淺談學校檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀及對策

摘 要：隨著計算機網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展，社會數(shù)字化引發(fā)了人們工作方法和社會方式系列變革，這對學校檔案工作提出新要求。為此，本文分析學校檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀，并結(jié)合珠海市技師學院檔案工作的實際情況，提出檔案數(shù)字化建設的對策，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學化。

關鍵詞：學校；檔案管理；數(shù)字化

學校檔案是學校開展教學、科研、管理等活動的真實記載，客觀反映和記錄著學校發(fā)展改革歷程，隨著信息化時代的到來，檔案的收集、管理和利用方式也發(fā)生了根本性變化，檔案數(shù)字化建設已成為檔案管理現(xiàn)代化進程必須面對的機遇和挑戰(zhàn)。

1 學校檔案數(shù)字化建設的內(nèi)涵及其重要性

檔案數(shù)字化建設是以計算機數(shù)據(jù)庫及互聯(lián)網(wǎng)為依托，把文字、圖紙、聲像等信息存貯在光盤、磁盤等載體中，通過計算機網(wǎng)絡和終端等方式實現(xiàn)檔案信息資源的有效管理、利用和共享，為用戶提供更為便捷、生動、豐富及到位的檔案信息服務。

學校檔案數(shù)字化建設作為學校“智慧校園”建設的重要組成部分，通過采用計算機信息技術收集、整理、編輯和利用檔案資源，實現(xiàn)學校檔案信息資源數(shù)字化，不僅減少檔案管理、維護和檢索時間，大幅度提高檔案管理工作的效率，而且進一步優(yōu)化了檔案利用的方式，為教職工和學生查閱和利用檔案提供快捷服務，充分體現(xiàn)了便民服務的觀點，實現(xiàn)檔案利用手段的數(shù)字化。

2 學校檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀

為順應社會發(fā)展和工作需求，很多學校不斷加強檔案數(shù)字化建設，不斷探索和改進檔案數(shù)字化建設的方式方法，并取得一定的成效。珠海市技師學院檔案室也使用文件檔案資料綜合管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)采用現(xiàn)代化管理手段優(yōu)化檔案工作，但在探索過程中也存在一些問題。

（一）學校檔案數(shù)字化建設投入不足

目前，學校對檔案室數(shù)字化建設的投入力度不足，基礎設施設備相對落后，如密集柜為傳統(tǒng)組合鐵皮柜，沒有智能系統(tǒng)，無法實現(xiàn)自動定位和監(jiān)控檔案等功能，而整套更換，需要學校的重視和資金支持。此外，雖然采用檔案管理系統(tǒng)，但只是檔案目錄管理電子化，歸檔文件依然以傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔為主，并沒有實現(xiàn)真正意義上的數(shù)字化。

（二）檔案數(shù)字化建設的人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

學校檔案工作人員普遍具有檔案學、檔案管理等相關專業(yè)知識，但是對計算機網(wǎng)絡技術、圖片處理、電子信息有效整合等數(shù)字化相關知識比較欠缺，此外，專門針對檔案數(shù)字化建設的培訓和學習交流較少，工作人員專業(yè)素質(zhì)偏低已成為檔案數(shù)字化建設有效推進的阻力。

（三）檔案數(shù)字化建設的制度不完善

檔案數(shù)字化建設是一項將信息化技術與檔案管理工作相融合，并有效提高檔案管理工作效率的工作。目前針對檔案數(shù)字化建設的相關規(guī)章制度未完善，缺乏完整的操作標準，為確保檔案數(shù)字化建設有序推進，必須制定符合實際情況的制度作為保障，確保檔案的收集、整理、編輯歸檔和利用工作有章可循。

3 學校檔案數(shù)字化建設的對策

針對學校檔案數(shù)字化建設存在的問題，結(jié)合珠海市技師學院檔案室的實際情況，在充分調(diào)查研究的基礎上，本文將從加大投入力度、加強人員培訓、增強信息安全意識和完善相關制度四方面提出解決問題的措施。

（一）加大學校檔案數(shù)字化建設投入力度

檔案數(shù)字化建設離不開設備、技術、專人人才等方面的資金投入，學校根據(jù)實際情況，每年設立檔案數(shù)字化建設的專項經(jīng)費，為學校檔案數(shù)字化建設提供資金保障，同時，檔案室有計劃并高效地使用數(shù)字化建設專項經(jīng)費，在選購數(shù)字化相關設備過程中，盡量讓有限的資金發(fā)揮最大的價值。其中，數(shù)字化的辦公設備是學校檔案數(shù)字化建設的基礎，學校根據(jù)檔案室現(xiàn)有的設備和規(guī)模，為檔案室配備數(shù)字化智能檔案柜，升級或配備符合檔案電子系統(tǒng)需要的計算機、掃描儀等基本設備，并定期根據(jù)發(fā)展需要不斷升級和優(yōu)化系統(tǒng)。此外，以檔案有效管理和便捷利用為出發(fā)點，加大資金投入，引入先進技術，利用數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡電子技術，真正實現(xiàn)檔案管理工作從收集、存檔、管理、利用全過程的數(shù)字化。

（二）加強檔案數(shù)字化建設人員的培訓

隨著檔案數(shù)字化建設的探索和研究，檔案管理工作在收集、管理和利用環(huán)節(jié)的工作方式發(fā)展了質(zhì)的變化，這要求檔案專職工作人員不斷拓寬知識面，調(diào)整知識結(jié)構，除了具備檔案相關理論知識，還需要具有計算機應用和網(wǎng)絡相關知識，了解檔案電子信息資源的查詢、發(fā)布和利用等知識，具備處理數(shù)字化檔案工作技能。同時，為了適應信息時代對數(shù)字化檔案管理工作的要求，檔案專職人員還需牢固樹立檔案信息意識、服務意識，成為數(shù)字化檔案建設和信息利用的領航人。因此，學校需重點組織檔案工作人員開展數(shù)字化建設專題培訓和校際間檔案數(shù)字化建設的交流會，不斷提高業(yè)務素質(zhì)，確保增強檔案工作人員能夠根據(jù)國家有關檔案文件的數(shù)字化標準和學校檔案室的實際情況，進行數(shù)字化的檔案編目、分類、整理和研究利用，同時能熟練使用掃描儀、圖片采集、數(shù)碼相機、音頻采集等設備，不過提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（三）增強檔案數(shù)字化過程中的信息安全意識

學校檔案數(shù)字化建設的推進，會涉及多方面的信息安全問題。首先，學校需重視檔案信息內(nèi)容的安全。凡是涉及國家安全、單位機密、個人隱私等內(nèi)容的檔案，必須保密，防止失密、泄密的發(fā)生。其次，必須保障網(wǎng)絡服務器和數(shù)據(jù)庫安全。使用安全級別較高的操作系統(tǒng)，及時進行系統(tǒng)漏洞、補丁升級，并對數(shù)據(jù)庫進行定期多重備份、異地備份，維護好數(shù)據(jù)庫事務日志，實行嚴格的用戶身份認證、訪問權限控制等安全措施，避免由于系統(tǒng)故障或人為破壞造成信息丟失。再次，提高檔案信息網(wǎng)絡安全意識。在網(wǎng)絡中流轉(zhuǎn)的檔案信息存在更多的安全隱患，檔案部門要未雨綢繆，防患于未然，在信息安全防護方面，除了對已有的防護措施，如防火墻技術、殺毒軟件、網(wǎng)絡安全檢測、用戶身份認證、數(shù)據(jù)加密技術等進行綜合運用之外，還要不斷跟進了解新的安全防護技術，以應對不斷出現(xiàn)的新情況、新問題。最后，檔案部門要不斷進行信息的保密、安全教育，制定切實可行的信息保密制度和管理制度，提高檔案工作人員對信息的保密與安全意識。

（四）建立健全檔案數(shù)字化建設制度

健全的制度是檔案數(shù)字化建設順利開展的重要保障，學校需根據(jù)國家檔案部門已出臺的相關規(guī)章制度，并結(jié)合學校發(fā)展的實際情況，制定一套切實可行的規(guī)章制度和檔案數(shù)字化的操作標準。各項規(guī)章制度的制定要建立在充分調(diào)查研究的基礎上，形成一套包含檔案室保密制度、電子文件歸檔管理制度、數(shù)字化查閱利用制度、檔案鑒定及銷毀制度、網(wǎng)絡安全管理制度等客觀全面、科學合理、系統(tǒng)規(guī)范、操作性強的規(guī)章制度和約束機制，確保檔案工作人員在有章可循的基礎上，自覺履行職責，按規(guī)定把本職工作做好，并在在工作過程中不斷完善相關規(guī)章制度，精益求精，開拓創(chuàng)新，確保各項制度的權威性和可操作性，讓學校檔案數(shù)字化建設上新臺階。

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作者簡介

傅少容（1989-），女，漢族，廣東珠海人，碩士，經(jīng)濟師，主要從事檔案管理工作