優化網絡信息技術在高校學籍管理中應用的探討

紀宏艷

優化網絡信息技術在高校學籍管理中應用的探討

紀宏艷

（福建農林大學生命科學學院，福建福州350002）

高校傳統學籍管理手段存在新生入學注冊效率低下，成績管理量大，檔案難以保管，離校手續繁瑣等問題。網絡信息技術充分顯示其在學籍管理中入學注冊便捷，成績管理準確，數據導出迅速，離校手續簡單等優勢。但還需要從建設智慧校園，借鑒高校成功經驗；建立推薦系統，滿足學生個性化學習需求；重視信息安全，確保網絡平臺安全運行等方面進一步優化網絡信息技術在高校學籍管理中的應用。

高校；學籍管理；網絡信息技術；應用優勢；優化探討

計算機技術與信息網絡化的高速發展，為高校將教育管理信息化、數字化校園建設納入學校改革和發展提供了前所未有的發展機遇。我國2001年高校畢業生約有137萬，到2016年畢業生人數已是756萬人，高等教育規模位居世界第一，這對高校教育教學管理，尤其是學籍管理提出新的挑戰。傳統高等教育教學管理在信息的搜集、整理、分析和傳遞上基本是手工操作，效率極為低下、勞動強度大，網絡信息技術的普及使高校教育管理實現數據搜集自動化、信息分析智能化，適應了新時期高等教育發展的趨勢［1］。

近幾年我國高校全面開放信息化服務體系，在校園內建設以校園網為媒介，以信息化管理為核心，以信息化服務為支撐的數字化校園管理系統，不僅更新了教學管理方式而且提升了學籍管理水平。使用數字化形式將學生信息加以整理、歸納、運用及共享，將學籍管理工作的傳統體系從應用模式和管理模式進行改造，使高校學籍管理進入便捷高效的新境界［2］。

一、高校傳統學籍管理手段的弊端

高校學生學籍管理主要內容有入學、注冊、獎勵與處分、升級、留級、降級、休學、復學、退學、學分互認、畢業審核、畢業文憑發放等等。其中大量的信息原來都是以紙質材料存檔，手工統計為主，基層教務員工作量大，效率低下。

（一）新生報到流程呆板，辦事效率低下

傳統的大學新生報到，在報到之前必須自行準備很多個人資料，這些資料需要事先打印出來，入學時到指定報到地點報道，遞交紙質材料，填寫各種表格，交納各種費用，學院還要將新生信息打印出來給學生逐個核對等。輔導員要事先安排學生宿舍，然后由學長帶領新生到陌生的宿舍區安排住宿，新生拎著行李，排著長隊辦理報到手續，效率極為低下。

（二）成績管理工作量大，容易出現錯誤

大學施行選課制、學分制和彈性學制，完全不同于中小學管理。學生在學時長可以是4-6年，每個學生在校期間要修讀幾十門課程，成績管理包括期末考試成績、補考成績、重修成績和多次重修成績，數據繁冗龐大。學生的成績不僅決定其是否畢業、升學，還關系到其綜合測評名次、獎學金、轉專業、還有獲得推薦免試讀研究生、選調選聘資格等等。因此，成績的收集必須準確，數據統計標準必須統一。傳統的成績管理主要以教師提供的紙質成績單為主，如果學生有多次重修記錄，或者有轉專業、休學等學籍異動經歷時，教務部門管理人員常常要從一大疊紙質成績中查找核對，或者聯系學生本人和任課教師才能復核確認。學生的畢業學分審核也是手工計算，這種停留在“一支筆、一張紙、一張嘴”上的陳舊落后的管理方法不僅工作量大，效率低下，而且容易出錯。

（三）學籍檔案難以保管，變動查找困難

學籍檔案包括學籍表格，學籍變動等多種情況，如學生畢業后應聘需要學籍證明，學習成績，學歷提升或出國深造，需要出示本科階段學習成績，學生的休學、復學、退學、轉專業、參軍、違紀申請學位、結束留校察看申請等等，都需要調出檔案查看學籍或者成績，查找非常麻煩。學籍表格的填寫學生可以從學校教務處網站直接下載，填寫完整需要打印出來上交學院，才能辦理離校手續等。這部分學生人數雖然較少，但申請的時間是不定期的，查找耗費時間。歷屆學生檔案資料保管不僅量大，占據地方，保管多年還會被蟲蛀，零散的紙質材料又容易遺失，要對歷屆學生在校學習情況進行比較分析，難以統計出需要的數據。

（四）畢業離校手續繁瑣，涉及部門較多

畢業生離校需要辦理離校手續較多，其中包括教務處的教材清算；圖書館的論文提交、清還圖書；財務處的財務清算、學費清繳；后勤處的宿舍退宿確認、資產歸還確認；一卡通中心的余額退還；學院的學生證注銷、證書發放等等，涉及部門多，手續繁瑣。紙質的畢業生離校手續單已延用多年，畢業生需跑六、七個部門蓋章確認，還需排長隊才能完成離校手續的辦理。

二、網絡信息技術在高校學籍管理中的應用優勢

根據騰訊公司2015年業績報告統計：微信用戶平均年齡26歲，86．2%的用戶在18-36歲之間，企業職員、自由職業者、學生、事業單位員工這四類占據了80%。高校教育教學管理人員和大學生無疑是網絡時代的重要用戶，這為學籍管理信息網絡化提供了便利。

（一）新生入學和注冊管理更為便捷

現代信息技術的發展為新生入學管理提供了多種新的平臺。首先高?？梢酝ㄟ^短信平臺通知學生準時報到，有特殊情況不能按時報到的學生可以將請假申請發送到指定的工作郵箱。許多高校建立了迎新自助網，除方便學生提前了解學校、院系的基本情況外，還為新生開放了網上注冊系統、網上繳費系統。針對目前手機已普及的狀況，有的高校還專門增加了手機網上自助迎新服務指南，并提供有下載軟件用的二維碼和自助服務流程圖。如河南周口師范學院在原有網上迎新系統的基礎上，進一步增加了校園微地圖導航、宿舍實景、網上宿舍選取功能。新生未入校園就可以通過手機或電腦熟悉校園環境、報到注冊，根據個人情況上網挑選宿舍床位。以往排著長隊稍顯混亂的新生報到變得井然有序，充分滿足了90后學生強調自主、彰顯個性的特點，同時將一個嶄新的、多元化的大學校園展示在大學新生面前，讓他們輕松地走進大學校園，滿懷激情地開始大學的學習和生活。

（二）成績管理和信息查找更為準確

數字化校園信息平臺的建立，應用現代信息技術手段對各種學籍數據進行自動處理，做到成績收集、處理信息化，自動計算學分，自動生成各種表格，實現了統一格式的信息瀏覽和成績管理，管理人員只需要在系統中輸入學生的學號就能查詢到學生所有成績記錄，而學生通過手機就能登錄系統，適時查詢到自己的成績，實現學籍管理科學化和現代化。在涉及學生切身利益、廣受學生關注的各種評選中，能做到全校學生的成績查詢、處理方法乃至打印格式都是統一的，既體現了評選過程的透明、公開、公正，也減輕了教學管理人員的工作負擔，同時使教育管理電子化、信息化、規范化，杜絕了傳統教育管理的隨意性和不準確性。

（三）學籍管理部門之間更協同合作

在學籍管理信息化的大環境下，學籍管理的業務流程不斷改進、創新，多個職能部門開始跨職能域的信息共享與業務協同。如：學生在教務處網站進行重修選課報名時，后期在系統上看到自己的課程安排時間后，可以根據自己的情況進行刪減，信息化手段將相關信息匯總到財務處，可以適時、動態地在財務處網站上顯示該生須繳納的重新修讀學分學費，實現了學生重修繳費的快速服務，改變了以往因學生個人原因造成繳費金額不符（多繳或欠費）時，須從學生個體——學習委員——學院教務員——學院教務處分管人員為鏈條的電話、QQ詢問，紙質匯總的人工傳遞方式，避免了后期由學院教務員和教務處分批為學生刪除課程可能造成的失誤和大量的工作量。

（四）學籍管理資料導出數據更高效

數字化校園信息平臺將每個學生學籍的各項資料納入了學生管理，在學籍管理欄目，管理人員只要設定需要查找的學生專業、學年、學期、異動類別，就能從系統中便捷高效地導出這部分學生的數據。除方便管理人員跟蹤學生的在學狀態外，還能為畢業學位審核、專業評估等提供準確的數據。

（五）數字化離校手續辦理更為簡單

高校利用現代信息技術通過職能部門數據推送、網絡化無紙數據傳遞、智能終端業務辦理的信息化平臺來實現數字化離校。學生通過學校門戶網站進入學生辦事系統，憑學號、密碼登錄離校手續系統，可通過系統輕松查詢自己需要辦理的事項，以及是否要到現場辦理。取代紙質表格，每個環節的辦理結果會自動在系統中體現，畢業生對自己的離校情況能清晰地把握和了解。學校通過信息化技術整合校內各職能部門，財務處、圖書館、宿管科等部門通過平臺進行即時審核，有些高校在學生各項業務結清后系統還能自動生成“離校二維碼”作為學院發放證書的憑據。流程簡化提高了效率，“數據流動人不動”，且這些數據較紙質的表格方便保存查閱。從而讓畢業生更方便快捷的辦理離校手續，不讓學生在畢業季因為曾經繁瑣的手續而帶著負面情緒離開母校。

三、優化網絡信息技術在高校學籍管理中應用的探討

（一）建設智慧校園，實現數字化統一管理

當前，數字校園已初步完成了教育信息管理的大跨越，高校教育資源信息的集成與整合也已初步實現，它從各層次全方位提升了高校的教學水平和管理效率。當然，在解決了信息共享和學生管理問題的同時，也暴露出一些不足，如多個供應商提供信息系統無法協同應用，學生和教師都必須面對多個管理系統，操作復雜；系統維護升級成本居高不下；個性化服務不足等等。要解決這些問題，就要建設智慧校園，為今后高校的教育信息化發展帶來活力與轉機。

教育部《2016年教育信息化工作要點》明確指出：“應加大教育信息化培訓和典型示范推廣力度，引導各級各類學校開展利用信息技術轉變教學模式、改進教學管理的智慧校園應用。”校園智慧化程度已經成為衡量一所學校信息化建設水平的重要標志之一。所謂智慧校園，它是將學校的教學、科研、管理與校園資源和應用系統進行整合，以提高應用交互的明確性、靈活性和響應速度，從而實現智慧化服務和管理的校園模式。它是前期數字校園的升級，在有線與無線雙網覆蓋的網絡環境中，通過統一的數據共享平臺和綜合信息服務平臺，為學校與外部世界提供一個相互交流和相互感知的接口。通過物聯網技術，連接校園網中的各個物件。

（二）借鑒成功經驗，創新學籍的管理方法

2015年9月的開學季，深圳大學和北京郵電大學的新生驚喜地發現入學注冊只需要用QQ？還是微信？掃一掃學校校園號的二維碼就能夠完成。而學校通過校園號在新生入學前一個月就收集到了新生的檔案信息，包括生源地、身高體重、興趣愛好等，并以此為依據進行宿舍分配、軍訓服訂制、社團迎新準備和入學教育等。在“智慧校園”中，學生可以通過學校的校園號查成績、選課，并隨時獲得教師的各項通知，網上充值，接受各種就業信息或尋找創業機會，學習生活的各方面都能線上達成。

到2015年底，我國實現智慧校園建設的高校已經從最初的北京郵電大學、同濟大學、華南理工大學、大連理工大學、華東師范大學等五所高校增加到了近百所。2016年又有大批的高校啟動“智慧校園”工程，新一輪的科技革命和應用變革，給高校信息化建設理念、技術形態、運營模式等帶來了很大的改變，不僅逐步解決信息化建設的難點、痛點，還進一步推動智慧校園規劃與建設的創新。

（三）建立推薦系統，滿足個性化學習需求

網絡信息技術的應用為高校學籍管理提供了強有力的支持，對我國高校的教學管理起了巨大的推動作用，各種軟件功能的開發和升級，從各層面服務著高校師生，滲透到高校教育教學的各個領域。但是，推薦系統還沒有建立起來。所謂推薦系統，是隨著電子商務的大規模發展應運而生的，用戶在網站上瀏覽過自己感興趣的商品之后，服務器或客戶端通過數據處理，根據興趣特點和購買行為，能主動、精確地個性化推薦用戶可能會用到的數據。大學生，尤其是大學低年級學生，沒有足夠的社會實踐和經驗，不能完全明白自己的需要和興趣，在選課、轉專業等選擇上常常盲目跟風，對課程和專業常常望文生義，一部分學生在聽過幾次課后就決定放棄原專業，轉向新專業，一段時間后又決定回原專業，這樣不僅浪費教學資源、耗費精力，也對學校的學籍管理造成混亂。如果將服務推薦技術應用在教學管理中，根據學生在校園網上登記、使用的信息，收集整理學生可能感興趣的信息資源，運用推薦系統在網絡空閑時間個性化地向學生推薦，如學生會、社團的活動、講座報告會議，建議適合個體的課程乃至專業，實現對學生個體的個性化服務，可滿足每一個學生的個性化需求［3］。

（四）重視信息安全，確保網絡平臺安全運行

教學管理的信息化、網絡化程度越高，網絡安全問題就越重要。網絡規模擴大，每個節點都可能成為數據交換的原點，帶寬不斷提高，使網絡核層更加脆弱。校園網使用人員眾多，使用者總是希望快速便捷地獲取有效信息，很多網絡節點經常處于不可管理狀態，網絡系統本身脆弱且具有潛在威脅。據統計，計算機安全事件中人為因素占52%，屬于管理方面的原因又占70%以上［4］。數字化校園網絡系統軟件本身可能存在漏洞，這就使得一些針對操作系統的計算機病毒程序有了可乘之機。網絡黑客也有可能覬覦高校校園網中教學科研資源，闖入網絡節點發動攻擊，干擾用戶的正常使用。因此，設置信息系統等級保護顯得尤為重要，除購買相應的硬件設備外，各職能部門分配系統賬號時應盡量避免出現交叉重疊的權限，提醒具有管理權限的工作人員注意賬號安全，利用多種形式的培訓，學習病毒防范、漏洞修復等必備知識，確保管理人員的思想和水平與信息化接軌，利用加密技術保證信息傳輸的安全。［5］制定完整的信息安全管理制度，以此督促校內工作人員忠于職守，罰處惡意入侵校園網的人員，以確保高校信息化平臺的健康運行。

網絡信息技術在高校學籍管理中已經大量應用，成效顯著，提高了學籍管理的效率和準確度，但還存在技術和管理上的缺陷和不足，需要進一步優化，也需要與不斷更新的技術相結合，如虛擬現實技術、增強虛擬現實技術等，而且有必要在感器延伸與拓展技術，傳遞信息技術，信息處理技術和安全保障等方面提升到更高的層次。

［1］董澤芳，李東航，譚穎芳．全球化時代中國高等教育管理的困境與出路［J］．高等教育研究，2013（10）．

［2］郭芳晴．信息化背景下高校學生事務管理創新研究［D］．武漢：華中師范大學，2014．

［3］王美茹．高等教育信息化對教學管理改革的推動作用研究［J］．教育教學論壇，2016（5）．

［4］李華．高等教育信息化發展中的幾個熱點問題研究——網絡安全與信息管理［J］．電化教育研究，2009（9）．

［5］朱建良．信息化背景下高校學生管理創新研究——以浙江省高校為例［D］．寧波：寧波大學，2013．

TP39

A

1673-9884（2017）04-0075-04

2017-01-10

紀宏艷，女，福建農林大學生命科學學院教務管理員。