高校畢業生檔案管理中存在的問題及對策

周 萍

(安徽大學管理學院 安徽 合肥 230000)

高校畢業生檔案管理中存在的問題及對策

周 萍

(安徽大學管理學院 安徽 合肥 230000)

高校畢業生檔案對于畢業生以后的工作生活有著重大的意義，對其管理問題進行研究很有必要。本文主要從用人單位對畢業生檔案重要性認識不足、高校畢業生檔案管理不夠規范、高校畢業生檔案法制建設不夠完善三個方面揭示了高校畢業生檔案管理中存在的問題，并提出了相應的對策。

高校畢業生；檔案；管理

一、高校畢業生檔案管理

高校畢業生檔案主要記載了一個人在求學過程中德智體美勞，當然也包括各種獎懲，它涉及到一系列私人活動中產生的具有保存價值的資料。其主要內容包括：學位學歷、獎懲材料、成績單、入黨入團材料、履歷材料、實習材料等。現如今，越來越多的檔案工作者、社會群眾以及企事業單位對高校畢業生檔案工作的態度比以前好了很多，這推動了相關方面工作的進步。高校畢業生檔案管理的內容有：檔案的收集、填充與整理、保管、轉遞與接管、提供利用。

二、高校畢業生檔案管理中存在的問題

現在，人們對于檔案的態度有所改變，所以我國高校畢業生檔案管理工作也能夠順利的進行，但是，有些問題依然存在，仍然需要我們意識到這些問題。據《中國青年報》報道，甘肅省的一個人才交流市場中所保存的檔案就有8000份檔案沒人認領，幾乎占到了該市所存檔案的一半。[1]

(一)用人單位對畢業生檔案重要性認識不足

現在，一些國家機關、企事業單位、國有企業相對較重視檔案，而其他的企業都不是很重視檔案，他們不再將檔案作為聘用人才的主要考查標準。主要原因如下：

首先，高校畢業生的檔案袋中所收集的檔案比較死板，沒有想到企業對哪些方面的內容比較感興趣，難以揭示畢業生在校的學習、生活情況，其中的大部分信息都不能滿足各單位的要求。

其次，高校畢業生的檔案不夠真實，有些高校為了保證一定的升學標準、為了讓畢業生在畢業之后找到滿意的工作，一些畢業生在求學過程中所形成的處分材料會被拿出來進行銷毀，這會大大降低檔案的真實性，所以，現在許多單位都不信賴高校畢業生的檔案。

再次，企業都是以營利為目的的，對于人員檔案，它們會覺得吃力不討好，企業中的有些員工不會在一個企業待太長時間，但是企業接受檔案需要花費較多錢財，而且，企業主管人員不會覺得檔案會發揮很大的作用 所以，大多數企業在聘用人才時，不會要求員工將自己的檔案寄存該企業。

(二)高校畢業生檔案管理不夠規范

現在，大多數的高校的收集內容不夠規范，他們只是將畢業生學習中的獎懲材料進行有意識地集中，但是，如果你想了解畢業生的政治思想、綜合素質等，檔案材料卻難以展示。所以，企業意識到無法通過檔案來真正了解員工，自然也就不會花大代價去進行檔案工作。

檔案的機密性很高，一旦丟失難以補救，所以需要通過專門的渠道進行轉遞，只有這樣，才能在一定程度上減少檔案丟失的風險。然而，在現實生活中，有的高校接收到調檔函，為了避免麻煩，就毫無防備地將檔案交到了畢業生的手中，這時，畢業生會選擇一些快遞等不符合規定的方式寄出檔案，甚至會有一些畢業生直接對檔案的內容進行修改，取出自己的一些處分材料，這將會大大降低檔案的真實性，也加大了檔案的風險系數。

(三)高校畢業生檔案法制建設不夠完善

檔案法制建設是指通過檔案立法、檔案執法、檔案普法等一系列的具體工作，建立健全檔案法律、法規和規章制度。《檔案法》從1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過以來，已經將近30個年頭，期間，我國的檔案法制建設獲得了一些可喜可賀成績，但是，值得注意的是，在高校畢業生法制建設方面仍存在著一些不足。[2]關于高校畢業生檔案工作還沒有比較具有規范性的法規制度。大部分的檔案管理均是按照國家頒布的法律、法規進行辦事，難以根據本校的一些實際情況進行有針對性的工作。即使能夠意識到制定有針對性的規章制度，也很難保證這些規章制度的全面、系統和詳盡，大部分只是泛泛而談，不能夠詳盡、具體的規定出檔案工作的標準。

三、完善高校畢業生檔案管理的對策

(一)用人單位要重視畢業生檔案的重要性

各用人單位不能覺得檔案一無用處，而對檔案冷眼相待，而要對高校畢業生檔案的價值有清醒的認識。雖然高校畢業生檔案內容雖然遭到各方面的質疑，但不得不說，和其它材料比起來，高校畢業生檔案還是有著不可替代的作用，它仍然是可靠地信息渠道，至少它是具有法律保障的，在法庭中是可以作為證據呈現的。而且，用人單位對待檔案的態度決定了畢業生對待自己檔案的態度。如果在求職過程中，用人單位壓根就沒提到檔案的相關問題，那么畢業生也就不會去了解自己的檔案放在何處，更不會重視自己的檔案。因此，員工被招錄進企業時，用人單位應該根據檔案進行嚴格考量，從而，通過檔案中的相關資料來加深對員工的了解，發揮他們的特長，為企業牟利。

(二)加強高校畢業生檔案的規范管理

檔案館不但要收集學生在學習方面的材料，比如成績單、獎學金等，還要注重對實踐以及思想方面材料的收集。為了檔案的齊全完整，檔案館可以實行追蹤收集制，也就是在分析判斷檔案內容的基礎上，找出其中的問題和缺失的檔案材料，然后再進行不斷地補充收集，直至檔案材料完備齊全。

要想把高校畢業生檔案轉遞工作做好，就要明確以下幾點：

明確轉遞內容。轉遞前，相關檔案管理部門要有意識地對畢業生檔案的相關內容進行及時的檢查，刪減掉虛假、偽造的檔案材料，增添內容殘缺不全或者表面破損的檔案。

規范轉遞程序。轉出方要按照機要交通或者直接送取的方式轉遞給轉入方，且要填寫轉遞的相關材料，轉入方接收到檔案后要進行查驗，防止檔案缺失，對不符合要求的檔案予以退回，對符合規定的檔案，要按照規定在轉遞的回執單填寫相關情況，加蓋公章并寄回到檔案轉出方。

規范轉遞方式。高校畢業生檔案且有一定的保密性，不能隨意讓不相關的人員看見，要想轉遞之后的檔案齊全完整，減少泄露風險，那么只能通過機要局這樣可靠的機構進行檔案的轉遞，因為通過其它快遞的方式很容易造成檔案的丟失，且一旦丟失將查找無門。

(三)加強高校畢業生檔案法制建設

各高校也不能照搬國家檔案法規定的相關事項，要根據自身情況，制定與自己管理特點相關的實施辦法。比如北京航空航天大學就制定了符合自身特點的《北京航空航天大學學生檔案管理辦法》，明確規定了畢業生檔案管理機構以及其它的相關部門的檔案工作注意事項，明確了檔案的歸檔范圍和要求、歸檔時間等一系列的內容。[3]

現在，在我國高校畢業生檔案的管理工作中，有的還是沒有按照相關法律法規展開，社會中的相關人員也沒有檔案法律意識，因此，必須通過一些媒體進行大力宣傳，比如通過廣播、電視、報紙等形式，同時，對于一些新形式的檔案，比如電子文件進行法制宣傳教育。對于畢業生檔案的每一個工作細節都要力爭做到最好，特別是在檔案借閱時，要切實做好登記工作，責任落實到個人。

[1]王英瑋主編.專門檔案管理.北京：中國人民出版社，2013，34—35.

[2]朱愛琴.如何加強高校畢業生檔案管理[J].檔案管理,2010(04):75-78.

[3]《干部檔案整理工作細則》.1991.03(04),2-3

周萍(1992—)，女，漢族，江蘇泰州人，管理學碩士，安徽大學管理學院圖情檔專業，研究方向：檔案學基礎理論。