知識管理在事業單位檔案管理中的應用分析

孟凡宏

摘 要：作為已滲透到社會各個層面的一種科學理論——知識管理，它的豐富性和前瞻性已受到大多數人認可。本文將從知識管理和事業單位檔案管理兩個方面，理解分析兩者的概念與關系，并結合現狀，提出知識管理在事業單位檔案管理中的具體應用方法，加強和促進事業單位檔案事業的進步。

關鍵詞：知識管理；檔案管理；事業單位

作為全社會檔案管理不可分割的一部分，檔案管理也是事業單位管理的關鍵。目前，我國在不斷對事業單位進行重整和提升，同時檔案管理也不應被忽視，而應跟上調整腳步適時改革，從而符合時代的發展和進步。接下來，本文將圍繞知識管理和事業單位檔案管理來進行分析和說明。

1 知識管理的含義和事業單位檔案管理的現狀

1.1 知識管理的含義

知識管理的發展經過了兩個階段，第一個階段主要是發現和研究傳統含義中的顯隱性相對的內容；第二個階段是從知識本體的作用方——用戶入手，發掘用戶信息。知識管理強調與人的交流與溝通，它彌補了信息管理的不足，開辟了一種將結構化和非結構化信息結合應用的管理方式。知識管理是一種具有靈活性和創新性的、強調挖掘學習資產創造、競爭優勢和創新能力的一種管理模式。

1.2 事業單位檔案管理的現狀

作為事業單位管理工作的不可分割的重要組成部分，事業單位檔案管理工作的好壞決定了事業單位的工作質量和效率。為了適應現代事業單位的發展，必須著手檔案管理，從而全面、及時的掌握單位整體發展情況和監測單位的運行狀況。因為在大數據時代，傳統的檔案管理模式越來越不能現在事業單位的管理工作需求，各單位、部門的所有文件、通知、報表等都以電子文件的方式進行運作，所以，檔案的管理也應獲得現代科技的支持，進行信息化、科學化的收集、存儲、管理和利用。另外，在科技不斷發展更新的同時，事業單位檔案管理的問題也從各個方面體現出來。例如，事業單位對檔案管理工作的輕視、從事檔案管理工作者的專業素質低、未同步更新現代科技手段來進行管理工作、檔案檢索和利用率低等。因此，事業單位檔案管理工作的改革應盡快進行。

1.3 知識管理與事業單位檔案管理

由社會知識管理、組織知識管理和科學知識管理組成了廣義的知識管理。而在知識管理的內容中，除了最能體現經濟價值、最受人們關注的企業知識管理外，還包含了非盈利性機構知識管理、政府知識管理和教育機構知識管理。然而，在實際生活中，政府機構和企業對知識管理的應用率其實并不高，但正因如此，對在事業單位（例如醫院、檔案館、學校、科研所等）進行相應的知識管理研究顯得尤為必要和重要。與企業知識管理中的知識產權、科技研發等內容具有異曲同工之處的事業單位檔案知識管理，也擁有其特定的知識和內容，舉例來說，學校科研檔案本身的學術課題項目及教學知識、各省級市級區級檔案館中特定館藏中蘊含的特定知識、醫院研究及其發明的專利、先進技術等等，都體現了事業單位檔案管理的特定性和重要性。所以，開展有關該內容的研究刻不容緩。

2 事業單位檔案管理實施知識管理的應用方法分析

2.1 轉變理念，迎接知識經濟時代的挑戰

在當下知識經濟的時代，為了更好的發揮檔案本身的價值，應讓所有公民對檔案管理有一個全新的認識，特別是應讓從事檔案管理工作者們，深刻而又清晰的認識到知識管理在檔案管理工作中的決定性意義，從而能讓他們重視、認真對待自己的工作，將知識創造、知識組織、知識檢索和知識服務詮釋進數字檔案館中。同時也應經常進行檔案管理有關知識的宣傳工作，比如，向公民宣傳檔案的價值和作用，提供他們咨詢檔案情報和相關事宜的機會。還可以開展對檔案用戶的調查，進行心理的調查和分析，根據這些數據，將知識檔案應用于各個方面，不斷提高它的全面應用性。

2.2 完善制度，積極推進知識管理

事業單位檔案管理中知識管理的應用不應操之過急，而應自上而下逐步探索方法來實施。作為即將開展知識管理的事業單位，首先應討論制定知識管理草案和管理工作的相關準則，并且先選定一個部門或者某個小組來首先進行試驗。在試驗過程中，單位應對該部門或小組進行定期的工作考察，且不斷分析、總結經驗。在試驗完成之后，總結所有寶貴經驗來為全面開展知識管理工作打好堅實基礎，從而保障知識管理工作的正常開展。

2.3 設立專項，從資金上保障事業單位檔案知識管理的實施

在事業單位進行檔案知識管理過程中，檔案行政管理部門在制定好方案后，要給出資金的初步預算，且要幫助財政部門獲得批準審核，在固定時間段內向事業單位檔案部門分發用于檔案知識管理的相關經費，同時，也應要安排工作人員定時或不定時突擊檢查相關單位部門對這筆經費的具體應用情況，從而保障事業單位檔案知識管理能順利、高效率的進行，并在短時間內能夠獲得一定顯著的效果，因此能更好的推動事業單位整體更好的發展。

2.4 制定流程，為知識管理推進制定路線圖

知識管理有一個完整的實施流程，包括：知識目標、知識獲取、知識鑒別、知識共享與傳播、知識開發、知識利用、知識保存、知識評估和知識反饋等方面。

做一件事有很多步驟，但不管其他的，第一步應該明確做這事的目標，在鑒別相關知識后，就可以組織進行實施相關步驟。例如，獲得知識產品軟件、專家強項、知識地圖和專業經驗等。還應該挑選便于使用的軟件和平臺，通過各種網絡和實物進行收集，來共享和轉移知識，其中主要是集體、個人和計算機中所儲存的知識。在此之中，用于后期的工作評價分析的是知識評估，知識評估在與知識目標對比之后，會幫助事業單位更好的對整體知識管理的效果進行分析總結。

除了上述之外，事業單位還需構建一個內部的網絡平臺，在認真仔細的收集和整理資源之后，用于整體的知識收納整理，這樣可以提高知識的高效利用率。同時，該知識管理庫也應該不斷添加入各種全面的知識，不斷得到擴充，最后成為一個良好的共享知識渠道，來方便事業單位檔案管理。

2.5 建立學習性組織，提高事業單位檔案管理人員業務素質和能力

跟隨不斷進步和發展的現代高科技技術而來的，是對檔案管理工作者的高水平、高素質、高專業素養的要求，這是近年來檔案管理工作者的壓力來源。為了適應時代需要，他們需要在學習先進的檔案管理系統相關知識和專業技能的同時，不斷加強對知識和技能的實際運用，在提升自我專業素養的同時，提高工作效率，強化事業單位檔案知識管理的先進性和高效性，從而體現檔案知識管理的重要性和必要性。所以對此，事業單位檔案管理工作部門應在加強對部門內員工進行專業素質提升的同時必要的引進招聘具有高素質知識和技能的人才，從內而外的提升部門內的專業素質水平，從而促進事業單位檔案管理的工作科學進行。

2.6 利用信息化技術創新檔案管理服務手段，提高檔案利用率

傳統的檔案管理已經嚴重影響了檔案管理工作的質量，因此，運用網絡管理、檢索和使用信息，建立檔案管理網絡平臺，從而為各事業單位檔案知識管理提供資源和經驗借鑒，才能更好的服務于大眾，共同提高我國的事業單位檔案知識管理的服務水平。

3 總結

綜上而言，在這個科技日新月異的新時代，事業單位檔案知識管理應該采用更加科學、更加具有新時代特征的高科技手段，結合高素質檔案管理工作者的管理來進行，而不是被時代所淘汰。只有讓全民認識到檔案管理的重要性，從觀念到制度到資金到流程、人員等環節開始改革，才能為事業單位檔案知識管理的應用開辟一條新航路。

參考文獻

[1] 劉躍杰.知識管理在事業單位檔案管理中的應用[J].現代交際，2016，（2）：128

[2] 朱旭陽.試論事業單位檔案管理中知識管理的應用[J].卷宗，2016，6（6）：105.

[3] 頊迎芳，康旭琴.知識管理對事業單位檔案管理的啟示[J].長治學院學報，2013，30（4）：115-117