新建本科高校人事檔案信息化建設探析

唐阿濤

（山東管理學院 人事處，山東 濟南 250357）

新建本科高校人事檔案信息化建設探析

唐阿濤

（山東管理學院 人事處，山東 濟南 250357）

新建本科高校已占全國普通本科高校的“半壁江山”，人事檔案信息化建設工作卻相對緩慢，主要存在著基礎設施建設相對滯后、專業人才缺失、信息來源單一、信息利用不充分等問題。在信息化建設過程中，應注意在較長的一段時期內，紙質檔案與電子檔案并存，電子檔案依據人事發展規律收集數據信息，尤其要注意把好人事信息安全關。新建本科高校人事檔案在信息化建設過程中，要高度重視人事檔案信息化建設，加大投入力度,加強檔案管理人員的培訓，樹立“大人事檔案管理”意識，健全人事檔案管理制度，提高人事檔案管理質量與效率，為高校的科學決策、選人用人提供科學依據。

新建本科高校；人事檔案；信息化建設

2017年10月16日，教育部高等教育教學評估中心首次發布了《中國本科教育質量報告》，報告顯示：截至2016年，新建本科院校678所，占全國普通本科高校1237所的55.6%，新建本科院校已實實在在地占據了我國高等教育的“半壁江山”。隨著學校數量的增多，教師需求量激增，師資隊伍的建設與管理成為各高校迫在眉睫之事。高校人事檔案不僅是記錄歷史的載體和寶貴的信息資源，也是學校管理、教學、科研的必要條件和進行決策的重要參考和依據。

大數據背景下，高校人事檔案管理工作必將融入管理信息化的浪潮之中。作為新建本科高校，需要站在新的高度、新的起點，重新思考人事檔案管理工作，突破傳統思維局限，充分利用人事檔案信息、互聯網資源、現代信息技術，依法制檔，按需興檔，不斷提高人事檔案的管理質量與效率，這是新建本科高校應該認真思考和探索的全新課題。

一、新建本科高校人事檔案信息化建設現狀

（一）領導重視程度不夠，基礎設施不完備

在當前的新建本科高校人事檔案信息化建設中，存在某些認識上的誤區，有些領導認為檔案管理工作只是收收管管，翻翻找找，查查看看，沒有難度，沒有技術含量，誰都可以做，無需配備專門管理人員；有些領導認為人事檔案管理不是學校發展的重點，檔案信息化對學校發展影響不大，無礙大局。認識上的誤區，致使檔案工作出現了“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來不要”的現象[1](P123)。這導致了人事檔案管理措施不到位，信息化建設投入力度不足，基礎設施不完備，檔案室面積小、柜體密集、設備簡陋、環境建設不達標、專業管理人員匱乏，難以滿足信息化建設的需求，影響了高校人事檔案管理的科學化、現代化建設工作。

（二）信息化人事檔案管理專業人才缺失

高校人事檔案信息化建設對于檔案管理人員的專業化程度要求較高，除了要精通傳統檔案管理知識，擁有較為豐富的檔案管理經驗，還需要掌握并能熟練應用互聯網知識、計算機安全防護知識、數據統計知識等。這對新建本科高校人事檔案管理人員來說，是個不小的挑戰。

新建本科院校一般屬地方院校，規模不大，由于人員編制偏緊，人事檔案管理人員基本是兼職人員[1](P123)，這不符合《干部檔案工作條例》第七條“每管理一千卷的檔案需配備一名專職干部”的規定，嚴重影響了檔案工作的正常運轉。兼職檔案員業務素質不高，觀念落伍、技術落后，再加上兼職檔案員還負責其他組織人事工作，沒有過多精力和時間從事人事檔案管理工作，直接造成了新建本科高校人事檔案信息化建設滯后的現象。再加上學科間的交叉滲透、聲像技術、通訊技術、互聯網技術等陸續應用于檔案管理工作[2]，更加大了人事檔案管理工作對于專業人才的渴求。

（三）信息化人事檔案信息來源單一，外延有限

誰擁有資源，誰就占領了競爭的制高點。檔案資源是干部人事檔案信息化建設的重要基礎性工作。但是，部分新建本科高校沒有依法對學校的全部檔案進行集中統一管理，各部門各自開發信息系統，部門之間不能有效溝通和整合，給檔案信息系統傳輸和信息資源整合帶來了一定的難度；人事檔案涵蓋信息有限，主要限定在十大類以內，缺少教學、科研、管理、社會服務等信息的歸檔，通過檔案信息，難以達到“觀其卷，知其人，用其才”的目的；現有的人事檔案材料過于強調固定模式，承載信息量有限，且定性評價為主。以教師年度考核為例，教職工的年度考核表作為歸檔材料，其中教師自我總結部分占據至少一半的篇幅，其他內容均為批示簽章，考核評價“千人一面”，缺乏個性，難以詳盡反映個人年度工作的全貌。

（四）人事檔案信息利用不充分，被動利用為主

在新建本科高校中，大部分人事檔案信息處于“沉睡狀態”，人事檔案管理主要依靠經驗管理進行管理，需要用到檔案信息時，以定性分析+主觀判斷為主。很多新建本科高校未建立檔案信息數據庫，只能實現單機下的檔案檢索[3]。檔案信息數據的挖掘分析以被動利用為主，基本是“應申請而查”，僅能滿足日常管理的信息統計、數據提供，以及少量的信息查詢。在服務人力資源管理方面，由于檔案信息數據量小、信息來源單一且范圍較窄，只能進行較淺層次的描述性統計分析，無法深入挖掘現象內部的聯系，無法全面反映高校人力資源現狀，無法預測高校人力資源發展趨勢。

二、新建本科高校人事檔案信息化建設需要注意的問題

（一）在相當長的時期內，紙質檔案與電子檔案并存

雖然在信息化背景下，檔案管理由純“實體”轉為“實體”與“虛擬”并存，且虛擬檔案占的比重越來越大，使用率更高，但是在相當長的一段時間內，新建本科高校的紙質檔案都必須保留下去。檔案管理人員要正確認識“傳統”與“信息”的關系，二者既不相互排斥，也不是代替的關系，而是長期共存，互動共建。紙質檔案內容直觀、信息穩定、管理方便，且具有很強的憑證效力和法律效力，但也有占用空間大、易損毀、不易保存的缺點。電子檔案方便查閱、便于數據分析、保存穩定，但對設備、技術有依賴性，沒有電子設備則無法進行檔案信息的生成、傳遞、識別，且電子設備更新換代的速度很快，極易影響檔案的長久保存，造成數據重復、丟失、存放紊亂。因此，在進行人事檔案信息化建設時，很多檔案整理工作仍然需要回歸原始，以保證檔案的價值性和完整性。

（二）信息化建設應依據人事管理和人事發展規律進行

高校人事檔案的信息化的目標是檔案內容數字化、信息資源網絡化、利用方式便捷化[4]。在進行信息化建設時，新建本科高校應重點考慮對哪些檔案內容進行數字化處理，以使其符合實用性與保密性要求，整合哪些資源以兼備完全性與價值性，以什么樣的方式進行以保障便捷性和規范性。要牢固樹立“圍繞發展目標，服務發展大局”的觀念，找準檔案信息化建設與學校中心工作的結合點和切入點，厘清人事檔案信息化建設目標，有目的、有計劃、分步驟地進行人事檔案信息化建設，確保信息化檔案資料齊全、真實、準確。人事檔案信息化不是全部資料信息化，而是要以高校的人事管理和人事發展規律為前提，滿足人力資源未來發展需求與管理實用性，而不是基于數據本身，數據本身是沒有含義的。特別是在信息化建設初期，不可盲目推進，追求大而全，要注重人事檔案信息利用的效益、系統維護管理的效益，以有限的投入達到甚至超過預期的理想效益目標。

（三）把好人事檔案信息安全關

大數據環境下，信息的安全性是人事檔案信息化建設面臨的最大挑戰。高校人事檔案涉及到許多的個人隱私，尤其要注意把好信息安全關，處理好信息公開與隱私保護的關系，處理好數據利用與信息保密的關系。在技術保護方面，要采用先進的網絡安全技術，為高校人事檔案信息化建設保駕護航。在開放管理方面，高校人事檔案應該逐步適度公開，依據查閱者、查閱對象職位、權限等的不同，公開不同的檔案信息，以最大程度地保護個人隱私，維護公共秩序。同時，要加強相關的規章制度建設，以防止人為因素帶來的安全問題。

三、推動新建本科高校人事檔案信息化建設的對策

（一）加大投入力度，完善信息管理系統

人事檔案在學校發展中所起到的依據和憑證作用是其他任何工作都取代不了的，檔案管理工作是衡量學校管理水平的一個重要標志，是保護黨和國家檔案資產的重要手段。新建本科高校各級領導要提高人事檔案管理意識，支持檔案管理信息化建設，加大人力、物力投入力度，積極爭取專項建設基金，設立專項經費，按照規范化管理要求，加強機構設置、人員配備、業務建設、檔案室建設等；建立并定時升級管理信息系統，兼容各部門信息管理平臺；引進信息網絡安保系統，加強信息管理系統安全防護管理，保障人事檔案數據信息安全。

（二）加強崗位培訓，提高檔案管理專業化水平

組建專業的人事檔案管理隊伍，是做好高校人事檔案信息化建設的重要前提。高校應按一定的比例配備專職的人事檔案管理人員，在各部門、各二級學院中選拔政治覺悟高、文化素質好、保密意識強的教職工為兼職檔案信息管理員，組建人事檔案管理隊伍。專職的人事檔案管理人員要樹立適應現代社會的檔案服務意識，明確自身所承擔的社會角色，要知道自身不僅是檔案管理者，還應是信息資源的管理者、信息收集與組織者、信息分析與提供者。因此，檔案管理人員需要參加適當的職業技能培訓，除了要熟練掌握檔案管理學、檔案文獻編撰學、檔案保護技術等專業的檔案管理知識外，還需要學習計算機知識、網絡技術、統計分析基礎知識等，樹立保密意識、安全意識、責任意識。建立人事檔案管理相關的激勵機制，設立獎勵項目，充分激發檔案管理員的工作積極性、創造性，形成高校人事檔案信息化建設的強大合力，打造一支素質高、能力強、業務精的人事檔案管理團隊。

（三）樹立“大人事檔案管理”理念，實現數據資源的有效融合

干部人事檔案工作服務于人事工作，為人員的表彰獎勵、任免懲戒、人才培養、招聘錄用、人事調配、職稱評聘等工作提供依據。新建本科高校人事檔案信息化建設應該立足于為學校人才培養、教學、科研等提供服務，構建一個多中心多層級的可集成的數據管理平臺[5]，改變以往各自為政、信息難以共享的現象，通過檔案數據管理平臺管理人力資源信息，形成干部人事檔案信息數據庫。人事檔案管理人員要樹立敏銳的數據信息管理意識，及時整合教職工人事檔案信息，實現高校人事檔案管理可視化，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性。根據學校發展需要進行檔案信息定量分析，根據社會服務需求，適度公開部分信息數據，將檔案管理真正地從靜態的收集向動態的服務轉變，在海量數據中深入分析和有效挖掘，掌握隱藏在數據內部的規律，為學校領導進行科學決策、選人用人、社會服務提供科學依據[6]，從而提高人事檔案的價值。

（四）建立檔案管理信息化標準，嚴格規范工作程序

為了使人事檔案管理程序化、規范化，新建本科高校人事檔案進行信息化建設，必須要依據國家和地方的有關法規、政策建立嚴格的檔案管理信息化標準規范，包括管理類標準規范、業務類標準規范、技術類標準規范，對每份電子檔案實行科學、合理、嚴密的“全過程管理”，充分考慮錄入信息數據的相關性、兼容性問題。同時，要確保各項規章制度的有效落地執行，真正做到有章可循，行之有據，所有人員均須依章行事，嚴格按照工作程序開展工作，在提供利用與服務時，確保紙質檔案與電子信息的安全，實現新建本科高校人事檔案管理工作的制度化、規范化、科學化。

在新形勢下，人事檔案信息化建設是新建本科高校人事檔案管理的必然趨勢，對于彰顯學校的管理水平、發展歷程、文化積淀和辦學特色具有極其重要的意義。

[1]藍春亮.加強新建本科高校干部人事檔案管理的思考[J].河池學院學報（哲學社會科學版），2006（6）:123-125.

[2]陳奕.信息化背景下高校人事檔案管理存在的問題及對策[J].湖南科技學院學報，2014（6）:206-208.

[3]溫艷秋.提升新建高校檔案管理水平的有效途徑[J].職業時空，2010（1）:37-39.

[4]肖永菊.網絡環境下地方高校人事檔案信息化建設的研究[J].科技視界，2015（9）:193.

[5]陳媛華.大數據時代高校人事檔案管理面臨的挑戰與應對策略[J].人力資源管理，2015（6）:346-347.

[6]張麗娜.大數據時代高校人事檔案信息化建設的問題與對策[J].山西檔案，2017（2）:71-73.

G270；G647.24

A

2095-7416(2017)06-0106-03

2017-11-03

唐阿濤（1982-），女，山東萊陽人，教育學碩士，山東管理學院人事處助理館員。

劉勇波）