對事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考

方麗

【摘 要】人事檔案是一個人才的主要信息來源，它能充分反映一個人的工作生活經歷，工作學習表現，歷史背景，特殊才能，及一個人生中的重要經歷。很多人才的挖掘和提升都是依靠著這部分信息來進行判斷。隨著國家的發展，對著這類信息的保護也越來越嚴密，但是還有相當一部分事業單位存在有很大的弊端，由于自身條件的限制或者對這類信息的安全認識不足導致人事檔案不斷地缺少和泄露，本文就對事業單位人事檔案管理中存在的問題進行一個剖析和對策思考。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；存在問題；對策思考

前言

事業單位的人事檔案是一個人信息的主要載體，在大多數情況下，很多人的隱私都會在事業單位中有相當的記載，人事檔案也是很多領導者發現人才和選拔人才的重要途徑，所以對于這類檔案的完整性和安全性也是極為重要的。對此，下文在基于筆者工作實踐基礎上，重點圍繞于事業單位人事檔案管理中存在的問題及其對策展開探究，力圖為做好此項工作貢獻自己綿薄之力。

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）對人事檔案管理得不重視

很多事業單位對于人事檔案管理都缺乏一定的重視，認為人事檔案管理就是一個走流程的過程，對于用于保存人事檔案的地點也是沒有任何的保密措施，甚至有的連基本的鐵門都未曾安裝。其次是用于保存人事檔案的工具相對落后或者保密性不足。紙質版的檔案通常會由于年份原因或多或少都會有遺失甚至是錯漏，電子版大多也會因為管理不當而遺失或者泄露。

（二）人事管理人員的專業不足

由于很多領導對于人事檔案管理得重視不足，所以相對的，處理這份人員的招收上也是一個隨意的過程，往往這種情況就很容易造成人事檔案的安放錯亂，導致很多人檔分離的人員的檔案沒有得到及時的清理，也有很多人員的人事檔案的填寫不夠關注，造成大量虛假偽造的信息。很多人事管理的人員一般而言都相對輕松，造成了他們自身很容易疏忽大意，又因為絕大多數情況下，沒有一個相對嚴格的管理，所以人事檔案的信息泄露也是極為容易。

（三）檔案收集的不齊全

很多時候事業單位的領導者都對人事檔案不太關注，所以導致很多信息都未能收集到甚至收集到的大多是虛假信息，缺乏一個系統的收集程序和一套完整的執行標準。這也導致很多人事在收集這些信息的時候會出現錯漏，很多信息都收集的不齊全，不夠細致，甚至會出現一堆過期信息，導致在人才的選拔方面后知后覺。

（四）人事部門管理疏松

因為職業的特殊性，很多情況的下，對于這部分人都沒有一個嚴格的管理程序，導致很大程度上，人事檔案的嚴密性，完整性，系統性都缺乏一個重要保障。對于事業單位來說，人事檔案的安全性要遠遠高于普通企業，但是這類單位在很多程度上對于檔案的保護卻要普遍低于普通企業。很多事業單位聘用的人事管理人員在一定的程度上缺乏很大的積極性。這也直接導致人事信息存在有很大的誤差，不能及時的對一些手續不全的材料退回相關部門進行補辦，也對人事信息的采集工作有很大干擾，造成信息滯納，讓人們往往在這方面耗費大量的時間去錄入信息。

（五）人事檔案的現代化、信息化不足

由于很多事業單位自身的局限性，大多事業單位的檔案管理相對還是很落后，甚至有的事業單位只是采用簡單的A4紙進行保存，這樣不單對檔案的嚴密性不足還很容易造成無用信息堆棧，重要信息遺漏，對于檔案的存放問題也造成極大的困擾，這就需科學和信息化的存儲了，可是即使有的事業單位有條件購買設備也沒有相應的技術人員進行操作，導致工作效率的低下，也導致人事信息時效性嚴重不足。

二、人事檔案管理的對策及思考

（一）加強對于人事檔案管理的重要性，提高對于人事檔案的管理，對于人事檔案的保存加大安保力度，對于存放人事檔案的地方要保持整潔，統一，對于人事檔案的嚴密性一定要多加防范，存放人事檔案的地方也要有多重防護。做好防水、防塵、防火、防盜措施。由于現代高速的發展，使得人事信息更新也不斷加快，如何更能準確的保存人事檔案對于事業單位來說都是一個巨大的挑戰。

（二）對于人事管理人員的嚴格挑選，人事檔案是人才一個很隱私很重要的信息，這些檔案的妥善存放和嚴密性對人才來說都是一個很重要的保障，所以對于管理人員檔案的員工也要進行培訓，加強他們的防護意識。要求他們進行信息采集的時候能夠認真、細致，將各種信息都能準確的錄入。要求必要時采取一定的制度，嚴懲那些不太重視的人員。

（三）對于檔案收集重視。建立一個完善的人事管理體系，將人事資料收集作為一個很重要的流程，讓人事部門加強這方面的認識，對于每一個收集的資料都要有一定的責任感，對于檔案的存放也要有一定的秩序，讓人事檔案管理變得全面，客觀，動態性，對檔案的不同功能進行歸類，加強人事信息的權威性、時效性、準確性、真實性。只有完善的管理體系才能規范人事員工的行為，從而達到最大的工作效益。

（四）加強人事方面的管理，建立人事與員工的交流通道，這使人事檔案能夠得到及時的更新以及能夠剔除一部分無用的檔案，使得人事檔案管理起來能夠有序高效，也使得資料更加真實有效。

（五）將人事檔案建設成現代化和信息化。人事檔案相當于是一個人才信息一段時間內的總結，是人們全面認知一個人才的資源庫。想要合理利用人事檔案，最大限度的發揮這個資源庫的作用，就必須要進行一個現代化的建設，將人事檔案通過高科技進行一個整合，不單只可以加強人事檔案的安全性和完整性，更加能極大的延長檔案的存放時間。充分的利用網路對于人事信息的處理是相當必要的，加上部門的配合，技術人員的積極工作，就能不斷地提高工作效率，也能在有需要的時候準確、及時地傳輸人事信息，加強人事信息的時效性。在不斷發展的現在，人事信息對于人事制度的變更，人事調動都有的巨大的作用，所以人事信息的時效性就顯得至關重要，人事檔案管理是社會發展一個重要把關點。

三、結束語

總之，隨著現在人事制度的不斷改革創新，人員信息的不斷調整，個人社會地位的不斷改變，致使人事信息在短短的時間內不斷地進行多樣化的改變，這同時也會讓人事檔案管理迎來一個巨大的挑戰，但同時我們更應該抓住時機，不但從制度進行創新，還要從最基本的觀念開始改變，使得人事信息能夠跟的上現在社會變化的腳步，貼近人才市場發展的基本趨勢，采取更為有效積極的措施來探索人事信息現代化的管理模式，只有這樣才能走出目前人事檔案管理所存在的困境。

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