在數字化校園中加強高校檔案信息化建設

王利華

隨著網絡技術的廣泛應用，人類社會進入了數字化、信息化時代，數字信息資源也越來越多。高校檔案信息化是高校檔案部門運用現代化信息技術，加強檔案信息資源的收集、整理、開發和利用，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以標準化的方法管理，以網絡化的方式互相連接，全面快速、準確地提供利用，實現資源共享。

一、融入數字校園是高校檔案信息化建設必然趨勢

1.隨著高校辦公自動化的普及，各部門產生了大量的數字化文件，網絡歸檔成為必然趨勢。各部門可直接將在工作中形成的數字文件通過與OA系統設計接口軟件直接轉換，上載到檔案管理網絡管理系統中進行物理歸檔。這樣產生的數字檔案，在當今計算機管理檔案的時代，與紙質檔案相比具有使用簡單、便于檢索；存儲量大，占空間小；有利于資源共享等優越性。

2.數字校園網的開通為學校教學、科研管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，也為建立檔案管理網絡體系提供了一個強勁的平臺支持。廣大師生可以從校園網上直接查閱到他所需要的信息，任何利用者可以不受任何時間、空間的限制，不必到檔案室，只要登錄進入檔案管理系統并根據其查閱權限就可查閱到自己所需的檔案信息，這樣檔案的利用價值和利用效果就會大大提高。

3.先進的設備、高科技載體的多樣性和使用的普遍性，使館藏的紙質檔案轉化為數字檔案成為可能。因此，對館藏檔案數據通過計算機著錄、掃描等形式，將檔案信息由多種物理載體形式體現出來的信息，全部以數字記憶方式存儲到光盤、磁盤等計算機的各類存儲器中，提供給廣大利用者。還可以將可公開可利用的檔案材料檔案數字化后上網，以供利用者共享，所以館藏檔案的數字化勢在必行。

二、高校檔案信息化建設的策略

1.高校檔案館應根據本館的具體情況，結合檔案工作的發展趨勢與用戶的需求，確定檔案信息資源數字化的建設目標，根據新時期檔案利用者的需求，高校檔案館應把重點放在檔案信息的網絡開發上，應把所開放的、有用的檔案信息，包括文獻全文及各種載體的檔案信息放在互聯網上。

2.數字化檔案信息資源的建設不應只局限于本館的業務工作范圍，要面向公眾提供服務，應加強互聯網上信息的傳遞與交流，在全世界范圍內實現檔案信息資源的共享。利用數據倉庫技術，共建大型數據庫，建立全國檔案文獻數據庫系統，盡量以免網上數據的冗余，保證網上數據庫的質量和充足性。

3.抓緊鑒定銷毀，加快館藏檔案數字化的工作。為了縮短館藏檔案數字化的周期，高校檔案館必須組織人力，和相關部門共同加大鑒定銷毀的力度，縮小館藏數字化的范圍，使其具有更廣泛的利用價值。

三、高校檔案信息化建設的必要條件

1.檔案信息化建設需要一個良好的外部環境。要圍繞電子文件和電子檔案制定和完善一套專門的法律法規使檔案信息化建設有法可依。搞好檔案信息化建設，不是檔案部門單方面就可以實現的，需要有關部門的大力支持和配合。高校信息化建設的大環境是檔案館信息化建設依托的保障和推動力量，將學院檔案的信息化建設納入到學院的信息化建設的大體系中統一規劃。

2.檔案信息化建設需要規范化。檔案信息化是指導檔案部門改革傳統管理體制，運用現代化信息技術，加強檔案信息資源的收集、整理、開發和利用的過程。它包含三個方面的內容：檔案信息管理體制標準化，檔案信息的數字化，檔案信息利用的網絡化，這三者相互影響，共同構成了一個有機整體。

3.檔案信息化建設需要檔案信息管理理論的指導。檔案信息化理論是檔案信息管理實踐活動的指南，所以檔案信息管理理論研究者在開展理論研究時必須面向應用和工作實踐，從理論上對檔案信息化建設加以指導和預測，為檔案信息化建設指明方向。同時，實踐工作者也必須注重檔案信息管理理論的研究，從而增強檔案信息管理理論指導實踐的適應性。

四、以數字校園建設為契機，加強高校檔案信息化建設

1.數字校園建設對高校檔案部門的發展是一次極好的機遇，同時也是一種前所未有的挑戰。要將檔案信息化建設與檔案部門的內部管理制度改革和新管理理念的樹立緊密結合起來，盡快使檔案部門在較短的時間內建立起適應本學校發展需求的管理理念、管理機制、工作流程和組織結構，真正實現檔案部門的高效運行管理。

2.建立完善高校檔案信息化建設的標準和規范，是實施信息化建設的重要基礎工作之一。面對數字校園的建設和發展，面對數字資源形式的多樣性，相關技術、設備不斷發展、變化的動態性特點，高校檔案部門要結合建設內容，在充分調研的基礎上，根據國際標準和通用標準，逐步推出諸如電子文件采集、管理、存儲格式標準等具有操作性的實施細則。結合數字校園建設的當務之急是制定技術性標準規范和業務性標準規范的建立。技術性標準包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、數據存儲壓縮格式規范、數據長期保存格式規范、網絡數據傳輸規范等。業務性標準規范最主要是電子文件管理規范、電子文件元數據標準、電子文件鑒定標準等以及公文管理規范等。

3.構建高校檔案信息化建設評體系，依據數字校園評價指標體系的建設，我們可以從檔案信息網絡與基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案信息技術應用系統建設、檔案標準規范與制度建設、檔案信息技術人才建設、檔案信息服務等方面來構建高校檔案信息化評價體系。要注重研究對信息技術應用系統建設的評價。其包括數據庫技術與數字化技術，也就是把檔案信息數據以數據庫的形式組織起來輸入計算機，以便于運用數字傳輸技術實現傳遞，在通訊終端還原為文本、聲音或圖像等超文本信息。檔案管理軟件，也就是對檔案信息基礎工作以及利用服務的基礎維護管理之系統。構建良好的檔案信息化評價體系，有利于理論研究和實際建設工作的進行。

高校作為先進技術的傳播者和研發者，有條件有責任率先運用先進的技術手段盡早實現檔案信息化建設，使檔案工作的各環節高效的服務于學校的教學、科研和管理工作。檔案信息資源化建設賦予了新世紀高校檔案工作嶄新內容，在數字化校園中加快檔案信息化建設是當前高校檔案工作發展的必經之路。