信息管理系統(tǒng)在事業(yè)單位應(yīng)用中的問(wèn)題及解決對(duì)策探析

于冰

摘 要：組織管理涉及到的范圍非常廣泛，內(nèi)容較為復(fù)雜，要想完成一個(gè)組織的科學(xué)管理，就必須與現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備相結(jié)合，確保管理成效。隨著網(wǎng)絡(luò)科技不斷發(fā)展建設(shè)，信息管理已經(jīng)被人們所認(rèn)可，信息管理系統(tǒng)也在組織管理工作中擔(dān)當(dāng)重要作用，通過(guò)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行事務(wù)性管理，能夠極大提高生產(chǎn)率，滿足管理層次需要，信息管理工作越來(lái)越方便。事業(yè)單位作為一級(jí)社會(huì)組織，在各項(xiàng)管理工作中涉及到的內(nèi)容較為多樣，如果沒(méi)有良好的管理，則會(huì)出現(xiàn)混亂，嚴(yán)重的還會(huì)造成工作失誤，事業(yè)單位管理越來(lái)越重要，同時(shí)，對(duì)信息管理系統(tǒng)需求也顯得越加迫切，雖然信息管理能夠?yàn)槿藗兲峁┍憷ㄟ^(guò)幾年的摸索與實(shí)踐，也暴露出許多問(wèn)題，只有全面了解自身實(shí)際情況，通過(guò)與信息管理自動(dòng)化系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，才能發(fā)揮出信息管理優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化系統(tǒng)化管理。文章主要通過(guò)對(duì)信息化管理內(nèi)容的分析，進(jìn)一步提出事業(yè)單位信息管理應(yīng)用措施與方法，以此提升單位管理效率，推進(jìn)信息管理系統(tǒng)不斷進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；信息管理；探析

1 信息管理含義

信息管理有著廣泛的概念，在管理工作中被廣泛應(yīng)用，但什么是信息管理，不同學(xué)派有著各自的說(shuō)法，總體來(lái)看，信息管理主要就是指人類為了有效研發(fā)和使用信息資源，依靠現(xiàn)代信息技術(shù)能力，把信息資源合理有效進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制的社會(huì)活動(dòng)。也就是說(shuō)，信息管理就是人在社會(huì)生產(chǎn)勞動(dòng)過(guò)程中，產(chǎn)生一些有用的信息資源和活動(dòng)內(nèi)容，通過(guò)對(duì)信息與活動(dòng)的系統(tǒng)管理，則是信息管理，要想取得良好的信息管理效果，則需要按照流程進(jìn)行，也就是信息管理過(guò)程的實(shí)踐，通過(guò)系統(tǒng)勞動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行收集、整理、傳輸、加工、儲(chǔ)存、利用、交流等，使信息能夠?yàn)槿祟惢顒?dòng)服務(wù)，增加信息附加值。

2 信息管理特征

（1）信息管理管理特征。信息管理是管理工作的重要部位，包含在管理工作當(dāng)中，信息管理的特征也具有了管理學(xué)的特征，管理的職能主要是計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，管理主體是活動(dòng)，管理目的是完成目標(biāo)，信息管理是管理的一部分，在管理活動(dòng)實(shí)踐中體現(xiàn)了管理的基本特征，信息管理存在于管理全過(guò)程，支持所有的管理活動(dòng)。（2）信息管理時(shí)代特征。信息管理具有時(shí)代性，不同時(shí)期有不同的信息內(nèi)容，那么信息管理也就會(huì)發(fā)生變化，隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化發(fā)展，世界國(guó)與國(guó)、國(guó)與地區(qū)之間無(wú)論是政治、經(jīng)濟(jì)還是文化交往逐漸頻繁，這就產(chǎn)生了大量的有用信息，這些信息都是信息管理的基礎(chǔ)，只有全面跟進(jìn)時(shí)代要求，才能滿足信息管理需求。（3）信息管理傳播特征。每天都會(huì)產(chǎn)生海量的信息，這些信息快速傳播，成為人們活動(dòng)的一部分，要想從大量信息中提取有用信息，則需要通過(guò)現(xiàn)代化管理工具，計(jì)算機(jī)則為信息管理提供了方便，使信息組織與存儲(chǔ)技術(shù)得以實(shí)現(xiàn)，通過(guò)科技的迅速發(fā)展，信息能夠全面進(jìn)行儲(chǔ)存和積累，保證了信息的可靠和安全，實(shí)現(xiàn)了高速傳播與整合，確保了信息處理和傳播速度。

3 事業(yè)單位對(duì)信息管理系統(tǒng)需求

事業(yè)單位是社會(huì)組織，需要面臨復(fù)雜的生產(chǎn)活動(dòng)，要想有效保證各項(xiàng)活動(dòng)順利開(kāi)展，則需要對(duì)活動(dòng)中產(chǎn)生的信息進(jìn)行有效處置，特別是生產(chǎn)力水平的提升，人們更加依賴于計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)處理的速度，人們?cè)谏a(chǎn)活動(dòng)中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠大大提升生產(chǎn)能力，降低勞動(dòng)付出成本，計(jì)算機(jī)依賴程度越來(lái)越高。事業(yè)單位不斷深化改革，在管理工作中也實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，特別是近年來(lái)，事業(yè)單位現(xiàn)代化辦公速度提高，管理更加便捷有效，事業(yè)單位承擔(dān)較繁重的社會(huì)公益事業(yè)性活動(dòng)，在工作中，產(chǎn)生大量信息，通過(guò)計(jì)算機(jī)應(yīng)用，使復(fù)雜的工作變得簡(jiǎn)單，以往工作中，對(duì)大量的信息、數(shù)據(jù)處理需要多人進(jìn)行，往往會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，不但浪費(fèi)辦公人員精力、時(shí)間，更會(huì)在管理中出現(xiàn)錯(cuò)誤，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，沒(méi)有工作效率，而計(jì)算機(jī)的應(yīng)用則使這項(xiàng)勞動(dòng)變得更加簡(jiǎn)便快捷，復(fù)雜數(shù)據(jù)處理、海量信息分類更加快速、精準(zhǔn)，在事業(yè)單位推廣信息化管理是時(shí)代需要，是事業(yè)單位發(fā)展的趨勢(shì)，事業(yè)單位必須不斷創(chuàng)新信息管理模式，滿足現(xiàn)代化辦公需求，提高工作效率，確保工作質(zhì)量，為社會(huì)做出更多的貢獻(xiàn)。

4 信息管理系統(tǒng)應(yīng)用問(wèn)題

雖然信息系統(tǒng)大大提高了工作效率，但是在實(shí)踐過(guò)程中，也出現(xiàn)了許多問(wèn)題，如果不加以認(rèn)識(shí)與解決，勢(shì)必會(huì)造成信息丟失，信息管理問(wèn)題主要表現(xiàn)如下：（1）導(dǎo)入階段問(wèn)題。事業(yè)單位事務(wù)性較多，不同崗位有不同的工作內(nèi)容，要想讓實(shí)現(xiàn)信息管理，則需要提升全體員工思維，使他們認(rèn)識(shí)到信息管理在單位活動(dòng)中的重要性和必要性，很多人存在疑慮，不知道應(yīng)用信息管理系統(tǒng)有什么目的？這些問(wèn)題嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位信息管理導(dǎo)入，要想實(shí)現(xiàn)信息管理系統(tǒng)良好運(yùn)用，則需要大量人力、物力、財(cái)力配合，導(dǎo)入階段存在的問(wèn)題影響著信息管理工作推進(jìn)。（2）研發(fā)階段存在問(wèn)題。事業(yè)單位內(nèi)部不同崗位有不同的工作，有的人還需要承擔(dān)多項(xiàng)工作，工作流程相對(duì)復(fù)雜，要想全面做好軟件的開(kāi)發(fā)，則在開(kāi)發(fā)軟件時(shí)，就需要根據(jù)事業(yè)單位自身特點(diǎn)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，通過(guò)科學(xué)長(zhǎng)遠(yuǎn)的準(zhǔn)備計(jì)劃，確保信息管理系統(tǒng)載體呈現(xiàn)形式靈活多樣，應(yīng)用效果良好，軟件開(kāi)發(fā)要考慮到事業(yè)單位業(yè)務(wù)流程，更考慮到后期使用出現(xiàn)問(wèn)題的優(yōu)化，對(duì)事業(yè)單位信息管理研發(fā)人員的要求較高，現(xiàn)在一部分事業(yè)單位研發(fā)均是購(gòu)買和外包，但這種開(kāi)發(fā)形式，不能有效做好對(duì)事業(yè)單位的調(diào)研，不了解事業(yè)單位事務(wù)流程環(huán)節(jié)，開(kāi)發(fā)出來(lái)的軟件不適用，操作起來(lái)較為復(fù)雜，使用后不能調(diào)動(dòng)員工積極性，參與度不高，影響了信息管理工作下一步開(kāi)展。（3）運(yùn)行階段存在問(wèn)題。信息管理運(yùn)行需要全員參與執(zhí)行，研發(fā)階段能夠解決的問(wèn)題，在運(yùn)行階段同樣也會(huì)出現(xiàn)，運(yùn)行時(shí)也不是輕松的事。一些單位研發(fā)時(shí)解決了流程復(fù)雜的問(wèn)題，但是在運(yùn)行時(shí)，卻出現(xiàn)了信息和人的矛盾，導(dǎo)致信息管理系統(tǒng)不能得到推廣，信息化、自動(dòng)化系統(tǒng)需要靠人來(lái)操作，如果人不接收新觀念則無(wú)法有效發(fā)揮信息管理系統(tǒng)作用，使預(yù)期效得不到改觀。

5 信息管理解決對(duì)策

（1）解決導(dǎo)入階段問(wèn)題對(duì)策。要想有效提高導(dǎo)入效率，則需要全面做好認(rèn)知準(zhǔn)備，對(duì)信息管理系統(tǒng)做好可行性分析，通過(guò)內(nèi)部宣傳，提高認(rèn)識(shí)，為下一步開(kāi)發(fā)打下基礎(chǔ)，對(duì)上層管理者需要全面強(qiáng)化信息管理意識(shí)，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)者影響使全員參與進(jìn)來(lái)。（2）解決研發(fā)階段問(wèn)題對(duì)策。研發(fā)要有全面正確的市場(chǎng)調(diào)研和內(nèi)部調(diào)研，一個(gè)人的決定無(wú)法滿足設(shè)計(jì)要求，需要對(duì)不同崗位、工作流程進(jìn)行實(shí)踐，了解各崗位工作情況，相關(guān)設(shè)計(jì)的技術(shù)人員需要在基層員工的幫助下進(jìn)行技術(shù)建模，盡量定制適合事業(yè)單位機(jī)構(gòu)的信息管理系統(tǒng)，滿足實(shí)際應(yīng)用。（3）解決運(yùn)行階段問(wèn)題對(duì)策。事業(yè)單位信息化建設(shè)不是一步就能完成的，需要不斷進(jìn)行漸進(jìn)式開(kāi)發(fā)應(yīng)用推廣，才能保證信息化建設(shè)成功。信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的起步階段，多是個(gè)別環(huán)節(jié)應(yīng)用，隨著系統(tǒng)完善，開(kāi)發(fā)出更多的應(yīng)用功能模塊，要實(shí)踐過(guò)程中，要做好服務(wù)跟進(jìn)，根據(jù)操作情況修正不當(dāng)之處，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)修正、改進(jìn)。信息界面開(kāi)發(fā)需要一個(gè)引入，這個(gè)時(shí)期一定要注意機(jī)構(gòu)身份識(shí)別，確保事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息安全可靠，對(duì)進(jìn)入信息管理系統(tǒng)的人必須要嚴(yán)格把關(guān)，使管理責(zé)任到人，全面避免細(xì)節(jié)性錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)、重發(fā)，保證信息發(fā)布的安全性。

6 結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位信息管理是時(shí)代的要求，是組織活動(dòng)要求，系統(tǒng)應(yīng)用也較為迫切，只有全面引進(jìn)現(xiàn)代化高效的信息管理系統(tǒng)，才能確保事業(yè)單位信息全面、不流失，有力促進(jìn)事業(yè)單位健康良性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]周三多.管理學(xué)——原理和方法[M].上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2008.