信息化背景下的人事檔案管理探析

薛娜

摘 要：在經濟飛速發(fā)展，社會加速進步的今天，社會生活逐步進入自動化、信息化、網絡化階段，信息化技術在各領域各行業(yè)中的作用越來越突出。使得無論是企業(yè)事業(yè)單位還是政府，都在大力進行辦公信息化建設。利用現(xiàn)代信息技術對人事檔案進行歸類管理和儲存，能夠有效的改善之前檔案管理中存在的種種局限和不足。為使信息技術能夠更加有效的為人事檔案工作的進一步發(fā)展提供有力的支持，必須加強信息化背景下的人事檔案管理。本文將對信息化人事檔案管理過程中所面臨的問題和解決途徑進行探究與探討

關鍵詞：信息化；人事檔案；檔案管理

1 信息化背景與人事人事檔案管理的概述

隨著科技的發(fā)展，信息技術被運用到各個領域，極大的改變了人們的生活、工作方式。信息時代的到來不僅使得信息流通高速化、信息獲取快速化，而且還使得大量的信息數(shù)據能夠得到精確迅速的處理。這一背景下的信息處理、檔案管理方式，對內有利于提高單位的管理的科學性，對外有利于提升單位的社會效益。

人事檔案管理工作又是檔案管理工作的重要組成部分，它真實的收集和記錄著整個單位人事管理的各種歷史活動，記錄著每個人的德才表現(xiàn)、社會經歷、學歷等信息，為接下來的單位人事建設和其他管理工作的進一步開展提供依據。人事檔案管理則有其特定的價值和意義，在衡量單位檔案管理水平中起著重要作用，對于推進單位建設和社會進步也有著特殊意義，人事檔案整理與保管的水平的高低直接影響著單位檔案資料保存的質量。

人事檔案是為單位記錄和提供人才信息的主要來源。人事檔案管理工作是保證整個單位檔案管理工作順利進行的重要基礎。經濟發(fā)展迅猛，社會的進步飛速，信息化的發(fā)展來勢洶洶，對人事檔案管理工作要求越來越高，為使檔案能夠更加有效的為單位管理工作的進一步發(fā)展提供有力的支持，促進單位建設完善，必須正視現(xiàn)今人事檔案管理中存在的問題，加強對人事檔案管理的建設。

總之，運用現(xiàn)代信息技術建立人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化，能夠使檔案管理更加高效，更加智能，從而進一步加強檔案管理工作的使命感和責任感。

2 信息化背景下的人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.理論與實踐難以齊驅并駕

電子文件的概念學界早在90年代都開始研究了，主導人物也就是如今檔案學的領軍人物馮大師太，時至今日電子文件的研究一直沒有斷過。國家層面上也出臺了相關標準和戰(zhàn)略規(guī)劃，目前正在進行紙質檔案數(shù)字化工作，實行雙套制保存，即紙質一套，數(shù)字化一套。保存紙質的原因在于它物理上易于保存，科學維護下保存也不成幾百年不成問題，并且現(xiàn)在國家政府各個部門并沒有統(tǒng)一的實行無紙化辦公，這些直接產生的紙質記錄必須要保存的。而進行信息化、數(shù)字化的原因，一是為了安全備份，二就是為了便于查詢和未來的開發(fā)利用。但雙套制無疑增加了檔案人員和檔案保管的負擔，沒人敢于擔負銷毀紙質檔案的責任。這些都是局限于檔案信息管理系統(tǒng)，并非政府辦公系統(tǒng)，人事檔案遺憾的是還不歸檔案部門管理。

2.檔案管理隊伍不規(guī)范

人事檔案管理屬于一個默默無聞、不起眼的工作，人力、物力、財力的支持明顯不足。據統(tǒng)計表明，至今仍有些單位沒有設置專門的人事檔案管理場所，還有很多單位的檔案管理人員極少，有些甚至直接由單位普通工作人員兼任。單位領導對此也沒有足夠的重視，資金支持投入不夠，沒有安裝或改進人事檔案的信息化工作所需要的檔案管理軟件，影響了檔案管理工作進度和成效。缺乏一套完善的人事檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中沒有準確的指導。另外，人事檔案管理模式的落后使得檔案的分類、整理、歸納都遠遠落后于其他領域，隨著單位管理建設的逐步完善，人事檔案事業(yè)的規(guī)模不斷擴大，檔案的內容愈加豐富，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式根本無法滿足當前社會的需要。

3.信息技術存在安全隱患

雖然電子人事檔案已經開始保存，但如何實現(xiàn)電子文件的真實性，完整性和有效性仍是一直在研究的難題，電子文件很容易修改和載體之間的遷移，那么它的憑證作用怎么定性，這是一個很重要的問題，法律地位得不到確定，就難以在政務工作中發(fā)揮作用。電子檔案如何長久保存，光盤，磁帶，硬盤的壽命都是有限的，系統(tǒng)的壽命也是有限的。當初的系統(tǒng)能讀出電子文件，以后支持該系統(tǒng)的軟硬件平臺消失了怎么辦？電子檔案的安全性也是一大問題，這也是政府相當看重的問題，信息化時代的網絡攻擊，一不小心密級檔案泄露的都是大問題。

3 信息化背景下人事檔案管理的新對策

1.建立健全制度規(guī)范，促進檔案管理標準化

信息化的人事檔案管理需要一套全新的管理模式，沒有前車之鑒，缺乏一套系統(tǒng)化理論化的管理制度及有效的指導。導致人事檔案管理工作出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，使得檔案管理建設過程進度緩慢，多走了許多彎路。因此，政府及有關部門領導應盡快結合實際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的人事檔案管理建設制度。制度應該囊括檔案管理工作的各個方面，使檔案工作人員在工作中有法可依。合理的科學的安排檔案管理工作的工作流程。另外，還要制定一套監(jiān)督制度，通過對人事檔案管理工作的監(jiān)督，對檔案的安全進行保護，絕不能給予不法分子可乘之機。

2.落實信息技術支持，完善人事檔案管理系統(tǒng)

只有資金落實到位，人事檔案建設的軟件和硬件配置才能齊全，這也是開展人事檔案管理工作的基礎性條件。只有擁有齊全的配置，檔案工作人員的工作才能順利進行。政府及單位要舍得在這方面花錢，為檔案管理工作配備良好的計算機及其系統(tǒng)，保證網絡信息體系的順暢無阻，從而提高人事檔案管理工作的效率。另外，應邀請專業(yè)人士為單位人事檔案管理工作設置其特定的檔案管理軟件，減少工作中不必要的程序和環(huán)節(jié)，提高工作效率，加快檔案管理工作的進行力度。還要為人事檔案管理設置一個專門的保護系統(tǒng)，盡量避免人事檔案信息的泄露或流失，給檔案管理工作帶來不必要的麻煩。

3.加強宣傳，增強全員主動歸檔意識

單位應加強宣傳力度，讓全體職工理解人事檔案管理的重要性，促進全員職工的人事檔案意識提高，全力支持的人事檔案管理信息化工作，為人事檔案工作提供有記錄價值的第一手資料。單位各部門應積極配合工作，保證人事檔案管理工作的順利開展。人事檔案管理者應全方位收集相關資料，拓展材料收集范圍，豐富檔案內容。

4.加強檔案管理隊伍建設，實行規(guī)范化管理

信息技術背景下，對檔案管理的保密性、檔案管理人員的綜合素質和能力等都提出了新的要求，有很多都是新接觸到的。信息技術應用的公開性中要更加注重檔案管理的保密性；由于信息技術條件下檔案管理工作是一項涉及到多個專業(yè)層面，對檔案管理工作人員的綜合素質和能力提出了更高的要求。信息技術條件下，檔案工作人員要更好的服務于群眾，擴大檔案服務面。所以，檔案管理工作人員不僅要加強研究如何建立起高效、靈活、科學的單位檔案信息體系，而且要更好的服務于實際工作，立足于實踐，一切實事求是。

4 總結

新形勢下的檔案信息化建設已經成為一種不可逆轉的趨勢，也是時代發(fā)展的必然要求。人事檔案管理工作是單位管理乃至社會經濟健康可持續(xù)發(fā)展的重要基礎，而人事檔案管理工作人員的素質是做好檔案工作的基礎。只有建立健全人事檔案管理機制，保證人事檔案管理人員的專業(yè)素質和綜合素質過關，對人事檔案實施有力的保護措施，才能保障人事檔案管理的信息化建設工作有條不紊的前進，提升人事檔案工作的整體業(yè)務素質。

參考文獻

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