館藏檔案回溯著錄應同步兼顧“五項鑒定”

摘 要：本文結合工作實踐與探索，論述了在開展館藏檔案回溯著錄工作的同時，同步開展檔案文件的檢索質量鑒定、保存價值鑒定、掃描內容鑒定、開放范圍鑒定和損毀保護鑒定的意義與做法；認為如果推廣館藏檔案回溯著錄兼顧這五項鑒定，可以收到事半功倍的效率，以期全面提高檔案管理質量、加大檔案開放步伐。

關鍵詞：檔案數字化；檔案著錄；檔案鑒定

隨著電子計算機和網絡信息技術的迅速發展與廣泛應用，檔案管理邁入了數字化、信息化、網絡化的新時代。為實現檔案信息資源的高度共享與有效利用，建設數字檔案館已成為檔案管理的新目標。建設數字檔案館的主要任務是對海量的館藏紙質檔案進行電子掃描，而掃描文件要對接到計算機管理系統，必須先行對原來手工編目的館藏檔案，運用計算機進行案卷級和文件級的回溯著錄。目前，這項工作大部分檔案館（室）是外包給承擔數字化工程的商業公司兼做，或外聘臨時工、勤工助學的學生代做。筆者認為，回溯著錄工作最好由具有一定專業技能和素養的檔案人員親自做或監督指導其他人員認真去做，因為在開展館藏檔案回溯著錄工作的同時，如果同步開展檔案文件的檢索質量鑒定、保存價值鑒定、掃描內容鑒定、開放范圍鑒定和損毀保護鑒定，可以收到事半功倍的效率。這種“一舉五得”的工作方式，值得借鑒推廣。

1 回溯著錄兼顧檢索質量鑒定

檔案著錄是對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程，著錄結果成為編制檔案檢索工具和查找檔案的基本數據。在計算機普及應用的今天，檔案著錄已不再采用人工填寫卡片，而是運用計算機管理軟件，選擇案卷和文件的題名、責任者、文號、形成時間、保管期限、密級以及檔號、頁碼等著錄項目依次輸入相關內容。但這些內容的填寫并非簡單地依照原有案卷或文件特征摘錄移植，而須從檢索質量的角度鑒定其是否具備快速有效查找之功能，必要時需進行修正處理。比如：案卷或文件題名不夠準確的，應重新擬定題名，并加方括號以示區別；文件之附件不能通過正題名檢索出來的，應對附件另按一件著錄；[1]責任者及形成時間表述不完整的，應盡量考證清楚后規范著錄；原文號中發文括號不規范和發文年代不齊全的，應統一采用六角號和四位阿拉伯數字標識，以避免計算機檢索識別發生混亂；檔號、頁碼不齊全或有重號現象的，必須重新整理編目。著錄項目的選擇及著錄內容的精確與否，直接影響檢索質量和利用效果，切不可敷衍了事。

2 回溯著錄兼顧保存價值鑒定

檔案價值鑒定包括真偽鑒定、分級鑒定、存毀鑒定等，這里特指保存價值鑒定，即對原定的保管期限重新審視與確定。由于歷史的原因，20世紀80年代以前的館藏檔案保管期限劃分不夠妥帖，往往是重政治輕經濟、重集體輕個人，涉及上級文件、政治運動、會議記錄的，大多確定為永久保管，而涉及全宗單位基本職能的業務文件和涉及百姓個人利益的人事材料，卻大多確定為長期或短期保管。而且，檔案保管期限的劃分以“卷”為單位標識，也使得卷內有些文件的保管期限難免牽強附會。館藏檔案回溯著錄，一般都要做到文件級著錄，這就為以“件”為單位重新審視并標注其保管期限帶來了契機。具體做法是：先不考慮整個案卷的保管期限，逐件確定并著錄每份卷內文件的保管期限，如果卷內所有文件的保管期限一致，則案卷的保管期限隨同；若卷內文件的保管期限不一致，則案卷的保管期限就高不就低。這樣處置既可以維護案卷原有面貌避免不必要的拆卷折騰，又可以正確區分卷內文件的不同保管期限。筆者建議，還是按三分法“永久”“長期”“短期”來劃分并著錄標識保管期限，因為如果采用兩分法“永久”和“定期”，還需對“定期”再區分為“30年”和“10年”，不如一步到位，姑且認定“長期為10年以上30年以下（含30年）”、“短期為10年以下（含10年）”。而且，也無需在文件上做出保管期限的標記，或許以后期滿鑒定時又有變動。對檔案不同保管期限的掌控，可以通過計算機管理系統分類檢索和統計。

3 回溯著錄兼顧掃描內容鑒定

建設數字檔案館，是數字時代檔案館發展的必由之路，旨在運用現代計算機和網絡技術處理檔案信息，實現檔案信息資源的高度共享與有效利用。數字檔案館建設前期的主要任務是檔案數字化處理，包括存量檔案數字化和增量檔案電子化。由于紙質檔案數量龐大、信息冗雜，基于投入成本和有效利用之考慮，有必要在進行數字化之前先開展檔案數字化鑒定，即對電子掃描對象開展掃與不掃的鑒定。這是一項細致而瑣碎的工作，不能撒手讓數字化工程承包商去做，需具備一定專業素養的檔案人員親自或輔助完成。“掃描區分的原則是：無關的和重復的文件，以及文件形成過程中所產生的最后稿本外的其他各種稿本、參考資料等。”[2] 具體做法是：在對館藏檔案回溯著錄之際，順便同步開展館藏檔案數字化鑒定，對紙質檔案承載的信息內容進行分析與過濾，剔除內容重復的、無實際查考價值的文件以及成冊材料中的空白頁和無效頁，在以“件”為單位著錄檢索條目的同時，以“頁”為單位標注所需電子掃描內容的頁碼。如果前期數字化鑒定工作做得細致扎實了，大規模的單一掃描工作則可放心委托承包公司去完成。

4 回溯著錄兼顧開放范圍鑒定

開放檔案是我國改革開放大政方略在檔案工作中貫徹落實的集中體現，早在1987年就被融進了《檔案法》的相關規定，但檔案實際開放程度依然很低。從國家檔案局統計數據來看，截至2013年年底，“我國各級國家綜合檔案館檔案開放的程度普遍不高，只有18.97%，和社會對檔案的利用需求存在著很大的差距”。[3] 致使檔案開放步履艱難的原因是多方面的，其中之一是館藏檔案開放鑒定難，除思想保守、人力有限外，主要囿于傳統的檔案開放鑒定與標識方式。傳統的檔案開放鑒定工作是以卷為單位鑒定與標識，倘若一卷中有某一份檔案文件不宜開放則整個案卷都不得開放，這就不可避免地縮小了開放范圍。如果改成以件為單位進行檔案開放鑒定與標識，則可以大大拓展檔案開放的數量。我館的具體做法是：在對館藏歷史檔案進行回溯著錄的同時，同步開展檔案密級鑒定，“參照國家標準《文獻保密等級代碼與標識》的規定，將檔案保密等級劃分為公開、內部、秘密、機密、絕密五個級別”。[4]以件為單位經鑒定可以開放的，在著錄項目“密級”一欄中選擇“公開”予以標識，凡是可以開放利用的檔案通過機讀或紙質文件級目錄即可迅速調出，涉密檔案也可通過計算機檢索系統過濾后進行隔離處置。

5 回溯著錄兼顧損毀保護鑒定

作為一種物質形態，檔案實體在存放和使用過程中，受人為或不良理化因素的影響，或多或少存在著磨損、褪色等安全隱患。因此，維護檔案的完整與安全是檔案管理工作的基本原則和首要任務，但由于人力、精力有限，很難做到對館藏檔案進行逐卷逐件逐頁的仔細安檢。而趁館藏檔案回溯著錄之際，順便留意檔案載體和信息內容有無損毀跡象則是輕而易舉的。具體做法是，事先準備好“館藏檔案安全檢查登記簿”，設置檢查時間、主要問題（可分為紙質破損、字跡褪色、霉變、蟲蛀等幾種情況）、檔號、頁碼、備注等欄目，在進行回溯著錄的同時，同步檢查檔案材料安全保管狀況，遇到有損毀跡象需重點修復保護的登記在案，以備適時采取檔案保護措施，維護館藏檔案安全。

參考文獻：

[1] 晉平，尚瑞清，偶曉霞.從“死檔”成因談附件的著錄與編目[J].檔案管理，2005（6）：61～62.

[2] 劉曉春，王雁.檔案鑒定工作幾個問題的重新思考[J].檔案學研究，2015（3）：28～32.

[3] 萬云青.以件為單位進行檔案開放鑒定的探討[J].檔案與建設，2015（5）：80～82.

[4] 晉平.關于檔案密級問題的再思考[J].中國檔案，2008（1）：36～41.