探索新農(nóng)保業(yè)務(wù)檔案管理的數(shù)字化途徑

摘要：在信息時代背景下，新農(nóng)保檔案管理應(yīng)用渠道、工作載體、工作環(huán)境均發(fā)生了變化。本文主要分析了新農(nóng)保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的重要性，以及新農(nóng)保檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的有效措施。

關(guān)鍵詞：新農(nóng)保業(yè)務(wù) 檔案管理 數(shù)字化

隨著我國新農(nóng)保政策的廣泛實行，農(nóng)村的參保人數(shù)也在逐年攀升，這就使新農(nóng)保檔案管理工作面臨更加巨大的壓力。因此，在這樣的形勢下，規(guī)范新農(nóng)保檔案管理工作，探索新農(nóng)保業(yè)務(wù)檔案管理的數(shù)字化途徑，是一項亟待解決的問題。

一、新農(nóng)保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的重要性

（一）拓展檔案管理的空間

傳統(tǒng)的新農(nóng)保業(yè)務(wù)檔案管理，通常都是有專門的檔案室和檔案架，這樣的管理方法占用了較多的有形空間，而隨著檔案文件的增多，檔案室和檔案架往往都容納不下。新農(nóng)保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)徹底轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的檔案管理的模式，既提高了檔案管理的有效性，又使得檔案管理突破了有形空間的限制，還可以實現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)共享。另一方面，傳統(tǒng)的新農(nóng)保業(yè)務(wù)檔案都是紙質(zhì)材料，在整理、儲存、查閱等工作過程中，就有可能出現(xiàn)損毀、遺失的情況，將新農(nóng)保業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，既能方便整理、儲存、查閱，又可以避免檔案的損毀、遺失，而且在計算機(jī)系統(tǒng)中還可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳輸和遠(yuǎn)程調(diào)用，提高了檔案的使用效率。

（二）減少檔案管理的費用

傳統(tǒng)的新農(nóng)保業(yè)務(wù)檔案管理對于各項配套的人員和設(shè)施往往都有較高的要求，一般的檔案室都會安裝空調(diào)、滅火器、去濕機(jī)等設(shè)備，還會安排專門的人員來管理，這些都是管理檔案的費用。實行檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)管理后，可以極大地減少檔案管理的人力、物力、財力的投入，既節(jié)約了占地空間，而且可以避免紙張浪費、材料損耗等問題。

（三）有效保護(hù)原始檔案文件

新農(nóng)保業(yè)務(wù)檔案是重要的資料，通常需要長期保存，因此如何有效地保護(hù)原始檔案文件極為重要，由于傳統(tǒng)的檔案文件都是紙質(zhì)載體，因此管理、儲存和保護(hù)這些文件具有較大的難度。浸水、火災(zāi)以及長年累月的翻閱都會對這些檔案文件形成徹底的破壞。采用數(shù)字化的管理，既能在網(wǎng)絡(luò)上替代原件來使用，還可以在機(jī)或者相關(guān)電子產(chǎn)品中永久的保存，而且數(shù)字化的檔案資料可以實現(xiàn)電腦檢索，可以在極短的時間內(nèi)進(jìn)行準(zhǔn)確的查找，既能提高工作的效率，又可減少逐卷翻閱的次數(shù)，可以有效延長檔案文件的使用壽命。除此之外，數(shù)字化的管理還可以防止別有用心者在查閱檔案時撤換、篡改資料，有效保護(hù)原始檔案文件。

二、新農(nóng)保檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的有效措施

（一）提高相關(guān)人員對于新農(nóng)保檔案管理數(shù)字化的認(rèn)識

數(shù)字化系統(tǒng)是檔案管理發(fā)展的方向，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變陳舊的觀念，對于數(shù)字化系統(tǒng)樹立起新的認(rèn)識。領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該認(rèn)識到實行新農(nóng)保檔案管理數(shù)字化是提高新農(nóng)保工作效率的重要舉措，加大對于新農(nóng)保檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的投入與培訓(xùn)的力度，及時調(diào)整管理方法，促進(jìn)的有序發(fā)展，使其發(fā)揮最大的作用；檔案管理人員應(yīng)該正確認(rèn)識到數(shù)字化系統(tǒng)的重要作用，努力提高自身的理論水平與實際操作水平，以適應(yīng)新的需要，更好開展新農(nóng)保檔案管理工作。

（二）采用規(guī)范的系統(tǒng)和軟件

隨著計算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，各種檔案管理的系統(tǒng)和軟件層出不窮、五花八門，對于政府機(jī)構(gòu)而言，應(yīng)當(dāng)采用中央組織部統(tǒng)一推行、規(guī)范的、符合《信息結(jié)構(gòu)體系》的系統(tǒng)和軟件，這樣既能保證電子新農(nóng)保檔案的安全性和有效性，還能避免出現(xiàn)資料混亂、上下級之間無法共享的問題。在采集文本、照片、聲像等資料方面，應(yīng)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，采用統(tǒng)一的文件格式，這樣既能保證檔案文件的統(tǒng)一規(guī)范，還能避免不必要的轉(zhuǎn)換。除此之外，還應(yīng)該加強(qiáng)信息輸入管理，既能保證信息錄入真實性、合法性、完整性，更能保新農(nóng)保檔案的安全性與準(zhǔn)確性。

（三）使數(shù)字化系統(tǒng)規(guī)范化、法制化

在理論層面上，學(xué)術(shù)界對于新農(nóng)保檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)還沒有形成具有指導(dǎo)意義的理論成果。因此，需要相關(guān)學(xué)者對于數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)開展深入的研究，形成具有指導(dǎo)性意義理論成果，并引導(dǎo)這些理論成果運用于實踐，使新農(nóng)保檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)的發(fā)展有良好的理論依據(jù)；在法律政策層面上，應(yīng)盡快建立健全相關(guān)的法律法規(guī)與相關(guān)制度，使新農(nóng)保檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)有章可循、有法可依。可結(jié)合我國的具體國情，明確新農(nóng)保檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的責(zé)任與義務(wù)，并建立相關(guān)的監(jiān)管機(jī)構(gòu)，使規(guī)范化、法制化。

（四）加強(qiáng)數(shù)字化系統(tǒng)的內(nèi)部控制

首先，要明確檔案管理人員的各項職責(zé)，對于檔案管理人員的工作進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督；其次，完善數(shù)字化系統(tǒng)環(huán)境下的管理、授權(quán)、批準(zhǔn)制度，嚴(yán)厲禁止無關(guān)的人員對于相關(guān)軟件及程序進(jìn)行操作，對于每一環(huán)節(jié)都進(jìn)行監(jiān)督與檢查，檔案管理人員應(yīng)該做好每一次的操作記錄，減少甚至杜絕錯誤以及舞弊行為；再次，保證良好的運行環(huán)境，建立各項數(shù)字化系統(tǒng)的管理制度，謹(jǐn)防由于突發(fā)事故引起的檔案文件的丟失與損毀，加強(qiáng)對于軟件、硬件的檢測與維護(hù)，另外還應(yīng)該做好機(jī)房管理、計算機(jī)維護(hù)制、數(shù)據(jù)備份等方面的工作，必要時以制度的形式加以規(guī)范；最后，保證網(wǎng)絡(luò)安全，利用現(xiàn)代殺毒與隔離等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，防止病毒與黑客的入侵，同時還要加強(qiáng)對于檔案管理人員的安全教育與培訓(xùn)，不斷提高其信息安全意識。

三、結(jié)語

綜上所述，新農(nóng)保檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)既是一項創(chuàng)新，也是一項系統(tǒng)的工程，相比較于傳統(tǒng)的新農(nóng)保檔案管理，數(shù)字化系統(tǒng)具有不可比擬的優(yōu)勢，因此，是新農(nóng)保檔案管理的發(fā)展趨勢。在實際工作中，應(yīng)該遵循相關(guān)法規(guī)和制度，遵循科學(xué)的方法，有效開展新農(nóng)保檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)，不斷提升新農(nóng)保檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]王興濤.淺析新農(nóng)保險業(yè)務(wù)檔案管理[J].人力資源管理，2014，（04）.

[2]李琳萍.論新農(nóng)保檔案管理存在的問題及對策[J].知識經(jīng)濟(jì)，2013，（08）.

[3]孫艷梅.淺談新農(nóng)保檔案管理的風(fēng)險點及防控措施[J].檔案天地，2013，（09）.

（作者簡介：沈軍，四川省鹽源縣機(jī)關(guān)事業(yè)和城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險中心，職稱：中級-檔案管理，研究方向：業(yè)務(wù)檔案管理。）