芻議數字檔案資源建設中的質量管理問題

許云龍

(河北大學管理學院 河北 保定 071000)

芻議數字檔案資源建設中的質量管理問題

許云龍

(河北大學管理學院 河北 保定 071000)

從質量管理的內涵出發，分析了其在數字檔案資源建設中的應用意義。針對現階段我國數字檔案資源建設中存在的問題，提出數字檔案資源建設的質量管理策略。

數字檔案；資源建設；質量管理問題

隨著我國數字檔案資源建設的深入開展，檔案數字化質量管理的重要性不斷凸顯，逐漸成為數字檔案資源建設過程中的技術和管理核心。如何構建優質的數字檔案資源是檔案學者研究的前沿問題，其建設質量的好壞直接關乎著檔案信息服務的優劣，是新媒體環境下檔案資源提供優質公共服務的重要基礎，是數字檔案資源構建機制中的關鍵環節。

一、數字檔案資源建設中質量管理的基本內涵及應用意義

(一)數字檔案資源建設過程中質量管理的基本內涵

檔案界的學者對質量管理研究起步較早，80年代末就已經出現相關論文；但總體上來看對傳統檔案的質量管理定義、特點論述較多，數字資源方面的質量管理研究相對薄弱。盛玉鳳將質量管理PDCA方法應用于數字檔案館，針對數字檔案館的質量管理對象，分析其準備工作，提出相應的實施策略；梁孟華基于全面質量管理研究檔案信息集成服務，提出“四力組織變革模型”及相應的質量管理策略。質量管理起源于美國，伴隨著工業發展而興起，在上世紀80年代提出全面質量管理理論并迅速應用于實踐，質量管理的基本內涵包括確定質量方針、目標和職責，并通過質量體系中的質量策劃、控制、保證和改進來使其實現的全部活動。數字檔案資源建設過程中的質量管理是一種以各環節檔案工作人員參與為基礎，其以用戶的需求和預期為驅動，以科學方法為手段，充分發揮科學管理和專業技術的作用,建立一套基于檔案生命周期的質量保障體系,從而保證提供優質的數字檔案資源。

(二)質量管理在數字檔案資源建設中的應用意義

隨著電子政務和智慧城市工程的推進，檔案資源的數字化呈現迅猛之勢，國家層面提出了“存量數字化、增量電子化”的數字檔案資源建設戰略，全力推動檔案信息化建設和應用，建設便捷、易用的數字檔案資源成為各行各業的共識，其質量問題得到大家的普遍重視。數字檔案資源建設的質量管理問題主要表現在兩個方面：一是存量數字化的質量管理，包括原有紙質檔案質量控制、數字化質量控制、服務質量控制等；二是增量電子化的質量管理，包括電子文件完整性和真實性的質量、檔案數據格式和內容的質量、檔案系統及共享平臺的質量等。數字檔案資源建設過程中的質量管理起到了承前啟后的作用，既彌補了紙質檔案、電子文件在前端控制、保存中的不足，又將其后期開發、利用效果最大程度外化，因此質量管理在數字檔案資源建設過程中的應用意義十分重要。

二、數字檔案資源建設過程中存在的質量管理問題

(一)過分強調數字檔案資源數量的積累，質量監管機制不完善

現階段我國數字檔案資源建設主管單位過于強調存量數字化的比率，忽視了對檔案資源建設質量的把控，缺乏相應的質量監管機制。現實中所有的數字化業務幾乎全部采用外包形式，而且數字化企業的匱乏導致檔案部門可挑選余地較少，建設質量和效果不甚理想。根據對幾家檔案館的調研發現，數字檔案中經常出現無效頁或者無內容頁等現象，這一方面由于外包人員的業務素質不過關，另一方面也反應出檔案部門缺乏對建設過程的質量監管。同時，我們發現不同地域、單位的檔案部門其建設質量差異很大，說明了我國數字檔案資源質量監管機制急需建設，以應對此種情況的出現。

(二)數字檔案資源建設標準可操作性不強，標準規范涵待落地

數字檔案資源建設方面，我國陸續出臺了許多建設指南、標準和規范，但這些文件在過于強調檔案資源建設的共性，忽視配套操作細則及手冊的撰寫，導致指南、標準在實際建設過程中的可操作性不強，進而檔案業務人員各自為政，導致建設標準和質量無法整齊劃一，嚴重影響到數字檔案資源在開發利用服務中的信息共享，也就喪失了數字檔案資源建設的初衷。數字檔案資源建設過程中的質量管理離不開一套系統、完整、可操作的質量建設文件，其包括標準、規范及相關細則及操作手冊，以便數字檔案資源的完整和統一，杜絕檔案業務人員的自由發揮，這樣才能保證在檔案信息服務中的效果。

(三)缺乏對數字檔案資源建設的實時監控，質控反饋機制滯后

我國數字檔案資源建設的外包模式存在諸多弊端，由于檔案部門業務人員相關知識的缺乏導致外包缺乏監控，自然也無法形成“監控——反饋”的良性循環機制，嚴重影響了數字檔案資源的建設質量。由于數字檔案資源存量巨大，增量又呈幾何級上升，一旦建設過程中監控不到位就會導致不可挽回的災難，所以對其建設的質量的全程監控顯得尤為重要。然而我國檔案部門對外包項目往往監控點設置過少，間隔周期過長，行政原因連帶質控反饋機制無法迅速挽救建設過程中出現的質量問題。這一問題拋開行政不可控因素來看，檔案部門在監控和反饋上可以做得更加完善，通過增加監控點、縮短周期、建立應急預案等方式來加強質量管理。

三、數字檔案資源建設過程中的質量管理優化策略

(一)面向服務構建用戶參與的質量監管模式

數字檔案資源建設的根本目的是面向用戶提供服務利用，因此在質量監管過程中要高度重視用戶參與的原則，使質量管理直接面向服務和用戶，做到數字檔案資源建設的最佳效果。近年來，用戶參與的眾包模式在檔案信息服務中得到運用，取得不錯的效果；數字檔案資源建設是一項繁重、復雜的工作，需要公眾的積極參與，緩解檔案部門人力、財力緊張的局面。用戶參與的質量監管模式本質上是面向服務，同數字檔案資源建設的目標一致，因此完全可以面向服務建立健全監管機制，鼓勵公眾和用戶參與，全程、全面監督數字檔案資源的建設質量。

(二)出臺數字檔案資源建設標準細則及指導手冊

數字檔案資源建設標準既要包括對數字檔案資源建設本身的標準，也要包括對外包單位、業務人員、監控人員等的資質和詳細的質量監控細則及操作手冊，力爭做到質量管理的細化。檔案部門陸續出臺了《數字檔案館建設指南》《數字檔案室建設指南》等一大批指南、標準和方案，但立足點過高導致實際執行中出現質量不統一現象，同后續服務利用需求錯位，使數字檔案資源只完成載體的遷移，沒有真正發揮其利用價值。所以，國家應當結合各省市實際情況，針對不同級別不同部門制定操作細則和手冊，并且保持資源建設的可擴展性，為后續質量升級留下足夠的空間。

(三)建立質量管理的實時反饋機制

質量管理應當是一個動態的過程，數字檔案資源建設應當注重“監控——反饋”模式的建立健全，形成業務人員和監管人員之間的良性互動，促進質量管理的動態、可控，減少因反饋不及時造成的建設質量不過關的情況出現。實時反饋機制應當包括對數字化流程反饋、人員素質反饋、建設質量反饋等幾方面，針對不同環節制定相應標準，強調檔案部門的主導和監管作用，運用全程管理思維，形成日報、周報和建設質量等實時反饋機制；同時，發揮數字化過程中的自查糾錯機制，充分調動社會公眾和用戶的主動性和積極性，增加用戶實時反饋機制，以制度化反饋形式來完善數字檔案資源的建設質量。

本文為2017年河北省檔案局科技項目“新媒體環境下數字檔案資源構建機制研究”(項目編號：2017-R-12)的研究成果之一。

許云龍，男，河北大學管理學院檔案學2015級碩士研究生。

作者簡介：許云龍(1992—)，男，漢族，河北石家莊人，河北大學管理學院2015級檔案學碩士研究生，研究方向：檔案信息服務，071000