淺析企業人力資源外包中的溝通管理

魯瀟

摘 要：隨著企業管理理念的不斷更新，企業人力資源管理活動的方式也發生著深刻的變化，人力資源外包就是這個變化過程的結果之一。由于企業的人力資源活動復雜程度較高，因此進行人力資源外包不僅面臨與外包服務商的溝通、協調，內部員工的溝通也同樣重要。采取有效溝通手段可以增強外包效果，幫助企業擺脫外包可能造成的不適應后果。

關鍵詞：人力資源外包；溝通管理

在知識經濟時代，企業能否長期穩定的發展下去就要看一個企業是否具有一個核心競爭力，只有具備這種能力才能在市場上占有一席之地，企業發展過程中的壓力一方面來自外部市場，另一方面則是企業內部各種資源能否正確并準確的運用。企業如何在競爭如此激烈的市場環境下謀得生存，答案是必須通過人與組織的有機整合，形成企業珍貴的人力資本，選擇將人力資源外包就是一個有效的途徑。

人力資源外包，是指將原來由企業內部人力資源部承擔的工作職能，包括人力資源規劃、人員招聘、薪酬管理、員工培訓與開發、員工關系管理等，通過招標的方式，委托給專業從事相關服務的外包服務商的做法。從廣義上說，任何以購買或者付費的方式將企業人力資源活動交由企業外部機構或者人員的做法，都可以視為人力資源外包。

一、人力資源外包的動因分析

（一）人力資源部門的職能再造

長期以來，企業內部的人力資源部門常常被定義成職能部門，人力資源職能主要糾纏于各種各樣的事務性工作，如，績效考核、人員培訓、員工招聘等一系列人事管理相關工作，無法發揮人力資源部的戰略作用。企業人力資源部門需要轉變職能重點，聚焦于為企業提供戰略性人力資源服務，不僅著眼于當前需要解決的問題，而且應當關注企業人力資源未來發展動態與整體規劃。此時，人力資源部門的角色需轉變為變革的推動者、業務部門的合作伙伴，將人力資源日常事務性工作進行外包，有利于體現人力資源部門的戰略性職能。

（二）人力資源管理技術的更新迭代

在知識經濟和互聯網發展迅速的今天，企業人力資源管理受這些因素的影響更新迭代的速度與日俱增，人力資源工作的成功開展需要付出更多的代價，這也是為什么許多企業對人力資源部門這么重視的原因，但是對一些企業來說，把過多的精力放在人力資源管理部門的開和應用上難免會增加壓力，在后期管理上也會出現問題，由此，將人力資源外包省去了自己開發的步驟直接獲得了成果還享受到了更好的服務。

（三）企業控制人力成本的有效途徑

企業都是以盈利為目的的，利潤的高低不僅取決于利潤總額的大小，還取決于投資的成本，在人力資源外包的選擇上，降低管理成本也是關鍵，在激烈的競爭壓力下，良好的人力資源外包關系既能滿足企業的需要，又能比較專心的進行人力資源部門的改造。改造后的人力資源部門將給企業帶來全新的面貌，對職位需求規劃更準確、人員的配置和精簡更合理，長遠來看，都將給企業帶來更好的成本效益。

二、人力資源外包中的溝通對象

人力資源外包不是一個簡單的“包出去”工程，在人力資源外包決策和實施過程中，溝通是外包項目取得成功的最重要的因素之一，企業需要進行幾方面的溝通：

（一）企業內部溝通

1.人力資源部的員工

長期將人力資源外包出去，可能會導致原有的人力資源工作人員失去工作，所以在開始涉及外包方案的時候，如果沒有打算將人力資源職能全部外包出去，仍然要保留一大部分原有的人力資源職能人員，此時企業應該與人力資源管理工作人員充分溝通，將外包的原因以及優勢講出來，尋求員工的理解，對員工進行妥善的安排，避免人心渙散、士氣低落。

2.企業全體員工

由于人力資源部的動向往往與公司全體員工緊密相連，因此，外包的成功需要全體員工的理解和配合，在外包服務商洽談基本完成的時候，需要與企業全體員工進行溝通，讓員工了解有關外包的信息，尤其是與他們切身利益緊密相關的內容。與員工溝通外包的關鍵時間節點、外包的主要內容等，必要時可要求外包服務商對全體員工進行外包具體內容的宣講，達到有效溝通。

（二）外包服務商

首先，應當確定可能的服務商。企業在外包服務商的選擇上需要與幾個服務商進行充分的溝通，至少聯系三至四家服務商，通過溝通，充分了解服務商能提供的服務以及價錢。其次，邀請服務商來進行演示講解。通過前期的溝通，邀請兩至三家可能適合的服務商做演示講解，企業的外包負責團隊審議服務商的能力。第三，選定一家服務商進行深入溝通。企業對服務商提出要求，確定外包服務項目，審議并簽訂外包合同。

三、人力資源外包中的內部溝通方式

企業的日常管理工作離不開溝通，管理的過程就是溝通的過程，沒有溝通就沒有管理。人力資源管理更是直接面對員工的溝通管理，只有良好的溝通，才能使員工對企業產生認同感，企業人力資源進行外包，更需要與員工進行有效的溝通，以獲得員工對企業新的管理理念的理解。

（一）充分運用正式溝通

正式溝通是指依據企業明文規定的原則進行信息傳遞與交流，正式溝通使事先計劃和安排好的，人力資源外包的溝通是一個上情下達的過程，可采用的正式溝通方式有：

1.公開的全體會議

在企業與外包服務商達成合意之后，需要與全體員工進行一次溝通，此時可采用公開會議溝通的方式，此次會議有明確的重點，就是將企業的外包動向、外包信息告知員工。會議溝通可以讓員工掌握外包情況，滿足團隊交流的需要，并且通過會議溝通員工可以直接從企業高層口中獲取關于企業外包相關的重要信息，避免以訛傳訛而導致人心惶惶。在此次會議傳達企業政策的同時，可以邀請外包服務商進行專業的講解，回答員工的疑惑，消除員工的顧慮。

2.正式的書面文件

在企業完成公開的會議溝通后，企業可隨后下達人力資源外包的書面文件，此時的文件是一個正式的、命令的方式傳達上級所決定的外包政策。由于企業的組織結構包含多個層級，需要層層傳達，如果沒有一個正式規范的文件，往往會造成信息在層層下達的過程中發生歪曲甚至遺失，因此企業發布一個關于人力資源外包的正式書面文件可以有效的傳達政策思想，是很有必要的。

3.一對一正式面談

一對一的正式面談可適用于決定外包企業中的兩類員工，第一類員工是人力資源部的職能工作人員，另一類是對外包存有顧慮的其他職能部門的員工。正式面談的方式可以使管理者和員工進行比較深入的探討，甚至是討論一些不宜公開的觀點；同時，正式面談可以使員工獲得一種被尊重的感覺。外包的面談應當注意重點，側重于鼓勵員工談談自己的想法，以一種開放、坦誠的方式進行談話和交流，打消員工顧慮。

（二）正確引導非正式溝通

非正式溝通是指通過正式規章制度和正式組織程序以外的其他各種渠道進行的溝通。在很多情況下，來自非正式溝通的信息反而能夠受到接收者的重視，由于傳遞這種信息一般通過口頭形式，許多不愿意通過正式溝通傳遞的信息，卻可能在非正式溝通中透露。在企業進行人力資源外包這種重大的組織變革中，必然會有員工在非正式場合發表對此次變革的看法，此時，企業可收集員工非正式溝通的信息，及時發現問題，進行及時溝通，從而使問題很快得到解決，消除隱患。

四、企業與外包服務商的溝通內容

1.確定外包項目內容

與意向合作的外包服務商進行溝通，在項目推動初期可選擇會議面談的方式進行溝通，讓企業內部人力資源職能人員與外包服務商的工作團隊進行接觸，安排定期會議，雙方之間建立起積極的聯系，從而逐步敲定外包項目內容。

2.協商簽訂外包合同

在努力達成合作的溝通過程中雙方都必須慎重，合同簽訂對于雙方來說是一種雙贏的結果。在最終簽署正式書面合同之前，可通過發送文件、會議等方式反復溝通，弄清楚合同約定的具體的服務內容、考核標準、費用問題以及出現問題后的解決方案等合同中重要的內容條款。

3.適時監控工作績效

人力資源外包不是一個一次性短期的行為，合同雙方是一個不斷發展的合作伙伴關系，在合同正式履行期間，企業要對服務商的工作進行監控，要求服務商進行定期的績效反饋，如，建立一種定期報告制度，來監控和評價服務商的服務質量。

五、結論

人力資源外包是企業戰略創新的產物之一，能使企業內部的人力資源職能人員聚焦于創造價值的戰略活動中去，提高人力資源管理的附加價值。如果企業選擇得當，把握好內外部溝通，能夠獲得更好的成本效益。

參考文獻：

[1]彭劍鋒.《人力資源管理概論》，復旦大學出版社，2010年第一版.第490-506頁

[2]靳強，夏業領.《中小企業人力資源外包SWOT分析及實施對策》.載《商業經濟》，2014年第7期.第62-64頁

[3]俞少君.《人力資源外包的優勢及風險分析》.載《銅陵學院學報》，2011年第2期.第52-54頁

[4]周二華，肖雄剛，田力.《人力資源外包風險排序》.載《科學管理研究》，2006年12月第6期.第91-93頁

[5]梁千.《論企業人力資源管理中的溝通管理》.載《商業現代化》，2015年第15期.第148-149頁