信息化背景下如何加強電子檔案管理

摘 要：在信息化普及的現代，如何利用信息技術實現檔案的有效管理是許多單位面臨的嚴峻問題，很多企業已經實現信息技術與檔案管理的契合，運用電子化的檔案管理模式，但是電子化檔案管理模式仍需要進一步改進和加強。

關鍵詞：信息化；檔案管理；電子化；管理模式

在信息技術的應用下，檔案管理也迎來了前所未有的巔峰時代。至今為止，很多檔案管理可以充分利用信息技術穩妥管理檔案資源，實現電子檔案信息的快速傳遞、儲存、收集與共享等，但是在這個過程中不可避免存在一些問題與差錯，因此檔案管理機構在做到管理信息化、服務便捷化的同時，要充分發揮現代化的信息技術在檔案管理的作用，找出信息技術在檔案管理中存在的主要問題，研究問題產生的原因，提出合理的解決對策，總結經驗教訓，實時掌握問題的動態，在當今的信息化時代背景下加強電子檔案管理，提高電子檔案資源的利用率，滿足用戶對于檔案的需求。

1 電子檔案管理的作用

電子檔案可以實現智能化管理，自動實現用戶對于檔案信息的提取與開發。在管理過程中信息技術取代了大量的純勞動，檔案管理內部人員能夠將更多的精力放在檔案信息資源的拓展研究中，利用電子檔案信息的優勢，滿足不同層次用戶的需求，利用信息網絡平臺提供便捷的檔案服務模式，使得檔案管理效率上升，用戶的滿意度提高。

1.1 管理電子化

在過去的管理方式下，檔案管理機構一般只有紙質檔案，紙質檔案的管理耗費人力物力財力多，保密性較差，傳遞慢，存儲時間也有限，伴隨著信息技術的迅速發展與普及，現代檔案的處理對象已經轉變為無紙化作業，這種管理模式真實性高，保存時間長，提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。

1.2 資源擴展智能化

往往檔案管理過程中需要不停的完善信息資源的利用過程與方法，因為最終用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能清楚明白自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會產生其他的想法，因此檔案信息資源的開發與利用就需要投入大量的人力物力財力與時間成本，信息開發所需要的資源就占據了整個成本的很大比例，而當檔案實現電子化信息化，減少了大量不必要的成本后，檔案管理者就會有更多的資源去實現檔案管理的擴展以及技術上的開發，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設節約型社會。因此，將信息技術應用到檔案管理中可以提高資源利用率，實現資源的擴展和進一步的開發。

2 從操作內容分析電子檔案管理的優勢

2.1 真實性

相對于電子檔案，傳統檔案的真實性和原始性更容易得到保障，這主要是因為其價值審定十分嚴格，一旦其價值審核成功，其形式和內容基本就不再變化，之后只要保管得當，基本不會存在問題。電子檔案主要通過多媒體進行保存，所以其修改可以做到不留痕跡，這也就導致了電子檔案的原始性和真實性受到威脅。而且在電子檔案的格式轉化過程中，也極容易因為操作失誤而導致信息失真。

2.2 操作性

傳統檔案相對于電子檔案管理操作更為復雜，因為其涉及到的工作都是由人工完成，工作龐大而耗時。電子檔案管理主要使用信息處理軟件來進行批量處理，大大的加快了相同量下的檔案管理操作的速度。同時，電子檔案管理比傳統檔案管理的專業性更強，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業技能，還要能夠熟練使用相應的計算機軟件。

3 從操作環節分析電子檔案管理的優勢

3.1 鑒別整理

傳統檔案的文件材料在歸檔之前要進行價值鑒定，進行相應的資格審查，以此判明其保管期限和價值，在歸檔完成后，還需對已歸檔的檔案進行價值復審。由于其鑒別過程的嚴格，從而導致了檔案的質量和價值都比較高，相應的，相比于電子檔案，數量會比較少。電子檔案在進行歸檔之前，其價值會從電子文檔的內容和技術兩方面進行判斷，電子文檔的應用性范圍、技術狀況、可讀性、真實性都對其有直接影響，所以相比于傳統文檔，電子文檔在進行價值判斷時還要進行技術分析，以此來保證文檔的安全和準確。電子文檔主要通過計算機進行處理，所以檔案鑒別整理工作效率會比傳統文檔高，但電子檔案的信息質量卻不如傳統檔案。

3.2 存貯

傳統文檔與電子文檔的檔案存貯方式也有很大不同。存貯傳統檔案需要消耗大量的資源，因為在過程中需要持續性的投入大量人力物力，而且隨著檔案不斷累積，新舊檔案的整理和應用的困難程度也隨之增加。電子檔案內容的表現形式比較多樣化，可以用圖形、文字、聲音、影像等多種方式進行呈現，從而使電子檔案能夠更加生動形象的表達。而且電子檔案的儲存載體都具有容納信息量大、所需存儲空間小、記錄速度快、存儲密度大的特點。不過電子檔案在修改之后不留痕跡，這就存在著數據的原始性不能得到保障的問題。在這一方面，傳統檔案管理比電子檔案管理更有有優勢，傳統檔案更改流程繁雜，且會留下痕跡，從而更好保證了文檔的原始性。

4 信息技術在電子檔案管理中的改進

4.1 提高電子檔案信息的安全性

將檔案采用不同種類的媒體儲存在儲存介質中，或運用數據庫儲存，只要連接電子媒體中，就可以直接在系統中進行存儲、查找、調用與管理，實現檔案的電子化可視化，促進檔案信息的集成化管理，從而達到方便存儲的目標，分散電子檔案的存儲位置，保證電子檔案的安全性。因為很多檔案管理系統缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴重的威脅。為解決這些問題，檔案管理機構除了分散儲存電子信息的方法之外，還可以設計可靠性實施性強的安全協議阻止黑客進攻和非法訪問，運用相關的法律法規保證電子檔案的安全。

4.2 提高檔案信息電子化的覆蓋率

目前信息技術應用下的電子檔案管理，更重視數據庫的建立，運用數據庫找尋檔案，但是對于大多數檔案機構內部的紙質檔案只考慮表面的效果，沒有重視根源，計算機技術覆蓋不全面。為解決此問題，在紙質檔案存儲之地可以采用現有的圖書館館藏圖書的管理制度，對各個紙質檔案進行編碼分類并貼上條形碼，從而對應數據庫中的信息，這樣也方便對紙質檔案的查找、使用和管理，降低差錯率。

4.3 滿足用戶的多元化需求

用戶的要求是隨著時代的變化而變化，對數據庫的功能要求也越來越多，例如提高檔案資源的利用率，提高檔案資源的讀取速度，減少檔案資源的浪費，更加注重電子檔案資源的分類與整理等等，這些都要求數據庫功能不斷完善，同時也要求更多的數據庫開發人員提高專業素質，不斷的補充完善數據庫功能，建立特色的、專業的、系統的信息數據庫。要求檔案管理員要具備相關專業知識，熟悉管理系統的功能，了解檔案管理、信息技術等綜合知識，具有良好的全面分析能力、數據處理能力以及較好的溝通交流能力。同時相關部門可以通過后續教育，幫助管理者和用戶加強對檔案管理信息化的理解和實施，提高檔案管理水平和服務水平力，充分發揮信息技術的作用，提高員工的整體專業素質、道德水平。

參考文獻

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作者簡介

李劍飛（1978-），山東，天津市住房公積金管理中心。

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