加強醫院檔案登記備份工作的重要性及有效策略

梁小凌

摘 要：從醫院檔案登記備份制度以來，強化了檔案行政管理監管，提高了電子文件規范管理水平，對醫院檔案信息化建設、保證醫院檔案文件安全具有十分重要的意義。本文首先對醫院檔案登記備份工作原則，然后分析醫院檔案登記備份工作中存在的問題，最后提出加強醫院檔案登記備份工作的對策。

關鍵詞：醫院檔案；登記備份；重要性；策略

檔案登記備份制度中包括了管理技術應用以及檔案行政管理兩個方面的內容。醫院檔案主要包括在醫療過程形成的賬薄、病歷、公文、會議記錄文件、影像資料等等。進行檔案登記備份是醫院檔案管理中重要的內容，對保證醫院檔案資料安全具有十分重要的意義。

1 醫院檔案登記備份工作原則

第一，安全性原則。醫院檔案是醫院發展過程中凝聚的物質財富，是醫院發展的見證，也是醫院今后發展的依據。在醫院檔案登記備份中必須堅持安全性原則，安全也是開展登記備份工作的目的所在。第二，真實性原則。保證醫院檔案的真實是開展檔案管理的生命。現階段，人民生活水平不斷提升，健康意識也不斷提升，由于醫療質量問題導致的糾紛屢見不鮮。開展檔案登記備份就是對醫院檔案的真實性進行鑒證，化解醫療過程中相關矛盾。第三，功能性原則。醫院檔案登記備份工作，主要功能在于保證檔案文件的完整性、安全性，發揮檔案的保全和證據鎖定功能。

2 醫院檔案登記備份工作中存在的問題

2.1 醫院相關領導對檔案登記備份工作不夠重視

醫院相關領導，在醫院建設過程中，重視硬件設備、醫療質量等方面的發展，但是卻忽視了對檔案登記備份工作，認為該工作技術性不高，利用價值不打，在醫院中也沒有設置專門的檔案登記備份部門，在工作中沒有明確的分工，在人才儲備和培養中忽視了對檔案登記備份管理人員的培養，導致專門的檔案登記備份人員素質偏低，對檔案登記備份工作質量造成嚴重的影響。

2.2 醫院檔案登記管理制度不夠健全

正是由于忽視了檔案登記備份的重要性，也缺乏有效的制度進行約束。醫院醫務人員還沒有意識到檔案登記備份工作對醫院工作的重要性，一直將檔案登記備份作為一種任務，在具體實施中往往敷衍了事。同時，受到市場經濟環境的影響，很多醫務人員老是將經濟效益放到第一位，在病歷書寫中馬虎大意，在相關醫學術語使用中也不夠規范，導致醫院病例檔案質量降低。

2.3 醫院檔案登記備份人員素質普遍偏低

目前，在醫院檔案登記備份工作中，相關工作人員專業素質較低，從業人員文化素質偏低，一般都是在崗位中由前輩帶領和傳授。但是這種情況已經不能適應目前社會時代的發展。檔案登記備份人員素質在很大程度上決定了檔案管理的質量，加上醫院對檔案登記備份人員缺乏必要的培訓，導致從業人員缺乏創新意識，對醫院檔案登記備份工作也會造成極大的影響。

2.4 醫院檔案登記備份規范性不足

現階段，醫院檔案管理普遍采取分散管理模式，各個部門各自為政。一些醫院部門為了自己查閱檔案方便，甚至借口為了醫院檔案的安全性，往往不按照醫院檔案管理的相關規定，將科室的檔案資料在本科室保存，導致醫院各個部門對檔案分散管理，導致醫院檔案管理過于混亂。同時，醫院在進行檢索工具編制過程中，片面的認為檢索工具越多，對檔案管理越好，對檔案登記備份工作效率偏低。

3 加強醫院檔案登記備份工作的策略

針對現階段醫院檔案登記備份工作中存在的問題，筆者基于多年的工作經驗，現提出幾點建議：

3.1 加強醫院領導對檔案登記備份工作的重視

檔案登記備份工作能夠為醫院質量、醫院管理水平評價工作提供必要的依據，同時也是醫院管理一個重要環節。因此，作為醫院的領導，更需要將檔案登記備份工作作為醫院發展中的重要工作內容，讓所有的醫務人員都能夠重視檔案登記備份工作，認真的做好本職工作。檔案登記備份工作，包括對相關資料的分類、整理、編號、管理等，這對于保證醫院工作連續性，保證檔案資料的安全性都具有重要的意義。

3.2 對醫院檔案登記備份人員進行培訓

醫院在加強對檔案登記備份工作重視外，還必須重視對從業人員的培訓，或招聘一批掌握現代化專業技能的新型人才，定期開展有效的培訓工作，從網絡計算機、外語、專業知識等幾個方面入手進行培訓，激發檔案登記備份人員工作的熱情。

具體來說，在對醫院檔案登記備份人員培訓過程中，一方面，需要將培訓工作作為醫院發展規劃的一部分，應該定期展開有針對性的培訓；另一方面，為了保證培訓內容的有效性、生動性、趣味性，應該采用多元化的培訓方式；同時，需要做好培訓檢測工作，并制定一定的獎罰措施，保證檔案登記備份人員綜合素質的提升。

3.3 規范醫院檔案登記備份制度

醫院包括多個科室和部門，在醫療過程中會產生大量的檔案。同時醫院工作專業性、復雜性較強，在檔案登記過程中，相關要求較高。因此，醫院需要建立科學的檔案登記備份制度，完善醫院檔案管理體系，明確各個檔案登記備份人員的工作職能。只有這樣，才能讓檔案登記備份人員在工作過程中有據可依，也能夠為醫院檔案管理工作提供方便。

3.4 加強對醫院檔案的行政監管

醫院還需要強化與當地行政管理部門的聯系和溝通，嚴格的按照相關的制度規章要求，做好醫院檔案登記備份審批制度，將醫院相關檔案電子文件、數據等作為行政管理監管的范疇中。當地檔案行政管理監管部門，還需要強化對醫院各種檔案（電子檔案、紙質檔案）的監管，嚴格按照檔案登記備份程序進行操作，履行醫院檔案行政監督管理的工作職能。

3.5 將醫院檔案登記備份歸入當地檔案登記備份中心管理

建立檔案登記備份中心，地方各級檔案部門實施檔案登記備份制度。醫院檔案屬于民生檔案，對醫院、患者的切身利益密切相關，需要將醫院電子病歷歸入到當地檔案行政管理部門的工作范疇中，通過檔案登記備份中心進行有效的管理，為醫院提供備災服務，這對于提高醫院檔案管理工作效率與質量具有積極的意義。同時醫院也應該加大資金投入，引進先進的檔案管理設備，便于醫院信息化發展。

4 總結

通過上述分析可知，醫院檔案管理工作是一份嚴謹、科學、系統化的工作，而檔案登記備份是醫院檔案管理重要的內容之一，加強醫院檔案登記備份工作具有十分重要的意義。醫院相關部門必須提高對檔案登記備份工作的重視，規范相關制度，加強對相關工作的監管，保證醫院相關檔案的安全性、完整性、真實性，為醫院現代化建設做出應有的貢獻。

參考文獻

[1]楊麗敏.企業檔案登記備份前期工作的若干思考[J].檔案管理理論與實踐.2014，15（2）：23-24.

[2]周國興.檔案登記備份工作亟需理清的關系[J].浙江檔案.2014，32（12）：99-100.

[3]黃英橋.論檔案與電子文件登記備份的戰略意義與實施策略[J].辦公室業務.2015，21（9）：155-156.

[4]丁麗.加強醫院設備檔案管理的重要性及有效策略[J].城市建設理論研究.2014，22（3）：65-66.

[5]潔敏娟.加強醫院設備檔案管理的重要性及有效策略[J].辦公室業務.2014，3（12）：65-69.