關于高校教學檔案管理中存在的問題分析及對策探討

摘要：隨著高校教育管理事業的推進，提高檔案管理的工作質量、完善檔案機構的組織建設、彌補檔案工作中的發展問題已經成為擺在檔案工作人員面前的幾大阻礙。特別是受到高校生源的擴招，高校內部具有教學、文化、科研的檔案資料越來越多。本文針對高校教學檔案管理的發展現狀、價值意義、存在的問題及其強化對策進行探究，供大家借鑒參考。

關鍵詞：高校 教學 檔案管理 價值 創新 發展

顧名思義，高校教學檔案管理指的是學校在教學工作中，所保留和留存下來的一系列有參考價值和學習經驗的檔案資料。包括文本檔案、影像資料等多個方面。隨著高校教育管理事業的推進，越來越多的文字、圖表、聲像聚集在一起，以多元化、精準化的形式，體現出學校對教學活動的真實記錄。

一、高校教學檔案管理工作的價值含義和發展現狀

高校檔案管理是學校教學工作中的發展基礎，它們以文字、圖片等不同的表現形式，記錄著學校教學工作的發展歷程，也映射出了一個學校的未來發展，同時更成為了衡量學校競爭力的重要指標。在這種管理模式下，高校教學檔案管理中是否到位，成為了高校衡量檔案的重要標準。而同時，提高檔案管理的工作質量、完善檔案機構的組織建設、彌補檔案工作中的發展問題已經成為擺在檔案工作人員面前的幾大阻礙。

從當前高校教學檔案的發展現狀上看，高校檔案工作面臨著全新的發展趨勢。檔案工作包括從事招生、科研、教學、管理等一系列活動的價值呈現。在黨群檔案、科研檔案、教學檔案、學生檔案、設備檔案的融合上，高校教學檔案面臨著從紙質到電子檔案的發展趨勢。紙質檔案和電子檔案之間存在著一定的傳輸關系，因此呈現出了三大發展現狀，暨檔案資源積累過程緩慢持續、檔案管理過程階段發展、檔案管理活動存在依附、檔案管理存在封閉性。

二、簡述高校教學檔案管理中存在的問題

盡管檔案管理工作具備如此重要的發展趨勢，但是受到高校生源的擴招，高校內部具有教學、文化、科研的檔案資料越來越多，存在著一系列的問題，具體分析如下：

（一）教學檔案管理隊伍水平相差較大

在檔案管理的過程中，選配高素質、能力強的檔案管理人員，對檔案教學工作起到至關重要作用。教學檔案管理工作人員大多數由非專業人員兼任，所以在發展制度上，存在著參差不一、更新緩慢、培訓較差，使檔案收集整理遭遇到了很大的麻煩，無法實現預先設想的統一管理，同時存在著檔案管理不足的發展問題。

（二）高校檔案管理規章制度不夠健全

在高校檔案管理系統的統一流程中，由于高校教學工作的復雜性，所以在具體的問題上，容易出現了較大的責任疏忽，一旦工作出現失誤，那么在出現檔案遺失、檔案損傷問題的同時，高校內部工作容易出現相互推諉、消極怠工的發展現象。工作系統不夠完善，高校檔案管理制度也不夠健全，難以實現出檔案歸檔工作的最大效能。

（三）檔案利用在實施作用中效果單一

在一些高校檔案工作中，利用檔案存在著諸多的對接漏洞。在當前檔案管理的隊伍建設中，因為檔案工作最初存在于各個部門，所以在程序上存在著千差萬別的特性。再加上檔案記錄與收集的間斷使檔案的時效性逐步下降。難以實現檔案制度管理發展的完整性、功能性和多樣性。

三、 增進高校教學檔案管理對策的具體策略

（一）提高檔案管理人員的綜合素養

要想增進高校教學檔案管理工作，提升高校檔案人員的管理水平和業務能力，夯實檔案事業的發展基礎，檔案管理人員綜合素養的提升要從兩個方面來進行。

一方面，高校教育管理者要加大對檔案人員的培訓力度，使高校檔案工作能夠在專業、嚴謹的教育工作者手中呈現出勃勃生機。除了要讓檔案管理者具備良好的檔案學科知識，還要使他們具備對電子檔案、數字化檔案館建設的創新能力，使高校電子檔案管理成為未來的發展趨勢。另一方面，要加強對電子檔案管理信息的保護，以原始性、真實性、安全性作為信息化建設的發展基礎，創造一個安全、健康、完善的檔案儲存環境。

（二）建立完善的教學方案管理系統

在高校教學管理的監督策略上，要在分散混亂的招生工作之初就設立檔案管理的初級統籌，抓住學籍檔案管理的核心要點，對教學檔案工作中涉及的招生秩序、課程評價、維修保養、專業轉移進行一系列的推進。通過時間、屆別、院系等不同的節點內容，來區分相對混亂的管理秩序，避免在統計數據、部門記錄的過程中，出現誤差。在教學檔案的管理系統中，進一步明確“責任到人、管理到戶”的發展依據，建立明確的教學檔案評價體系，將評估和測評結果和檔案工作人員的績效分紅掛鉤，確保高校教學工作和教學檔案管理能夠出現同步的發展局面，進一步加大高校管理者對檔案教育管理的監督職能。

（三）加大電子檔案管理安全防護

要在電子文件信息的原始期開始，就對其進行嚴密的監管。通過聘請專業技術人員等形式，利用高新電子技術，對電子文件的生成工作保持科學的跟蹤記錄。進一步制定文件生成和辦理的流程控制程序，分別從電子文件的生成、校對、申發、承辦、接受等不同的階段，辦理交接手續。從硬件設施完善和軟件管理凈化上入手，更好的教科研事業做好服務。

四、結語

綜上所述，高校教學檔案管理是高校進行行政管理和教學管理的重要資源，通過分析高校檔案管理中存在問題，高校能夠建立起一系列行之有效的教學措施。廣大檔案管理工作者要秉承著與時俱進的發展態勢，進一步完善檔案信息建設內容，從而確保檔案工作能夠沿著信息化、標準化、服務化的發展方向進行。

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（作者簡介：李艷平，最高學歷：碩士，畢業院校：河南農業大學，研究方向：檔案類，單位：中原工學院亞太國際學院。）