淺談社保檔案的信息化管理

徐濱清

摘 要：社會(huì)保險(xiǎn)作為我國(guó)社會(huì)保障政策中的一項(xiàng)重要組成元素，對(duì)于社會(huì)的和諧穩(wěn)定發(fā)展起著不可替代的作用。而社會(huì)保險(xiǎn)的正常運(yùn)行，在很大程度上取決于社保檔案的管理效率。所以，在新時(shí)期，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該從社保檔案管理現(xiàn)狀入手，分析社保檔案信息化管理的重要性，并就如何進(jìn)一步加強(qiáng)社保檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行深入研討以及思考。

關(guān)鍵詞：社保檔案；信息化管理；策略

近年來(lái)，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，也會(huì)不可避免的遇到各種意外災(zāi)害事故，讓很多老百姓需要在事故后承擔(dān)龐大的手術(shù)費(fèi)以及醫(yī)療費(fèi)。這就在提高人們投保意識(shí)的同時(shí)，促進(jìn)了保險(xiǎn)業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。在這一過(guò)程中，產(chǎn)生的社保檔案也在不斷增多，不僅增加了檔案管理人員的工作量，同時(shí)傳統(tǒng)的社保檔案管理模式也很容易出現(xiàn)紕漏。因此，為了充分發(fā)揮社保檔案的積極作用，應(yīng)該將先進(jìn)的信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，從而為社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展提供有力支撐。

1 當(dāng)前實(shí)行社保檔案信息化管理的重要意義

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，脫離原本的以紙質(zhì)、光盤(pán)以及磁盤(pán)等為介質(zhì)的管理模式，逐漸向以計(jì)算機(jī)為技術(shù)支持的現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型。其中，實(shí)現(xiàn)社保檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)如下：

1.1 減輕管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度，提高管理效率

在我國(guó)檔案管理事業(yè)發(fā)展至今，已形成了一套成熟完整的管理流程，但是傳統(tǒng)的管理模式在檔案的收集、整理、檢索等工序，總會(huì)花去檔案管理人員大量的時(shí)間以及精力，特別是在檔案檢索環(huán)節(jié)，管理人員需要對(duì)照紙質(zhì)目錄在大量的紙質(zhì)檔案中抽調(diào)出所需檔案，其效率十分低下。然而在新時(shí)期計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理運(yùn)用，相關(guān)管理人員可以在掌握必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)上，依靠相關(guān)程序自動(dòng)生成檔案信息，將這些信息匯總起來(lái)共同形成社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。管理人員只要在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞就可以快速而準(zhǔn)確的抽調(diào)出相關(guān)檔案信息，極大減輕了管理人員的工作強(qiáng)度。

1.2 紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，節(jié)約檔案管理成本

以往傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案通常為紙質(zhì)材料，不僅成本較高，同時(shí)紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)、管理以及檢索方面都會(huì)存在一定難度，這就在一定程度上增加了管理人員的工作量，且管理效率也不理想。而在新形勢(shì)下，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)已迅速蔓延至人們生活工作的方方面面。相較于其他存儲(chǔ)、傳遞模式，成本低廉以及方便快捷等特點(diǎn)也讓計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用優(yōu)勢(shì)大大提高。在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用讓紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代，這一方面降低了檔案本身的制作成本，節(jié)省檔案存放占地空間，另一方面也節(jié)省了大量的人力資源。

1.3 信息化管理有助于社保檔案永久、安全的保存

以往傳統(tǒng)的社保檔案由于以紙質(zhì)為主，受自然因素以及人為因素的影響，很多檔案信息并不能得到永久、安全的保存，特別是那些年代較為久遠(yuǎn)的檔案，有時(shí)會(huì)因?yàn)槿藶槭韬龌蛘呤艹薄⒒覊m等因素而遭到不同程度的破損，當(dāng)使用時(shí)就會(huì)出現(xiàn)檔案信息缺失或者字跡模糊等現(xiàn)象，給社保檔案的利用造成困難。但是信息化管理則不同，它可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為文字、圖片、音頻等電子形式，在很大程度上減少了檔案信息丟失或者字跡模糊等現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)，由于電子版檔案可進(jìn)行多次備份，就算計(jì)算機(jī)硬件本身出現(xiàn)問(wèn)題，相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)也不會(huì)就此崩潰，利用其它硬件依然可以恢復(fù)或者重建，進(jìn)而保證了社保檔案的完整性。

2 新時(shí)期加強(qiáng)社保檔案信息化管理的有效策略

2.1 加大宣傳，提高大眾對(duì)社保檔案信息化的正確認(rèn)識(shí)

可以通過(guò)電視臺(tái)、報(bào)紙或者網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等媒體進(jìn)行社保檔案信息化的宣傳，提高社會(huì)公眾對(duì)社保檔案信息化的正確認(rèn)識(shí)，并對(duì)其有一個(gè)深入理解以及支持。提高社會(huì)公眾的認(rèn)識(shí)不僅僅是因?yàn)樯绫n案的信息化是一項(xiàng)技術(shù)手段的革命，更重要的是一場(chǎng)生活方式、管理方式以及思想觀念的革命。目前，我國(guó)的社保檔案事業(yè)正處于發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，我們需要抓住機(jī)遇，積極開(kāi)拓進(jìn)取，制定和執(zhí)行科學(xué)的戰(zhàn)略方針，來(lái)為今后社保檔案事業(yè)創(chuàng)造新的契機(jī)。另外，作為社保檔案信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)者，也需要深切了解到檔案信息化的內(nèi)涵、目標(biāo)以及目的，并且對(duì)社保檔案信息化的內(nèi)容以及具體實(shí)現(xiàn)過(guò)程等有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)。意識(shí)決定行為。在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，進(jìn)一步加大對(duì)社保檔案信息化建設(shè)的投入力度，從而為實(shí)現(xiàn)社保檔案的信息化管理提供必要的設(shè)備以及人才支持。

2.2 構(gòu)建一個(gè)完善的社保檔案信息化管理配套體系

第一，加強(qiáng)設(shè)備部門(mén)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)部門(mén)以及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)部門(mén)之間的交流、合作，且社保單位應(yīng)該對(duì)自己的發(fā)展要求有一個(gè)充分掌握，并將信息化管理作為發(fā)展載體，依照相關(guān)發(fā)展需求研發(fā)符合自身需求且運(yùn)行穩(wěn)定的信息管理系統(tǒng)。

第二，就目前來(lái)看，我國(guó)多地社保單位的統(tǒng)籌程度都不容樂(lè)觀，并沒(méi)有積極構(gòu)建以檔案信息化管理為基礎(chǔ)的發(fā)展格局，進(jìn)而給社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息化發(fā)展造成了極大阻礙。所以，我們需要切實(shí)提高社保檔案管理統(tǒng)籌程度。

第三，建立健全社保檔案管理制度。在新時(shí)期，為了進(jìn)一步完善社保檔案信息化管理配套體系，提高信息化管理水平，需要建立相應(yīng)的個(gè)人信息更改管理制度以及安全管理制度，以此來(lái)為約束和管制管理人員的行為，避免因個(gè)人私欲而隨意更改他人的檔案信息。

2.3 提高社保檔案信息化管理水平

第一，各社保單位需要設(shè)立人才培養(yǎng)的專(zhuān)項(xiàng)資金，積極加強(qiáng)對(duì)社保檔案管理人員信息化技能以及職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。具體來(lái)說(shuō)，相關(guān)單位需要根據(jù)本單位的信息化管理建設(shè)程度，定期或不定期的組織檔案管理人員進(jìn)行必要的強(qiáng)化訓(xùn)練與教育培訓(xùn)，將其培養(yǎng)成符合本單位發(fā)展需求的復(fù)合型人才，這也是保證社保檔案信息化管理效率的前提。

第二，不斷擴(kuò)展和延伸社保檔案的功能。相關(guān)社保單位可以根據(jù)社保發(fā)展的基本要求，對(duì)社保檔案信息化管理中所包含的信息進(jìn)行深入分析研究，分析信息的變化趨勢(shì)，積極探索其中存在的問(wèn)題，并提出有建設(shè)性的建議。舉例來(lái)說(shuō)，我們可以通過(guò)分析參保人員的年齡變化趨勢(shì)，來(lái)對(duì)未來(lái)社保資金支出的壓力信息進(jìn)行分析，為今后社保單位的健康發(fā)展做好各項(xiàng)資金安排。

2.4 規(guī)范檔案經(jīng)辦隊(duì)伍，提高檔案的準(zhǔn)確性、完整性

在以往的社保檔案信息化管理中，由于當(dāng)時(shí)操作人員錄入信息的不規(guī)范，使得很多參保人的姓名或者身份證號(hào)碼等存在錯(cuò)誤，再加上參保人地址錄入不詳細(xì)以及電話號(hào)碼錯(cuò)誤等，都給社保檔案管理帶來(lái)的諸多不便。為有效避免這一問(wèn)題，相關(guān)社保單位可以組建一支三人以上的工作小組，主要負(fù)責(zé)修改參保人員的各項(xiàng)信息。與此同時(shí)，還需相關(guān)部門(mén)提供參保人員的二代身份證復(fù)印件及相關(guān)證明資料，以此來(lái)確保參保人員的信息完整以及準(zhǔn)確。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，社會(huì)保險(xiǎn)檔案作為我國(guó)檔案管理事業(yè)中的重要組成部分，其能否實(shí)現(xiàn)信息化管理，不僅體現(xiàn)著相關(guān)社保單位管理水平以及能力，同時(shí)也在很大程度上影響著廣大參保人員的切身利益。所以，相關(guān)社保單位要加強(qiáng)社保檔案的信息化管理，正視社保檔案信息化管理的重要意義，加大宣傳，提高大眾對(duì)社保檔案信息化的正確認(rèn)識(shí)，構(gòu)建一個(gè)完善的社保檔案信息化管理配套體系，提高社保檔案信息化管理水平，規(guī)范檔案經(jīng)辦隊(duì)伍，提高檔案的準(zhǔn)確性、完整性，從而有效提升社保檔案的管理以及服務(wù)質(zhì)量。

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