信息技術背景下的高校檔案管理改革研究

姚樹靜

（山東廣播電視大學 黨委校長辦公室，山東 濟南 250014）

信息技術背景下的高校檔案管理改革研究

姚樹靜

（山東廣播電視大學 黨委校長辦公室，山東 濟南 250014）

隨著近年來信息技術的不斷發展，信息技術已經應用到社會各項事業的發展中。檔案管理作為高校行政管理工作的重要組成部分，近年來也逐漸地將信息技術應用到日常工作中。當前，高校檔案管理工作存在著檔案管理設備老化、缺乏檔案管理的信息化意識、檔案管理后備人才不足等問題，這些已影響到了高校檔案管理的服務質量和運營管理質量。做好信息技術背景下的高校檔案管理改革，必須要加強高校檔案服務信息化意識，把握高校檔案服務的創新性，加強網絡技術的運用，積極培養檔案管理后備人才。

信息技術；高校檔案管理改革

信息技術在高校檔案管理中，從應用的效果和本職上看，不僅僅是一種技術，更多的是一種創新式的應用模式。隨著網絡的普及，如何能夠實現高校檔案的信息化管理已經成為高校檔案管理工作者主要的研究課題。目前，高校檔案信息量大，但是信息利用效率卻很低，難以真正發揮出檔案管理的價值。如何能夠有效地利用信息技術提高檔案管理工作的效率，保證檔案服務工作的質量，充分發揮檔案信息資源的優勢，是今后高校檔案管理工作的重點。

一、信息化背景下傳統檔案管理改革的含義

檔案管理的信息化改革首先需要對各類信息資源、文獻資料、科研成果等信息進行整合。過去的檔案管理按照信息類型的不同會被劃分到不同的管理部門，有的屬于地方檔案館管理，有的在學校檔案室，相互之間的信息交流較少，檔案信息雖然都被收集和歸檔了，但從形式上來看還是較為閉塞的，檔案信息無法發揮出應有的作用，也無法為社會和有需要的人提供服務。信息技術背景下的檔案管理，也就是在信息技術高速發展的同時，利用數字化、網絡化、智能化的方式，對來自社會、學校內部、系統內等多個渠道的信息資源進行整合，以互聯網作為信息平臺，將來自不同渠道的信息進行整合與匯集，將收集到的信息進行處理和再加工，從而為社會和其他對信息有需求的人提供較為便捷和全面的信息服務。

通過信息技術所建立的新檔案管理模式，并非是要摒棄傳統檔案管理中對信息的收集、歸檔和保存等功能，而是要利用現代化的計算機設備，在信息歸檔的同時對各類信息資源進行數字化管理，提高信息管理的效率，增強信息的利用價值。檔案管理部門的不同科室，或者來自不同檔案管理機構的工作人員，可以利用互聯網所搭建的平臺進行信息發布和交流，創新查詢信息的方式，針對信息的類型分別建立不同的數據庫；積極挖掘需求種類，提供多樣化的服務，滿足不同類型的需求。同時，在信息技術背景下，信息流通的速度會更快，管理部門需要注意建立起相應的安全保護措施，保護信息資源的安全性、穩定性。

二、高校檔案信息化研究和信息化建設過程中存在的問題

信息技術應用到高校檔案管理工作中，可以有多種模式，近年來最為普及和流行的模式就是云計算。目前，我國將云計算應用到檔案管理的業務工作大多還是停留在概念的角度，從理論上討論云計算在檔案管理方面的應用、具體實施效果的文章比較少。通過對信息技術條件下的檔案管理相關文獻的總結，發現目前的相關研究主要存在以下幾個方面的問題：首先，大部分的研究內容都集中在信息技術相關概念方面，沒有對信息技術背景下的具體應用和應用方式提出可行性的方案和框架結構，缺少同實際需求相結合的應用研究。第二，信息技術應用到檔案管理工作中的創新研究較少。目前研究領域中現有的文獻也都是從理論和概念的角度對信息技術在檔案管理的應用做一些基礎討論，缺乏具體的實施要點。檔案管理作為高校后勤部門的重要工作內容，對于學生檔案信息管理和信息資源管理服務都具有重要的意義[1]。

近年來，隨著檔案信息規模的擴大，對檔案管理的服務質量和運營管理也逐漸出現了一些問題，主要有以下幾個方面：

（一）檔案管理設備老化

隨著技術發展，用于日常辦公和檔案管理的技術設備早已更新換代很多次，但是目前很多高校和地方的檔案管理部門所應用的設備還停留在基礎階段。計算機設備嚴重老化，一些與數據存儲相關的電腦等設備故障高發，甚至很多部門的打印機還停留在上個世紀的水平，還是針式打印機。由于投入資金的不足，無法滿足現代化管理的需求，這些設備的陳舊和老化問題難以在短時間內解決。

（二）缺乏檔案管理的信息化意識

眾所周知，對各類檔案進行收集和管理的目的，除了要將一些研究性的知識和過程保留下來，最主要的功能是要提高這些信息的利用價值。但是在目前的檔案管理工作中，多數管理部門對檔案利用形式單一，多數高校檔案管理部門的工作很多時候都是流于形式的，利用程度很低，想要查詢信息也需要耗費一定的人力，同信息時代的大背景相比明顯是不符合社會發展需求的。信息被收集和整理了之后，多數情況下都是被較好地密封和保存，難以發揮出真正的價值。同時，由于上級管理部門的認識問題，檔案管理工作的開展和信息化建設也會受到資金的限制，檔案管理的一些業務流程也受到了不同程度的影響。

（三）后備人才不足

檔案管理工作之所以會出現后備人才不足的情況，主要是因為相關管理部門的認識不足和重視程度不夠。在許多高校的課程設置中，檔案管理方面的課都是作為選修課而建立的，在專業選擇上很多家長和學生都更傾向于選擇財經、金融和技術類的專業，對于檔案管理工作沒有清晰的認識，認為該項工作沒有發展的前途。造成專業性的技術人才缺失，沒有專業的人才，在工作和管理中就難以對檔案管理有超前的認識，勢必也會阻礙該項工作的發展。

三、信息技術背景下的傳統檔案管理改革措施

隨著信息時代的發展，給社會中很多行業的發展都帶來了新的機遇，許多傳統的管理方式在應用中已經無法滿足時代發展的需求。檔案管理雖然是一項傳統的工作，但是在信息技術不斷發展的背景下，也應該與時俱進，提高管理的效率和水平，提高檔案的實用價值，積極參與到社會的發展中去。

（一）加強高校檔案服務信息化意識

在信息化時代，如何能夠準確、快速地獲取相應的信息對于個人和社會來說都是極為重要的。由于檔案的不可更改的特點，檔案管理部門的工作一般都具有很大的局限性，工作環境和每天打交道的人都是固定的，可以說是與世隔絕，無法發揮出檔案應用的價值。如今，隨著網絡的普及，高校基本上都有屬于自己的官方網站，但是從這些公開的網站上很難獲取相應的檔案信息，更是沒有相關的鏈接和渠道可以查詢或者利用檔案信息。雖然現在高校的信息化檔案管理工作取得了一定的進展，但還是存在很多服務上的問題，沒有建立起檔案管理工作應該為公眾服務的意識，檔案被收集和整理之后長期處在無人問津的狀態，無法進行有效利用，在這種狀態下，已經失去了建立檔案的初衷和意義[2]。

因此，要提高檔案的利用效率，發揮出檔案應有的價值，必須要強化檔案管理部門工作人員信息服務的意識。可以從以下兩個方面做起：第一，應加強工作人員服務的意識，使其能夠認識到檔案管理的重要性以及檔案管理的意義。第二，應加強管理部門和校方領導對檔案管理的信息化建設工作的重視程度。作為領導者，其一言一行，每一個決定都會對檔案管理工作今后的發展有重要影響。領導者應該把建立信息化檔案管理工作作為今后工作的重點，高度重視檔案信息化建設。要清楚地認識到檔案信息關系到歷史、現實和未來，在學校行政事務的日常規劃過程中，要將檔案管理工作納入到學校整體計劃中，保證檔案服務工作有效、順利地開展。

（二）把握高校檔案服務的創新性

目前，對檔案的使用還是局限在信息的查詢、摘抄等方面，在多數情況下檔案信息只提供基本的查詢服務。隨著社會發展節奏的加快，為了適應現代社會發展的需求，人們對于信息獲取的速度和精確度要求一再提升。但是高校目前的檔案管理卻無法滿足這方面的需求，長此以往，檔案管理部門會逐漸被人們遺忘，檔案管理部門很可能會被關閉。為了保證檔案管理部門在高校中的位置，必須要結合先進的現代化管理技術，為信息獲取方提供快速、便捷的信息查詢和使用的多樣化服務[3]。提供多樣化的服務，主要是要進行服務方式上的創新，把信息技術應用到平時的信息管理工作中，提供自動化查詢等服務。

（三）加強網絡技術的應用

將網絡技術應用到高校檔案管理工作中，對于提高部門管理效率，保證服務質量，以及在為用戶提供更加方便、迅速的信息服務等方面都具有重要作用。通過加密措施，保證個人信息的安全性；通過網絡平臺的搭建，實現在權限范圍內的資源共享。普及網絡技術，實現以計算機為載體的數據管理，可以節約大量的人力勞動，這也是信息技術背景下社會發展的趨勢。另外，在師生群體中建立針對檔案管理工作的評價，根據教師和學生的反饋調整工作服務模式[4]。

進入到21世紀，隨著我國經濟發展速度的不斷加快，網絡等基礎設施的建設腳步也在不斷加快。到目前為止，我國的網絡普及程度已經超過了70%，網民數量達到了7億多人，可以說每個人的生活都離不開互聯網。隨著網絡等基礎設施的不斷完善，網絡速度和帶給人們的便捷體驗也在不斷加強。網絡已經徹底地改變了人們獲取信息的方式。傳統的檔案管理部門在提供信息查詢的過程中，要求查詢者必須親身到檔案館才能查詢，其中要花費大量的時間成本，有時可能在一個部門還不能查詢到自己所需要的全部信息。而通過信息技術所搭建的信息交流平臺，查詢者可以不受時間、空間的限制，通過檔案館在平臺上所設置的查詢渠道就可以便捷地獲取所需要的信息。同時，信息化的數據存儲和管理，可以提高信息管理的安全性。所以，在新時代背景下，加強信息技術在檔案管理中的應用，建立數字化的信息管理和存儲系統，已經是檔案管理工作的發展趨勢。

（四）加強培養后備人才

很多檔案管理部門的工作人員所接受的教育并不是系統、專業的檔案管理教育，所以在實踐工作中也難以發揮出最大的潛能；同時他們每天所接觸的工作內容包含了許多重大的機密，不允許在工作中出現任何形式的漏洞，因此對其專業性要求較高。任何一項事業的發展都離不開人才的支持，所以必須要加強這方面人才的培養。檔案管理工作涉及到的知識層面、技術層面都十分廣泛，絕對不像人們想象的那樣簡單。政府管理部門和高校，應該一起加大對家長和學生的專業宣傳力度，系統地介紹就業發展方向以及該專業能夠為社會發展所帶來的價值，培養出符合時代發展需要的、專業的檔案管理人才。

四、結語

隨著信息技術的不斷發展，人們對信息獲取的方式和獲取信息的速度等方面的要求都在不斷提高，高校檔案管理工作部門要想全面實現檔案管理工作的價值，必須要改變自己傳統的工作方式。在這個過程中，需要高校管理者正視發展趨勢，給予檔案管理工作部門全力的支持，完善檔案管理工作部門的信息化管理和服務評估模式，推動檔案管理方式的改革工作。另外，檔案管理工作部門的工作人員要認識到時代發展的趨勢，在信息技術背景下，不斷提高自身的基本素質和知識技能，創新工作模式，提高工作效率與質量，發揮出檔案管理工作應有的價值。

[1]杜蕊.信息化背景下傳統檔案管理工作改革研究[J].社會科學（引文版）,2016（3）:82.

[2]張愛群.信息化背景下傳統檔案管理工作的改革研究[J].人力資源管理,2015（6）:216.

[3]李衛蓮.信息技術背景下檔案管理的挑戰與對策[J].知識經濟,2015（6）:309.

[4]于英香.新世紀檔案專業高等教育研究——在信息技術背景下存在的問題和改革設想[J].教育發展研究,2013（12）:106.

G647.24

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2095-7416(2017)06-0103-03

2017-11-03

姚樹靜（1978-），女，山東濟寧人，工程碩士，山東廣播電視大學黨委校長辦公室副研究館員。

劉勇波)