大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

熊焰

摘 要：新時代的背景之下，對檔案行業(yè)造成了較大的沖擊，其發(fā)展也帶了了較大的影響。在大數(shù)據(jù)背景之下如何能夠提高檔案管理水平是值得深入研究的問題。本篇從多個方向研究目前檔案管理所面臨的嚴峻形勢，同時分析出未來的發(fā)展趨勢。面對激烈的市場競爭，檔案管理必須要充分認識到自身存在的一些問題，提高檔案管理的價值。筆者通過多年的實踐經(jīng)驗總結(jié)出。

關(guān)鍵詞：新時代；檔案管理；挑戰(zhàn)；機遇；價值

時代向前發(fā)展，技術(shù)和知識也在不斷的進步，任何行業(yè)的技術(shù)都在向前發(fā)展，也能夠體現(xiàn)該社會的進步特性。現(xiàn)代化的社會中出現(xiàn)了較多先進的技術(shù)，比如，互聯(lián)網(wǎng)、計算機等等，計算機數(shù)據(jù)更新非常快，并且不停的在變化，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸入和輸出。根據(jù)目前數(shù)據(jù)的標準來，經(jīng)過5年的發(fā)展，將會有130萬ZB數(shù)據(jù)出現(xiàn)，其形式全部為電子版本，是當前數(shù)量的20倍，這就促進了我國大數(shù)據(jù)時代的到來，。

1 大數(shù)據(jù)下傳統(tǒng)檔案管理變化

1.1 管理理念的改變

傳統(tǒng)的檔案管理是將檔案進行分類處理，其主要形式為紙質(zhì)版本，與圖書的性質(zhì)相同，每一個類別都非常明了，同時有層次，此時才能很好的管理檔案資料。大數(shù)據(jù)時代的到來將檔案的所有大量的信息綜合在一起，建成海量的數(shù)據(jù)庫信息，必須要有強大的決策能力以及較強的信息分析能力才能完成，這與傳統(tǒng)管理觀念有著巨大的不同。

1.2 工作性質(zhì)的挑戰(zhàn)

隨著時代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)管理的形成，使得檔案管理已經(jīng)不會全部的紙質(zhì)答案，還涉及到大量的電子檔案。此時，許多通過先進的技術(shù)手段對數(shù)據(jù)進行合理的儲存和分類處理，同時在所有的檔案信息中及時的掌握其存在的信息價值，因此，在大數(shù)據(jù)的背景下能夠促進提高檔案管理的水平和效率，保證人們可以快速的查閱檔案，也給工作人員帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

1.3 工作人員應(yīng)該積極學(xué)習(xí)新技能

大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理也走進了新的發(fā)展階段，為了能夠更好的提供服務(wù)，及時的查閱所需要的檔案信息，同時將所有信息進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)多元化的發(fā)展，是未來發(fā)展的必然趨勢。比如，大數(shù)據(jù)能夠?qū)⑺械男畔⒓軜?gòu)分類處理各個方面的信息，此時就要求從事檔案管理的人員必須要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新技能，才能正確的理解管理觀念，提高工作效率，具備較高的專業(yè)技術(shù)水平。

2 大數(shù)據(jù)時代促進檔案管理的發(fā)展

2.1大數(shù)據(jù)檔案信息給使用者帶來了巨大的益處，政府部門以及工業(yè)企業(yè)在進行工作時，都會形成大量的文件資料，而隨著業(yè)務(wù)量的不斷增加，其資料數(shù)量也在不斷上升，對于未來文件的發(fā)展帶了了巨大的考驗。雖然所有的部門在工作時會建立一個數(shù)據(jù)庫來完成對于檔案的管理工作，但是以往的數(shù)據(jù)庫容量不能存儲海量信息，數(shù)據(jù)庫更新較慢，不能很快的提取信息，這就限制了其發(fā)展。各個事業(yè)單位每天都大量的工作需要處理，因為數(shù)據(jù)庫容量的問題，在存儲新文件時必然會損壞其中一些文件，以保證有足夠的空間可以使用。損壞的文件將不會重復(fù)利用，也就導(dǎo)致了文件的損失，甚至?xí)斐删薮蟮慕?jīng)濟損失。大數(shù)據(jù)時代的到來正好能夠解決這一問題，及時的修正因為容量不足而造成的信息損壞。首先對舊檔案進行備份，及時檔案已經(jīng)損壞或者消失，管理員仍然可以通過備份文件查找，同時大數(shù)據(jù)將儲存空間擴大了幾倍甚至幾十倍，可以大量的存儲檔案。這種方式非常的高效，其可以通過計算機隨時查閱，還能夠加速新信息的儲存，又能防止就檔案的丟失。

2.2 大數(shù)據(jù)時代帶來的巨大便利

傳統(tǒng)的檔案管理通常管理的是紙質(zhì)檔案，各種檔案基本是被動的進行管理，要想查閱檔案需要大量的時間才能完成，導(dǎo)致工作鞋效率的降低。大數(shù)據(jù)的到來能夠從根本上改變這種工作狀況，其與云技術(shù)結(jié)合在一起，在短時間內(nèi)就能夠完成信息的查閱，提高了工作效率，同時能夠節(jié)約大量的社會資源，也是社會發(fā)展的一個主要標志。

3 大數(shù)據(jù)帶來的新型檔案管理價值

3.1 合理配置資源，減少檔案管理人員的數(shù)量，提高工作效率

檔案管理的工作狀態(tài)與人員的素質(zhì)有著密切的關(guān)系，能夠直接影響整個檔案管理業(yè)的發(fā)展。而大數(shù)據(jù)時代的來勁，管理檔案的方式也有了巨大的改變，管理人員水平在不斷提高，觀念也在不斷改變，并且要求其具有較高的專業(yè)素質(zhì)，要滿足大數(shù)據(jù)時代的需求，而且能夠更好的完成檔案管理的工作。大數(shù)據(jù)時代進行檔案管理也就擯棄了傳統(tǒng)的人工管理的方式，促進理念的產(chǎn)生。目前我國許多的高等教育學(xué)校都設(shè)置了檔案管理專業(yè)，為我國檔案業(yè)培養(yǎng)更多的專業(yè)人員，由此可見，如果檔案館在工作中需要人員的時候，可以優(yōu)先考慮這些高素質(zhì)的人才，通過專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，真正的提高該行業(yè)的整體水平，當遇到發(fā)展瓶頸的時候，可以及時的改變發(fā)展方向，帶來發(fā)展機遇。

3.2選擇數(shù)據(jù)管理檔案的時候，檔案館可以將自身的業(yè)務(wù)與國內(nèi)上一些商務(wù)的公司或者從事檔案管理的機構(gòu)合作，在管理人員工作時，可以使用數(shù)據(jù)進行管理。只有將數(shù)據(jù)與管理方式有效的結(jié)合才能從根本上提高技術(shù)水平，將兩者高效的結(jié)合在一起。打破傳統(tǒng)思想對于檔案業(yè)發(fā)展的限制，同時應(yīng)該加強研發(fā)工作，尋求一條高效的發(fā)展之路，切實提高檔案管理的技術(shù)水平。在大數(shù)據(jù)發(fā)展時代，一臺計算機已經(jīng)不能夠勝任到所有的檔案管理，如果要將所有的文件信息進行分層管理，那么就必須要運用云計算技術(shù)。檔案管理的工作一成不變的，需要多個機構(gòu)和領(lǐng)域緊密結(jié)合，才能夠意識到管理方面存在的不足，不斷改善和提高技術(shù)水平，從而促進工作效率的提升。

3.3 要建立合理的管理機制

大數(shù)據(jù)時代為檔案管理帶來了巨大的益處，同時使管理工作更加的方便和便捷，同時能夠減輕工作人員的強度和壓力，但是也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時代，信息比較開放，并且人們加速了信息的互換和交流。但是在這個過程中，信息容易發(fā)生損失和流失，造成安全性能較低的現(xiàn)象，因此必須建立合理的管理機制，保障信息的安全。這種情況下，管理人員通過管理大量的信息，保護了檔案的安全性，防止在進行交流時損失重要的文件資料，帶來巨大的損失。政府機構(gòu)應(yīng)該更加重視檔案管理的安全性，積極進行現(xiàn)代化的信息化建設(shè)，提高其技術(shù)水平。政府部門檔案信息非常重要，在其有力的支持下，我國檔案工作也能夠積極的發(fā)展，從根本上提高其水平。

4 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)的時代是未來發(fā)展的必然趨勢，在促進社會不斷發(fā)展的同時能夠保證答案管理的前進和發(fā)展。檔案工作人員在大數(shù)據(jù)時代面臨著巨大的工作壓力和挑戰(zhàn)，必須要不斷學(xué)習(xí)新專業(yè)、新技能才能適應(yīng)時代的步伐。新技術(shù)、新時代的促進下，我們應(yīng)該提高檔案管理的水平和技術(shù)，使用高水平的技術(shù)，挖掘檔案信息中存在的巨大寶藏，促進該行業(yè)更好的服務(wù)社會。

參考文獻

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