完善醫院財務檔案管理工作的有效措施

黃光淼

摘要：隨著時代的進步與發展，我國的醫療體制也進行了相應的改革，市場經濟體制的建立和完善，促進了醫院在改革中的發展。醫院財務檔案是醫院在進行醫療、科研、教學等多種活動中形成的，對財務收支情況進行詳細記錄的歷史資料，同樣也是醫院部署工作計劃和決策的重要參考依據，具有極強的研究價值。本文中筆者主要是立足于醫院財務檔案管理的現狀，對財務檔案管理中存在的問題進行分析，根據問題提出有效的解決措施。

關鍵詞：醫院財務；檔案管理；有效措施

一、完善醫院財務檔案管理工作的意義

完善醫院財務檔案管理工作是社會發展對醫療行業的要求，醫院財務檔案管理工作的完善，從一方面來說也是對檔案管理的創新，只有創新才能更加深刻的認識到當前醫療行業發展的客觀形勢，才能不斷推動醫院檔案管理工作的進展。[1]科學技術的革新和成熟，使科技成果在較短的時間段內轉化成為社會生產力，在經濟社會中發揮著重要作用，醫院財務檔案管理部門的主要任務是收集、保管、存放醫院檔案資料，并加以開發、利用，在現代化管理和多樣化需求的今天，不斷完善檔案管理工作，在跟上醫院整體發展步伐的同時，充分發揮醫院檔案管理工作的積極作用。

二、醫院財務檔案管理工作中存在的問題

（一）財務檔案管理不規范

從當前醫院財務檔案的現狀來說，案卷質量相對較差，難以進行規范。醫院對于財務檔案的收集、裝訂，均形成了一整套規定制度，[2]但由于監管力度不強，導致醫院財務檔案并沒有按照相應規定進行收集、裝訂，使得檔案卷宗出現不規范、不美觀，甚至檔案資料的真實性難以保證的現狀。

（二）缺少專門的檔案部門

財務檔案需要實行嚴格的保密，但當前我國一些醫院并沒有成立專門的財務檔案管理部門，雖然只是少數，但對醫院自身的發展來說，產生極大的威脅。一些醫院未設置專門的檔案管理部門，也沒有專門的人員負責檔案管理，各部門管理環節分散、工作內容分散，造成檔案管理不規范，檔案的完整性、保密性和安全性受到威脅。

（三）財務檔案銷毀影響到其他工作環節

財務檔案記錄著醫院不同科室的重要內容，而財務檔案的銷毀時檔案管理中必不可少的一環，在實際工作中，財務檔案銷毀這一環節并不為大多數人所重視，甚至出現無人銷毀、無人敢銷毀的現象，[3]出現這種現象的主要原因是：財務檔案數量龐大，銷毀需要花費大量人力物力，一些重要檔案的銷毀，直接或間接的影響到醫院工作的其他環節。

三、完善醫院財務檔案管理的措施

醫院財務檔案管理是對醫院經濟狀況的集中體現，是醫院重要的經濟史料。在信息化時代，加強醫院財務檔案管理刻不容緩，[4]筆者結合自身工作實踐，對當前醫院財務檔案管理中存在的問題，提出了有效的改進措施。

（一）配備專門財務檔案管理人員

醫院加強專門財務檔案管理人員的配備，財務檔案管理工作主要包括：對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、利用、邊沿、鑒定銷毀等環節，在一些醫院中，由于缺乏專業財務檔案管理人員，因此，在其中一些環節中，由會計兼職負責，甚至也有一些環節沒有人員負責。隨著醫院規模的逐漸擴大，醫院就醫環境的不斷改善，人們的保健意識逐漸提高，檔案數量也隨之增多，設置專門財務檔案管理人員成為必然要求。醫院領導也應對財務檔案管理工作起到重視，應加強人力、物力的投入，配備齊全的財務檔案管理人員，保證財務檔案的整齊和內容齊全。做好防鼠蟲、防火、防潮等保護工作，嚴格做好安全和保密工作，建立完善的借閱、歸檔、移交、銷毀等登記管理制度。

（二）加強現代管理技術的應用

在信息化時代，應注重拓展財務檔案管理的新領域，傳統的紙質檔案管理已不能很好的適應當前醫院發展需要，在以電子材料為載體和紙質檔案形式并存的情況下，信息化財務管理顯示出其優勢，強大的核算管理功能使醫院財務檔案管理工作發展更為先進，加強電算化會計檔案管理，能有效保證醫院經濟的正常運行，保證醫院資產安全，為醫院各項事業的發展做好保障。[5]由于電子信息技術存在一定的漏洞，數據已被修改，應嚴格按照計算機授權、審批制度執行，做好安全保密措施，及時維護、備份數據，防止人為的惡意修改，建立會計軟件多用戶、分權限管理，充分利用磁盤、硬盤等介質存儲財務報表和財務賬簿。

（三）做好財務檔案的銷毀鑒定工作

財務檔案的鑒定銷毀是檔案管理中不可獲取的重要環節，做好財務檔案的鑒定銷毀，不僅能有效節省存儲空間，還能減少檔案管理的保管費用。醫院應根據相應規定，制定切實可行的財務檔案鑒定銷毀制度，銷毀前應由財務機構提出銷毀意見，并編制銷毀清單，將銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、保管日期、銷毀日期等內容進行標記，在銷毀名冊上由責任人簽名，確保銷毀工作做到有理有據，嚴格規范的實行，能有效節省存儲空間，節省人力、財力。

四、結語

本文中筆者在通過實際調查研究和自身實踐相結合的基礎上，對當前醫院財務管理工作中存在的問題進行分析，同時對完善醫院財務檔案管理工作的有效措施進行研究。醫院財務檔案涉及到醫院發展的方方面面，醫院財務檔案管理人員通過不斷提高自身專業水平，促進檔案管理工作發展。

參考文獻：

[1]朱宏華.加強醫院檔案管理工作創新的意義與有效措施[J].辦公室業務，2014，19：105.

[2]杜巍，葉娜，余雪花.財務檔案管理中存在的問題和對策探究[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2015，05：71-72.