檔案數字化的實踐與思考

葉忠惠

檔案數字化的實踐與思考

葉忠惠

（石獅市人大代表活動服務中心，福建泉州362700）

檔案數字化是檔案管理工作發展的必然趨勢，基層單位在推進檔案數字化實踐中遇到各種各樣的問題，這些問題主要集中在檔案管理制度、檔案經費、人員素質等方面，筆者就自己參與檔案數字化實踐中遇到的問題進行闡析，探索解決的辦法和思路。

現狀；制度；經費；規范管理；人員素質

檔案數字化可以最大限度地提高檔案的管理和使用效率，節約檔案存儲空間和管理成本。當前，各地正如火如荼地推進檔案數字化這個龐大的系統工程，許多單位在檔案數字化實踐中遇到了不少困難和問題。在此，將從檔案數字化這個角度分析和探討這些問題,探索解決的辦法和思路。

一、基層單位檔案數字化的現狀

以石獅人大機關檔案數字化實踐為例：石獅建市于1988年，石獅人大及其常委會成立于1991年，受客觀條件限制，石獅人大極其常委會成立之初并未及時建立人大機關檔案室，大量珍貴史料因管理不善遺失，造成不可挽回的嚴重后果。2008年下半年，石獅市人大常委會辦公室籌備編撰《石獅市人大志》，借助修志的契機，人大辦安排工作人員對石獅人大及其常委會自成立以來的檔案史料進行分類整理，及時收集和搶救遺失、損毀的檔案資料。截止到2015年12月，共收集整理人大系統的文書檔案827卷，其中永久性案卷157卷，長期性案卷168卷，短期案卷472卷，制作全引目錄5本，全引機檢目錄2251條，案卷機檢目錄325條。另收集整理《石獅市人大常委會會刊》75卷，《石獅市人大會匯編》35卷，換屆選舉匯編6卷，收集整理歷屆黨和國家領導人視察石獅（人大），以及石獅人大及其常委會依法履職的各種圖片2000余張。在大量前期工作的基礎上，編撰人員對文書檔案和圖片資料通過電子掃描等技術手段進行數字化。前后共掃描永久和長期兩個類別的案卷19850頁，基本完成從文書檔案到電子文檔的轉化，通俗地說就是基本完成把柜子里的紙質檔案變成計算機里的電子檔案，在檔案數字化這個龐大的系統工程中邁出了重要的一步。

受制度建設、信息化水平、檔案經費、人員配置等客觀條件限制，石獅人大機關檔案數字化工作沒能繼續往前。造成各單位檔案室之間檔案資源無法實現橫向共享，單位檔案室與本系統間的檔案資源亦無法實現縱向共享，用戶無法實現遠程查檔，管理員無法對檔案進行遠程管理，給檔案的管理和使用工作帶來諸多不便。這種現象在基層單位普遍存在。

二、檔案數字化實踐中存在的問題

（一）制度不完善

收集、管理、利用檔案，需要一套行之有效的管理制度和統一的操作規程，以確保檔案管理中各項工作有序展開［1］。當前，基層檔案室缺乏具有普遍約束力的管理制度和確保制度順利運行的監督機制，直接影響檔案數字化、檔案室標準化建設、檔案室軟硬件設施配備、檔案室防潮、防火、防盜設施建設，以及檔案經費劃撥、人員配置等工作，導致檔案管理實踐中諸如歸檔、整檔、借閱、移交等常規工作難以按規范落實到位，直接影響檔案數字化工作進程和檔案信息資源共享平臺的建設、運行。另一方面，在檔案數字化實踐中，省、市、縣和基層單位檔案室之間由于缺乏統一標準和規范，各地各單位信息化建設和檔案數字化水平參差不齊，導致檔案信息標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用、檢索等工作因標準不同造成不便。

（二）責任不明確

檔案管理是一項默默無聞的工作，若不修編史志年鑒，短期內不易看出檔案管理工作成效。檔案管理又是一項憑良心的工作，主觀性很強，如果缺乏有效的監督機制督促管理員一步一個腳印把原始資料采集、整檔、歸檔、掃描、上傳、移交、數據更新、網站維護等工作做實做好，他人很難及時發現檔案管理工作上的紕漏。又因檔案工作時間跨度大，人員更替頻繁，即使發現檔案管理過程中某個環節出現了問題，如：資料采集不全、整檔和掃描有遺漏、上傳和移交不及時等，這些問題往往因為各種客觀原因難以補救。檔案工作需要各部門通力合作才能做好，如果沒有一位責任感強的領導統一協調，調動集體力量和公共資源，靠管理員單槍匹馬是很難做好做實檔案管理工作的。

（三）領導不重視

長期以來，人們對檔案工作的認識一直存在偏見。在某些人看來，檔案工作可有可無、可急可緩，這種觀念必然影響檔案經費劃撥、設備添置和人員安排等事宜。有人甚至認為給檔案室買新設備是浪費，搬幾臺舊電腦，整幾個舊廚柜擱在檔案室或某個雜物間應付應付檢查就可以了，這種觀念在基層單位較普遍。一些單位沒有專門設立檔案室、沒有專業管理員、沒有按要求給檔案室配置空調、除濕機、鐵皮柜、專用電腦、掃描儀等硬件設施，這些自然不是檔案管理員的責任。綜上，如果領導不重視，如果沒有足夠的資金保質保量地把檔案室軟硬件設施按規范建立起來，檔案數字化，檔案資源共享就是一句美麗的空話。

（四）素質待提高

管理員素質決定著檔案管理水平的高低。檔案管理實踐中，“人”這個起決定作用的因素并沒有真正得到重視。特別是基層單位檔案室，很少安排“年富力強”的人專職管理檔案，被指派管理檔案的往往都是那些退居二線或即將退休之類的“老弱病殘”。檔案管理員綜合素質參差不齊，相當一部分管理員沒有受過檔案專業系統教育和業務培訓，有的管理員連上崗證都沒有，相當一部分管理員（上文提到的“老弱病殘”之類的管理員）不能熟練使用電腦、掃描儀、照相機、攝影機、電子音像設備和現代網絡技術，難以嫻熟地運用現代科技手段生成和轉化電子文檔。因為“老弱病殘”，他們的學習力往往受體力、精力、知識結構和已有經驗的束縛，很難有年輕人那樣熱切的學習欲望。這些因素將直接影響到檔案管理員的工作能力和工作效率，影響檔案數字化進程及檔案資源共享的深度和廣度。當然，也有優秀的年輕人擔任檔案管理員的，這樣的人在單位里往往身兼數職，他們沒有足夠的時間和精力管理檔案。

三、推行檔案數字化的思路與對策

（一）加強制度建設，嚴抓制度落實

檔案主管部門要制定一套具有普遍約束力的部門規章和與之相匹配的規范體系（執行標準），對各單位的檔案管理、檔案室維護等操作規程進行明確和規范，定期開展檔案工作情況督查，確保各單位按相同標準和同一流程進行檔案管理和檔案數字化工作。譬如，使用相同的圖文處理軟件、圖文存儲格式等，為檔案的管理、使用和檔案資源共享創造條件［2］。另一方面，要制定一套針對基層單位的法律法規，對基層單位檔案工作、檔案經費、檔案管理員配置、檔案室軟硬件設施配備等方面進行明確，用制度為檔案數字化工作和檔案信息資源共享保駕護航。

（二）強化責任意識，用制度促工作

一是按照檔案工作規程，定期開展涉及資料收集、檔案編制、檔案移交、檔案數字化等常規工作檢查，及時發現并補救檔案管理工作中出現的問題，糾正檔案管理工作中的不良現象，有條不紊地推進檔案工作；二是實行檔案工作“一把手”負責制，明確“一把手”的責任，利用“一把手”調動集體力量和公共資源，協調不同部門、不同科室共同參與到檔案收集、整理、掃描、上傳、移交等工作中來，使檔案工作成效成為“一把手”政績考核的一項指標，讓“一把手”真正擔負起該負的責任；三是建立針對基層單位領導和檔案管理員的離退休、調離工作崗位的審查機制，特別是檔案移交方面的審查和對接，根據《檔案管理違法違紀行為處分規定》，對相關失職人員依法依規進行追究和問責。

（三）加大資金投入，轉變思想觀念

一是切實轉變思想觀念，強化對檔案工作的認識，在資金劃撥、人員安排、設備購置等方面給予檔案工作切實支持。二是要根據當地物價和社會發展實際明確檔案經費，使檔案經費隨著當地GDP的增長而增長。相關部門要將檔案經費納入政府財政預算，確保檔案室建設、檔案管理員教育培訓、檔案數字化（網絡化）等相關工作落到實處。三是建立由檔案主管部門、本單位領導、市賬務部門、審計部門共同參與的跨部門監督機制，依靠制度支持和約束，確保檔案經費足額劃撥，專款專用。

（四）提高人員素質，提升管理水平

一是提升檔案管理員的業務素質，要求每位檔案管理員都必需持證上崗，硬性規定管理員每年必需接受檔案主管部門組織的規定課時的檔案繼續教育和檔案業務技能、相關法律法規的培訓。其次，要求檔案管理員必需學習涉及檔案工作的相關法律法規，特別是要學習那些涉密法律條文和部門規章，做一個業務合格、思想過硬的檔案管理員；二是提升檔案管理員的專業技術水平，檔案管理工作要與社會政治經濟發展現狀接軌，就需要有與之相匹配的管理員。檔案主管部門可以通過業務培訓、資質考試以及從高校檔案專業的畢業生中選拔等方式提升檔案管理隊伍的整體素質，改進管理模式，幫助每位管理員熟練地掌握計算機網絡、多媒體、攝影攝像等現代電子和傳媒技術，并靈活運用這些技術和設備收集、整理、制作和管理檔案［3］；三是提升檔案管理員的文化素養。

［1］夏燕玲．檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考［J］．云南檔案，2010（3）．

［2］韓東．檔案信息化建設若干問題研究［D］．長春：吉林大學，2011．

［3］李愛妹．加快檔案信息化建設，不斷創新檔案工作［J］．上海造船，2012（1）．

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1673-9884（2017）04-0122-03

2017-02-15

葉忠惠，男，石獅市人大代表活動服務中心主任。