大數據下的檔案管理信息化

季紅星

摘 要 檔案包括文字、圖表和其他各種形式和載體的歷史記錄，但這些內容必須是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的且具有保存價值的。大數據時代信息爆炸式增加，可以說，大數據時代對人類的數據駕馭能力和管理儲存能力提出了挑戰。本文從檔案管理信息化的背景著手，以檔案管理信息化的優勢、意義為目標，通過分析大數據時代給檔案管理工作帶來的各項挑戰，在檔案管理人員素質和管理設備等方面切入，為更好地實現檔案管理信息化建言獻策，這有利于加強檔案管理的職能建設，優化檔案業務流程，保護各類檔案文化資源深入挖掘檔案增值信息，從而實現檔案事業的長足發展。

關鍵詞 檔案管理 大數據 信息化

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）03-000-02

一、檔案管理信息化的背景——大數據時代

當今社會發展迅猛，科技日新月異，信息流也更加密集、通暢，信息數據量出現了爆炸式增長，我們迎來了大數據時代。

大數據時代的到來沖擊著整個世界，變革著人們的生活、工作和思維方式。大數據時代的到來對檔案管理工作也產生了很大的沖擊和影響，是對檔案管理人員的管理能力和水平的全新考驗。

大數據時代區別于傳統數據時代的特點首先是數據量大：大數據的起始計量單位至少是P（1000個T）、E（100萬個T）或Z（10億個T）；此外還有多種多樣的特點：除了文字這種常見的數據形式之外，視頻和圖片以及音頻甚至地理位置等等都是數據的形式，多種多樣的數據形式對檔案管理人員的能力帶來了挑戰；此外大數據時代下與傳統數據最大的不同與特點是數據價值密度低，速度快、時效高。

檔案是信息與載體的統一體，是一種信息資源。文件與檔案不僅有著社會歷史記憶大廈、社會活動核心工具和原生信息首要來源等幾方面的功效和價值，同時有著無可代替性和獨特的重要作用。

既有的檔案管理的技術架構和路線，已經無法高效處理、管理如此海量的數據，而對于檔案管理相關部門來說，如果投入巨大采集的信息無法通過及時處理反饋有效能力提出了新的挑戰。

大數據時信息，那將是爆炸式增長的?？梢哉f，大數據時代對人類的數據駕馭能力和管理儲存能力提出了挑戰，對檔案管理的新發展和趨勢進行研究，有利于保護各類檔案文化資源，優化檔案業務流程，挖掘檔案增值信息，更好地進行檔案管理的職能建設，實現檔案事業長足發展的目標。

二、檔案管理信息化的意義

（一）檔案管理信息化推動檔案管理現代化

大數據時代檔案數量劇增，檔案載體呈現多樣化，檔案內容分散交叉等顯著特征要求我們必須采用符合時代潮流和要求的現代化的檔案管理方式和方法。

（二）檔案管理信息化提高檔案管理的質量和服務水平

1.檔案管理省時省力。檔案管理的信息化使得檔案可以一次錄入多次利用，檔案管理和利用的效率極大提高，檔案管理的網絡化，實時化和自動化讓我們的檔案管理工作省時省力。

2.檔案利用更便捷。檔案管理的信息化的一個重要內容就是檔案的網絡化，有檔案使用需要的人可以隨時隨地的查閱和使用網絡上共享的檔案資料，在一定程度可以幫助加快檔案使用者的工作進度；同時，檔案管理的網絡化使得檔案管理人員對檔案資料的管理和挖掘更便捷和有效。

三、大數據時代如何實現檔案管理信息化

（一）提高檔案管理人員素質

就目前來看，如何建立起一個既能進行館藏數字化加工又能實現檔案管理數字化和信息化的網絡系統對于檔案管理信息化的實現十分重要，然而，如何在網絡系統建立和使用的同時更好的實現檔案管理的可持續發展，可能檔案管理人員的素質是重中之重。

大數據時代下檔案管理人員不僅需要結合自身的業務特點，業務需要和發展方向不斷地了解和學習新出現的檔案管理信息技術，同時更要將新的科學技術和新思路運用到實際的檔案管理工作中。

1.加強對檔案管理專業的重視。盡管很多大學都設立了檔案管理專業，然而，不論是配備的師資力量還是專業招收人數都與需求量有所差別。為此，教育部門和各高校應充分認識到檔案管理專業的重要性，擴大招生規模，配備完善的師資力量和硬件，軟件設施；同時相關部門也應加強認識，增強檔案管里人員的崗前培訓，在崗培訓與激勵。

為盡快實現檔案管理信息化，政府部門應有計劃地對本系統的檔案管理人員進行定時定點的系統培訓、在崗培訓等一系列培訓活動；同時，培訓的知識技能應該包括IT技術、互聯網等多方面、多層次的內容；此外，為了使檔案管理人員的職業素養跟上檔案管理的信息化、現代化的節奏，甚至站在行業的前列，相關檔案管理部門還應創造有利于讓檔案管理人員了解、學習檔案管理新科技、新理念和新發展的必要條件。

2.轉變傳統的檔案管理心態。大數據時代，檔案部門的檔案利用服務工作，轉而先以用戶需求為出發點，在明確檔案服務的首要目的完成基礎之上，同時還要善于把握用戶的深層次需求，向用戶傳遞相關知識，“授人魚更授人以漁”，達到檔案信息資源的利用服務和知識服務雙贏的目的。

3.建設復合型的管理隊伍。因為信息技術的迅猛前進和檔案業務的多方面延伸，使得檔案管理信息化的工作與傳統相比無論是專業性還是復雜性都提升了很多。檔案信息化建設與發展的主流工作模式會由傳統模式轉變為采用項目管理思想，建立動態聯盟組織，利用互聯網進行合作。

檔案管理信息化涉及網絡、信息、計算機、管理和檔案等不同學科知識的的融合應用。開展檔案信息化工作，需要掌握多種學科知識的人員齊心合作。

在這種背景下，為了提高檔案管理人員信息化工作技能，保證和提高檔案管理的質量和效率，從事檔案管理工作的人員應該在做好自身工作的基礎上，積極參加相關的業務技能培訓，不斷學習新的檔案管理知識。為了保障檔案信息的完整與信息的安全，檔案管理人員不僅要了解電子檔案的特點以及電子檔案的全程規范管理，更要掌握計算機系統和網絡安全防護知識。

（二）運用現代化的設備

1.配備統一的管理設備。隨著機關檔案數量的增加，紙質檔案資料難以保管、數量龐大難以整理、存放，檔案管理人員任務愈發繁重等難題逐漸顯現，這就需要使用大容量的檔案存儲載體——計算機。

計算機因其具有檔案自動全文存儲與檢索、檔案自動編目和檢索、檔案自動標引，以及文檔一體化管理、檔案管理人員的業務管理、計算機輔助立卷等強大的功能成為了我們進行檔案管理必不可少的工具。為了發揮計算機在檔案管理中的強大作用得到充分發揮，我們需要在同一個部門甚至是不同部門之間使用相同規格、相同型號的計算機統一型號，為機關檔案管理實現信息化提供硬件保障。

2.建立規范的管理機制。立足檔案管理的實際情況，建立規范的管理機制，可以更好地劃分職責任務、確保檔案管理系統的運轉。這個管理機制主要包括統一的檔案管理標準和檔案管理制度。

首先，建立統一的檔案管理標準。檔案管理標準化包括檔案統計標準、整理標準、服務標準和各項技術標準等。標準規范化是衡量工作效率高低的尺度，是檔案信息化建設的重要基礎之一。

如果相關檔案部門開展檔案管理工作缺乏統一的標準，各自為營，自成一系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現；如果沒有這些標準，檔案管理工作就難以開展，實現檔案管理信息化更是難以實現。

此外，創新檔案管理制度。創新檔案管理制度必須以《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》為依據，首先要做的是規范檔案管理流程，統一檔案管理技術規范，電子檔案工作環節和步驟進行細化，第二便是為了確保電子檔案的安全性與完整性，制定必要的尤其是針對電子檔案資料的安全措施。

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