信息管理系統在事業單位應用中的問題及解決對策探析

于冰

摘 要：組織管理涉及到的范圍非常廣泛，內容較為復雜，要想完成一個組織的科學管理，就必須與現代化設施設備相結合，確保管理成效。隨著網絡科技不斷發展建設，信息管理已經被人們所認可，信息管理系統也在組織管理工作中擔當重要作用，通過信息管理系統進行事務性管理，能夠極大提高生產率，滿足管理層次需要，信息管理工作越來越方便。事業單位作為一級社會組織，在各項管理工作中涉及到的內容較為多樣，如果沒有良好的管理，則會出現混亂，嚴重的還會造成工作失誤，事業單位管理越來越重要，同時，對信息管理系統需求也顯得越加迫切，雖然信息管理能夠為人們提供便利，但通過幾年的摸索與實踐，也暴露出許多問題，只有全面了解自身實際情況，通過與信息管理自動化系統的有機結合，才能發揮出信息管理優勢，實現科學化系統化管理。文章主要通過對信息化管理內容的分析，進一步提出事業單位信息管理應用措施與方法，以此提升單位管理效率，推進信息管理系統不斷進步。

關鍵詞：信息時代；信息管理；探析

1 信息管理含義

信息管理有著廣泛的概念，在管理工作中被廣泛應用，但什么是信息管理，不同學派有著各自的說法，總體來看，信息管理主要就是指人類為了有效研發和使用信息資源，依靠現代信息技術能力，把信息資源合理有效進行計劃、組織、協調和控制的社會活動。也就是說，信息管理就是人在社會生產勞動過程中，產生一些有用的信息資源和活動內容，通過對信息與活動的系統管理，則是信息管理，要想取得良好的信息管理效果，則需要按照流程進行，也就是信息管理過程的實踐，通過系統勞動，對信息進行收集、整理、傳輸、加工、儲存、利用、交流等，使信息能夠為人類活動服務，增加信息附加值。

2 信息管理特征

（1）信息管理管理特征。信息管理是管理工作的重要部位，包含在管理工作當中，信息管理的特征也具有了管理學的特征，管理的職能主要是計劃、組織、協調和控制，管理主體是活動，管理目的是完成目標，信息管理是管理的一部分，在管理活動實踐中體現了管理的基本特征，信息管理存在于管理全過程，支持所有的管理活動。（2）信息管理時代特征。信息管理具有時代性，不同時期有不同的信息內容，那么信息管理也就會發生變化，隨著世界經濟一體化發展，世界國與國、國與地區之間無論是政治、經濟還是文化交往逐漸頻繁，這就產生了大量的有用信息，這些信息都是信息管理的基礎，只有全面跟進時代要求，才能滿足信息管理需求。（3）信息管理傳播特征。每天都會產生海量的信息，這些信息快速傳播，成為人們活動的一部分，要想從大量信息中提取有用信息，則需要通過現代化管理工具，計算機則為信息管理提供了方便，使信息組織與存儲技術得以實現，通過科技的迅速發展，信息能夠全面進行儲存和積累，保證了信息的可靠和安全，實現了高速傳播與整合，確保了信息處理和傳播速度。

3 事業單位對信息管理系統需求

事業單位是社會組織，需要面臨復雜的生產活動，要想有效保證各項活動順利開展，則需要對活動中產生的信息進行有效處置，特別是生產力水平的提升，人們更加依賴于計算機對數據處理的速度，人們在生產活動中，應用計算機能夠大大提升生產能力，降低勞動付出成本，計算機依賴程度越來越高。事業單位不斷深化改革，在管理工作中也實現了辦公自動化，特別是近年來，事業單位現代化辦公速度提高，管理更加便捷有效，事業單位承擔較繁重的社會公益事業性活動，在工作中，產生大量信息，通過計算機應用，使復雜的工作變得簡單，以往工作中，對大量的信息、數據處理需要多人進行，往往會出現問題，不但浪費辦公人員精力、時間，更會在管理中出現錯誤，費時費力，沒有工作效率，而計算機的應用則使這項勞動變得更加簡便快捷，復雜數據處理、海量信息分類更加快速、精準，在事業單位推廣信息化管理是時代需要，是事業單位發展的趨勢，事業單位必須不斷創新信息管理模式，滿足現代化辦公需求，提高工作效率，確保工作質量，為社會做出更多的貢獻。

4 信息管理系統應用問題

雖然信息系統大大提高了工作效率，但是在實踐過程中，也出現了許多問題，如果不加以認識與解決，勢必會造成信息丟失，信息管理問題主要表現如下：（1）導入階段問題。事業單位事務性較多，不同崗位有不同的工作內容，要想讓實現信息管理，則需要提升全體員工思維，使他們認識到信息管理在單位活動中的重要性和必要性，很多人存在疑慮，不知道應用信息管理系統有什么目的？這些問題嚴重阻礙了事業單位信息管理導入，要想實現信息管理系統良好運用，則需要大量人力、物力、財力配合，導入階段存在的問題影響著信息管理工作推進。（2）研發階段存在問題。事業單位內部不同崗位有不同的工作，有的人還需要承擔多項工作，工作流程相對復雜，要想全面做好軟件的開發，則在開發軟件時，就需要根據事業單位自身特點進行開發，通過科學長遠的準備計劃，確保信息管理系統載體呈現形式靈活多樣，應用效果良好，軟件開發要考慮到事業單位業務流程，更考慮到后期使用出現問題的優化，對事業單位信息管理研發人員的要求較高，現在一部分事業單位研發均是購買和外包，但這種開發形式，不能有效做好對事業單位的調研，不了解事業單位事務流程環節，開發出來的軟件不適用，操作起來較為復雜，使用后不能調動員工積極性，參與度不高，影響了信息管理工作下一步開展。（3）運行階段存在問題。信息管理運行需要全員參與執行，研發階段能夠解決的問題，在運行階段同樣也會出現，運行時也不是輕松的事。一些單位研發時解決了流程復雜的問題，但是在運行時，卻出現了信息和人的矛盾，導致信息管理系統不能得到推廣，信息化、自動化系統需要靠人來操作，如果人不接收新觀念則無法有效發揮信息管理系統作用，使預期效得不到改觀。

5 信息管理解決對策

（1）解決導入階段問題對策。要想有效提高導入效率，則需要全面做好認知準備，對信息管理系統做好可行性分析，通過內部宣傳，提高認識，為下一步開發打下基礎，對上層管理者需要全面強化信息管理意識，通過領導者影響使全員參與進來。（2）解決研發階段問題對策。研發要有全面正確的市場調研和內部調研，一個人的決定無法滿足設計要求，需要對不同崗位、工作流程進行實踐，了解各崗位工作情況，相關設計的技術人員需要在基層員工的幫助下進行技術建模，盡量定制適合事業單位機構的信息管理系統，滿足實際應用。（3）解決運行階段問題對策。事業單位信息化建設不是一步就能完成的，需要不斷進行漸進式開發應用推廣，才能保證信息化建設成功。信息管理系統應用的起步階段，多是個別環節應用，隨著系統完善，開發出更多的應用功能模塊，要實踐過程中，要做好服務跟進，根據操作情況修正不當之處，對發現的問題及時修正、改進。信息界面開發需要一個引入，這個時期一定要注意機構身份識別，確保事業單位數據信息安全可靠，對進入信息管理系統的人必須要嚴格把關，使管理責任到人，全面避免細節性錯發、漏發、重發，保證信息發布的安全性。

6 結束語

事業單位信息管理是時代的要求，是組織活動要求，系統應用也較為迫切，只有全面引進現代化高效的信息管理系統，才能確保事業單位信息全面、不流失，有力促進事業單位健康良性發展。

參考文獻

[1]周三多.管理學——原理和方法[M].上海：復旦大學出版社，2008.