轉型時期地方高校成人教育檔案優化管理研究

林曉

（賀州學院， 廣西 賀州 542899）

[摘 要] 地方高校成人教育提供了成人接受高校學習的機會和平臺，檔案管理為保障地方高校成人教育的開展提供了基礎保障，在社會發展新格局下，地方高校成人教育檔案管理面臨新的轉型時期。通過對轉型時期地方高校成人教育檔案管理面臨的新形勢和新要求的詳細分析，總結了當前各地方高校開展成人教育時，檔案管理工作的現狀，解析了其存在的不足和困境，從而提出了優化檔案管理的對策建議。

[關鍵詞] 轉型時期；地方高校成人教育；檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 061

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0131- 02

1 轉型時期地方高校成人教育檔案管理面臨的新形勢與新要求

在科技技術廣泛運用的今天，各行業領域發展日新月異，但同時面臨社會發展資源瓶頸、環境約束、人才資金困境，行業領域發展面臨新的要求，需要克服新形勢的挑戰，做好總體布局。對于地方高校的成人教育而言，檔案管理工作在轉型時期面臨著嚴峻的新形勢和新要求。

1.1 檔案管理內容更加復雜多樣

對于地方高校而言，成人教育的檔案管理工作涉及的內容越發復雜，轉型時期衍生的新的檔案管理工作，給長期使用的檔案管理工作提出了更高的要求和挑戰。轉型時期，地方高校成人教育檔案管理內容將涵蓋更加復雜多樣的內容，既包括傳統的學籍檔案管理、考務檔案管理，還將需要對學科建設和相關實驗室建設的檔案管理、日常課堂教學的材料檔案管理納入進來，既記錄接受成人教育學生的學籍信息，還記錄學生考試、課堂學習和學校硬件實驗室建設等檔案信息[1 ]。

1.2 檔案管理材料來源更加多元

在地方高校不斷創新成人教育模式的帶動下，成人教育所涉及的檔案管理信息來源就越發豐富，因此轉型時期，地方高校成人教育檔案管理材料來源將更加豐富[2 ]。從來源來看，一是文書檔案資料，來源有相關教育主管部門的法規政策，地方高校開展成人教育的規章制度，成人教育學生的學籍資料，教務教學計劃、教材等，畢業學生檔案等等；二是電子檔案資料，在電子信息技術廣泛應用到檔案管理后，地方高校成人教育的檔案管理資料也包括了電子檔案資料，包括學生電子檔案學籍信息等。

1.3 檔案優化管理難點多

在電子信息技術的廣泛應用帶動下，地方高校成人教育檔案管理工作的信息化程度逐步提高，在工作效率、工作質量上都有明顯的提升，但是總的來看，實現更高水平的檔案管理，仍然面臨眾多的難題。這些難點的存在阻礙了地方高校高效地開展成人教育檔案管理工作，也滿足不了日益擴大的檔案管理需求，是必須高度重視，并加以改善的[3 ]。

2 地方高校成人教育檔案管理現狀

在成人教育普及率逐步提高的大背景下，地方高校廣泛開展成人教育工作，為社會輸送了數量龐大的人才隊伍，提供了成人接受教育的機會和平臺。為了更好的提高地方成人教育工作的質量，做好成人教育的檔案管理奠定了堅實的基礎。總的來看，當前地方高校開展成人教育檔案管理工作現狀如下：

2.1 管理分散、利用率低

在很多地方高校，進行成人教育的檔案管理，管理十分分散，行政部門中，多頭管理的現象十分普遍，比如一些地方高校的成教處、學生處，乃至院系教務處都在旅行成人教育的檔案管理職能，經常有重復管、漏管的現象出現，再加上各職能部門之間的信息交流不暢通，讓一些成人學生的檔案信息無法及時的形成系統資料[4 ]。另外，當前地方高校所形成的成人教育檔案相關資料的利用率普遍偏低，不達70%的率用率是對檔案管理工作成果的不利。

2.2 規范化、信息化程度偏低

在很多地方高校，進行成人教育的檔案管理工作，遵循的是學校檔案管理規章制度、國家檔案管理法律法規，并沒有針對成人教育的特殊性設立單獨的檔案管理制度，因此在很多情況下，成人教育的檔案管理更容易失序，從而造成檔案信息的流失、管理紕漏[5 ]。

3 轉型時期地方高校成人教育檔案優化管理對策措施

成人教育是為成人提供繼續學習機會的重要平臺，各地方高校將繼續擴大成人教育范圍，開設更多的符合社會發展需求的成人教育專業，越來越多的成人將到地方高校中接受成人教育，因此未來成人教育的檔案管理工作量將更大、涉及范圍也將更廣，必須在優化檔案管理上采取特定的對策措施。

3.1 創新檔案管理模式

要應對當前地方高校中，成人教育檔案管理的分散形式，首先要在職能部門設置上進行強化，避免當前多頭管理的現象出現，一方面要在成人教育學院設置專門的檔案管理崗位，形成專人專崗，避免檔案管理的漏管、重復管，另一方面要形成成人教育檔案的動態管理，需要在學生接受學習的長時間內，對所有檔案進行動態管理；其次提高檔案的使用效率，提供更加方便的檔案查詢和使用途徑，供學生、企業查詢。

3.2 提高規范化和信息化程度

提高地方高校的成人教育檔案管理的規范化程度，就是要從規章制度上進行規范，一方面國家行政管理部門，要針對成人教育的特殊性，從檔案管理的角度制定法律法規，供地方高校實際操作參考，另一方面各地方高校需要針對學校開展成人教育的特色，在學校規章制度中體現成人教育的檔案管理制度。

3.3 加強對檔案管理的重視

管理層對地方高校成人教育檔案管理工作的不重視，是造成現狀困境的直接原因，因此要加強對地方高校成人教育檔案管理的重視，是緩解困難、進行優化的重要前提。首先是要不斷的提高對地方高校成人教育檔案管理的重視意識，從思想上正視成人教育檔案管理，從行動上制定成人教育檔案管理的相應制度，從模式上進行不斷的創新突破；其次要不斷加大對成人教育檔案管理專項經費的投入，要進行設備的更新、專業系統的開發、人才的引進、制度的創新，是要有更多的專項經費為保障基礎的，因此教育局要設立專項經費，供專家團隊進行系統研究，從而保障地方高校成人教育檔案管理的能力和水平。

主要參考文獻

[1]訾燕.對普通高校成人教育檔案管理隊伍建設的思考[J].淮海工學學院學報：人文社會科學版，2016（5）.

[2]馮有輝.論當代信息技術在高校成人教育檔案管理中的應用[J].檔案天地，2016（3）.

[3]蒙海理.高校成人教育檔案管理信息化建設存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2013（4）.

[收稿日期]2017-03-01

[基金項目]賀州學院校級科研項目（2016ZZSK03）。