提高文書檔案管理效率對策探究

摘 要：隨著我國經濟的快速前進，社會逐步進入信息化時代，提高了對事業單位文書檔案管理的要求。為使檔案能夠更加有效的為單位工作進一步發展提供支持，國家加大了對事業單位文書檔案管理的經濟支援。如何更好的完善文書檔案管理工作內容，完備文書檔案的記錄與整理，提高文書檔案的管理效率，成為了現階段文書檔案管理工作的努力方向。因此，各單位必須正視文書檔案管理工作中存在的問題，積極采用信息化技術使文書檔案的管理更加細致，為實現高效率的文書檔案管理工作而努力。

關鍵字：文書檔案管理；問題；對策

所謂文書檔案管理工作，即對單位的活動和事件進行真實的文字記錄，根據時間做上標記，然后按照一定的順序整理與分類，保存與管理。文書檔案管理工作在每一個單位的歷史發展過程中都有著不可替代的地位，它關系著一個單位的歷史記錄，單位的每一次改革和發展都能在文書檔案中找到記錄。因此，文書檔案管理工作的進步與發展也是單位管理工作進步的體現。如今各單位開始重視文書檔案管理中出現的問題，并積極制定優化方案，提高文書檔案管理工作效率。

1 文書檔案建設的現狀

1.理論與實踐的匹配度有待提高

據統計表明，至今仍有些單位沒有設置專門的文書檔案管理場所。單位領導對文書檔案管理雖然開始重視，但是由于資金支持投入不夠，難以滿足信息時代改進文書檔案管理軟件的需要。在日常工作中，職工只能采用通用的檔案管理軟件。這不僅影響了檔案管理工作的工作進度和成效，更使得工作人員對檔案管理工作的熱情下降。由于缺乏一套完善的檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中缺乏規范化的借鑒，沒有一個準確的指導，只能憑借一腔孤勇向前摸索。另外，文書檔案建設模式的落后使得檔案的分類、整理、歸納落后于其他領域，隨著檔案事業的規模不斷擴大，數量也日益增加，檔案的內容愈加豐富，傳統的檔案管理工作模式還是不太適應當前社會的需要。

2.文書檔案管理隊伍質量需隨時代要求提高

目前，雖然大多數的檔案管理工作人員都是本科出身，工作與所學專業實現了專業對口，保證了檔案管理工作能夠有序進行，但是隨著信息化時代的到來，進一步加大了對工作人員綜合素質的要求，而部分工作人員對現代信息技術及檔案管理相關軟件的應用不太熟悉，容易造成檔案管理工作的安全隱患，進而導致文書檔案管理工作的效率和成果落后。另外，由于檔案管理是一項相對枯燥的工作，工作程序單一而且瑣碎，長此以往，一些工作人員出現工作積極性下降，對工作缺乏熱情，為了完成工作而工作，缺乏主動性，拉低了文書檔案管理工作的效率。

3.對新媒體技術運用不到位，文書信息保密工作有待加強

社會逐步進入數字化、信息化階段，信息化技術在各領域各行業中的作用越來越突出。很多單位已經實現數字化的文書檔案管理，利用現代化信息技術對文書檔案進行歸類管理和儲存，有效的改善了之前檔案管理中存在的種種局限和不足。但是大多單位忽視了對檔案管理的安全，沒有配備相應的軟硬件設施，一旦計算機硬軟件出現無法預測的問題，就會造成文書檔案的丟失，是一個極大的隱患。加之文書檔案管理人員對計算機殺毒知識的欠缺，對電子文書檔案的保護意識較差，給文書檔案管理帶來了很多損失。

2 提高文書檔案管理效率的新對策

1.加強檔案隊伍建設，提高檔案人員素質

首先，各單位應進一步把文書檔案工作納入下一步的工作目標和建設計劃，把引進更多的復合型人才提上日程，并針對不同人員的特殊情況經常地規范化的進行職業道德培訓、專業基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、現代化管理方法和技術培訓等邊講邊操作的培訓方式，不斷更新他們的專業知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術的運用的熟練程度，提高他們的信息專業化程度，以更好的適應檔案管理信息化建設的需要和要求。

其次，單位應把文書檔案管理部門應把被動接受變為主動上門服務，主動收集各部門文書檔案資料。對文書檔案工作認識充分，一心一意為單位管理工作服務。

2.建立健全制度規范，促進檔案管理標準化

信息化時代的文書檔案管理需要一套全新的管理模式，沒有前車之鑒，而且缺乏一套系統化理論化的管理制度及有效的指導。導致文書檔案管理工作出現了很大的隨意性和不規范性，使得檔案管理建設過程進度緩慢，多走了許多彎路。因此，政府及有關部門領導應盡快結合實際情況，建立健全一套系統理論的文書檔案管理建設制度。制度應該囊括檔案管理工作的各個方面，使檔案工作人員在工作中有法可依。合理科學的安排檔案管理工作的工作流程。另外，還要制定一套監督制度，通過對文書檔案管理工作的監督，對檔案的安全進行保護，絕不能給予不法分子可乘之機。

3.加強宣傳，增強全員主動歸檔意識

單位應加強宣傳力度，讓全體職工深刻認識文書檔案管理的重要性，促進全員職工的文書檔案意識提高，全力支持文書檔案管理信息化工作，為文書檔案工作提供有記錄價值的第一手資料。單位各部門應積極配合工作，保證文書檔案管理工作的順利開展。文書檔案管理者應全方位收集相關資料，拓展材料收集范圍，豐富檔案內容。

4.規范化歸檔，保證文書檔案的真實性

如今的文書檔案管理的信息量是傳統檔案管理信息量的上百倍；信息化的檔案管理是一項系統性、復雜性的工程。對本單位的檔案狀況進行系統規劃，是信息技術在檔案管理中的必然要求。例如，要對單位檔案的館藏狀況進行系統化的摸底排查，對原有檔案的載體、類型、實物、形態、狀態、數量等基本信息要做到真實、準確的摸底；根據對原有檔案資料的實際情況再選擇合適的信息技術手段，包括掃描儀、相機、攝影機等信息設備的應用。數字化是檔案信息化過程中的一個主要特點，所以要實現原有檔案資料的全部數字化是一個漫長的過程，應堅持矛盾的普遍性與特殊性原則，明確重點，分步推進的原則對原有檔案的項目首先進行數字化；要對檔案資料做到具體問題具體分析。

5.協調好文書檔案與紙質檔案的保存雙套制

目前紙質檔案數字化工作快速發展，國家層面上也進一步出臺了檔案保存的相關標準和戰略規劃，實行雙套制保存，即紙質一套，數字化一套。這是因為紙質化的檔案物理上更易于保存，科學維護下保存幾百年也不成問題，并且現在國家政府各個部門并沒有統一的實行無紙化辦公，這些直接產生的紙質記錄是必須要保存的。而電子文書檔案的建立，則是為了安全備份，便于查詢和未來的開發利用。在單位的檔案建設與管理過程中應該協調好兩者的關系，共同促進檔案管理質量提高。

6.加快并穩步實現檔案管理的數字化管理和應用

面對眾多龐大的資源和內容，逐步實現數字化管理是十分必要的，所以加快實現檔案管理數字化的任務迫在眉睫。實現檔案管理的數字化可以極大提高檔案的利用率，更好的服務于生產和生活。檔案實現數字化的過程中要針對性的做好相關參數的優化設置工作，在一些檔案中參數不同，成像的質量和效果也就不同。

3 小結

文書檔案工作是單位健康發展的重要基礎，而檔案工作人員的素質是做好檔案工作的基礎。面臨信息化時代的到來，只有建立健全文書檔案管理機制，保證文書檔案管理人員的專業素質和綜合素質過關，對檔案實施有力的保護措施，才能推進文書管理效率有條不紊的提高，提升辦公室的整體業務素質。

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作者簡介

王興源（1989-），女，云南省紅河州，本科，畢業于云南省財經大學，助理館員，研究方向：檔案管理。