中學檔案管理信息化建設的有效對策

張彪

摘 要：隨著科學技術的飛速發展，中學教育也更加現代化，而從中學檔案管理現狀來看，信息化水平還很低，無法滿足檔案檔案管理工作的要求。對此，學校需要提高重視，加大對現代信息技術的應用力度，不斷創新檔案管理模式，讓檔案資料得到有效利用。本文將簡述中學檔案信息化建設的問題，并有針對性提出了解決對策。

關鍵詞：中學檔案；信息化；管理

在中學教育改革過程中，辦學規模越來越大，招生數量也逐年增多，標志著我國整體教育水平的提升。但是這為檔案管理人員帶來了沉重的負擔，需要管理大量的檔案資料，工作壓力不斷加大，面對繁重的工作任務，必然會出現疏忽的地方，從而對中學檔案資料的完整性、真實性帶來不利影響。而將先進的信息技術應用到中學檔案管理工作中，充分發揮出現代設施設備的優勢，可以讓學校各種檔案資料得到高效管理，為學校的發展服務。

1 中學檔案管理信息化建設的問題

（一）思想上不重視

在傳統觀念的影響下，很多學校只關心學生的成績，將工作重點放在教學上，忽視了檔案管理工作。尤其是在應試教育大環境下，學校更注重升學率，把主要的時間與精力放在教學上，不重視檔案管理的信息化建設，缺乏統一的規劃。此外，一些學校還受到資金的限制，投入到檔案管理工作中的資金很少，也沒有及時購置必須的設備[1]。同時個別學校也沒有建立專門的管理部門，人員素質與能力偏低，對信息技術應用較少，不利于檔案管理的信息化建設。

（二）技術過于落后

當前，國內大部分中學檔案管理還處在起步階段，沒有充分發揮出先進信息技術與設備的優勢，加之資金的不足，為檔案管理信息化建設帶來了阻礙。從檔案管理人員現狀來看，也未能掌握必要的技能，這樣不利于檔案資料的查詢與利用，而在檔案的收集、存儲和傳輸過程中，也會出現信息丟失的問題。一些學校對檔案管理信息化建設認識不足，認為只需要將紙質信息輸入計算機中即可，在檔案歸類、查閱等工作上，大多通過手工完成。此外，由于停留在單機歸檔的階段，信息和檔案獨立存在，不能實現信息資源的共享。而中學檔案信息化建設還缺乏統一的標準，也沒有作出科學的規劃，顯得比較隨意和盲目。

2 中學檔案管理信息化建設的對策

（一）加強檔案基礎設施建設

為加快中學檔案管理信息化建設步伐，需要在思想上引起足夠的重視，將其納入到學校整體規劃里面，重視當前基礎設施建設。第一，進一步完善檔案管理制度，為檔案管理人員提供參考。學校要結合自身實際情況，制定行之有效的制度，從檔案的形成、收集、保管到銷毀，要實行全過程的監督，尤其是對電子文件檔案而言，必須將責任明確的個人。第二，實行自動化辦公。檔案管理信息化建設需要以計算機為基礎，在檔案資料收集、審核等過程，都離不開計算機的支持。要利用計算機中的自動檢索功能，快速的查找與刪改資料，讓中學檔案管理有更高的效率。第三，做好對電子檔案的管理工作。學校應結合實際情況，并以紙質檔案為依據，合理設置電子檔案，確保信息的真實性與完整性，實現對電子檔案形成、整理、鑒定等全過程的管理。當然，還要適當拓寬收集的范圍，不斷充實中學檔案的內容。

（二）提升檔案管理數字化水平

數字化也是中學檔案管理信息化建設的內容，但是現階段很多學校僅僅是將紙質信息轉化為數字信息[2]。由于大部分學校缺乏足夠的資金，專業管理人員也很匱乏，因此為確保檔案數字化建設成效，需要優先實現利用率與價值較高的檔案的數字化，包括學生學籍、教師考核、課程設置等檔案。與以往檔案管理方法不一樣，在信息化建設過程中，還重視目錄與檢索的建設，運用文件夾、光盤、音像等形式，實現對數據信息的永久保存。要運用好網絡，共享檔案信息資源。此外，學校要將檔案資料與校園網進行連接，形成完善的數字化系統，提升檔案的數字化程度，讓其得到更好的利用。

（三）制定檔案管理的規范與標準

對中學檔案而言，涉及內容較多，也比較分散，每天都會形成大量的檔案資料，管理起來難度極大，需要統一做好收集、整理與利用工作。對此，在中學檔案管理中，要不斷提升信息化水平，采用集中統一管理的模式，確保檔案管理工作更加規范。學校要將檔案管理信息化建設的標準明確下來，這樣才有利于對其的開發與利用，讓學校教學、科研等活動提供準確的檔案信息。此外，在中學檔案管理信息化建設過程中，通過將相應的規范與標準明確下來，能夠更好的共享檔案信息資源，減少人力、物力和財力的浪費，并促進學校整體教育教學水平的提升。

（四）加強對檔案資料的安全保護

在中學檔案管理信息化建設過程中，必然會遇到安全問題，這點也要引起重視，否則會造成檔案信息的丟失與泄露。而人工操作失誤、計算機故障、計算機病毒與黑客入侵等，也會損壞計算機中的文件資料，為學校帶來不可估量的損失。對于中學檔案資料而言，有的可以對外公開，有的則非常機密的，若是保密工作做的不到位，將出現信息泄露與丟失的問題[3]。對此，檔案管理人員應該切實增強自身的職業道德感，在檔案管理中規范操作，減少失誤，避免文件資料出現損壞。要制定健全的安全管理制度，讓信息系統的運行更加安全和高效，同時為避免受到病毒與黑客的入侵，要將網絡安全措施做到位，增強信息系統的抵御網絡攻擊的能力。并重視備份工作，這樣在發生意外事件以后，能夠第一時間使用備份文件，對檔案信息進行恢復，防止重復勞動，造成浪費。

（五）重視檔案管理人員培養

中學檔案的信息化管理工作，需要將計算機網絡技術應用好，這對檔案管理人員提出了很高的要求，不僅要具備豐富的管理經驗，還要掌握數據庫管理、網絡建設、計算機操作等技能[4]。對此，學校要為檔案管理人員提供更多的學習機會，讓他們掌握計算機技術、網絡技術、信息管理技術等方面的知識，從而實現計算機應用能力的提升，真正成為懂技術、懂管理的復合型人才。同時還要定期開展對檔案管理人員的培訓工作，加大對其考核的力度，確保他們的知識結構盡快得到更新，掌握更多的專業技能，滿足當前中學檔案信息化管理的要求。檔案管理不同于學校其他工作，需要檔案管理人員具備較高的職業道德素質，有責任心，這樣在面對機密檔案資料時，才能避免對其的非法利用。學校要在思想、行動上加強對檔案管理人員的教育，確保其思想政治覺悟得到提升率，具備更高的鑒別能力。只有學校打造一支素質高、能力強的檔案管理隊伍，才能為檔案管理信息化建設打下堅實基礎。

3 結語

總之，加快中學檔案管理信息化建設具有重要意義，不僅可以從整體上提升學校的教學管理水平，還能讓檔案資料得到充分的利用。中學檔案直接反映了學校的教育教學水平，需要提高重視，要加大對現代信息技術的應用，不斷改進工作方法，解決管理中存在的問題。學校要投入足夠的資金，將各種現代化信息設備配置齊全，同時重視人才培養工作，確保中學檔案管理信息化建設能夠順利進行。

參考文獻

[1]陳傳榮.中學檔案信息化建設面臨的問題及對策[J].才智，2016，（16）：65.

[2]馮凱.檔案管理信息化建設的問題與對策[J].山東工業技術，2015，（23）：211.

[3]楊秋苑.談中學檔案管理信息化建設的有效策略[J].黑龍江史志，2015，（03）：95.

[4]包曉紅.談中學檔案管理信息化建設的有效策略[J].辦公室業務，2013，（15）：151.