提高文書檔案管理效率對策探究

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的快速前進，社會逐步進入信息化時代，提高了對事業(yè)單位文書檔案管理的要求。為使檔案能夠更加有效的為單位工作進一步發(fā)展提供支持，國家加大了對事業(yè)單位文書檔案管理的經(jīng)濟支援。如何更好的完善文書檔案管理工作內(nèi)容，完備文書檔案的記錄與整理，提高文書檔案的管理效率，成為了現(xiàn)階段文書檔案管理工作的努力方向。因此，各單位必須正視文書檔案管理工作中存在的問題，積極采用信息化技術(shù)使文書檔案的管理更加細致，為實現(xiàn)高效率的文書檔案管理工作而努力。

關鍵字：文書檔案管理；問題；對策

所謂文書檔案管理工作，即對單位的活動和事件進行真實的文字記錄，根據(jù)時間做上標記，然后按照一定的順序整理與分類，保存與管理。文書檔案管理工作在每一個單位的歷史發(fā)展過程中都有著不可替代的地位，它關系著一個單位的歷史記錄，單位的每一次改革和發(fā)展都能在文書檔案中找到記錄。因此，文書檔案管理工作的進步與發(fā)展也是單位管理工作進步的體現(xiàn)。如今各單位開始重視文書檔案管理中出現(xiàn)的問題，并積極制定優(yōu)化方案，提高文書檔案管理工作效率。

1 文書檔案建設的現(xiàn)狀

1.理論與實踐的匹配度有待提高

據(jù)統(tǒng)計表明，至今仍有些單位沒有設置專門的文書檔案管理場所。單位領導對文書檔案管理雖然開始重視，但是由于資金支持投入不夠，難以滿足信息時代改進文書檔案管理軟件的需要。在日常工作中，職工只能采用通用的檔案管理軟件。這不僅影響了檔案管理工作的工作進度和成效，更使得工作人員對檔案管理工作的熱情下降。由于缺乏一套完善的檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中缺乏規(guī)范化的借鑒，沒有一個準確的指導，只能憑借一腔孤勇向前摸索。另外，文書檔案建設模式的落后使得檔案的分類、整理、歸納落后于其他領域，隨著檔案事業(yè)的規(guī)模不斷擴大，數(shù)量也日益增加，檔案的內(nèi)容愈加豐富，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式還是不太適應當前社會的需要。

2.文書檔案管理隊伍質(zhì)量需隨時代要求提高

目前，雖然大多數(shù)的檔案管理工作人員都是本科出身，工作與所學專業(yè)實現(xiàn)了專業(yè)對口，保證了檔案管理工作能夠有序進行，但是隨著信息化時代的到來，進一步加大了對工作人員綜合素質(zhì)的要求，而部分工作人員對現(xiàn)代信息技術(shù)及檔案管理相關軟件的應用不太熟悉，容易造成檔案管理工作的安全隱患，進而導致文書檔案管理工作的效率和成果落后。另外，由于檔案管理是一項相對枯燥的工作，工作程序單一而且瑣碎，長此以往，一些工作人員出現(xiàn)工作積極性下降，對工作缺乏熱情，為了完成工作而工作，缺乏主動性，拉低了文書檔案管理工作的效率。

3.對新媒體技術(shù)運用不到位，文書信息保密工作有待加強

社會逐步進入數(shù)字化、信息化階段，信息化技術(shù)在各領域各行業(yè)中的作用越來越突出。很多單位已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化的文書檔案管理，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對文書檔案進行歸類管理和儲存，有效的改善了之前檔案管理中存在的種種局限和不足。但是大多單位忽視了對檔案管理的安全，沒有配備相應的軟硬件設施，一旦計算機硬軟件出現(xiàn)無法預測的問題，就會造成文書檔案的丟失，是一個極大的隱患。加之文書檔案管理人員對計算機殺毒知識的欠缺，對電子文書檔案的保護意識較差，給文書檔案管理帶來了很多損失。

2 提高文書檔案管理效率的新對策

1.加強檔案隊伍建設，提高檔案人員素質(zhì)

首先，各單位應進一步把文書檔案工作納入下一步的工作目標和建設計劃，把引進更多的復合型人才提上日程，并針對不同人員的特殊情況經(jīng)常地規(guī)范化的進行職業(yè)道德培訓、專業(yè)基礎理論與技能培訓、信息技術(shù)培訓、現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)培訓等邊講邊操作的培訓方式，不斷更新他們的專業(yè)知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術(shù)的運用的熟練程度，提高他們的信息專業(yè)化程度，以更好的適應檔案管理信息化建設的需要和要求。

其次，單位應把文書檔案管理部門應把被動接受變?yōu)橹鲃由祥T服務，主動收集各部門文書檔案資料。對文書檔案工作認識充分，一心一意為單位管理工作服務。

2.建立健全制度規(guī)范，促進檔案管理標準化

信息化時代的文書檔案管理需要一套全新的管理模式，沒有前車之鑒，而且缺乏一套系統(tǒng)化理論化的管理制度及有效的指導。導致文書檔案管理工作出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，使得檔案管理建設過程進度緩慢，多走了許多彎路。因此，政府及有關部門領導應盡快結(jié)合實際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的文書檔案管理建設制度。制度應該囊括檔案管理工作的各個方面，使檔案工作人員在工作中有法可依。合理科學的安排檔案管理工作的工作流程。另外，還要制定一套監(jiān)督制度，通過對文書檔案管理工作的監(jiān)督，對檔案的安全進行保護，絕不能給予不法分子可乘之機。

3.加強宣傳，增強全員主動歸檔意識

單位應加強宣傳力度，讓全體職工深刻認識文書檔案管理的重要性，促進全員職工的文書檔案意識提高，全力支持文書檔案管理信息化工作，為文書檔案工作提供有記錄價值的第一手資料。單位各部門應積極配合工作，保證文書檔案管理工作的順利開展。文書檔案管理者應全方位收集相關資料，拓展材料收集范圍，豐富檔案內(nèi)容。

4.規(guī)范化歸檔，保證文書檔案的真實性

如今的文書檔案管理的信息量是傳統(tǒng)檔案管理信息量的上百倍；信息化的檔案管理是一項系統(tǒng)性、復雜性的工程。對本單位的檔案狀況進行系統(tǒng)規(guī)劃，是信息技術(shù)在檔案管理中的必然要求。例如，要對單位檔案的館藏狀況進行系統(tǒng)化的摸底排查，對原有檔案的載體、類型、實物、形態(tài)、狀態(tài)、數(shù)量等基本信息要做到真實、準確的摸底；根據(jù)對原有檔案資料的實際情況再選擇合適的信息技術(shù)手段，包括掃描儀、相機、攝影機等信息設備的應用。數(shù)字化是檔案信息化過程中的一個主要特點，所以要實現(xiàn)原有檔案資料的全部數(shù)字化是一個漫長的過程，應堅持矛盾的普遍性與特殊性原則，明確重點，分步推進的原則對原有檔案的項目首先進行數(shù)字化；要對檔案資料做到具體問題具體分析。

5.協(xié)調(diào)好文書檔案與紙質(zhì)檔案的保存雙套制

目前紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作快速發(fā)展，國家層面上也進一步出臺了檔案保存的相關標準和戰(zhàn)略規(guī)劃，實行雙套制保存，即紙質(zhì)一套，數(shù)字化一套。這是因為紙質(zhì)化的檔案物理上更易于保存，科學維護下保存幾百年也不成問題，并且現(xiàn)在國家政府各個部門并沒有統(tǒng)一的實行無紙化辦公，這些直接產(chǎn)生的紙質(zhì)記錄是必須要保存的。而電子文書檔案的建立，則是為了安全備份，便于查詢和未來的開發(fā)利用。在單位的檔案建設與管理過程中應該協(xié)調(diào)好兩者的關系，共同促進檔案管理質(zhì)量提高。

6.加快并穩(wěn)步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理和應用

面對眾多龐大的資源和內(nèi)容，逐步實現(xiàn)數(shù)字化管理是十分必要的，所以加快實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的任務迫在眉睫。實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化可以極大提高檔案的利用率，更好的服務于生產(chǎn)和生活。檔案實現(xiàn)數(shù)字化的過程中要針對性的做好相關參數(shù)的優(yōu)化設置工作，在一些檔案中參數(shù)不同，成像的質(zhì)量和效果也就不同。

3 小結(jié)

文書檔案工作是單位健康發(fā)展的重要基礎，而檔案工作人員的素質(zhì)是做好檔案工作的基礎。面臨信息化時代的到來，只有建立健全文書檔案管理機制，保證文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)過關，對檔案實施有力的保護措施，才能推進文書管理效率有條不紊的提高，提升辦公室的整體業(yè)務素質(zhì)。

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作者簡介

王興源（1989-），女，云南省紅河州，本科，畢業(yè)于云南省財經(jīng)大學，助理館員，研究方向：檔案管理。