芻議事業單位檔案管理存在的問題及優化措施

劉曉波

摘 要：科技與社會近年來的不斷發展，有效帶動了我國社會與經濟的迅猛發展，而作為社會企事業單位中不可或缺的一部分，事業單位也必然需要做出相應的改變。檔案是事業單位管理職能的核心部分，檔案管理工作的好壞關系到事業單位的生產經營，如何加強檔案管理就成為事業單位急需解決的重要課題。然而，縱觀我國事業單位檔案管理工作，因為各方面因素的影響，導致檔案管理工作仍然存在一些問題函待解決。鑒于此，本文主要針對事業單位檔案管理存在的問題進行了系統的分析，在此基礎上提出幾點優化措施，僅供參考與借鑒。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題；對策

事業單位檔案涉及的內容較為廣泛，其對事業單位人才選拔、考核以及各項工作的開展都具有重要的促進作用。將近四十年的改革開放，我國事業單位在這個進程中獲得了長足的發展，相應的檔案管理工作也日趨完善。在科學技術與信息化技術的推動下，我國生產力水平呈現為持續增長的趨勢，而我國國民經濟發展速度則始終保障在穩中求進的過程中穩步發展[1]。當前，我國正處于社會發展與經濟轉型的重要階段，對事業單位提出了新的要求，檔案作為事業單位發展進程中的關鍵載體，如何加強事業單位檔案管理工作就成為社會各界共同關注的焦點。

1 事業單位檔案管理存在的問題

（一）管理制度存在缺失

事業單位檔案管理制度通過多年的發展，已經形成了一套管理制度，然而隨著檔案管理工作近年來的不斷發展，傳統的管理制度顯然已經無法適應新形勢下的檔案管理工作需求。比如，傳統檔案管理制度中并沒有針對檔案標號、卷宗標題等進行統一規范，同時針對信息化檔案歸檔也沒有進行詳細的要求，導致部分檔案缺乏統一的卷內目錄，并且在歸檔方面缺乏統一的標準，難以實現共建共享的目標[2]。

（二）對檔案管理重視不足

檔案本身的類型非常多，事業單位檔案管理涉及的內容也極為廣泛。從宏觀層面來看，事業單位檔案管理工作關系到政府機構各項方針、政策；從胃管層面來看，檔案本身涉及到各個事業單位內部的人事檔案與文件資料。政府方針政策會對國家發展戰略產生巨大的影響，檔案管理的重要性自然不容小覷。針對個人來說，檔案資料也是極為重要的。然而，因為事業單位領導層本身對檔案管理的重視程度不足，過于追求單位的效益，認為檔案管理工作本身無法產生直接效益，導致事業單位檔案管理信息化、制度化建設緩慢，各項檔案管理工作存在嚴重的滯后性，使得檔案管理流于表面形式。

（三）檔案管理人員綜合素質參差不齊

正如上文所述，但部分事業單位因為對檔案管理的認知錯誤，在檔案管理隊伍方面不夠重視，檔案管理人員基本都是以兼職的模式開展管理，大部分檔案管理人員本身身兼數職。與此同時，因為缺乏系統的培訓教育，檔案管理隊伍均缺乏相應的專業能力與基礎知識，各個事業單位檔案管理隊伍綜合素質參差不齊。由于檔案管理人員基本采用兼職模式，只要出現原有崗位調動情況，則會導致檔案管理隊伍產生波動，人員存在較大的流動性，再加上檔案管理隊伍綜合素質方面參差不齊，事業單位檔案管理工作的開展較為混亂。

2 事業單位檔案管理優化措施與建議

（一）完善檔案管理制度

檔案管理是事業單位高效、有序、穩定運行的關鍵保障，管理制度則是任何單位有序運轉的先決條件。要想充分發揮檔案管理的作用，必然需要建立健全相應的管理制度，使得檔案管理工作制度化、規范化開展，這就需要事業單位做好以下幾個方面的工作，保障檔案管理工作的有序開展：首先，事業單位綜合參考自身實際情況與檔案管理工作現狀，針對現有的檔案管理制度進行有效的整理優化，并積極借鑒企業在檔案管理工作方面的成功經驗，進一步完善檔案管理制度。其次，為進一步保障檔案管理制度的有效落實，建立對等的獎罰制度，將檔案管理相關的工作納入到考核指標當中，針對工作能力與業績突出的人員，不僅需要給予物質層面的獎勵，同時還需要提供晉升渠道，在有效明確檔案管理人員責任的同時，更好的發揮激勵作用。最后，為進一步保障檔案管理工作的質量，事業單位應當定期進行核查，通過構建科學合理的審查機制，以便于針對檔案進行全面的審查核對，進一步保障文書檔案的規范、真實以及完整[3]。

（二）加強檔案管理宣傳力度

事業單位領導層必須要高度重視檔案管理工作，在日常工作中做好帶頭作用，將檔案管理納入到日常管理工作中來，特別是部分重要的檔案管理工作，必須要納入到日常工作議題當中，在事業單位內部大力宣傳檔案管理工作，使得各個部門均能夠意識到檔案管理工作的重要性，更好的配合檔案管理工作的開展。與此同時，在事業單位辦公會議中，應當適時提出檔案管理模式、管理過程中的問題等，針對相關內容進行系統的討論，共同研究相應的解決意見，使得檔案管理工作能夠上升到與其他工作平行的地位。除此之外，事業單位還可以組件專門的檔案管理負責領導隊伍，采用定期與不定期的模式針對檔案管理工作情況進行系統的調查，以便于及時發現問題、解決問題。針對事業單位內部提出的一些檔案管理可行性方案，領導層需要高度重視，一經采納則需要給予足夠的支持，使得整個事業單位內部能夠樹立注重檔案管理工作的良好氛圍。

（三）加大檔案管理人員培訓教育力度

檔案管理隊伍是決定事業單位檔案管理工作好壞的重要因素，特別是處在“互聯網+”時代，事業單位檔案管理隊伍不僅需要具備系統的檔案管理專業知識，同時還應當全面掌握信息化技術，并且還需要具備責任心與思想素質。然而，正如上文所述，因為各方面因素的影響，事業單位檔案管理隊伍還存在綜合素質參差不齊的現象，同時也存在復合型人才，使得檔案管理工作制度化、信息化發展受到巨大的影響。因此，事業單位應當高度重視檔案管理隊伍的培訓教育工作，通過以下幾個方面的措施，全面提升檔案管理隊伍的綜合素質：首先，事業單位內部應當進一步加大檔案管理人員的培訓教育工作，在檔案管理部門開展多層次、多門類、多體系的專業知識培訓教育，綜合參考事業單位、檔案管理部門以及檔案管理隊伍的相關需求，同時借鑒檔案管理工作未來發展趨勢，不斷更新、完善檔案管理隊伍的知識水平。其次，事業單位還需要在內部組織檔案相關的業務交流、專題會議，使得各個部門均能夠參與到培訓教育，進一步加強檔案管理部門與其他部門之間的聯系，能夠在日后的工作中進行更好的協調合作；再者，邀請檔案管理領域的相關專家，在事業單位內部進行檔案管理知識講座，進行檔案管理發展態勢、先進技術以及管理理念等講解，進一步提升領導層管理水平與檔案管理隊伍專業能力；最后，注重檔案管理隊伍的繼續教育與引進，在事業單位內部構建人才引進體系，并制定配套的晉升制度，使得檔案管理部門能夠引入更多的檔案管理復合型人才，通過復合型人才帶動檔案管理隊伍進行繼續教育，實現共同進步的目標[14]。

3 結語

綜上所述，事業單位檔案管理工作是一項系統、繁雜的工程，隨著我國社會與經濟的不斷發展，事業單位對檔案管理工作也提出越來越多的要求。這就需要各個事業單位高度重視檔案管理工作，針對當前檔案管理工作中暴露出來的問題進行系統的分析，制定針對性的優化策略，通過大膽的探索、積極的嘗試，全面提升事業檔案管理工作的質量。

參考文獻

[1].國家林業局局長張建龍強調：著力提升森林質量 維護國家生態安全[J].熱帶林業，2016，（04）：1.

[2]董永衛，王超產.以生態文明建設為契機 加快轉變森林培育方式[J].農業與技術，2016，（14）：193.