學(xué)校檔案管理規(guī)范化的路徑探析

王晴

摘要：學(xué)校檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，不僅有助于學(xué)校日常工作的進(jìn)行，同時(shí)更推進(jìn)了學(xué)校的發(fā)展。學(xué)校檔案管理體系的優(yōu)化程度直接反應(yīng)了該校管理制度的完善程度。學(xué)校應(yīng)該高度重視檔案的管理工作，不斷優(yōu)化學(xué)校檔案的管理體系，為日后學(xué)校工作的開(kāi)展打下良好的基礎(chǔ)。本文主要是對(duì)學(xué)校檔案規(guī)范化管理體系進(jìn)行探究，從學(xué)校檔案管理的意義以及目前所存在的問(wèn)題出發(fā)，對(duì)學(xué)校檔案規(guī)范化管理提出有效的策略。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案規(guī)范化管理探析

一、引言

學(xué)校檔案管理主要是對(duì)學(xué)校里的重要信息資料以及各年級(jí)學(xué)生的基本信息進(jìn)行收集整理，并將其歸納分類保存起來(lái)。待日后學(xué)校工作需要時(shí)能及時(shí)調(diào)出，給學(xué)校的工作提供有效的數(shù)據(jù)資料，使工作能高效且有依據(jù)的進(jìn)行。

二、學(xué)校檔案管理在工作中的重要價(jià)值

（一）及時(shí)保存重要信息資料，能清晰反映出學(xué)校的管理水平

從建校以來(lái)，學(xué)校不同階段的發(fā)展?fàn)顩r以及各項(xiàng)工作的開(kāi)展歷程，都可以將其記錄并歸納保存在相關(guān)檔案里，而這些檔案的完善保存，不僅可以為學(xué)校今后的發(fā)展以及各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供有效的依據(jù)，而且有為學(xué)校的未來(lái)規(guī)劃提供充足的經(jīng)驗(yàn)。從檔案的管理機(jī)制中，和檔案里相應(yīng)數(shù)據(jù)及資料的分析結(jié)果中，可以顯示出學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程以及學(xué)校的管理水平。

（二）檔案的管理保存，有效反應(yīng)學(xué)校的教學(xué)科研水平

學(xué)校教師的各項(xiàng)工作表現(xiàn)都會(huì)記錄在檔案中，以及教師獲得的優(yōu)秀獎(jiǎng)項(xiàng)和各項(xiàng)成果都會(huì)保存在學(xué)校的檔案里，從學(xué)校檔案記錄的資料分析中，就可以很好地顯示出學(xué)校歷年來(lái)的成就，同時(shí)為學(xué)校的管理制度提供有力的見(jiàn)解，通過(guò)記錄可以很好的顯示出學(xué)校的發(fā)展歷程，并且可以有效的顯示出學(xué)校在各專業(yè)的教學(xué)水平。

通過(guò)檔案的形式記錄下各項(xiàng)目的開(kāi)展經(jīng)過(guò)以及結(jié)果，不僅有助于學(xué)校個(gè)個(gè)階段對(duì)工作進(jìn)度的總結(jié)以及反思，而且為學(xué)校未來(lái)的規(guī)劃落實(shí)提供有利的參考。

三、學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）學(xué)校對(duì)檔案管理重視度不高

學(xué)校對(duì)于檔案的管理并不是特別的重視，因此學(xué)校檔案的管理體系也并不規(guī)范。學(xué)校始終沒(méi)有真真意識(shí)到規(guī)范管理學(xué)校檔案的意義，往往過(guò)于簡(jiǎn)單的處理學(xué)校檔案，僅對(duì)學(xué)校檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)以及資料進(jìn)行收集、整理、保存，對(duì)其并沒(méi)有進(jìn)行相對(duì)規(guī)范化的管理，學(xué)校往往將工作的中心放在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)以及增強(qiáng)師資力量上，導(dǎo)致進(jìn)行學(xué)校檔案管理的相關(guān)工作人員也不太重視此工作，而且相關(guān)部門對(duì)此工作的進(jìn)行并不是極力地配合，往往出現(xiàn)相關(guān)部門不能及時(shí)上交重要的數(shù)據(jù)資料的現(xiàn)象，由于部門的懈怠，導(dǎo)致該歸檔的內(nèi)容不及時(shí)歸檔，以及一些檔案被重保存。而且學(xué)校檔案工作往往只是表面形式，在學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展中其并沒(méi)很好地體現(xiàn)出學(xué)校檔案的價(jià)值所在，因此對(duì)檔案的利用力極低。

（二）學(xué)校檔案管理體系不夠規(guī)范化

工作人員在進(jìn)行相關(guān)的學(xué)校檔案管理工作時(shí)，由于沒(méi)有完善的學(xué)校檔案管理體系，在工作中往往會(huì)有各種各樣的問(wèn)題存在，而學(xué)校里高層人員對(duì)此工作也不重視的態(tài)度，導(dǎo)致相關(guān)人員對(duì)此工作的要求過(guò)低，且工作人員在工作中也不著么上心。因此，為了學(xué)校檔案管理工作有效且能及時(shí)的進(jìn)行，學(xué)校應(yīng)該重視該項(xiàng)工作的進(jìn)行，制定出規(guī)范的且較為科學(xué)的檔案管理體系，且要嚴(yán)厲要求工作者遵循該工作制度，以保證及時(shí)且負(fù)責(zé)地完成學(xué)校檔案管理工作。

（三）學(xué)校檔案管理的相關(guān)工作人員專業(yè)素養(yǎng)較低

由于進(jìn)行學(xué)校檔案管理的相關(guān)工作人員往往不是與檔案管理相關(guān)的專業(yè)畢業(yè)的，多是辦公室人員兼職，不夠?qū)I(yè)，而學(xué)校檔案管理工作內(nèi)容較為繁雜，他們往往干不過(guò)來(lái)。同時(shí)學(xué)校也常常忽略對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，因而相關(guān)的工作人員往往專業(yè)素養(yǎng)較低，且對(duì)檔案管理工作相關(guān)的專業(yè)知識(shí)較為匱乏，從而他們的工作能力也不達(dá)標(biāo)。而在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，信息技術(shù)也在不斷的進(jìn)步，檔案管理也趨于網(wǎng)絡(luò)信息化，對(duì)檔案管理的工作要求也不斷的提高，而這無(wú)疑是對(duì)檔案管理的工作人員的巨大挑戰(zhàn)。工作中以不僅僅要求檔案管理的工作人員要具有較為充足的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)也要了解相關(guān)的信息技術(shù)知識(shí)，從當(dāng)前的實(shí)際情況看，學(xué)校檔案管理的工作人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)及技能，且對(duì)檔案信息化管理了解甚少，因此學(xué)校要對(duì)其問(wèn)題引起重視并給予解決。

（四）學(xué)校檔案管理技術(shù)過(guò)于落后

很多學(xué)校目前的檔案管理技術(shù)過(guò)于落后，仍然還在使用死板機(jī)械的傳統(tǒng)的管理方式，這種管理方式往往會(huì)耗費(fèi)相當(dāng)大的人力，且浪費(fèi)時(shí)間也需消耗大量的精力。而這往往是由于學(xué)校對(duì)此工作的不重視引起的，導(dǎo)致學(xué)校在該項(xiàng)工作中投入的時(shí)間以及資金并不充足，且不能及時(shí)的對(duì)相關(guān)工作人員的能力進(jìn)行檢測(cè)，且忽略了對(duì)學(xué)校管理設(shè)備的增強(qiáng)，致使學(xué)校的管理設(shè)施落后。又由于該工作的工作人員知識(shí)的匱乏，導(dǎo)致其工作思想始終跟不上時(shí)代的發(fā)展過(guò)于迂腐。

四、學(xué)校檔案規(guī)范化管理的策略

（一）增強(qiáng)學(xué)校對(duì)檔案管理的重視度

首先校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要正確的意識(shí)到學(xué)校檔案管理的價(jià)值所在，然后從自身開(kāi)始，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視度，將檔案管理工作放在學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)的重要位置，學(xué)校應(yīng)該根據(jù)具體尚存的問(wèn)題制定出合理的對(duì)策，不斷對(duì)檔案管理相關(guān)工作制度進(jìn)行完善，除此以外，學(xué)校應(yīng)該立足于政府提供的相關(guān)建議，不斷優(yōu)化學(xué)校的管理制度。

（二）創(chuàng)建規(guī)范、科學(xué)的檔案管理制度

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，學(xué)校的發(fā)展也隨之不斷的壯大，學(xué)校需要進(jìn)行管理的檔案也不斷的增多，檔案管理的工作人員需要完成的工作也隨之增多。為了檔案管理工作能夠高效的進(jìn)行，就得增強(qiáng)相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，并且針對(duì)具體存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，思考出解決問(wèn)題的對(duì)策，從具體情況出發(fā)制定科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系，例如，由于工作人員的懈怠，導(dǎo)致該保存的內(nèi)容沒(méi)有歸檔，一些檔案被重保存，以及檔案資料的外泄等現(xiàn)象，因此學(xué)校應(yīng)該在此基礎(chǔ)上制定出科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系，其中包括科學(xué)的保管制度、對(duì)檔案良好的保密制度、以及規(guī)范化的查閱制度，等一系列制度，并要求工作人員以及學(xué)校各部門嚴(yán)格遵守執(zhí)行，從而使檔案管理的工作能有條有理的進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作人員的工作能力直接影響著檔案工作的進(jìn)展，因此為了檔案管理工作能夠順利且完美的進(jìn)行，則需加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。其加強(qiáng)工作人員專業(yè)素養(yǎng)的途徑有很多，例如學(xué)校可以安排相關(guān)的工作人員參加檔案管理的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)課程，使工作人員在開(kāi)始工作前對(duì)相關(guān)工作的具體內(nèi)容以及要求能有一個(gè)很好的見(jiàn)解，同時(shí)學(xué)校可以組織與檔案管理的知識(shí)相關(guān)的活動(dòng)，鼓勵(lì)相關(guān)的工作人員積極參與，然后對(duì)他們?cè)诨顒?dòng)中的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)分，并且對(duì)表現(xiàn)好的參與者給予一些獎(jiǎng)勵(lì)，這樣可以有效的增強(qiáng)工作人員工作的主動(dòng)積極性，也能夠強(qiáng)化工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，同時(shí)讓工作人員學(xué)習(xí)了解到檔案管理信息技術(shù)化的相關(guān)知識(shí)與技巧，讓他們認(rèn)識(shí)到先進(jìn)科學(xué)的工作方法可以有效的提高他們的工作效率，從而使檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)得到全面的提升。

（四）增大學(xué)校檔案信息化建設(shè)的投入

學(xué)校檔案的信息化建設(shè)不僅使檔案管理員的工作效率得到顯著提高，而且對(duì)不同的檔案進(jìn)行更有序更嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾恚瑱n案的相關(guān)內(nèi)容的保存也更加嚴(yán)密。學(xué)校要增強(qiáng)對(duì)檔案信息化的建設(shè)，而建設(shè)最基礎(chǔ)保障就是要有充足的資經(jīng)，因此學(xué)校要擴(kuò)大信息化建設(shè)就得增大對(duì)建設(shè)的投入資經(jīng)，學(xué)校可以讓財(cái)政部門根據(jù)具體的資金情況，合理地調(diào)動(dòng)充足的資金投入于檔案信息化建設(shè)中，同時(shí)學(xué)校也可以讓政府相關(guān)部門進(jìn)行支援，以擴(kuò)大檔案信息建設(shè)的資金來(lái)源。

（五）提高學(xué)校檔案信息化建設(shè)效益

首先，學(xué)校應(yīng)該選用更有能力且檔案管理知識(shí)較為豐富的管理人員，其次，學(xué)校應(yīng)該將互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)的知識(shí)融入以活動(dòng)中，提高工作人員對(duì)此知識(shí)的了解與應(yīng)用。同時(shí)學(xué)校應(yīng)該創(chuàng)建高效的信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，以增強(qiáng)檔案信息化管理的范圍。并且學(xué)校開(kāi)展項(xiàng)目時(shí)要安排相關(guān)的工作人員及時(shí)做好記錄工作，及時(shí)的將數(shù)據(jù)資料上交以便以保存歸檔。最后學(xué)校應(yīng)該要求檔案管理員將數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分級(jí)，對(duì)不同級(jí)別的檔案使用不同的保存方式，以提高檔案管理效率。

檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要部分，為學(xué)校的建設(shè)發(fā)展提供基礎(chǔ)保障，同時(shí)為學(xué)校的總結(jié)工作提供可靠的依據(jù)。因此，學(xué)校不僅要重視基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)以及師資力量的提高，更要重視檔案管理工作的進(jìn)行，要求學(xué)校的相關(guān)工作部門要極力配合檔案管理工作的開(kāi)展。此外，學(xué)校要強(qiáng)化檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)，及時(shí)給工作人員傳授先進(jìn)的工作技術(shù)，以提高工作人員的工作效率。并且學(xué)校應(yīng)鼓勵(lì)工作人員不斷地學(xué)習(xí)并且加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)化知識(shí)的掌握。

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