做好會計檔案管理工作的研究與探討

摘 要：在工作中健全完善的檔案管理，不僅僅只是記錄了本單位的發展歷程，它還具有一定的歷史價值，它不但能指導單位以后發展的方向，還能夠反映單位的所有經濟活動現狀，為以后科學的決策提供有價值的信息以及后續的發展提供依據和參考。中國現今的會計檔案管理工作也得到了快速的發展，逐步走向信息化，人性化，健全化。但是與國外相比它還有很多的不足，這就需要我們通過學習不斷規范化，完整化。本文就做好會計檔案管理工作進行了探討。

關鍵詞：會計；檔案管理；工作

隨著社會的進步，人們對會計檔案管理更加重視，它在工作中扮演的角色也越來越重要，對于它的管理要求也在不斷地提高，在會計業務中檔案的管理十分重要是不可缺少的一部分。但是現今它存在很多的問題，在完善加強檔案管理的道路上，還有很多難題需要去克服。為了解決這些問題我們需要從多方面去努力，如對人員進行培訓提高其綜合素質，完善會計檔案管理制度，建立現代化信息管理平臺，健全會計檔案管理基礎設施建設等，采取多種方法來加強它的管理。

1 加強會計檔案管理的重要性

會計檔案是單位在運行的過程中而產生的會計資料。當單位處于正常運行狀態的時候，伴隨著資金的運行就會產生會計憑證、會計賬目、各種報表以相關的資料。由于會計檔案可以直接反映單位運行中經濟運行和財政運行狀況，所以，要對單位的運行情況有所了解，就要以會計檔案資料為參考依據。會計檔案中是會計運行的真實記錄，所記錄的內容真實、準確而可靠。會計檔案是會計工作的原始記錄，作為會計憑證的可參考依據，還可以為事業單位的發展提供決策依據。從單位財產保護的角度而言，會計檔案對單位的財產以及國家的財產都起到一定的保護作用。從國家的角度而言，會計檔案是對會計工作中所產生的數據信息進行匯總，可以對國家的經濟運行情況和社會發展情況進行考核，從而對國家的未來發展決策提供可參考依據。從事業單位的角度而言，會計檔案信息都屬于是原始資料，記錄了單位發展進程中的資金運行情況，據此而將會計工作的監督管理方案制定出來。每一個單位都要履行納稅的義務，同時國家財政上也需要通過稅收補充資金。所以，對于事業單位的運行情況，會計檔案管理還起到了單位運行情況的監督作用，針對單位中所存在的經濟運行起到一定的監督作用。特別是單位中所存在的經濟問題，可以通過參考單位檔案資料就可以查找出來，有助于有效地控制經濟犯罪問題，以保證單位的利益和國家的利益。

2 會計檔案管理中存在的問題

2.1 對會計檔案管理的重要性認識不足

許多部門只重視會計工作，而不重視會計檔案的管理工作，導致會計工作與會計檔案管理相脫節，造成會計檔案管理混亂。

2.2 會計檔案管理人員的綜合素質有待提高

部分單位的會計工作人員未經過正規培訓，不懂得操作規程，對歸檔范圍和標準不明確，這樣整理出來的會計檔案達不到規范要求，更談不上科學化管理。有的會計工作人員責任心不強，存在惰性思想，還有偽造、篡改、變換記錄憑證、開假發票、建假賬等違法行為，造成了會計信息失真，危害極大。

2.3 會計檔案資料收集不完整

許多單位只重視收集會計憑證、會計賬簿、報表等專業的資料歸檔，卻忽視了會計文件材料和會計檔案電子數據的收集，影響了會計檔案的完整性。

2.4 保管期滿的會計檔案沒有按照規定進行銷毀

按照《檔案法》和《會計檔案管理辦法規定》的規定，到期的會計檔案應及時銷毀，但是很多單位沒有開展此項工作，其原因是不敢擔當，“怕”字當頭，幾乎所有的領導都不愿意承擔這個責任。另外，銷毀會計檔案是一項繁瑣的工作，這也是到期不進行銷毀的重要原因。

2.5 會計電算化管理不規范

實施會計電算化以來，會計檔案擁有雙重會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案和計算機硬盤中的會計數據，以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等。許多單位對會計檔案電子數據的收集和保管不符合要求，安全性不高。

3 提高會計檔案的管理水平的對策

3.1 統一思想，加強領導，提高對檔案工作重要性的認識

《檔案實施辦法》第五條規定：“機關、團體、企事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展。”《會計檔案管理辦法》第四條規定：“單位必須加強對會計檔案管工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防損壞、散失和泄密。”重視會計檔案的管理工作，是一項嚴肅的法制行為。單位領導要加強對《檔案法》《檔案管理條例》的學習，提高認識，使會計檔案管理工作逐步走向法制化、正規化。

3.2 加強對會計檔案管理人員的全面培養，提高其綜合素質

會計檔案管理工作是會計業務和檔案管理的綜合體，如果只重視單方面工作是不夠的，要求會計檔案管理工作人員要具備會計專業知識，并對檔案資料以專業化處理，以使得會計檔案的服務功能得以充分發揮。當會計檔案管理人員的培訓工作落實到管理工作中，高度重視培訓工作，以提高會計檔案管理人員的素質和工作質量。會計人員要對會計檔案管理工作能夠做到熟練操作，對檔案資料規范化整理。單位的管理人員要認真學習《檔案法》以及《會計檔案管理辦法》，通過接受定期的培訓后懂得相關規定，并能夠在會計檔案管理工作中發揮指導作用。比如，對于到期會計檔案就要執行銷毀程序。按照要求，會計檔案到期銷毀需要得到有關部門的確認，檔案資料確實需要銷毀的情況下，經過審核、批準后，要在管理人員的監督下進行會計檔案資料的銷毀工作。通常會檔案中，需要銷毀的檔案以工資材料為主，諸如花名冊、底冊和工資臺賬等等，都需要按照規定執行銷毀。對到期的會計檔案進行銷毀處理，可以使會計檔案資料數量減少，工作人員的負重也會減輕，有助于提高會計檔案管理質量。

3.3 按要求定期做好會計檔案的鑒定和銷毀工作

《會計檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規定。對于保管期滿的會計檔案，除了尚未結清的債務原始憑證和涉及未了事項的原始憑證要單獨抽出立卷外，其余都應當銷毀。作為檔案管理和會計工作人員有責任和義務提醒單位領導遵循《會計檔案管理辦法》規定，及時按要求銷毀到期的會計檔案。

3.4 會計檔案電算化管理的新要求

提高會計人員思想素質和計算機應用技能，完善硬件設施建設。在一定的時間間隔內，把計算機系統中的所有會計數據拷貝儲存到磁性介質或光盤上，形成脫離于原計算機系統的會計檔案。可采用雙份備份法進行數據備份，并分別貼上標簽注明形成的時間、操作人員姓名，存放于不同的地方，防止意外發生。保存時應遠離磁場，注意防潮、防塵等，并定期檢查，定期復制。

3.5 建立健全會計檔案管理各項規章制度

單位應制定檔案管理目標，明確會計檔案的歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等。明確會計檔案工作人員的工作職責，確保會計檔案不丟失、不損壞、不泄密。可組織定期檢查，制定獎懲制度，使會計檔案管理有章可循。

4 結束語

社會的進步，市場的競爭力，人們的關注，讓我們不得不注重會計檔案管理工作，落實加強其管理是勢在必行的。這樣不僅可以記錄公司的發展歷程，還可以為以后的發展提供歷史依據，幫助單位在殘酷的競爭中站穩腳跟。如何提高單位的重視，完善會計檔案管理的制度，培育高素質人才等，這一系列的問題都是我們現今急需解決的，這就需要單位領導人根據本公司的實際情況來進行調整和管理。

參考文獻

[1]周曉萍.單位財務會計檔案管理問題及對策[J].單位研究，2011（06）：50-51.

[2]王晶.加強會計檔案管理充分發揮會計檔案作用[J].現代經濟信息，2011（22）：32；34.

作者簡介

李薇（1980-），女，河南省安陽市湯陰縣，本科，畢業于中央黨校，助理館員，研究方向：檔案管理。