淺談行政事業單位原始憑證存在的問題和規范化建議

師春芝

摘要：行政事業單位在會計處理過程中，原始憑證往往存在形式上不規范、內容上不真實等現象，財務審核形同虛設。為了正確地反映和監督行政事業單位的各項經濟業務，確保會計資料真實、準確、合法，我們應當對原始憑證予以規范，以保證財務信息真實準確、合理合法。

關鍵詞：行政事業單位 原始憑證 問題 建議

原始憑證是用來記錄經濟業務事項、明確經濟責任、據以填制記賬憑證的依據，是進行會計核算的原始資料和重要依據，是會計資料中最具有法律效力的一種文件。如果原始憑證不規范，就不能正確地反映各項經濟業務的真實情況，這樣不僅會造成國有資產的流失，還極易造成浪費，滋生腐敗。因此，行政事業單位中原始憑證不規范問題應引起足夠重視。

一、原始憑證存在的問題

（一）原始憑證填制內容不完整

1、外來原始憑證

主要表現為單據填寫內容不齊全。有的不填日期或購買方名稱；有的是欄目填寫不全；有的憑證收款人、開票人有姓無名或沒有姓名；有的沒有收款單位章；有的發票金額只有一個總數，沒有分項明細，例如購買辦公用品的發票，只注明“辦公用品”，沒有具體商品名稱和明細清單，或者發票內容與其附件不符、或其清單沒有印章。

2、自制原始憑證

填制內容往往過于簡單。比如，不寫單位名稱；沒有大寫金額；沒有填表人、審核人；入庫單、出庫單只有數量，沒有規格、型號和單價等。

（二）原始憑證填制錯誤。

表現形式為：日期錯誤；付款單位名稱與本單位不符；大小寫金額不符；涂改發票；發票與支票收款方不符；金額計算錯誤；計量單位錯誤；金額合計錯誤；用其他公章代替財務專用章或發票專用章，或有意不蓋清晰；發票名頭和印鑒不一致等。

（三）原始憑證內容不真實

比較常見的現象有：發票內容與實際經濟活動不符；違規編制虛假憑證；發票內容不合常規，甚至采用虛假發票報銷。比如：發票金額超出實際支出；租用車輛用汽油發票支出；購買支出舍近求遠跑到幾百幾千公里以外采購，價格昂貴且沒有理由等。

（四）業務支出內容不合理、不合法

（1）經濟業務本身不合法。如擅自擴大開支范圍、提高開支標準、濫發獎金、津貼等違反財經制度和財經紀律的情況。

（2）業務支出不合理。比如領導隨心所欲的更換辦公設備；單位經常購買一些沒必要的物品；或對陳舊過時的設備進行大修理等。

（五）原始憑證審批手續不健全、不規范

1、審批手續不健全

比如已經入賬的發票沒有審批人和經辦人；購買財產物資的發票沒有驗收人；大額資金支出未經單位領導班子集體研究決定或主管單位審批。

2、審批手續不規范

比較常見的有：經手人和審批人為同一個人；經濟業務執行人、驗收人是同一個人，甚至申請、執行、審核審批都是同一個人。有的單位以領導審批代替審核，只要領導批了，什么發票都可以報銷。

（六）原始憑證喪失時效性

比如，采用廢棄不用的發票或是逾期舊版發票報銷，有的甚至是幾年前的；有的發票未如實反映經濟活動發生的真實時間。

二、原始憑證規范化建議

為了防止原始憑證中出現上述問題，同時也為了規范會計基礎工作，提高會計信息質量，切實保證會計資料的真實性、合法性和完整性，必須著力加強原始憑證規范化管理。具體可以從以下幾個方面著手：

（一）政府監管部門應加強服務職能

（1）監管部門要加大對票據使用合法性的查處力度，嚴厲打擊濫開、虛開發票的違法行為。稅務、財政部門要進一步加強票據使用規范化管理和監督。

（2）財政、審計部門要加強對會計基礎工作的管理和指導，邊審邊指導，對不符合要求的原始憑證要予以指正，不應為了審計而審計。通過政策引導、監督檢查、業務指導等措施，促進基層單位進一步加強會計基礎工作，不斷提高會計工作水平。

（二）建立健全行政事業單位內部會計管理制度

1、健全完善內控管理體系

要在經濟活動中建立一種相互稽核、相互制約、相互監督的會計控制體系。其中要明確單位領導人對本單位的會計工作全面負責；明確會計工作相關人員的職責權限；明確會計機構與其他職能部門的職責分工與協作關系，并盡可能的將這些責任量化，細化，使之切實可行，便于操作。

2、建立原始憑證管理制度

主要內容包括：外來原始憑證應具備的基本內容；自制原始憑證的格式、內容和填制方法；原始憑證簽署；原始憑證審核；支出報銷程序；原始憑證的各個管理環節和操作細節；相關人員對會計憑證應承擔的責任等。

3、建立財務收支審批制度

審批制度要充分考慮不兼容職務和相互分離的制衡要求，主要內容包括：財務收支審批人員和審批權限；支出審批程序；審批人員的法律責任等。

（三）采用逆向審批制度

原始憑證先由會計機構負責人、會計主管對其真實性、合法性、完整性進行審核、簽章，再由分管財務的領導和單位負責人簽批，之后向財會部門申請資金支付或辦理報銷手續。這樣以來，會計人員就可以發揮業務特長，從源頭上堵塞違規票據入賬，為領導把好第一邊關。

（四）強化會計人員的責任心，加強支出審核控制

資金支付前，出納人員應當全面細致地審核各類單據。重點審核單據來源是否合法；憑證使用是否正確；憑證格式是否規范；“抬頭”是否與本單位名稱相符；填制日期是否與報賬日期相近；各個欄目書寫是否規范、齊全；業務內容是否真實完整、合理合法、符合預算；金額計算是否正確；大、小寫金額是否相符；有無涂改、刮擦現象；財務簽章是否與原始憑證企業或單位名稱相符；憑證是否有經辦人簽字、審批手續是否齊全。

審核原始單據的粘貼是否齊全、規范。匯總發票應附有機打小票或銷售清單，且蓋有發票專用章或財務專用章；購買實物的原始憑證必須有驗收證明；加班費、值班費支出應附有原始記錄；涉及合同或者內部簽報的，應當提供與支出業務相關的合同或內部簽報作為支付報銷的依據；經上級有關部門批準的經濟業務，應當將批準文件作為原始憑怔附件。從外單位取得的原始憑證如有遺失，應當取得原開出單位蓋有公章的證明，并注明原來憑證的號碼、金額和內容；確實無法取得證明的，如火車、輪船、飛機票等憑證，由當事人寫出詳細情況，由會計機構負責人、會計主管人員和單位領導人批準后，代作原始憑證。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位印章。

職責權利。對不真實、不合法的原始憑證財會人員有權不予接受，并向單位領導人報告；對記載不明確、不完整的原始憑證予以退回，待按規定更正、補充后方可報銷；對審批手續不全的財務收支，應當退回，要求補充、更正。

（五）政府監督部門應加大宣傳和培訓的力度。

1、加強行政事業單位會計隊伍建設

會計工作具有很強的政策性和較高的專業性，如果財務人員沒有很好的專業素養，絕對難以做到規范的要求。審計、財政等監管部門應定期舉報一些培訓班，并且所有財會人員全部參加。因為只有整體素質提高了，才能做好本行業會計基礎工作，實現行政事業單位整體會計工作水平的提高。培訓內容除了政治思想教育、職業道德教育、規章制度宣傳和專業知識培訓外，還要加大針對原始憑證的新做法、新要求、真假辨識等方面的培訓，促進行政事業單位財務管理工作水平全面提高。

2、加強對單位負責人財經法律法規知識的宣傳力度

雖然《會計法》賦予了會計人員對原始憑證的審核權，但會計人員在單位職位低下，行使審核權非常有限。“一把手”是《會計法》授權的財務主要負責人，會計基礎工作的好壞與領導密切相關。政府監管部門應每年舉辦一期單位負責人培訓班，內容除了宣傳國家財經法律法規外，還應包括一些會計基礎知識，進一步提高單位負責人對會計工作的認識和重視程度，努力營造規范化的會計憑證審核氛圍。

（六）強化單位負責人的責任意識

單位負責人要堅持原則，以身作則，嚴格把關，嚴禁授意、指使財會人員弄虛作假，私設“小金庫”，并誠心支持財務人員嚴格審核把關，切實把會計工作放在突出位置，為會計人員開展工作創造良好的環境。

三、結束語

原始憑證的作用在于正確、及時、完整地反映經濟業務的本來面貌，以便據以進行會計處理，并檢查會計業務的真實性、合法性和合理性。如果原始憑證失真，就不能正確地反映微觀經濟各項經濟業務的真實情況，從而影響國家宏觀經濟決策，甚至造成國有資產的流失。因此，作為會計基礎性工作的原始憑證，非常重要和關鍵，應引起足夠重視予以規范，切實保護社會主義財產的完整與安全。

參考文獻：

[1]《會計基礎工作規范》1996.6.17

[2]《會計法》1999.10.31

[3]《會計憑證的審核》2006.10