關于高校建立人物檔案的思考

摘 要：高校人物檔案具備真實性和文化性特點，能夠發揮存史、資政和育人功能，但建立人物檔案是一項較為復雜的工作，開展進程中難免遇到困難，文章分析了高校建立人物檔案現存的問題并初步探索解決問題的有效途徑。

關鍵詞：高校；人物檔案；問題；途徑

高校人物檔案是指建校以來，校級領導、知名專家、學者、教授和社會知名人士在職務（管理、教學、科研等）活動和其他社會活動中形成的各種材料。2012年國家檔案局發布9號令，公布了《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》，明確將“著名人物檔案”列入綜合檔案館收集范圍。高校建立人物檔案，符合新形勢下檔案工作的要求，對促進學校健康快速發展具有積極意義。

1 人物檔案的特點

1.真實性

高校人物檔案的建檔對象主要包括校級領導、國家級專家、省部級專家、教授、知名人士、杰出校友等。人物檔案的內容涵蓋了個人在管理、教學和科研活動以及其他社會活動中形成的具有珍貴保存價值的著作、論文、筆記、證書、照片、圖表和實物等，真實記錄個人在人生各階段各層面的歷史痕跡，反映了知名人物在各個領域的成果貢獻。

2.文化性

文化是人類在社會實踐中所獲得的能力和創造的成果。作為高校檔案的重要組成部分，人物檔案通過形式多樣內容豐富的資料，反映知名人物艱苦奮斗的成長進程，蘊藏著豐富的人文資源， 包含著一個民族的價值趨向和精神追求，是社會主義文化的重要組成部分，是校園文化的積淀，鑄就了大學的品牌與靈魂。

2 高校建立人物檔案的重要意義

1.保存歷史，服務教學科研

人物檔案是重要的檔案史料，它不僅是知名人物自身歷史，也是反映社會歷史變遷的佐證，建立人物檔案是保存歷史、豐富高校檔案館藏的客觀要求。人物檔案詳盡記載了高校專家學者等知名人物的不懈奮斗過程和取得的突出成績，有利于高校通過檔案深入挖掘人才學術思想和治學精神，保存學術成果和管理經驗進而推動教學、科研等中心工作。

2.檔案育人，建設和諧校園

人物檔案以具體生動的歷史故事和情節展現知名人物精神和業績，是宣傳教育的生動素材。高校通過多種方式充分開發利用人物檔案資源，如建立知名人物檔案陳列室、開發名師專題、編輯出版畫冊等，可以幫助大學生樹立理想信念，弘揚優良傳統，達到以史為鑒，教化育人的目的，進一步豐富完善校園文化建設，構建和諧校園環境。

3 高校人物檔案歸檔范圍

近年來，許多高校認識到建立人物檔案的必要性，紛紛積極挖掘資源著手建立人物檔案，筆者認為由于人物檔案的特殊性，人物檔案應定為永久保管，而其收集歸檔工作應側重于全面客觀的反映個人成長、經歷、活動及成果情況，歸檔范圍包括以下8個類別內容。

1. 生平類

包括知名人物身份、學歷、學位、職務、職稱等證件證書；傳記、回憶錄、他人寫的回憶文章及反映個人生活愛好如詩歌、小說、字畫、書法等材料。

2. 創作類

包括個人主持的科研項目；獨立完成或第一作者的論文；主編、參編的著作、教材；為書刊撰寫的重要文章或前言；參加國內外重要會議、科學研究、學術活動和重大比賽的講話稿以及重要的教案。

3.獲獎類

各類獎狀、獎章、證章、榮譽證書、聘書、任命書、委任狀、代表證等。

4.手稿類

學術手稿、日記、筆記、考察記錄、親自起草的報告、重要批示、題詞等。

5.信件類

主要包括個人有保存價值的重要信件。

6.音像類

知名人物開展教學、科研、外事、社會活動的照片、底片、錄音帶、錄像帶、影片、光盤以及個人生活的照片、底片、錄音帶、錄像帶、影片、光盤。

7.媒體類

包括新聞媒體對知名人物進行的專題采訪及報道等。

8.其他類

已故人物唁函、唁電、追悼會簽名冊、紀念文章、紀念文集；個人使用過的有保存價值的實物、用品及贈送的禮品以及其他有重要保存價值的材料。

4 高校建立人物檔案現存問題

1.人物檔案管理制度欠缺

“無規矩不成方圓”，科學嚴謹的管理制度是檔案規范化管理的前提，但目前人物檔案缺少章程性管理制度，也沒有形成人物檔案收集與整理編目及查借閱利用工作細則。筆者查閱了《高等學校實體分類法》及《高等學校檔案管理辦法》，兩者都沒有對人物檔案管理提出具體要求。管理制度不健全帶來的負面影響就是人物檔案管理工作容易進入誤區，比如有些高校檔案部門在確定建檔對象時認為知名人物就是學校領導；還有的檔案工作人員混淆人物檔案與人事檔案概念，認為人物檔案和人事檔案主要建檔對象均為學校教職工且兩者歸檔范圍有重合部分，人物檔案就是人事檔案的補充延伸，在實際工作中沒有跳出人事檔案格局，把人物檔案建立在人事檔案基礎上，只是簡單的添加一些照片、證書、錄音等材料即建立人物檔案；也有檔案部門在建立人物檔案后一味強調安全保密，不重視檔案資源開發利用，將其束之高閣，沒有充分發揮人物檔案“存史、資政、育人”的重要功能。

2.人物檔案歸檔意識較弱

目前人物檔案所有者普遍存在歸檔意識欠缺的問題，即使是建檔對象本人也不愿意將代表性的重要成果交給檔案部門保管，他們一方面覺得成果材料留在自己手里進行業務查詢使用更加方便，另一方面擔心材料遺失，對成果歸檔保管的安全性存有疑惑。檔案所有者不理解人物檔案工作重要性，歸檔消極被動，導致檔案部門在檔案收集工作中“收不上”或“收不全”。

5 高校建立人物檔案的有效途徑

1.建立健全管理制度，規范管理人物檔案

為建立人物檔案、促進人物檔案規范化管理，高校要在充分調查研究征求意見的基礎上，結合學校實際情況制定人物檔案管理制度，明確人物檔案建檔對象、歸檔范圍和保管期限、歸檔要求，檔案保管與提供利用等問題。如有必要還可根據人物檔案特點結合工作實踐制定檔案整理編目及查借閱利用等工作細則，將人物檔案管理各環節工作細化標準化。比如在檔案材料整理過程中，對于收集的已經前期裝訂過的材料如知名人物科研項目立項書和結項書等，在檔案整理工作細則中應該明確規定不得使用容易損壞紙質材料的起釘器而應采用鑷子去除裝訂物。同時，在人物檔案管理人員的選擇方面，檔案部門應充分考慮到管理工作的復雜性，指定業務能力較強的工作人員負責此項工作。

2.加大宣傳工作力度，主動進行歸檔業務指導

高校檔案因安全保密的工作要求，長期以來在師生心中處于“神秘”地位，筆者在多年的檔案管理工作中發現很多教職工從未到訪過檔案部門，不了解檔案、檔案分類和檔案工作內容，對人物檔案毫無認識，歸檔意識更無從談起。高校建立人物檔案必須重視加強檔案宣傳工作，應以校發文形式發布人物檔案管理規定，促進建檔對象或其家屬、其所歸屬部門了解人物檔案及人物檔案管理工作，理解建檔工作對學校的必要性，打消建檔對象個人或家屬歸檔疑慮，主動通過各種形式把人物檔案材料移交檔案部門。同時，檔案部門應積極開展人物檔案歸檔業務指導，采取主動上門服務的方式幫助歸檔個人及部門開展檔案材料價值鑒定及分類歸檔工作，從而有效提高歸檔效率，保證檔案材料完整齊全，應收盡收。

參考文獻

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作者簡介

劉津元（1975-），女，漢族，內蒙呼市，經濟學碩士，辦公室主任，助理研究員，研究方向：檔案管理。