離退休職工檔案查閱的幾點思考

王瑞仙

摘要：目前，新疆油田企業的離退休人員正呈現出逐年增加的發展趨勢，相應功能的離退休職工檔案也不斷增加。離退休職工管理中心在對離退休人員檔案進行管理的過程中，查閱管理是一項十分重要的內容。為了更好的提高檔案管理水平，提高檔案在日常查閱中的利用率，還需要企業從多方面出發予以努力。文章對離退休職工檔案特點進行介紹，進而分析提高檔案查閱效率的有效途徑。

關鍵詞：石油企業；離退休職工；檔案利用；檔案查閱

目前，新疆油田企業的離退休人員正呈現出逐年增加的發展趨勢。在對這些離退休人員的檔案進行管理的時候，查閱管理是十分重要的工作內容。通過合理的檔案查閱和科學利用，可以更好的對的企業退休人員所享受的待遇標準等進行制定，滿足日常各項檔案查閱的需求，以更好的對廣大人員進行服務和管理。

一、離退休職工檔案特點

對于不同的企業而言，離退休職工檔案是一種包含豐富內容的文件材料，涉及到職工以往的工作經歷和個人經歷以及業務情況和政治思想情況、工作變動情況等多項內容。例如，在很多石油企業離退休人員的檔案資料中，都包含了本人以往的政治歷史以及自和本專業的各種成就、科研成果，另外還包括一些學習和培訓等方面的內容。通過對離退休職工檔案進行管理，可以較為全面地的對職工進行管理和考察，并為其提供各種服務。1998年7月，油田公司離退休職工實施集中管理，完善管理服務機構，油田公司離退休職工管理中心現有離退休職工近兩萬多人，這些老同志為油田傾注了畢生心血和汗水。對于離退休職工人員來講，其檔案最能反映出他們在工作崗位時的表現，是確定企業退休人員所享受待遇標準的重要參考依據。目前企業的離退休人員逐年增加，截止到2017年3月，離退休職工管理中心管東區點共計管理6800多本離退休職工檔案，其中，去世人員檔案1500多本。

二、提高檔案查閱效率的有效途徑

（一）提高對離退休職工檔案查閱重視水平

為了更好的提高檔案查閱的效率和利用效果，還需要充分提高對離退休職工檔案查閱的重視水平。安全保管、保密查閱。企業要注意做好相應的硬件和軟件支持，對于檔案管理部門的領導人員而言，要注意重視離退休職工檔案的查閱和利用工作。并對部門、工作人員進行教育和引導，鼓勵大家做好檔案查閱和利用工作。目前，離退休職工檔案查閱方面工作量很大。統計結果顯示，每個月協助公證處查閱檔案總人數可達100多人，其中主要為離退休職工因房子過戶公證，或者對去世人員檔案進行查閱，以提取喪葬費等。另外，查閱去世人員檔案為老同志撰寫生平簡介，一些離退休職工子女入黨政審等的過程中也需要進行檔案查閱。為此，在本單位的檔案管理過程中，對職工檔案查閱工作予以了高度的重視，在日常工作中以及節假日等，均及時的為不同人員的檔案查閱提供相應的服務和支持。尤其是在去年3月份，按照油田公司要求大批量查閱黨員黨籍信息檔案，在時間緊、任務重的情況，順利完成了2960人（3458卷）檔案查閱工作。

（二）建立完善的離退休職工檔案管理制度

針對檔案的具體內容和實際情況，制定相應的管理制度，對各類信息進行合理的劃分并進行分門別類的保存，以便于檔案的日常查閱和利用。另外，在檔案查閱過程中，還要注意制定嚴格的查閱制定，明確查閱流程。目前，本單位在進行檔案查閱的時候，制定了嚴格的規定。二級單位在需要查閱離退休職工檔案的時候，需要憑借單位介紹信填寫《新疆油田公司檔案資料利用審批表》，經主管部門負責人批準后，方可在查閱或借閱。對于去世人員檔案的查閱，基層站需要開具離退休職工檔案查閱審批表。一般情況下，離退休職工檔案不準借出。針對一些特殊情況，需要由檔案管理機構負責人批準，并履行登記和核對手續，借出并限期歸還。另外，還要制定嚴格的安全保密制度。保密工作是離退休職工檔案管理工作中一項重要工作，其中，涉及到離退休職工個人的隱私，一旦出現涉密，不但造成個人隱私的涉密，還影響了管理部門的公信力。

（三）利用電子化進行離退休職工檔案查閱

在一定的情況下，相關單位或者個人還會向企業提出一定的人員檔案查閱需求。為了更好的滿足不同單位和個人的需求，提高檔案資料的查閱效率，企業可以選擇利用一定的電子化手段來實現檔案的快速查閱。而且這些數據往往是處在一個變化的態勢中，需要隨時掌握和變動，建立檔案信息資料庫，采取動態管理的辦法，因為每年都有因病離世的人，需要在信息庫中體現。目前，離退休人員檔案實行電子信息化查閱，建立了專門的檔案信息數據庫。采取動態管理的辦法。在進行檔案查閱的時候，利用一定的電子管理軟件對整個檔案管理工作進行劃分，工作人員在將檔案信息錄入后，自動生成目錄和文獻檢索，對檔案進行自動分類整理，完成編排工作。于是，在結合不同需要進行離退休職工檔案查閱的時候，工作人員便可以通過輸入一定的關鍵詞的方式，快速的查閱到相關的職工檔案信息，可以在最短的時間內以簡潔、準確的數據為各部門工作提高支持，顯著提高檔案查閱的效率。這樣一來，可以有效提高企業檔案管理的效率和效果，并極大的方便了大家對各種檔案資源的查閱和利用。

（四）提高離退休職工檔案管理人員素質

在對離退休職工檔案進行安全保管和保密查閱的時候，根本目的是為了更好的利用檔案。在這一過程中，為了提高檔案查閱和利用的效率和效果，還需要培養造就高素質的檔案管理隊伍。為此，離退休職工管理中心還要注重加強對檔案管理人員的培養和教育。定期組織工作人員學習有關檔案的保密管理規定，引導其學習各種檔案管理和利用的知識和技能。尤其是隨著時代的發展，各種新型技術手段也開始被不斷應用于檔案查閱和利用之后。為此，在培訓過程中，還要有意識的引導工作人員學習各種檔案查閱和利用的新知識和新技能，促進工作人員不斷豐富自身業務知識，提高各種信息處理能力，以更好的勝任本職工作。

三、小結

總之，在對離退休職工檔案進行管理的時候，檔案查閱是一項十分重要的內容。通過職工檔案查閱，可以對職工以往的工作情況和個人經歷等進行詳細的了解，進而更好的為各項活動的提供參考，是保證多項工作得以順利開展的重要支持。因此，企業要注意提高對離退休職工檔案查閱工作的重視程度，并從多方面進行努力，以提高檔案查閱和利用水平。