學校檔案管理規范化、標準化之我見

曲延軍

摘 要：學校檔案管理的規范化、標準化是實現學校檔案管理現代化的必由之路，也是衡量一所學校管理水平的重要標尺。本文從學校檔案管理規范化和標準化的意義、有效途徑、重要手段等方面對學校實現檔案管理的規范化和標準化進行了闡述。

關鍵詞：檔案管理；規范化；標準化

學校檔案是指建校以來，學校在從事教育教學、科研、黨政管理及其他各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是學校各項工作的重要組成部分。隨著現代教育事業的飛速發展，現代教育制度的不斷完善，學校檔案建設和管理工作的地位顯得越來越突出，檔案管理規范化、標準化建設的要求越來越迫切。規范化、標準化的檔案管理不僅能夠真實地記錄下學校的發展歷程，對學校的教育教學工作和行政管理提供最有力的支持和保障，還對學校管理的改革創新提供強有力的基礎支撐。

1 檔案規范化和標準化建設是實現檔案管理現代化的前提

學校檔案管理不規范、不標準是由多方面原因造成的，一是檔案管理涉及到學校內部的多個部門，事情繁雜；二是學校內部檔案管理人員素質參差不齊，缺乏檔案管理的專業知識，也缺少必要的培訓；三是檔案管理人員多數是兼職，對檔案管理工作精力投入不足；四是檔案管理的過程中存在歸檔不準確、存檔順序有誤、查詢不便等問題。這種檔案管理不規范、不標準的狀況已經不能適應學校教育快速發展的要求，也阻礙了檔案管理現代化的發展，只有對檔案工作實行統籌規劃、宏觀管理，扎實推進檔案管理工作的標準化和規范化建設進程，才能實現檔案管理的現代化，才會大幅度提升檔案管理水平。

2 實現檔案管理標準化和規范化建設的有效途徑

建立規范標準的檔案管理機構、建設高素質的檔案管理隊伍、制定標準和規范的檔案管理制度是實現檔案管理規范化和標準化的有效途徑。

2.1 建立規范標準的檔案管理機構

規范標準的檔案管理機構，是做好檔案管理工作的重要保證。學校領導首先要要增強檔案管理意識，學校要成立檔案管理領導小組，校長親自抓，其他的校領導檢查、督促所分管的職能部門做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。各處室負責人是本處室檔案管理第一責任人，要安排一名工作人員做好本處室檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，做到檔案及時歸檔，確保檔案的完整性和準確性。成立檔案組，負責學校檔案的管理和使用。設立檔案室，分門別類存放學校的檔案。

2.2 建設一支高素質的檔案管理隊伍

檔案管理現代化要求檔案管理者不僅要有檔案職業道德意識，尊重歷史，維護檔案的真實原貌，據實立檔，而且要掌握檔案管理的專業知識，準確高效地完成檔案管理工作，還應努力學習現代化設備的應用技術，熟練掌握網絡技術，不斷提高檔案信息化管理水平。檔案管理工作者可以通過學習常備工具書的專業知識來提高自身的業務素養，提高鑒別水平和處理能力，學校也應為檔案管理工作者提供學習培訓的機會，組織檔案管理工作者參加業務輔導，傾聽專家講座、參加業務主管部門的培訓，運用多種形式對檔案管理者進行檔案工作培訓，以此提升學校及各部門檔案管理水平。

2.3 制定規范標準的檔案管理制度

檔案種類繁多，要做到規范化標準化管理，就必須建立規范標準的檔案管理制度。學校應以《中華人民共和國檔案法》為指導，做好檔案的收集、立卷、歸檔、保管等工作，努力為檔案管理規范化、系統化、標準化創造有利條件。制定切合實際的檔案工作規劃，提出明確要求，具體制定學校各部門的檔案管理制度、保密制度和登記制度，建立檔案借閱的收發登記簿，嚴格檔案借閱手續，維護各類檔案的完整和安全，便于查找利用。

3 檔案管理規范化和標準化建設的重要手段

隨著數字化、網絡化的飛速發展，檔案管理也由單純的紙質檔案管理轉變為紙質檔案和電子檔案雙重管理，管理流程和管理手段都發生了相應的變化。

3.1 加強檔案信息化建設

利用信息技術開發和利用檔案信息資源，這是適應學校發展和社會信息化建設的必然勢趨。

1.完善學校檔案管理的基礎要件。一是現代化的科技設備必不可少。工欲善其事必先利其器，隨著檔案管理技術手段的現代化，計算機技術、微縮技術、激光光盤、聲像等工具的現代化要及時跟上，高性能的計算機、掃描儀、數碼相機等現代化設備必不可少，這樣才能達到電子文件檢索、儲存以及備份的目的；二是基礎設施完備。建立專門的檔案庫房，各項專用設施齊全，排列整齊，注意整潔衛生，防火防潮，確保檔案安全；三是提高檔案管理的效率，各部門分工合作，密切配合，做好檔案的收集整理歸檔工作。

2.做好特殊載體檔案的管理。以圖像、聲音等非文字手段為表述形式，以磁帶、磁盤、膠片等非紙質材料為載體的檔案，都是特殊載體的檔案，要根據這些不同載體的特點做好日常管理，做好防光、防塵、溫度控制、濕度控制、排放方式、備份件數等工作。

3.做好電子文件收集和歸檔。電子文件具有數字化的信息特征，對設備具有依賴性，具有非直讀性，但位置可以不固定，從一個載體轉換到另一個載體，信息更容易改，信息具有共享性和不安全性等特征，因此，對電子文件要實行定期歸檔或者是定時歸檔，必須把電子文件拷貝到耐久性好的載體上，并且多做幾份備份放于不同地點，避免不可恢復性。磁、光介質載體的物理安全是電子檔案保護的基礎，因此要定期檢查磁性載體和光學載體，控制好溫度濕度，做好防護工作。隨著信息軟件的升級，要及時更新電子檔案的保存版本，防止出現因版本不同導致的信息檔案無法正常調閱的情況。

3.2 堅持“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的原則，就是以本單位形成的文件為主的原則，這是我國文書歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，更是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵所在。

1.把握好文件歸檔原則：一是注意文件來源，堅持“以我為主”的原則；二是將反映本單位主要職能活動的文件作為重點保管；三是注意文件之間的聯系，防止孤立的劃分其價值；四是研究不同文件的形式特征，防止片面靜止的看問題。把握好這四點，就能準確把握歸檔文件的時效性和完整性。

確定文件的歸檔范圍：一是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位工作、歷史研究具有利用價值的文件材料；二是單位活動中形成的在維護集體和教職工權益方面具有憑證價值的文件材料；三是需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；四是其他對單位具有查考價值的材料。

3.歸檔文件需要注意的問題，一是以“件”為單位進行分類、裝訂、排列、編號，裝盒；二是不同年度、不同機構、不同保管期限的文件不能裝入同一盒；三是同一年度，同一期限、不同機構的文件可以按照件號順序裝入同一盒。

4.歸檔文件的排列：一是同一科室、同一保管期限的文件按事由原則排序，同一事由的文件按形成時間或重要程度或文件形成者或反映問題進行排列；二是同一科室不同事由歸檔文件按形成時間或重要程度或按形成者分別集中排列；三是按機構序列表的規定再來排列。

5.分類組合，科學立卷。立卷是檔案整理工作的重要基礎，應根據檔案材料的特點，選擇恰當的分組方法。因此，需要將收集起來的檔案材料，進行鑒別、分類、排序、編目，減少各部門檔案資料的重復性，維護檔案整體性，避免不需歸檔文件的流入和需歸檔文件的散失。

學校應該不斷完善檔案管理工作制度、強化檔案管理意識，細化崗位工作標準，扎實推進學校檔案的規范化、標準化管理工作，改變學校檔案管理工作的現狀。只有有條不紊地開展檔案管理規范化、標準化工作，與時俱進，才能適應檔案發展的新形勢，才能開創檔案管理的新局面。

參考文獻

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