加強(qiáng)醫(yī)院檔案登記備份工作的重要性及有效策略

梁小凌

摘 要：從醫(yī)院檔案登記備份制度以來，強(qiáng)化了檔案行政管理監(jiān)管，提高了電子文件規(guī)范管理水平，對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)、保證醫(yī)院檔案文件安全具有十分重要的意義。本文首先對(duì)醫(yī)院檔案登記備份工作原則，然后分析醫(yī)院檔案登記備份工作中存在的問題，最后提出加強(qiáng)醫(yī)院檔案登記備份工作的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；登記備份；重要性；策略

檔案登記備份制度中包括了管理技術(shù)應(yīng)用以及檔案行政管理兩個(gè)方面的內(nèi)容。醫(yī)院檔案主要包括在醫(yī)療過程形成的賬薄、病歷、公文、會(huì)議記錄文件、影像資料等等。進(jìn)行檔案登記備份是醫(yī)院檔案管理中重要的內(nèi)容，對(duì)保證醫(yī)院檔案資料安全具有十分重要的意義。

1 醫(yī)院檔案登記備份工作原則

第一，安全性原則。醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展過程中凝聚的物質(zhì)財(cái)富，是醫(yī)院發(fā)展的見證，也是醫(yī)院今后發(fā)展的依據(jù)。在醫(yī)院檔案登記備份中必須堅(jiān)持安全性原則，安全也是開展登記備份工作的目的所在。第二，真實(shí)性原則。保證醫(yī)院檔案的真實(shí)是開展檔案管理的生命。現(xiàn)階段，人民生活水平不斷提升，健康意識(shí)也不斷提升，由于醫(yī)療質(zhì)量問題導(dǎo)致的糾紛屢見不鮮。開展檔案登記備份就是對(duì)醫(yī)院檔案的真實(shí)性進(jìn)行鑒證，化解醫(yī)療過程中相關(guān)矛盾。第三，功能性原則。醫(yī)院檔案登記備份工作，主要功能在于保證檔案文件的完整性、安全性，發(fā)揮檔案的保全和證據(jù)鎖定功能。

2 醫(yī)院檔案登記備份工作中存在的問題

2.1 醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案登記備份工作不夠重視

醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，在醫(yī)院建設(shè)過程中，重視硬件設(shè)備、醫(yī)療質(zhì)量等方面的發(fā)展，但是卻忽視了對(duì)檔案登記備份工作，認(rèn)為該工作技術(shù)性不高，利用價(jià)值不打，在醫(yī)院中也沒有設(shè)置專門的檔案登記備份部門，在工作中沒有明確的分工，在人才儲(chǔ)備和培養(yǎng)中忽視了對(duì)檔案登記備份管理人員的培養(yǎng)，導(dǎo)致專門的檔案登記備份人員素質(zhì)偏低，對(duì)檔案登記備份工作質(zhì)量造成嚴(yán)重的影響。

2.2 醫(yī)院檔案登記管理制度不夠健全

正是由于忽視了檔案登記備份的重要性，也缺乏有效的制度進(jìn)行約束。醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員還沒有意識(shí)到檔案登記備份工作對(duì)醫(yī)院工作的重要性，一直將檔案登記備份作為一種任務(wù)，在具體實(shí)施中往往敷衍了事。同時(shí)，受到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的影響，很多醫(yī)務(wù)人員老是將經(jīng)濟(jì)效益放到第一位，在病歷書寫中馬虎大意，在相關(guān)醫(yī)學(xué)術(shù)語使用中也不夠規(guī)范，導(dǎo)致醫(yī)院病例檔案質(zhì)量降低。

2.3 醫(yī)院檔案登記備份人員素質(zhì)普遍偏低

目前，在醫(yī)院檔案登記備份工作中，相關(guān)工作人員專業(yè)素質(zhì)較低，從業(yè)人員文化素質(zhì)偏低，一般都是在崗位中由前輩帶領(lǐng)和傳授。但是這種情況已經(jīng)不能適應(yīng)目前社會(huì)時(shí)代的發(fā)展。檔案登記備份人員素質(zhì)在很大程度上決定了檔案管理的質(zhì)量，加上醫(yī)院對(duì)檔案登記備份人員缺乏必要的培訓(xùn)，導(dǎo)致從業(yè)人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)醫(yī)院檔案登記備份工作也會(huì)造成極大的影響。

2.4 醫(yī)院檔案登記備份規(guī)范性不足

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理普遍采取分散管理模式，各個(gè)部門各自為政。一些醫(yī)院部門為了自己查閱檔案方便，甚至借口為了醫(yī)院檔案的安全性，往往不按照醫(yī)院檔案管理的相關(guān)規(guī)定，將科室的檔案資料在本科室保存，導(dǎo)致醫(yī)院各個(gè)部門對(duì)檔案分散管理，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理過于混亂。同時(shí)，醫(yī)院在進(jìn)行檢索工具編制過程中，片面的認(rèn)為檢索工具越多，對(duì)檔案管理越好，對(duì)檔案登記備份工作效率偏低。

3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案登記備份工作的策略

針對(duì)現(xiàn)階段醫(yī)院檔案登記備份工作中存在的問題，筆者基于多年的工作經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)提出幾點(diǎn)建議：

3.1 加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案登記備份工作的重視

檔案登記備份工作能夠?yàn)獒t(yī)院質(zhì)量、醫(yī)院管理水平評(píng)價(jià)工作提供必要的依據(jù)，同時(shí)也是醫(yī)院管理一個(gè)重要環(huán)節(jié)。因此，作為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)，更需要將檔案登記備份工作作為醫(yī)院發(fā)展中的重要工作內(nèi)容，讓所有的醫(yī)務(wù)人員都能夠重視檔案登記備份工作，認(rèn)真的做好本職工作。檔案登記備份工作，包括對(duì)相關(guān)資料的分類、整理、編號(hào)、管理等，這對(duì)于保證醫(yī)院工作連續(xù)性，保證檔案資料的安全性都具有重要的意義。

3.2 對(duì)醫(yī)院檔案登記備份人員進(jìn)行培訓(xùn)

醫(yī)院在加強(qiáng)對(duì)檔案登記備份工作重視外，還必須重視對(duì)從業(yè)人員的培訓(xùn)，或招聘一批掌握現(xiàn)代化專業(yè)技能的新型人才，定期開展有效的培訓(xùn)工作，從網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)、外語、專業(yè)知識(shí)等幾個(gè)方面入手進(jìn)行培訓(xùn)，激發(fā)檔案登記備份人員工作的熱情。

具體來說，在對(duì)醫(yī)院檔案登記備份人員培訓(xùn)過程中，一方面，需要將培訓(xùn)工作作為醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃的一部分，應(yīng)該定期展開有針對(duì)性的培訓(xùn)；另一方面，為了保證培訓(xùn)內(nèi)容的有效性、生動(dòng)性、趣味性，應(yīng)該采用多元化的培訓(xùn)方式；同時(shí)，需要做好培訓(xùn)檢測(cè)工作，并制定一定的獎(jiǎng)罰措施，保證檔案登記備份人員綜合素質(zhì)的提升。

3.3 規(guī)范醫(yī)院檔案登記備份制度

醫(yī)院包括多個(gè)科室和部門，在醫(yī)療過程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案。同時(shí)醫(yī)院工作專業(yè)性、復(fù)雜性較強(qiáng)，在檔案登記過程中，相關(guān)要求較高。因此，醫(yī)院需要建立科學(xué)的檔案登記備份制度，完善醫(yī)院檔案管理體系，明確各個(gè)檔案登記備份人員的工作職能。只有這樣，才能讓檔案登記備份人員在工作過程中有據(jù)可依，也能夠?yàn)獒t(yī)院檔案管理工作提供方便。

3.4 加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的行政監(jiān)管

醫(yī)院還需要強(qiáng)化與當(dāng)?shù)匦姓芾聿块T的聯(lián)系和溝通，嚴(yán)格的按照相關(guān)的制度規(guī)章要求，做好醫(yī)院檔案登記備份審批制度，將醫(yī)院相關(guān)檔案電子文件、數(shù)據(jù)等作為行政管理監(jiān)管的范疇中。當(dāng)?shù)貦n案行政管理監(jiān)管部門，還需要強(qiáng)化對(duì)醫(yī)院各種檔案（電子檔案、紙質(zhì)檔案）的監(jiān)管，嚴(yán)格按照檔案登記備份程序進(jìn)行操作，履行醫(yī)院檔案行政監(jiān)督管理的工作職能。

3.5 將醫(yī)院檔案登記備份歸入當(dāng)?shù)貦n案登記備份中心管理

建立檔案登記備份中心，地方各級(jí)檔案部門實(shí)施檔案登記備份制度。醫(yī)院檔案屬于民生檔案，對(duì)醫(yī)院、患者的切身利益密切相關(guān)，需要將醫(yī)院電子病歷歸入到當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門的工作范疇中，通過檔案登記備份中心進(jìn)行有效的管理，為醫(yī)院提供備災(zāi)服務(wù)，這對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理工作效率與質(zhì)量具有積極的意義。同時(shí)醫(yī)院也應(yīng)該加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，便于醫(yī)院信息化發(fā)展。

4 總結(jié)

通過上述分析可知，醫(yī)院檔案管理工作是一份嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、系統(tǒng)化的工作，而檔案登記備份是醫(yī)院檔案管理重要的內(nèi)容之一，加強(qiáng)醫(yī)院檔案登記備份工作具有十分重要的意義。醫(yī)院相關(guān)部門必須提高對(duì)檔案登記備份工作的重視，規(guī)范相關(guān)制度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作的監(jiān)管，保證醫(yī)院相關(guān)檔案的安全性、完整性、真實(shí)性，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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