以檔案管理科學化促進機關管理高效化

【摘要】檔案是反映機關單位工作歷程的文獻記錄，是凸顯機關辦事要點的信息載體，是機關活動的真實記載，也是提高機關管理效率的參照資料。鑒此，為有效提升機關管理實效并為其文化建設、制度建構提供動力源泉，就應該采取有關措施保障檔案管理科學化、高效化。下文主要通過論述檔案管理科學化之重要性，進而闡釋檔案管理科學化對機關管理的推動作用。

【關鍵詞】機關；檔案管理；科學；高效

一、檔案管理科學化之必要性

檔案管理工作是機關管理的重要分支，兩者相互依賴，相互作用。檔案是機關工作紀要，是承載機關管理日常信息、管理制度、管理要點的重要載體。透析檔案信息，可以抓住機關管理得失，能夠指導機關管理制度改革，促使機關管理工作高效化。為凸顯檔案之重要性，首選應該保證檔案管理科學化，這是保證檔案完善及檔案信息真實的關鍵。總體上講，科學化的檔案管理主要保證了檔案文書的原則性、真實性、機密性，以此提升檔案信息的參考價值，并使其在機關管理工作中發揮出應有的作用。

二、檔案管理科學化對機關管理作用分析

通過闡述檔案管理科學化含義，大體論述了檔案管理對機關管理的一般性意義。為深化研究成果，我們還需從不同側面窺探檔案管理對機關管理的促進作用。

1、檔案文書為機關管理制度建設提供了直觀化資料

檔案是機關工作要點、難點、疑點之紀要，通過翻閱檔案，我們能夠直觀了解機關以往工作中的得失。機關文化建設、管理制度建構素材需要從工作歷史中索取，在回顧歷史的同時提煉精華反思誤區，從而加快體制建設、文化建設。毋庸置疑，檔案作為機關工作改革的直觀化資料，在推動機關管理工作發展，提高管理效率方面有著至關重要的作用。然而達到如此效果的必要前提是檔案管理的科學化，只有檔案管理科學化學化，才能保障檔案信息的公信力、說服力；只有實施科學化檔案管理，才能保證檔案材料真實價值、參考價值；只有確保檔案管理科學化，才能確保檔案資料的完整性、可視性。不僅如此，實現檔案管理科學化，是政務公開的必要前提，是提高監督效率的有效措施，是促進改革的高效通道，是凸顯誠信辦公宗旨的關鍵所在。

2、檔案材料是業績考核的重要指標

檔案是反映機關單位工作人員辦公實際情況的重要寫照，通過檔案能夠的了解工作人員“在做什么、做了什么、待做什么”，以此為業績考察提供第一手資料。為實現檔案真實效用，我們還應該保證檔案管理科學化，因為這是確保檔案材料真實性的關鍵，同樣也是確保績效評定公正的基點。倘若檔案管理缺乏科學性，那么就容易導致機關檔案材料缺失、信息失真，在一定程度上也將影響績效考核結果。

譬如某機關單位對基層干部實施辦事補貼政策，其需要的直觀材料即是檔案。如果不能保證檔案管理科學化，那么就難以保證檔案信息的真實性，也就不能保障績效考核及補貼政策的公正性。例如某些機關干部平日消極怠工，無所作為，但到年終績效考核時抓住檔案管理漏洞，偽造一些辦事檔案“騙取補貼經費”，那么其后果可想而知。一言以蔽之，加強檔案科學化管理能夠推動機關工作管理改革，加快完善機關工作模式，從而全面加強機關管理高效化。

三、如何實現檔案管理科學化

上文闡述了檔案管理科學化能夠提高機關管理效率，然而為實現檔案管理科學化，我們需要做的事情還有很多，譬如以下幾點：

1、加強宣傳樹立科學管理意識

隨著我國社會管理制度不斷完善，提高機關管理效率已然成我推動我國穩定發展，保證我國社會建設前進動力的必要保障。然而檔案管理科學化問題現目前成為推進我國機關單位管理工作體系建設的障礙之一，從大局來講，實現檔案管理科學化學是促進機關管理制度穩定發展的必經之路。然而諸多領導及機關辦事人員在思想認識上沒有與時俱進，也缺乏對大局的展望，對于檔案管理工作缺乏必要管理，檔案科學化管理體系建設速度滯緩。為了有效解決此問題，從而推動檔案管理科學化工作實施，首先就應該加強對機關干部的思想教育工作，做好宣傳工作，幫助機關干部樹立科學的檔案管理意識，引導其正視檔案管理科學化的積極性。此外針對個別思想意識拋錨的機關人員，領導應該加以重視并組織其參加“檔案管理科學化”培訓教育，并做好心理輔導工作，幫助其擺正心態，促使其積極配合檔案科學化管理制度改革，并參與制度建設，成為檔案管理科學體制建設的一份子。

2、加強信息化建設，提高業務水平

新時期，機關檔案管理工作面臨重大的改革壓力，科學化體制建設迫在眉睫，工作難度、強度不斷提升。為有效推動機關檔案管理科學化，首先就應保證管理人員專業化。隨著社會制度不斷完善，工作內容、業務要求不斷變化，為契合業務需要，我們需對有關人員進行必要的業務，培訓以此提高服務質量。針對檔案管理實際情況，我們應該積極把握信息化發展整體趨勢，加強工作人員信息技術基礎知識培訓十分必要。因為針對紙質檔案管理中存在的，難保存、易遺失、易損壞、難檢索。等特性，加強檔案信息化管理則相對具有易保存、難遺失、易檢索等特點。鑒此，為推動檔案管理科學化，機關單位應該組織工作人員極強信息技術學習，實現檔案管理信息化，以此提高業務能力及服務質量，并提高檔案管理、保存效率。除此之外為推動檔案信息化管理，還應該從以下幾點入手，第一是建立起檔案管理信息平臺；第二是建立強大的數據庫，以此提高檔案的包容率；第三，全面推動機關各科室、各部門積極建設信息化檔案室；第四，加強信息網絡建設，提高檔案材料的可視化；第五，建立有序工作的綜合檔案信息資源處理中心，收集、整理、鑒別檔案信息，并向各部門提供分布式數字信息化服務。總而言之，加強檔案管理信息化建設是實現檔案管理科學化的必要措施。

3、加強干部隊伍建設

正所謂上行而下效，機關管理中領導素質對機關工作效率的影響也十分重大。為有效加強檔案管理科學化制度建設，首先我們應該保證上級領導對此工作的重視，此外還應保證部門領導在業務管理上提高警惕、落實要求、深化改革。由此可見，為深化檔案信息化管理工作實效，我們還應加強領導干部的素質培養。

（1）組織學習法律法規

所謂沒有規矩不成方圓，檔案管理工作具有規范化、科學化、機密化特點，管理過程應該遵循有關規章制度。因此為凸顯“依法辦事”原則，首選就應該引導機關干部學習相關法規如《檔案法》、《檔案管理法規》等，提高干部法律意識，并促使其做好帶頭作用。

（2）讓領導到工作中去提升自己

檔案管理科學建設工作是需要實事求是的，而在實際工作中許多干部同志不愿意到進行考察調研，而是愿意在辦公室進行調遣，這樣的行為既不利管理工作的正確實施，也不利于干部同志提高自身的能力，因此要極力改正此現象。

四、結束語

檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強檔案的科學管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關部門尤其是檔案管理部門，應從戰略高度來重視和加強機關單位檔案管理工作，以絕對負責人的態度來完成檔案的管理工作，以檔案管理科學化促進機關管理的高效化。

【參考文獻】

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【作者簡介】

呼和烏路德（1976—），山西臨沂人，本科學歷，單位：內蒙古自治區射擊射箭馬術運動管理中心，職稱：初級職稱，主要研究方向：檔案管理。