基層單位檔案管理的普遍性問題與規范化途徑

肖秀梅

檔案是一種寶貴的資源，基層單位檔案全面、真實地記錄了基層機關、企事業單位的發展歷程，有著重要的參考作用和憑證作用。基層單位加強檔案管理是單位高效運行的有力保證，也是推動各項工作進步的源動力。為此，本文分析了基層單位加強檔案管理的意義，剖析檔案管理存在的普遍}生問題，在此基礎上為基層單位檔案管理的規范化指明途徑。

基層單位加強檔案管理的意義

基層單位是檔案管理工作的前線，也是我國發展檔案事業的基礎。毛澤東同志在談到學習中國文化時指出應“古為今用”，這說明了檔案開發和利用的重要性。基層單位檔案是歷史的沉淀，記載著單位發展的腳步，是與單位同步發展的無形資產。所謂“鑒往而知今”，重視檔案管理，重視檔案的開發利用，就是尊重歷史，就是懂得從歷史經驗中汲取營養，這是單位管理人員應有的智慧。在具體事務中，很多時候單位面臨著“口說無憑”的問題，不同的部門人員各執一詞，此時檔案就變成了裁決的依據。黨的十八大提出了五位一體總體布局，檔案工作與每一個布局都密切相關。基層單位檔案具有客觀性、真實性、廣泛性，能為單位經營、管理、決策提供最原始的參考資料，幫助人們梳理事物發展脈絡，進而發現事物發展的基本規律，提高判斷的準確性和決策的科學性。

基層單位檔案管理的普遍性問題

在我國建設經濟強國、文化強國的時代背景下，傳統的檔案資源管理理念和管理模式已經無法適應時代發展的要求：（1）檔案管理意識不強。一些領導干部片面追求“GDP”，只求在任內做出政績，把時間和精力大多放在抓項目、抓資金、抓開發上，對包括檔案在內的文化事業過問不多，很少到檔案館考察工作，許多地方的檔案館門可羅雀，處在“坐冷板凳”的尷尬位置。（2）檔案管理模式落后。調查顯示，我國有近4000個各類檔案館，僅保存的紙質檔案就達4億卷件，其中能夠得到有效開發和利用的不足7%，主要原因就是檔案開發利用經費投入不足。一些基層單位仍使用手工收集、檢索資料，連基本的保管條件都難以保障，遠遠達不到“十防”要求，更別說引進先進技術，運用計算機及網絡技術管理檔案了。（3）檔案人員素質不夠。受體制、投入等多種因素的影響，很多基層單位檔案管理人員未經過專業的檔案知識培訓，或者身兼數職，對館藏資料難以做到心中有數，其技能僅僅是“守好攤”、不丟失、不泄密，滿足整理、歸檔、檢索等一般性要求。

基層單位檔案管理的規范化途徑

增強檔案管理意識，完善檔案管理制度。習近平同志指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案，在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要”。所以，基層單位必須增強檔案管理意識，加強組織領導，為檔案管理部門添置現代化的辦公設備，提供相匹配的工作條件，指派專門的人員負責檔案管理工作。檔案管理及其開發利用應被納入對領導的考核指標之中，使單位的檔案管理工作實現規范化發展。檔案管理部門應當根據自身的工作內容、工作流程等建章立制，包括《檔案保管制度》、《材料歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》等各項規章制度，對檔案資料的收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、保管、借閱、傳閱、利用、銷毀、交接等進行明確規范，確保檔案管理的嚴肅性和條理性。并且建立檔案管理崗位責任制、考核獎懲方案以及具體的考核指標體系，以落實檔案管理制度，提高檔案管理效率。

創新管理手段和方法，實現信息化管理。檔案資源是一種重要的生產力，檔案管理部門應根據自身定位，從廣度、質量、特色入手，加大資料收集力度，做好鑒定工作，并且創新檔案管理思想、手段和方法，加強對館藏資料的優化，做好館藏資料的系統整理和有序排列，按照歷史脈絡分類組卷，做到一目了然，保證方便查閱，力求做到標準化、規范化、有序化。檔案管理人員應充分運用信息化技術，對檔案資源進行數據化改造，實現多媒體存儲和海量存儲，并加強對工作流程的電子化改造，在檔案整編、檢索、統計及借閱等方面應用計算機技術，加強機讀數據庫建設，建立健全檔案全文數據庫和多媒體數據庫，實現檔案管理工作的自動化，提高檔案管理的效率和水平。

提高管理人員素質，做好檔案開發利用。檔案管理人員是檔案資源的管理者，也是檔案資源開發的主體，檔案資源開發利用的關鍵在于提升人的素質。一是提高檔案管理人員的歷史素養。鼓勵檔案管理人員學習歷史專業知識，并把對歷史知識的掌握程度作為考核檔案管理人員績效的重要依據。二是提升信息化處理能力。檔案管理人員應當充分運用信息網絡技術，對檔案進行分類整理、統計分析、歸納總結、開發利用，必要時引進和培養檔案資源開發利用的高級人才，為檔案資源開發利用奠定人才基礎。三是提高業務能力，不僅掌握收集、分類、編目等檔案管理基本技能，更要掌握聲像檔案、電子檔案等新型檔案載體的記錄與存儲等技能，打下檔案資源開發利用的基礎。四是檔案管理人員及時對一些檔案資源進行分類整理，主動為單位領導提供有價值的信息，為各項工作提供大量的第一手資料，使檔案的作用充分有效地展現出來。

基層單位檔案管理正逐步由傳統管理模式向現代化管理模式轉變，由原始封閉型的管理方式向創新開放型的管理方式轉變，由被動式服務向主動式服務轉變。檔案管理是一項業務性工作，也是一項管理服務性工作，基層單位檔案管理人員既要有較高的業務水平，又要具備較強的管理能力和服務意識，創新管理方法，拓寬服務范疇，為單位經營、管理、決策提供更好的服務。