形成對高校學(xué)生檔案管理執(zhí)行力、效果的制約，不能就高校學(xué)生檔案管理的需要和高校工作的要求進行優(yōu)化和組合，出現(xiàn)了高校學(xué)生檔案管理的執(zhí)行力不足，系統(tǒng)性不強，功能性不佳等一系列問題。

3.高校學(xué)生檔案管理人員和管理隊伍整體落后

高校學(xué)生檔案管理人員和管理隊伍是實施高校學(xué)生檔案工作的基礎(chǔ)和平臺，受到高校學(xué)生檔案工作傳統(tǒng)觀念的影響，特別在高等教育目標(biāo)性過強和系統(tǒng)性不足的影響下，管理人員和管理隊伍在素質(zhì)上存在要求與實際的差距，在整體上出現(xiàn)了滯后現(xiàn)實要求，影響高校學(xué)生檔案工作的問題。一方面，高校學(xué)生檔案管理人員和管理隊伍在信息化素質(zhì)和能力上難于達到規(guī)范的要求，特別是信息化系統(tǒng)的認知、檔案信息操作系統(tǒng)應(yīng)用、學(xué)生檔案信息處理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)水平不高、能力不足的現(xiàn)實性問題。另一方面，高校學(xué)生檔案管理人員和管理隊伍素質(zhì)不高，一些高校學(xué)生檔案管理人員沒有專業(yè)基礎(chǔ)和專業(yè)背景，從事管理的人員和隊伍多屬于轉(zhuǎn)崗而來，出現(xiàn)了高校學(xué)生檔案管理人員和管理隊伍與檔案工作難于適應(yīng)的問題，制約檔案工作向系統(tǒng)化、高效化的發(fā)展，影響了高校學(xué)生檔案工作的質(zhì)量、效率和水平。

三、信息化下高校學(xué)生檔案管理的建議和對策

1.提高高校學(xué)生檔案管理的重視水平

高校學(xué)生檔案管理需要有信息化意識作為基礎(chǔ)，同時也需要必要的檔案工作條件作為保障。檔案管理是一項基礎(chǔ)性工作，做好學(xué)生檔案管理工作有利于加強學(xué)生管理、提高學(xué)校人才培養(yǎng)水平，也有利于促進大學(xué)生成長成才。高校學(xué)生檔案管理者和工作者要高度重視，充分認識做好學(xué)生檔案管理工作的重要意義，切實增強工作責(zé)任感和使命感。要進一步增強信息化意識，不斷適應(yīng)信息化背景下的學(xué)生檔案管理工作，努力提高學(xué)生檔案的管理水平和服務(wù)水平。另一方面，要針對學(xué)生檔案意識薄弱這一問題，從大一新生就開始抓好檔案宣傳教育工作，將其融入到大學(xué)生的日常教育管理工作中，努力提高學(xué)生的檔案意識和信息化意識。高校要加大投入，建設(shè)專門的學(xué)生檔案保管場所，購置計算機、掃描儀等設(shè)備，加強學(xué)生檔案的規(guī)范管理，為推進學(xué)生檔案管理的信息化提供有力保障。已設(shè)立檔案館的高校，應(yīng)充分發(fā)揮檔案館的專業(yè)優(yōu)勢和指導(dǎo)作用，協(xié)助做好學(xué)生檔案管理工作，促進學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。

2.完善高校學(xué)生檔案管理的工作體系和機制

規(guī)范化和科學(xué)化是高校學(xué)生檔案管理實現(xiàn)目標(biāo)的基本保障，這是實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理制度完善，優(yōu)化高校學(xué)生檔案管理機制，健全高校學(xué)生檔案管理體系的前提和基礎(chǔ)。針對現(xiàn)實高校學(xué)生檔案管理表現(xiàn)出的種種問題，要在機制建設(shè)和體系建設(shè)兩個層面上下功夫，做到對工作體系和機制的全面、系統(tǒng)完善。首先，要對高校學(xué)生檔案管理的體系進行進一步完善，針對表現(xiàn)出來的漏洞，必須解決高校學(xué)生檔案管理部門與各學(xué)院之間相互配合的問題，形成統(tǒng)一的合理，對學(xué)生檔案管理工作進行細化，清除體系上造成的高校學(xué)生檔案管理障礙，形成系統(tǒng)的合力，發(fā)揮1+1>2的效果。其次，要彌補高校學(xué)生檔案管理工作機制上的缺失，要結(jié)合信息化學(xué)生檔案工作的特點與高校工作的要求，從執(zhí)行層面上加以優(yōu)化，建立高校學(xué)生檔案管理的責(zé)任制度和執(zhí)行體系，將學(xué)生檔案管理置于高校整體工作的層面上加以優(yōu)化和組合，利用組織和綜合的力量提升高校學(xué)生檔案管理的執(zhí)行力，豐富高校學(xué)生檔案管理的組織體系，豐富高校學(xué)生檔案管理的功能和環(huán)節(jié)。

3.加強高校學(xué)生檔案管理人員和管理隊伍建設(shè)

針對高校學(xué)生檔案管理人員和管理隊伍落后的實際問題，要通過持續(xù)的隊伍建設(shè)和素質(zhì)提升工程加以應(yīng)對。首先要提高高校學(xué)生檔案管理人員和管理隊伍的信息化水平，豐富高校學(xué)生檔案管理人員和管理隊伍對信息技術(shù)的學(xué)習(xí)手段和方式，夯實高校學(xué)生檔案管理人員和管理隊伍信息化的基礎(chǔ)。高校應(yīng)該從學(xué)生檔案管理的大局出發(fā)，引入信息化人才提升檔案人員對學(xué)生檔案計算機和多媒體的操作能力，使檔案管理隊伍的信息技術(shù)、應(yīng)用軟件實操水平得到提升，讓高校學(xué)生檔案管理人員和管理隊伍更好地適應(yīng)實際工作信息化發(fā)展的需要。其次要加強高校學(xué)生檔案管理人員和管理隊伍的素質(zhì)培訓(xùn)，高校學(xué)生檔案管理人員和管理隊伍要以發(fā)展的大局出發(fā)，認識到自身能力和素質(zhì)上存在的與高校學(xué)生檔案工作不相適應(yīng)的缺點和問題，通過檔案專業(yè)培訓(xùn)、檔案管理經(jīng)驗交流、學(xué)生檔案工作再教育等工作，切實提高高校學(xué)生檔案管理人員和管理隊伍的整體技能，切實提高高校學(xué)生檔案管理的質(zhì)量、效率、成績與水平。

四、結(jié)語

學(xué)生檔案是學(xué)生基礎(chǔ)的信息，高校在信息化時代背景下進行學(xué)生檔案的數(shù)字化建設(shè)，提升高校學(xué)生檔案質(zhì)量，提高檔案管理品質(zhì)成為高校學(xué)生檔案工作的要求。要繼續(xù)在高校學(xué)生檔案的日常工作和基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的認識入手，結(jié)合信息化的特點，將科學(xué)管理思想和理論引入高校學(xué)生檔案管理的實際、過程和細節(jié)之中，力促高校學(xué)生檔案工作外部環(huán)境與內(nèi)部條件的改善，整合高校學(xué)生檔案工作的要素，擴展高校學(xué)生檔案管理的視角，優(yōu)化高校學(xué)生檔案的專業(yè)隊伍，將高校學(xué)生檔案管理水平提升到可控制、可持續(xù)、跨越式發(fā)展的層面。

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