四套護法打造高效管理環境

丁雪峰

移動互聯網時代企業經營出現了很多創新，比如互聯網思維、用戶至上思維、免費與用戶體驗思維，這些創新要求企業管理建立與時代相適應的透明企業文化、柔性組織、去中心化管理模式、智能化的大數據管理工具等新方式方法。筆者提出的“輕管理”理論認為，無論企業管理環境和管理方式方法如何創新，只有管理工具和方法與管理環境相匹配，管理才會有效。因此，移動互聯網時代單純強調管理創新和管理工具和方法的科學性是沒有用的，要讓管理有效，必須從系統的角度解決管理問題。

管理是個復雜的系統，這個系統主要由高效管理、規范管理、文化管理三個層次的管理子系統組成。企業管理系統應包含五個部分，分別是文化、管理技巧、團隊建設、戰略結構和報酬系統。對于管理系統這個“管理木桶”來講，營銷、財務、市場、品牌、技術、資本等組成管理系統的任何一塊木板出現了短板，都有可能導致企業“瘸腿”。管理系統的三個管理層次是逐級遞進的，做好上一個層次才能進入下一個層次，但這三類管理子系統的基礎都是高效管理。而進行有效管理的第一步，是打造高效的管理環境，夯實管理的基礎。要有效實施管理，帶出卓越的團隊，是否具有合適的管理環境是管理行為成敗的關鍵。沒有匹配的管理環境，再好的管理措施，再卓越的團隊都無法有效開展工作。因此，打造高效管理的環境，是領導者帶團隊的首要任務。打造高效的管理環境主要有四個方面。

打造高效管理的辦公環境

對于領導者來講，創造一個有利于團隊全體成員高效工作的辦公環境，是基本職責，也是讓團隊成員感受領導誠意的重要標志。很多辦公室都存在效率低下的現象：廢棄的文件夾和辦公用品隨處可見，計算機電纜亂拉亂扯，復印機、傳真機運行緩慢、故障頻頻，公司文件雜亂無章等等，這些都會導致管理效率的低下。

打造高效管理的辦公環境，一是要及時更新過時的電腦、復印機等硬件設備。一條通用的準則就是，如果電腦無法運行一套關鍵軟件的最新版本，那么就需要進行升級了。公司在新設備上的投資很快就可以在提高的工作效率中收回來。二是將不常用的東西轉移到其他的地方。混亂會造成干擾，降低工作效率。比如亂拉的網絡線、不常用的復印機、擋路的文件柜等等，要將用不著的東西移出視野之外，將不再使用的東西扔掉。三是合理安排工作空間。許多小公司的辦公室不夠寬敞，電話鈴聲、鍵盤敲擊聲和開關門的聲音都會降低整個辦公室的工作效率。要重視工作場所的噪聲污染問題并采取措施。將電話鈴聲調小，關掉音箱，提醒大聲喧嘩者降低聲音。用屏風、植物等在開放的辦公地點中營造私人空間，減少視覺干擾。四是管理職能自動化。許多公司將原來靠人工完成的管理職能——如給員工打考勤、管理支出表格等交由電腦網絡來完成，使員工可以將時間用在更為重要的公司事務上。

讓員工參與管理

在知識經濟時代，一方面知識日漸成為企業經營活動中最重要的資源，人對知識的掌握和駕馭以及由此而帶來的企業創新，使得人在經濟活動中的地位和作用比以往任何時候都更加重要；另一方面，人的思維方式、價值觀念也發生了巨大的變化，人的自主性、個性化、自我價值實現的愿望等等都變得更加普遍。這些都促使企業在管理中把對人的關注、人的個性和能力的釋放、人的積極性的調動推到了管理的中心地位，“以人為本”的管理得到了空前的強化。領導者帶團隊，必須鼓勵員工參與。領導者不能命令員工忠誠，只能通過具體的管理行為來贏得忠誠。反過來，贏得忠誠的領導者又能激發想要為企業發展貢獻自己能力的人。參與式管理可讓下級分享其直接監管者的部分決策權。當工作變得復雜時，管理者常常不能了解員工所做的一切，參與式管理可能得到最完善的決策。參與可以增加員工對決策的承諾，還可以為員工提供內部激勵。通過參與管理，員工的積極性會更高，對組織更忠誠，生產力水平更高，對他的工作更滿意。

讓員工參與管理，一是要讓員工了解工作的全部。員工可以更好地將自己的工作與同事的工作協調一致。二是讓全體員工了解工作結果和激勵獎懲措施。管理者在對員工進行鼓勵時，應該鼓勵其關注工作結果，而不是糾結于工作過程。有些員工工作很辛苦，管理者可以表揚他的這種精神，但并不能作為其他員工學習的榜樣。否則，其他員工就可能會將原本簡單的工作復雜化，甚至做一些表面文章，來騙取表揚。總之，工作結果對公司才是真正有用的，企業要全面推行目標管理。三是加強與員工溝通。領導者必須不斷地與員工溝通，這要求他與其下屬之間達成良好的諒解。每名員工都應該定期收到切實有意義的、針對其個人的反饋。而現實是，許多員工甚至從未收到過誠懇的工作評價，這不免令人吃驚。蓋洛普的調查數據顯示，只有約40%的員工稱上級與他們進行過有關個人優點或缺點的談話。為什么會這樣？因為許多人把績效反饋看成是對抗性質的。但無論看上去多痛苦，績效評估對員工和組織的長期成功來說都是必要的。我們推薦將正式績效評估中80%的時間用于討論未來。四是獎勵唱反調的人。這是領導者帶團隊過程中希望聽到員工真心話必須采取的措施。研究顯示，要想營造坦誠的公司文化，領導人首先就要以身作則，同時要牢記以下建議：實話實說，鼓勵向當權者講真話。讓層級較低的人向上級講出令人不快的真相格外困難，但這些真相恰恰是主管需要了解的，因為基層員工常常掌握上司不知道的負面信息。如果你無法學會了解繼而質疑自己的假設，那么企業就不可能成功開展創新。

充分授權

授權是領導者帶團隊中調動員工主動性、積極性的重要舉措，也是企業提高運營效率的重要途徑。沒有授權，就沒有團隊，就沒有凝聚力，員工也沒有創造性可言。授權更是企業發展壯大的基本條件。充分授權對于知識型企業的領導來講，是帶團隊必須也唯一可能采取的方式。全球化和網絡社會的發展使公司經營處于透明的管理環境中。無論是企業的外部環境和內部環境，都變得越來越透明，為此透明化管理成了超越控制的管理方式。

很多老板不愿意授權，擔心員工權力大了就容易失控，做損公肥私的事情。與其將權力授予下屬，再監督員工行使權力，還不如將權力攬在自己手里安全、省事。老板有這種心理可以理解。但是，授權同監督員工正確行使權力是截然不同的兩個概念，能否敢于授權是個胸襟問題；能否引導員工正確使用權力是個水平問題；能否適度包容員工的不足卻是個氣度問題。相對于能力強的老板，優秀的人才更愿意選擇胸襟大、有氣度的老板。

創建透明的企業文化

企業文化是所有企業運行的基礎。企業文化的實質是：企業用什么來凝聚人心？企業用來凝聚人心的要素有三個：遠景、價值觀和戰略目標。在尋求以最有效的方式增加收入、管理員工、爭奪市場份額的時候，大多數經理人想到的是某種戰略和舉措，而不是核心價值觀。在他們看來，諸如正直和誠實之類的價值觀并不是競爭手段。沒有公開、誠實和透明，你也可能取得成功，但是如果你不采取透明的管理方式，你的成功只會是曇花一現。有戰略不一定有目標，有使命不一定有目標，有愿景也不一定有目標。任何一個公司的企業文化，回答的是最簡單而又最根本的問題：我們是誰？我們在做什么？我們為什么要做這些？我們做這些的目標是什么？我們做什么才是正確的？

領導者打造高效的管理環境，建立透明的企業文化是讓團隊成員有效溝通的有效途徑。透明的企業文化就是要改變傳統的由企業主導宣傳和貫徹企業文化的模式，讓企業的遠景、價值觀和戰略目標等關于企業的信息對全員透明，并且通過信息化的工具和手段，真正讓全體員工動態了解和隨時掌握上述內容，實現企業和員工的互相了解和互相信任。透明管理是以善于變革、以人為本的當代企業模式全方位取代臃腫的，以規章制度為中心、管理層級繁多的舊有模式。一個透明的企業，企業領導在通過透明管理方法重拾企業信心的同時為企業創造經濟效益，并讓員工認同企業目的的重要性和實施方案。

國內企業要全面建立起透明的規則文化，關鍵就在于將桌面下的操作，轉到桌面上來處理。規則文化的建設要做到“有法可依，有法必依，執法必公，違法必究，守法優秀者必賞”。企業文化的規則和制度要公正透明，同時要經過企業各方利益代表的談判并達成最終共識，鼓勵全員遵守文化。規則和制度頒布之后，要啟動教育機制，確立內部信任機制，一是確保上下級的信任機制；二是建立同事間的信任機制；三是要杜絕暗箱操作的行為；四是要有明確的獎勵處罰渠道；五是要運營內部的民主投訴管理程序和監察機制。 責編/寇斌