學校檔案管理工作的改革與創(chuàng)新研究

鞠秋芳

【摘 要】隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，數(shù)字化和智能化已經(jīng)成為當下學校檔案管理工作的改革重點。學校在日常運行中的教務教學活動、各部門的工作成果以及黨政部門的工作情況等都需要詳細、準確地記錄在學校檔案之中。通過對信息化技術(shù)的有效應用，可以大大促進檔案管理效率和質(zhì)量的提高，確保檔案保存的安全性和保密性。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；改革；創(chuàng)新；學校

一、學校檔案管理工作的現(xiàn)實瓶頸

（一）閱讀率與工作效率低下

學校檔案需要對相關(guān)的學校信息進行存儲和記錄，全校師生的資料以及動態(tài)信息都需要記錄在學校檔案之中。在以往的學校檔案管理中，因為管理人員缺乏，再加上管理工作的工作量比較大，所以，檔案管理工作的效率和質(zhì)量都非常低，且在信息查詢方面也缺乏必要的查詢手段，這就嚴重降低了檔案查詢和閱讀的效率。

（二）更新與維護工作較難

學校檔案的更新和維護工作是非常系統(tǒng)和復雜的，通過人工管理的方式是無法順利完成對檔案的整理和保存的，易導致檔案出現(xiàn)腐爛、破損等問題，這就會給檔案的保存、更新和維護工作造成嚴重的影響，還會提高檔案管理的成本，浪費不必要的資源。

（三）安全性與保密性較差

在以往的人工管理模式之下，檔案的安全性和保密性都無法得到有效保證，因為受到人為因素的影響，導致保密檔案的丟失，部分檔案與學校的管控工作是密切相關(guān)的，因此，必須保護好檔案內(nèi)容的安全性，這對學校發(fā)展的意義重大。

二、信息技術(shù)在學校檔案管理中的優(yōu)勢

（一）順應時代發(fā)展，促進科學決策

目前，計算技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅速，它已經(jīng)被有效用于日常的教學活動中。比如，多媒體教學、自動化辦公等都是計算機技術(shù)應用的結(jié)果。檔案工作方面的信息化建設也在不斷深化，大大促進了學校檔案管理質(zhì)量和效率的提高。學校的檔案管理與學校的發(fā)展決策密切相關(guān)，它直接影響了學校的正常運行和健康發(fā)展。通過對信息技術(shù)的有效應用，大大促進了學校檔案管理信息化建設效率的提高，進而促進了學校決策正確性和檔案管理效率及質(zhì)量的提高。

（二）提升管理效率，實現(xiàn)資源共享

教學檔案、文書檔案、學籍檔案以及教務檔案等都屬于教學檔案。這些檔案會隨著學校的運行和發(fā)展不斷增多，且這些檔案都具有非常重要的作用，值得保存。所以，學校檔案館必須做好對上述檔案的信息化管理工作。檔案館在實際工作中需要在原有管理方式的基礎上積極引進相關(guān)的信息技術(shù)，確保檔案在存儲中的安全性，提高檔案的利用效率，以促進學校檔案管理工作水平的提升，為學校的健康發(fā)展奠定基礎。除此以外，以往的檔案管理工作都是通過人工完成和紙張記錄的，需要占據(jù)大量的空間，不僅檔案的利用率低，且成本也比較高，這都給檔案管理工作的開展造成了困難。

（三）信息存儲量大，獲取方式靈活

通過對計算機管理軟件的有效利用，可以有效提高檔案存儲的效率和質(zhì)量，因為計算機軟件的存儲量大而且占據(jù)的空間也比較小，這樣就可以節(jié)約大量的人力成本和物力成本。同時，因為計算機軟件具有信息索引的功能，所以，可以為使用者查閱信息提供有效幫助，提高查閱效率，為建設自動化和智能化的檔案管理系統(tǒng)作出貢獻。

三、信息技術(shù)在學校檔案管理中的創(chuàng)新

（一）加大對檔案管理信息化的重視程度

學校檔案管理對于展現(xiàn)學校風貌、推動教學改革、提升教學質(zhì)量具有十分重要的作用，因此，學校的領(lǐng)導層必須認識到檔案管理的重要性，并將其列為學校日常管理工作的重要內(nèi)容，加大人力、物力的投入。

（二）提升信息化水平

學校檔案部門與信息管理部門之間應加強交流合作，建立高效、統(tǒng)一的電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，實現(xiàn)所有歸檔資料的集中處理和分級管理，并對用戶的查詢使用權(quán)限進行限制，加強保密文件與非保密文件的區(qū)別管理，實現(xiàn)各職能部門之間的資源共享。通過電子檔案數(shù)據(jù)管理中心的電子文件錄入和傳輸功能，可以實現(xiàn)計算機軟件的智能化自主式判別鑒定，避免了冗余數(shù)據(jù)對存儲空間的占用，降低了政務網(wǎng)絡的帶寬占用率，大大提高了系統(tǒng)檢索和查詢速度。

（三）科學分類歸檔

對檔案的科學分類和整理是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和標準化的有效途徑。在具體的檔案管理中，需要對內(nèi)容完整的檔案進行科學分類和整理。以案宗的目錄為基礎編制分類接引目錄。對于某些特殊的檔案，則可以采用計算機來完成對案宗信息的記錄，這樣就可以迅速得到相應的案宗分類號，促進檔案著錄速度的提高，為工作人員在查找檔案時提供了便利。除此以外，歸檔工作也是非常重要的，在工作中要制訂科學、合理的歸檔制度，確保檔案保存完好，杜絕出現(xiàn)借檔不還的情況。檔案的使用者必須在規(guī)定的檔案移交時間內(nèi)完成檔案的歸還，禁止私自截留檔案或拖延檔案歸還的時間。

（四）加強分級管理，深化層次編研

加強對原始資料的分類整理，建立起各資料信息之間的相互連接和互通，從而形成邏輯上的連貫性，形成一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資料系統(tǒng)，便于查詢。檔案管理人員在歸檔前要對所有收集到的資料進行編排，對歸檔的材料進行科學、細致的分類和排序，并根據(jù)整合后的信息的利用價值及檔案性質(zhì)對資料進行入庫保管，對尚未歸檔的資料進行價值鑒定。此外，學校還應按照檔案的重要程度合理區(qū)分檔案的分級保管工作，按照重要程度的高低以及利用價值對不同檔案進行標注登記，提高檔案的調(diào)用效果，方便后期的查詢和翻閱。對于重要度較高及一般性質(zhì)的檔案，在具體的管理過程中應區(qū)別對待，要注意保管場所和保管方式的適用性，分清主次、有所側(cè)重，減少不必要的資金投入和人員耗費，提高檔案管理工作的經(jīng)濟效益。

四、結(jié)語

傳統(tǒng)的學校檔案管理中存在閱讀率與工作效率低下、更新與維護困難、安全性與保密性較差的問題，而將信息技術(shù)應用于學校檔案管理中則能在一定程度上促進科學決策、提升管理效率、實現(xiàn)資源共享、提高信息存儲量和人才專業(yè)素質(zhì)。

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